Fonte: PMI® (2008, p. 40).
• Grupo de processo de Iniciação: a iniciação ocorre no início de um projeto ou de cada fase de um projeto e confirma que um projeto ou etapa seguinte, deve ter início, concedendo aprovação para que se comprometam os recursos da organização necessários àquele projeto ou fase.
• Grupo de processo de Planejamento: são os processos realizados para formular e revisar as metas e objetivos do projeto e delinear os planos que serão usados para cumprir os propósitos que o projeto se propôs a atingir. Os grupos de processos seguintes dependem do planejamento e da documentação aí gerada para que suas funções sejam concretizadas.
• Grupo de processo de Execução: compreende os processos realizados para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do mesmo. Normalmente é aqui que as mudanças são implementadas. Este grupo de processo costuma absorver a maior parte do tempo e dos recursos do projeto, o que faz com que os custos sejam mais altos nesta etapa. E o maior desafio é cumprir o cronograma.
• Grupo de processo de Monitoramento e Controle: são os processos necessários para averiguar se o projeto está seguindo o planejado. Suas principais atividades incluem acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto. Se forem detectados desvios, será aplicada uma ação corretiva para retomar o plano do projeto.
• Grupo de processo de Encerramento: envolvem os processos executados para encerrar formalmente o projeto ou a fase. É o momento que todas as informações da fase/projeto são reunidas e armazenadas para referência futura. Entretanto, de acordo com Heldman (2006), este grupo de processos é frequentemente ignorado.
Dada a natureza dinâmica e integradora do gerenciamento de projetos, todos esses grupos de processos se sobrepõem e interagem de formas diversas trocando informações entre si conforme o andamento do projeto, o que exige que sejam revisitados várias vezes ao longo do ciclo de vida do projeto, na medida em que o projeto vai sendo aprimorado (MENEZES, 2008). No alicerce deste conceito de que os grupos de processos são iterativos está um ciclo descrito pelo PMBOK® como Planejar-Fazer-Verificar-Agir (Plan-Do, Check-Act) e que foi definido pela primeira vez por Walter Shewhart e mais tarde modificado por Edward Deming. A ideia por trás desse conceito é que cada elemento de um ciclo é orientado por resultado, onde os resultados do ciclo planejar tornam-se entradas para o ciclo fazer e assim sucessivamente, o que mostra a natureza integrativa dos grupos de processos (HELDMAN, 2006). O gráfico 3 mostra como os grupos de processos interagem e mostra o nível de sobreposição em diversas ocasiões.
Gráfico 3 - Nível de interação entre os grupos de processos
Fonte: PMI® (2008, p. 41).
Todos os 42 processos de gerenciamento de projetos, além de estarem agrupados nestes cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos, também estão distribuídos em nove categorias denominadas áreas de conhecimento. Essas áreas foram sendo acrescentadas ao longo dos anos, na medida em que se percebeu que outras áreas também influenciavam o desempenho dos projetos. Inicialmente, até a década de 1970, a gerência de projetos envolvia as áreas de prazo, custo e qualidade. Na década de 1980 foi acrescentada a área referente ao escopo. Posteriormente, foram incluídas as áreas de riscos, recursos humanos, comunicações e aquisições e por último a área de integração, fechando as nove áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos abordadas hoje pelo PMBOK® e descritas a seguir:
• Gerenciamento da integração: inclui os processos e as atividades necessárias para assegurar que todos os aspectos do projeto sejam adequadamente coordenados e integrados, garantindo que o seu todo seja sempre beneficiado. Envolve um elevado nível de interação, a identificação e definição do trabalho do projeto e a combinação, unificação e integração dos processos apropriados.
• Gerenciamento do escopo do projeto: refere-se à definição de todo o trabalho necessário e somente ele, para o cumprimento dos objetivos do projeto. Esses processos, altamente
interativos, definem e controlam o que faz ou não parte do escopo e garantem que o produto ou serviço seja obtido através da menor quantidade de trabalho possível.
• Gerenciamento do tempo do projeto: inclui os processos necessários para assegurar que o projeto seja concluído dentro do prazo definido. Envolve a estimativa da duração das atividades, a elaboração do cronograma e o monitoramento e controle dos seus desvios, visando manter as atividades do projeto em dia e contrapondo-as ao plano do projeto para garantir que ele seja concluído dentro do prazo.
• Gerenciamento dos custos do projeto: inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, para garantir que o projeto permaneça dentro do orçamento aprovado. Envolve, fundamentalmente, a estimativa e o controle dos custos dos recursos, necessários à implementação das atividades do projeto.
• Gerenciamento da qualidade do projeto: assegura que o projeto atenda os requisitos com os quais se comprometeu, concentrando-se na qualidade do produto e na qualidade do processo de gerenciamento de projetos. Esses processos avaliam o desempenho geral, monitoram os resultados do projeto e os comparam com os padrões de qualidade estabelecidos no planejamento do projeto, a fim de garantir que o projeto satisfaça as necessidades para as quais foi empreendido. Esta área de conhecimento mantém uma forte correlação com as normas estabelecidas da ISO 9000 e ISO 10006, assim como utiliza diversas ferramentas e técnicas consagradas da área de qualidade.
• Gerenciamento de recursos humanos do projeto: abrange todos os aspectos do gerenciamento e da interação das pessoas, incluindo liderança, orientação, resolução de conflitos, avaliações de desempenho, entre outros. Esses processos visam fazer com que os recursos humanos designados para o projeto sejam utilizados da maneira mais eficaz possível. Administrar bem os recursos humanos é a chave para atender às necessidades do projeto, uma vez que
projetos são e serão executados por pessoas, independente dos avanços tecnológicos e, dependerão muito delas para que sejam implementados com sucesso.
• Gerenciamento das comunicações do projeto: inclui um conjunto de processos exigidos para assegurar a geração, coleta, distribuição, armazenamento apropriado e o controle básico de todas as informações do projeto, inclusive planos do projeto, avaliações de riscos, notas tomadas em reuniões e assim por diante. Envolvem habilidades gerais de comunicação e asseguram também a distribuição e compartilhamento das informações com os stakeholders, gerência e integrantes do projeto nos momentos adequados. Ao término do projeto, a informações são arquivadas e usadas como referencia nos próximos projetos.
• Gerenciamento de riscos do projeto: os processos desta área referem-se à identificação, análise e planejamento dos riscos potenciais que podem afetar o projeto, incluindo a minimização de sua probabilidade e suas consequências. Também são úteis para identificar as consequências positivas do risco e explorá-las de modo a aprimorar os objetivos do projeto ou detectar eficiências capazes de aprimorar seu desempenho.
• Gerenciamento de aquisições do projeto: abrange os processos relacionados à compra de bens ou serviços de fornecedores externos e contratados. A perspectiva é sempre do comprador na relação comprador-fornecedor.
No esquema 11, estão representados os 42 processos, agrupados nos cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos e categorizados dentro das nove áreas de conhecimento descritas acima. As melhores práticas, descritas no PMBOK®, mostram que a aplicação e gestão adequada de tais processos podem contribuir para melhoria dos resultados dos projetos.