50.
Pessoas, órgãos ou comissões responsáveis pela auditoria interna e/ou pela implementação de sistemas de controlo interno.
O Conselho de Administração aprovou os sistemas de controlo in-terno e de gestão de riscos da sociedade e do grupo, por iniciativa própria ou da Comissão Executiva do Conselho de Administração. Incumbe ao auditor interno do Grupo a implementação e avaliação de sistemas de controlo interno.
c. organização interna
Os serviços de planeamento e de controlo de gestão do grupo são responsáveis pela monitorização da atividade de cada uma das empresas do Grupo.
A avaliação do respetivo funcionamento e ajustamento às neces-sidades da sociedade e do grupo são regularmente aferidos pela Comissão de Auditoria e, no âmbito das competências que legal-mente lhe estão cometidas, pelo Auditor Externo.
A revisão dos procedimentos e reporte de informação em matéria de gestão de riscos será oportunamente objeto de validação autó-noma por entidade externa independente.
51.
Explicitação, ainda que por inclusão de organograma, das relações de dependência hierárquica e/ou funcional face a outros órgãos ou comissões da sociedade.
O organigrama que mostra as relações de dependência hierárquica e funcional está descrito no ponto 21.
Importa salientar que o auditor interno reporta funcionalmente à Comissão de Auditoria e à Comissão Executiva do Conselho de Administração, assegurando ainda à primeira desta Comissões o apoio necessário à boa execução das suas competências.
52.
Existência de outras áreas funcionais com competências no con-trolo de riscos.
Para além das áreas acima identificadas, devem ainda salientar--se como áreas com responsabilidade pelo controlo de riscos, os departamentos centrais de IT sistemas de informação e os depar-tamentos de controlo interno e contabilidade existentes em cada uma das empresas e ao nível dos serviços partilhados.
53.
Identificação e descrição dos principais tipos de riscos (económi-cos, financeiros e jurídicos) a que a sociedade se expõe no exercício da atividade.
A principal atividade do Grupo é a distribuição de papel, servindo, como tal, de elo entre, a montante, os produtores de papel e, a jusante, os consumidores intermédios (empresas e indústrias trans-formadoras do papel, tais como gráficas, empresas de publicidade, empresas de media, grupos editoriais e livreiros, entre outras), a distribuição moderna (empresas de grande distribuição e cadeias de retalho especializado) e os consumidores finais (empresas do segmento office e particulares).
A Inapa está sujeita aos riscos associados ao sector de atividade em que opera, designadamente a flutuações nos preços do papel, desequilíbrios conjunturais entre a oferta e a procura, evolução dos
Neste contexto os riscos mais relevantes com que se confronta no exercício desta atividade estão associados à capacidade de poder refletir nos preços de venda as flutuações verificadas nos preços de aquisição do papel e dos custos operacionais, de entre os quais sobressaem os relativos aos serviços de logística e de transporte. Acresce que o negócio de distribuição de papel é sensível a altera-ções nos padrões comportamentais da procura, principalmente em segmentos tais como a publicidade e os media e é ainda sensível às alterações na estrutura da distribuição.
O equilíbrio entre a oferta e a procura de papel está dependente de diversos fatores, de entre os quais importa destacar a evolu-ção das capacidades produtivas instaladas e o nível da atividade económica.
A capacidade do Grupo em fazer refletir nos preços de venda dos seus produtos ou nos preços dos serviços que presta, o aumen-to dos preços do papel e/ou dos combustíveis, não é aumen-totalmente elástica, podendo suceder que as margens diretas dos produtos vendidos e o contributo líquido dos serviços prestados sejam afe-tados por uma evolução negativa dos mesmos, que poderão fazer aumentar os custos de transporte associados à distribuição e exer-cer consequentemente um efeito negativo na atividade, situação financeira e resultados do Grupo.
A Inapa tem à sua disposição alguns meios de mitigação deste ris-co, entre os quais se destacam os seus sistemas, que no processo de venda, introduzem níveis de autorização de acordo com a mar-gem gerada pela operação.
A evolução das capacidades produtivas nas diferentes geografias, o comportamento da procura de papel em mercados emergentes como China e Índia e o seu efeito nos fornecedores destes merca-dos, os efeitos cambiais na competitividade dos diversos mercados e algumas questões regulatórias que afetam o comércio interna-cional de papel, são fatores cujo impacto combinado ou isolado, pode afetar de forma direta e indireta a atividade da empresa, a sua situação financeira e os resultados.
Em complemento, a atividade de distribuição de papel, tem sofrido recentemente alterações estruturais, com a ocorrência de movi-mentos de concentração entre distribuidoras, com particular inci-dência na Europa. Este quadro concorrencial pode afetar de forma direta e indireta as decisões estratégicas futuras da empresa e, em consequência, o seu posicionamento em cada mercado bem como os correspondentes resultados económico financeiros e alocação de ativos.
O negócio da Inapa desenvolve-se em 7 países europeus e, desde 2009 e 2013, em Angola e na Turquia, e em que a atividade exter-na representa cerca de 95% da totalidade do volume de negócios, está naturalmente exposto aos riscos decorrentes do desempenho
188 tal circunstância, em contrapartida, um fator de atenuação de risco em razão da pouco provável ocorrência do mesmo padrão de com-portamento económico em todos os mercados simultaneamente. A exposição ao risco cambial é limitada, ainda que real, dado que o valor agregado das vendas em moeda distinta do euro (franco suí-ço, dólar americano, kwanza e lira turca) representa cerca de 7,5% das vendas totais do Grupo.
Como qualquer empresa ou grupo económico o desempenho da Inapa depende da sua capacidade de assegurar a sua base de clientes.
Para além de um número muito significativo de clientes – mais de 70 000, da sua dispersão geográfica, da oferta de uma vasta gama de produtos, competitivos e de qualidade superior, a par de um adequado nível de serviço de pré- e pós-venda, a Inapa tem vindo a desenvolver um programa de fidelização da sua clientela tradicional através da oferta integrada de serviços e de produtos complementares ao seu negócio principal, assumindo-se, cada vez mais, no mercado do papel como um Prestador Global de Serviços. Um agravamento das condições económicas globais que afetem as economias a uma escala local pode originar dificuldades aos clien-tes do Grupo para saldar as suas obrigações para com esta. Como fator de atenuação do risco de crédito a Inapa mantém desde 2011 um seguro para cobertura de risco de crédito das suas subsidiárias operacionais com uma grande empresa de seguros eu-ropeia. Este seguro abrange os 5 principais países do Grupo (Ale-manha, França, Suíça, Portugal e Espanha), cobrindo assim cerca de 90% das vendas do Grupo.
Independentemente da cobertura atrás contemplada, a Inapa tam-bém gere o risco de crédito atuando da seguinte forma: Cada em-presa do Grupo tem o seu comité de cobranças constituído pelo CEO, Diretor financeiro e Diretores de Compras e Vendas; os limites de crédito definidos são registados no sistema informático e ini-bem novas encomendas cujo limite esteja totalmente utilizado; os limites de concessão de crédito são sujeitos a revisões anuais e/ou sempre que haja alguma informação relevante decorrente da re-comendação dos sistemas de monitorização internos e externos; a aprovação de vendas acima dos limites de crédito definidos apenas é feita pelo Conselho de Administração.
Uma quebra dos níveis de atividade das economias ou uma re-dução dos índices de confiança dos agentes económicos, poderá provocar um abrandamento ou decréscimo da procura de papel, nomeadamente de papel de impressão e escrita, e por essa via afetar a atividade, as vendas, os resultados e a situação financeira do Grupo.
A capacidade de o Grupo implementar com sucesso a estratégia delineada, depende da sua capacidade em manter e sempre que
necessário recrutar os colaboradores mais qualificados e compe-tentes para cada função.
Apesar da política de recursos humanos do Grupo estar orientada para atingir estes objetivos, não é possível garantir que no futuro não existam limitações nesta área.
A Inapa concede aos trabalhadores das suas filiais Inapa France, Logistipack, Semaq, Inapa Suíça e Papier Union, planos de comple-mento de pensões de reforma e de sobrevivência, procedendo à contabilização dos inerentes custos e dos encargos associados de acordo com o disposto na Norma Internacional de Contabilidade n.º 19 (IAS 19).
O montante registado nas contas consolidadas referente às res-ponsabilidades por pensões baseia-se em pressupostos de mor-talidade pré-definidos, sendo que os beneficiários dos planos de pensões poderão viver mais anos que os previstos e, como tal, beneficiar do plano para além do dotado para o efeito. Assim, as responsabilidades relativas a pensões podem exercer uma pressão adversa sobre os fluxos de caixa.
Relativamente à consolidação das contas, a Inapa dispõe de méto-dos de mitigação méto-dos riscos internos e externos.
Como qualquer outra atividade, a Inapa está sujeita a ser parte numa pluralidade de litígios relacionados com a sua atividade, incluindo aqueles cuja sentença lhe tenha sido favorável, total ou parcialmente e que possam vir a ser objeto de recurso pelas con-trapartes nos termos das normas processuais aplicáveis e até ao trânsito em julgado dessas mesmas sentenças.
Como litígio de maior relevo em que atualmente a Inapa é parte deve referir-se uma ação declarativa com processo ordinário in-terposta, em 1 de Agosto de 2007, por Papelaria Fernandes – In-dustria e Comércio, SA, à qual foi atribuído o valor processual de 24.459.906,14 euros, relativa a factos ocorridos entre 1991 e 1994. Na referida ação, a Papelaria Fernandes requer, no essencial, a de-claração de nulidade de contratos e operações celebrados naquele referido período envolvendo a Inapa e a Papelaria Fernandes. Não obstante a firme convicção da razão que lhe assiste, a Inapa não pode garantir que venha a ganhar esta ação, ou quaisquer outras ações futuras relativas à sua atividade. Uma decisão negativa em qualquer ação de que seja objeto poderá ter um efeito adverso para a atividade, situação financeira e resultados do Grupo. As atividades do Grupo exigem investimentos. A Inapa prevê finan-ciar parte destes investimentos através da mobilização dos fluxos de caixa gerados pelas suas atividades operacionais. No entanto, caso as atividades operacionais do Grupo não gerem rendimentos suficientes, a Inapa poderá vir a ter de financiar uma parte dos in-vestimentos previstos através do recurso a fontes externas, incluin-do empréstimos bancários e/ou recurso aos mercaincluin-dos de capitais.
c. organização interna
O Grupo está exposto ainda a um conjunto de riscos diversos, no-meadamente riscos de liquidez, riscos de taxa de juro, risco dos preços de matérias-primas, riscos operacionais e outros.
Na medida em que a Inapa não cobre a sua exposição a variações adversas nas taxas de juro, tais variações poderão exercer um efei-to negativo na sua atividade, situação financeira e resultados. Contudo, e como forma de gerir estas variações, a área financeira do Grupo segue em permanência o desenvolvimento do mercado estando em condições de utilizar instrumentos financeiros que per-mitem minorar os efeitos da volatilidade das taxas de juro. Num contexto de consolidação do sector, a Inapa poderá ser alvo de uma oferta pública de aquisição.
Não obstante terem sido implementadas metodologias criteriosas de gestão por cada tipo de risco ao qual o Grupo está exposto, perante a ocorrência de cenários excecionalmente adversos, as políticas e procedimentos utilizados pela Inapa na identificação, acompanhamento, gestão e contenção dos riscos poderão não se revelar totalmente eficazes.
A sociedade considera estar suficientemente apetrechada para um efetivo controlo de risco da atividade da empresa e das empresas por si dominadas, considerando eficaz a ação desenvolvida pelos responsáveis dos seus departamentos de controlo de gestão e fi-nanceiro, a quem o controlo de riscos, nomeadamente o controlo da liquidez do Grupo está especialmente cometido.
A Inapa gere o risco de liquidez do Grupo atuando da seguinte forma: procurando que a dívida financeira do Grupo tenha uma elevada componente de médio e longo prazo, com maturidades adequadas à capacidade esperada de geração de fundos; através do recurso a facilidades de crédito disponíveis a todo o momento (linhas em conta corrente). A gestão de tesouraria é feita localmen-te em cada empresa do Grupo supervisionada pela Holding. A pre-visão de Cash-flow é regularmente atualizada e acompanhada para evitar potenciais desvios.
Na nota 4 às demonstrações financeiras consolidadas pode ser consultado um maior detalhe do que diz respeito à gestão do risco financeiro nas suas várias vertentes (risco de mercado, risco de cré-dito, concentração de risco de crédito e liquidez).
Nas notas 9 e 10 às demonstrações financeiras consolidadas pode ser consultada a análise do goodwill e outros ativos intangíveis com os respetivos testes de imparidade e análise de sensibilidades. No decurso normal da atividade da Inapa e em resultado da sua estrutura organizativa, o Grupo está sujeito a determinados riscos operacionais, incluindo interrupções no serviço prestado ou atra-sos na prestação de serviços, omissões, erros.
Estes riscos são acompanhados por esta sociedade de uma forma contínua, através dos sistemas administrativos e de informação im-plementados, estando alguns dos riscos operacionais cobertos por apólices de seguros.
As operações desenvolvidas pelo Grupo estão ainda dependentes do processamento informático.
O processamento informático envolve a manutenção e tratamento de registos de reporte financeiro, de monitorização e controlo das operações de logística, armazenamento e transporte bem como de contabilidade interna.
Apesar da avaliação que é regularmente efetuada aos sistemas computacionais e de que as suas capacidades se têm vindo a comprovar como adequadas, não é possível garantir em absoluto a total identificação e correção atempada de todos os problemas relacionados com os sistemas de tecnologias de informação, nem o êxito sistemático na implantação de melhorias tecnológicas. Nesse cenário, poderão ocorrer alterações significativas na atual estratégia da Inapa com repercussões nos diversos negócios e mercados onde atua.
O Grupo poderá ser afetado negativamente por alterações na le-gislação e demais regulamentação fiscal aplicável em Portugal, na União Europeia e nos diversos países onde desenvolve a sua atividade.
As unidades do Grupo, estão sujeitas aos riscos inerentes a qual-quer atividade económica, como é o caso de acidentes, avarias ou catástrofes naturais que possam originar prejuízos nos ativos do Grupo ou interrupções temporárias na atividade.
54.
Descrição do processo de identificação, avaliação, acompanha-mento, controlo e gestão de riscos.
A identificação de riscos e avaliação de riscos é um processo cons-tante em que tomam parte o Conselho de Administração, Comis-são Executiva, ComisComis-são de Auditoria, Auditor Externo e auditoria interna. Os riscos e mecanismos existentes que permitem a sua identificação e avaliação encontram-se descritos no ponto anterior. O acompanhamento, controlo e gestão dos riscos é realizado de forma contínua pela Comissão Executiva. A Comissão de Auditoria e Auditor Externo realizam também fiscalizações à eficácia do sis-tema de gestão de risco, controlo interno e auditoria interna.
55.
Principais elementos dos sistemas de controlo interno e de gestão de risco implementados na sociedade relativamente ao processo de divulgação de informação financeira (art. 245.º-A, n.º 1, al. m)).
190 Os elementos de sistemas de controlo interno e gestão de risco encontram-se descritos no ponto 53.