O sistema de gestão de compras e contratos tem o objetivo de proporcionar a automação dos processos executados pela NOSSA CAIXA DESENVOLVIMENTO de forma integrada entre as áreas, tendo em vista a facilitação das atividades pertinentes ao controle de expedientes; gestão de contratos; cadastro de fornecedores; controle de processos; previsão de integração com outros sistemas e com páginas da WEB.
O sistema deverá possuir, no mínimo, as seguintes funcionalidades:
1- MÓDULO CONTROLE DE EXPEDIENTE:
O sistema deverá permitir:
1.1- o cadastramento de expedientes por meio de entrada de dados de acordo com os
seguintes campos:
9 Nº. de controle do registro; 9 Número do documento; 9 Data e hora do registro;
9 Área de origem do documento; 9 Destinatário;
9 Tipo de documento (a partir de uma lista); 9 Data de emissão; 9 Assunto; 9 Encaminhamentos; 9 Anexos; 9 Despachos; 9 Confirmação do recebimento; 9 Interessado (a partir de uma lista); 9 Objeto;
9 Modalidades de licitação (pregão: eletrônico/presencial, concorrência, convite, inexigibilidade, dispensa, tomada de preços, outros);
9 “Apelido do documento”.
1.2- a geração da numeração para os documentos novos cadastrados, no padrão:
99999/9999 (número/ano) por tipo de documento;
1.3- a localização de um expediente a partir de qualquer dado digitado nos campos
acima, lembrando que a busca de um registro/expediente dar-se-á por meio de filtros de seleção de determinados campos;
1.4- o controle e emissão de avisos de cobrança, via e-mail, para as áreas da NOSSA
CAIXA DESENVOLVIMENTO às quais os documentos foram encaminhados, motivados pelo descumprimento do prazo para devolução do expediente;
1.5- Caso a área de destino encaminhe o expediente para outra área que não a
solicitante, o sistema deve informar ao solicitante para qual área o expediente foi encaminhado e que, provavelmente, não será devolvido dentro do prazo;
1.6- o envio de e-mails tendo como assunto a solicitação de documentos diversos às
áreas;
1.7- a exibição do histórico de tramitações do expediente conforme período (mês / ano)
digitado para consulta;
1.8- o fornecimento de trilha de auditoria: o sistema deverá armazenar informações
sobre todas as alterações realizadas mantendo o registro da ocorrência, ou seja, as posições anteriores e atuais;
1.9- a contabilização automática dos eventos, integrando os movimentos com o
sistema de contabilidade;
1.10- a possibilidade de anexar e vincular documentos digitalizados e arquivos que se
julguem necessários ao expediente;
1.11- a confecção de diversos tipos de relatórios, tais como relatórios dinâmicos, que
devem ser gerados a partir da seleção de campos pelo usuário, bem como relatórios gerenciais, por amostragem, contendo os dados filtrados;
1.12- o preenchimento de formulários próprios com os dados armazenados no sistema; 1.13- a exportação dos dados para planilhas eletrônicas, documentos de texto entre
outros e a elaboração de gráficos;
1.14- a integração com os sistemas/módulos de orçamento e contas a pagar. 2- MÓDULO DE LICITAÇÃO:
Deverá executar as seguintes funções:
9 Empresas que participaram da pesquisa de preços;
9 Empresas convidadas ou que manifestaram interesse em participar da licitação; 9 Empresas que retiraram edital;
9 Empresas que apresentaram proposta; 9 Empresas habilitadas/inabilitadas;
9 Recursos interpostos e suas respectivas respostas; 9 Empresa vencedora;
9 Quadro de classificação das propostas;
2.2- Elaborar atas (conforme modelo padrão contendo campos a serem preenchidos
pelo sistema);
2.3- Elaborar instrumento de contrato (conforme modelo padrão contendo campos a
serem preenchidos pelo sistema);
2.4- Proporcionar o check-list das rotinas administrativas essenciais à elaboração de
uma licitação.
3- MÓDULO DE GESTÃO DE CONTRATOS:
3.1- Gerar numeração para os Contratos / Cartas-Contrato / Aditivos novos
cadastrados, no padrão: 99999/9999 (número/ano);
3.2- Proporcionar o check-list das rotinas (cadastramento no sistema; publicação;
cadastramento no site de terceirizados, conferência de documentação etc.) e caso uma das rotinas não tenha sido concluída, mostrar mensagem de alerta na tela para que o usuário efetue a seqüência de passos informados no check-list;
3.3- Preencher formulário (conforme modelo padrão contendo campos a serem
preenchidos pelo sistema) tais como: despachos, atas, minutas de contrato entre outros;
3.4- Tramitações do Contrato;
3.5- Armazenar em meio eletrônico: cópias de contratos / aditamentos / carta-contrato
assinados, ordem de serviço, correspondência à empresa fornecedora, protocolos, despachos, notas fiscais, pagamentos efetuados e outros;
3.6- Gerar Ordem de Serviço / Atestado de realização de serviços, a partir de um
modelo padrão;
3.7- Também deverá exibir consultas e relatórios gerenciais, tais como: Consultas por
vencimento do contrato; Consulta de contratos por modalidade de licitação; Consulta pelo andamento do contrato e; Consulta pela vigência contratual.
3.8- Possibilitar a consulta ou emissão de relatório demonstrando a fase de execução /
andamento o contrato:
9 Fase 1: Emissão de carta de cobrança; 9 Fase 2: Resposta do gestor;
9 Fase 3: Envio para previsão orçamentária;
9 Fase 5: Elaboração do contrato / aditivo pela SUJUR; 9 Fase 6: Envio ao fornecedor para assinatura;
9 Fase 7: Envio à Diretoria da NOSSA CAIXA DESENVOLVIMENTO para assinatura; 9 Fase 8: Publicação DOE;
3.9- Emitir documento para liberação de pagamento (SPD – Solicitação de Pagamento
de Despesas) com campos definidos a serem preenchidos pelo sistema;
3.10- Controlar o pagamento individualizado por processo/contrato/fornecedor; 3.11- Possibilitar o armazenamento de publicações;
3.12- Gerar histórico de fornecimento;
3.13- Gerar histórico de pagamento dos contratados / fornecedores;
3.14- Controlar o saldo contratual, bem como o prazo de vencimento do contrato;
3.15- Enviar e-mail ao gestor do contrato e à Gerência de Logística comunicando o seu
vencimento e/ou o término do valor estimativo antecipadamente, de acordo com prazo estipulado previamente;
3.16- Gerar relatórios diversos para controle gerencial;
3.17- Proporcionar o check-list das rotinas e caso uma delas não tenha sido concluída,
mostrar mensagem de alerta na tela para que o usuário efetue a seqüência de passos informados no check-list;
3.18- Possibilitar a integração do sistema com outros sistemas e com o Portal da
NOSSA CAIXA DESENVOLVIMENTO;
3.19- Comparar o valor atual do contrato/ordem de compra com valores processados
na WEB, por exemplo, comparar com o valor de produtos/serviços cadastrados no site da BEC.
4- MÓDULO DE COMPRAS E PAGAMENTOS:
O sistema deverá:
4.1- Gerar solicitação de material/serviço (área solicitante), baseada em itens de
fornecimento cadastrados no sistema, enviando-o à área de Compras (via sistema).
4.2- Possuir rotina de "workflow" para as solicitações de materiais e/ou serviços pelas
áreas solicitantes, permitindo inclusive anexar ao pedido quais são os possíveis fornecedores daquele produto ou serviço e seus contatos;
4.3- Armazenar os dados pesquisados, tais como: objeto de pesquisa, valores, prazos,
fornecedor, contatos do fornecedor (telefone, e-mail), motivo pelo qual não pode fornecer o item solicitado, histórico de relacionamento entre outros;
e; Item, material, serviço etc.;
4.5- Possuir um banco de dados de itens, materiais e serviços idênticos ao utilizado
pela NOSSA CAIXA DESENVOLVIMENTO nas compras / aquisições realizadas por meio do site da BEC (com os mesmos códigos e descrições de materiais e serviços);
4.6- Elaboração de lista de contatos de fornecedores;
4.7- Elaborar cadastro completo de fornecedor quando efetivada a compra;
4.8- Emitir formulários: Previsão Orçamentária, Autorização da Diretoria, Confirmação
de Compra, SPD entre outros;
4.9- Controlar os pagamentos pela data de vencimento e valor contratado (follow-up); 4.10- Permitir a elaboração de relatórios dinâmicos diversos por meio de consultas com
filtro;
4.11- a contabilização automática dos eventos, integrando os movimentos diários e
mensais com o sistema de contabilidade;
4.12- a integração com outros sistemas (cadastro único de clientes - fornecedores,
A N E X O V