Com os milhares de empresas e usuários do sistema IMDS, juntamente com as preocupações de segurança, o helpdesk* não pode gerenciar usuários e pessoas de contato para as empresas individuais. Para o efeito, alguns usuários em cada empresa no IMDS recebem privilégios do Gestor de clientes e as responsabilidades administrativas. Esta seção detalha algumas das opções de administração que só são visíveis para os usuários com um perfil de Gestor de clientes.O IMDS requer um mínimo de um usuário por empresa com perfil de Gestor de cliente e recomenda um mínimo de dois para fins de backup. No entanto, alguns dados podem ser atualizado por cada usuário.
*HELPDESK - serviço de apoio ao usuário
10.1. CONFIGURAÇÕES
Não importa o seu perfil, cada usuário pode atualizar suas configurações como nome, telefone ou endereço de email. É responsabilidade de cada usuário por manter os dados. Além disso, nós preferimos que você não assuma o ID de outra pessoa, como IMDS exige que você assine os Termos de uso antes de utilizar o sistema e estes são apenas mostradas em primeiro login em um novo ID. Por razões de segurança, novas senhas só serão enviados para o e-mail no ID.
Uma vez que muitos usuários não entram no IMDS freqüentemente, na Versão 6.0 foi introduzida a capacidade do sistema enviar ao seu ID de usuário um e-mail para notificá-lo que você pode precisar tomar medidas. Este é puramente voluntário e você pode cancelar a qualquer momento.
Na parte inferior da tela é possível cadastrar e-mail para receber os diferentes eventos.
Os benefícios da implementação de alternativas e-mails (além dos já existentes IMDS de mensagens): a. E-mails podem ser dirigidos a indivíduos
b. E-mails podem ser vistos e revistos a qualquer momento, independente do IMDS c. Os usuários são informados no momento sem ter que logar no IMDS
d. E-Mails com dados e hora do acesso
Empresas / usuários podem decidir se querem receber e-mails, quem deverá receber e em que os eventos desejam receber estes.
Todos os usuários podem se registrar para serem informados sobre a atualização GADSL e substâncias possivelmente contidas e marcadas como confidencial, nos últimos MDS’s. Com a versão 7.0, Gestores de clientes são registrados automaticamente para esta mensagem e há a necessidade de cancelar se eles não querem obter essa informação. Você pode escolher os eventos em que você gostaria de ser notificado por e-mail. Quando você clica em "Save", a seguinte tela será exibida:
O e-mail de confirmação irá listar os eventos para os quais você se inscreveu para alertas de e-mail. Neste e-mail você também encontrará um link para cancelar a inscrição – o que irá cancelar sua inscrição à partir de todos os alertas de e-mail. Em "Settings"(configurações) você pode, então, renovar sua assinatura.
Na parte inferior da janela de configurações, um botão separado “Gestor Cliente” é mostrado , quando ativado, traz à tona uma outra janela que exibe todos os gestores de cliente dentro da empresa “teto” juntamente com quaisquer Unidades Organizacionais associadas. A janela “Settings”(Configurações) também exibe a identificação da empresa IMDS e categoria do usuário no próprio perfil.
10.2. MDS – ESTATÍSTICAS
Gestores de cliente podem exibir uma lista de MDS’s que foram criados, enviados, recebidos, aceitou, etc.. por sua empresa.
10.3. CRIAR E ATRIBUIR UNIDADES ORGANIZACIONAIS PARA A COMPANHIA
A fim de apoiar os usuários do sistema a gerir os seus dados entre divisões ou sites,o IMDS implementou o conceito de Unidades Organizacionais. Divisões separadas de uma empresa podem ser estruturadas em Unidades Organizacionais do Gestor do Cliente. Usuários podem ser atribuídos a uma ou mais Unidades Organizacionais e Folhas de dados do material podem ser enviadas diretamente para uma Unidade Organizacional, em vez de toda a empresa. Isso facilita o envio de MDS’s aos departamentos responsáveis e auxilia no gerenciamento de dados.
Para criar e administrar as Unidades Organizacionais existem itens de menu e telas para Gestores de clientes e telas de reforço para os usuários de Unidades Organizacionais.
A fim de criar Unidades Organizacionais e para administrar os botões de menu especiais e telas estão disponíveis para Gestores de clientes.
O Gerente de clientes pode configurar as Unidades Organizacionais. O uso desta tela é semelhante à tela de material de árvore de uma folha de dados material (Capítulo 1). O Gerente de clientes não tem que usar esse recurso se não há nenhum benefício para o MDS em cada fluxo de trabalho. O Gerente de clientes também pode usar essa tela para atualizar a maioria das informações de sua empresa. No entanto, apenas o Centro de Serviço pode alterar o nome da empresa.
Você pode atribuir um número DUNS para a Companhia no IMDS e Unidades Organizacionais individuais.Isto irá preencher na tela de dados do destinatário / Empresa.
Se você quer Unidades Organizacionais de usuário ou não, depende de como você organiza os processos de negócio para criação de folha de dados material, e enviando e recebendo em sua empresa. Se você usar fornecedores comuns e produzir produtos comuns, você provavelmente vai querer usar Unidades Organizacionais para reduzir a duplicação de esforços.Se as suas localizações ou subsidiárias não têm processos comuns que você ainda pode querer ser registrado como diferentes empresas no IMDS.
Unidades Organizacionais podem ser excluídas - após a primeira remoção da Unidade Organizacional, de todos os perfis de usuário e movendo-se de folhas de dados atribuído a essa Unidade manualmente (veja abaixo - MDS tela Administração). Você pode ter dificuldades ao excluir uma Unidade Organizacional, se MDS’s anteriormente atribuído à mesma foram excluídos.
10.4. ATRIBUIR USUÁRIOS AS UNIDADES ORGANIZACIONAIS
O Gestor de Cliente é responsável pela atribuição das Unidades Organizacionais para um usuário da sua empresa. Dependendo da situação, um Gestor de cliente pode atribuir mais de uma Unidade Organizacional para um usuário. Além disso, o Gerente de Cliente tem a responsabilidade de manter a precisão dos números de telefone e fax e o endereço de e-mail de usuários de sua empresa. - Apesar de cada usuário também ter a capacidade de manter e atualizar seus próprios dados.
10.5. ATRBUIR MDS’s A UNIDADES ORGANIZACIONAIS
Com a Administração do menu → MDS Administração o Gestor de clientes tem a capacidade de atribuir MDS’s às Unidades Organizacionais de sua companhia.Usando a seleção “recebeu” ou “próprio MDS“ o Gestor de cliente recebe telas de pesquisa diferentes para a seleção de MDS’s.
Para selecionar múltiplas folhas de dados da lista retornada pela busca, selecione (clique) individualmente todos os datasheets desejados na lista. Quando todas as seleções são feitas, clicando no botão aplicar irá fechar a janela e retornar à janela anterior. Se você está selecionando mais de uma página, apenas as seleções na página atual são movidas quando o botão Aplicar for clicado.
O Gerente de Cliente, em seguida, seleciona a nova Unidade Organizacional para estes MDS’s. Depois de salvar, o usuário recebe uma confirmação. Além disso, se o MDS foi enviado para um cliente, o destinatário de um MDS recebe uma mensagem, que estes MDS’s são modificados. Caso o seu cliente estiver usando nossa interface avançada, ele receberá em seus arquivos download’s diários das outras cópias do MDS. Isso pode confundi-los e eles podem contatá-lo para uma explicação (embora mais provável que entrem em contato com o helpdesk).
10.6. UNIDADES ORGANIZACIONAIS – RELATÓRIOS SEM USUÁRIOS
Para usar com sucesso Unidades Organizacionais, cada uma delas deve ter um usuário atribuído. Somente os usuários atribuídos pode ver, aceitar ou rejeitar MDS’s enviados para a Unidade Organizacional. A tela do Relatório da Unidade Organizacional exibe todas as Unidades Organizacionais, sem os usuários atribuídos, mas contendo MD’s criado ou recebido.
O menu Administração → Relatórios Unidade Organizacional é usado para verificar as Unidades sem informar quais os usuários são designados.
O Gestor de cliente precisa verificar regularmente o presente relatório, a fim de atribuir MDS’s não transformados as Unidades Organizacionais. Se um fornecedor envia um MDS a uma Unidade Organizacional sem um usuário atribuído, ninguém nunca vai saber que ele o tenha recebido. Se necessário, o relatório pode ser impresso.
10.7. CRIAR E ATUALIZAR OS USUÁRIOS
É responsabilidade dos gestores de cliente dentro de cada empresa, criar usuários e manter a precisão das informações de contato para esses usuários. Para manter a segurança do sistema, o helpdesk IMDS não pode executar essa função. Cada usuário deve ter o seu próprio ID, em seu próprio nome para usar o sistema.
A tela "Usuário" mostra os dados de um usuário IMDS e pode ser alcançado através Administração → usuário →modificar ou criar.
O Gestor de cliente pode alterar os dados ou criar usuários IMDS para sua empresa. É possível atribuir perfis “Read- Only”(apenas ler) para os usuários que não têm a capacidade de alterar os dados, mas ainda tem acesso aos dados. Ao criar um novo usuário, o nome da empresa é exibido automaticamente e não pode ser mudado. O ID de usuário é gerado pelo sistema e não pode ser mudado. Sobrenome, Primeiro Nome, Endereço e-mail e n º de telefone são campos obrigatórios.
Depois de salvar, um e-mail será gerado e enviado para o Gestor de cliente. (Antes de criar um novo usuário, verifique se o endereço de email em seu perfil está correto.). Este endereço de e-mail contém um link de Internet. Ao clicar neste link, uma página da Internet é exibida que contém dados de acesso do usuário (ID do usuário e senha).
Ao clicar no botão resetPW uma nova senha é gerada para um usuário. Neste caso, o Client Manager receberá um e- mail com um link para os dados de acesso que o gerente de cliente pode encaminhar para o usuário. Com o resetPW usuários bloqueados podem ser reativados. Neste caso, o Gestor de cliente recebe um e-mail com a nova senha para o usuário reativado.
Além disso, os Gestores de cliente podem ativar ou desativar usuários, por exemplo, depois de deixar a empresa. Para os funcionários temporários períodos de validade podem ser definidos. Por favor não coloque uma data no campo VÁLIDO ATÉ a menos que o usuário não terá acesso após essa data. CERTAMENTE, NÃO COLOQUE NO SEU PRÓPRIO ID SE VOCÊ É O ÚNICO Gestor de cliente.
10.8. CRIAR E ATUALIZAR PESSOAS DE CONTATO
Pessoas de contato não são os mesmos usuários. Esta função cria uma lista suspensa que aparece no capítulo 3 (Dados do Fornecedor) de um MDS. É independente da lista de usuários atribuídos a sua empresa IMDS. Pessoas de contato estão em toda a empresa (que não pode ser atribuído às Unidades Organizacionais).
"Administração de Pessoas de contato", esta tela mostra os dados de uma pessoa de contato e pode ser encontrada através Administração → Pessoa de Contato modificar ou criar. A pessoa de contato é responsável por responder a questões relativas ao MDS e não tem de ser um usuário IMDS.
Apenas um Gestor de cliente pode alterar os dados ou criar Pessoas IMDS para sua Empresa. Pessoas de contato da empresa são amplas em toda a Organização e não atribuídas a Unidades Organizacionais.
O nome da empresa é exibido automaticamente e não pode ser mudado. Sobrenome, Nome e ID Pessoa são de preenchimento obrigatório.
10.9. GERENCIANDO PESSOAS DE CONTATO
Gestores de clientes podem também procurar pessoas de contato em outras empresas, permitindo-lhes facilmente encontrar a pessoa responsável (s) em um fornecedor ou empresa do cliente.
Depois de logar no sistema, todos os Gestores de cliente serão informados sobre este novo recurso por uma janela popup, que devem confirmar.
Por favor, note que a base de dados de "Pessoas Contato" será limitado, no início, mas vai crescer continuamente quando dados são adicionados pelas empresas IMDS.
11. ASTON MARTIN LAGONDA – EXTENSÕES