Implementação do processo de Benchmarking

O desenvolvimento de um processo de benchmarking e sua implementação seguem alguns procedimentos que podem variar de acordo com a literatura. Autores como Nasir et al.

(2012) apresentam três fases:

a) Fase I – preparação para implementação do benchmarking. Tem por objetivo reunir empresas do setor em um grupo com intuito de desenvolver uma ferramenta para a fase piloto de coleta de dados. A etapa consiste de encontro in loco, revisão da literatura, identificação de um conjunto preliminar de métricas, definição de métodos de comparação, desenvolvimento de um procedimento para registro de práticas a serem implementadas, como também protocolos e ferramentas de avalição dos procedimentos utilizados por especialistas;

b) Fase II – fase de coleta de dados para o projeto piloto. Tem por objetivo realizar uma coleta de dados preliminar, para testagem das ferramentas desenvolvidas anteriormente. Visa o comprometimento das partes interessadas no processo, incorporando seus feedbacks. Esta fase consiste no desenvolvimento de material informativo para comunicar os resultados dos testes das ferramentas e na revisão das ferramentas de coleta de dados e material de comunicação empregado;

c) Fase III – tem por objetivo estender o projeto piloto de forma mais efetiva com a coleta de dados completa, analisar os dados e estabelecer, com base nas informações obtidas, um benchmarking sustentável dentro da empresa.

Outra visão é apresentada por Stapenhurst (2009). O autor discrimina as etapas para implementação do benchmarking como a preparação, a identificação de desempenho e de lacunas e a implantação de melhorias para alcançar melhor desempenho. A Figura 6 apresenta essas três fases.

Figura 6 – Três fases do Benchmarking

(Fonte: STAPENHURST, 2009, p.5)

De acordo com Stapenhurst (2009), a primeira fase é a preparação interna. Inicia com a identificação da necessidade de fazer o benchmarking e de seus benefícios. Nessa fase está o desafio de identificar os pontos fracos na organização que forneçam suporte à concepção de um plano de ação para a companhia. Na segunda fase, denominada de identificação de desempenho e lacunas, são recrutados os participantes para a realização do processo, e os detalhes do plano, finalizados. Em seguida, dados são coletados, analisados e discutidos pelo grupo de implementação. Por fim, a fase de efetivação de melhorias ocorre na terceira fase.

A abordagem de Freytag e Hollensen (2001), por sua vez, considera necessários sete passos para a implementação do processo de benchmarking:

a) decidir quais funções no negócio serão comparadas e avaliar os fatores-chave que podem assegurar um desempenho competitivo de sucesso;

b) avaliar a importância de cada área, com o objetivo de realizar uma triagem e priorizar as áreas que possam causar impacto efetivo;

c) identificar quais empresas ou processos serão comparados, buscando responder duas questões básicas: O que ou quem é melhor que nós? E para quem esse processo é a chave da sobrevivência?

d) reunir informações de benchmarking, por meio da coleta de dados padronizados, para facilitar o processo de comparação entre empresas e/ou áreas;

e) comparar o desempenho da melhor empresa (best-in-class) com a própria companhia. Nesse caso, é preciso estabelecer que elementos deverão ser comparados;

f) avaliar as implicações dos resultados do benchmarking e do benchlearning e a forma pela qual esses processos podem ser aprimorados;

g) realizar benchaction ou efetivação das mudanças por meio da indicação de um grupo de funcionários envolvidos com o processo de benchmarking.

Uma outra forma da implementação do processo de benchmarking, proposta por Camp (2007), consiste de cinco etapas, a Figura 7 apresenta essas etapas.

Figura 7 – Passos de um processo de benchmarking

1- Identificar o que comparar

2- Identificar empresas a serem comparadas

3 – Determinar método de coleta de dados e coletá-los

4- Determinar desempenho atual

“lacunas”

5- Projetar níveis de desempenho futuro

6 – Comunicar os resultados da comparação e ganhar aceitação

7 – Estabelecer metas funcionais

8 – Desenvolver plano de ação

9 – Implementar ações específicas e monitorar o progresso

Essa forma de implementação foi adotada nesse projeto de qualificação por se mostrar mais alinhada aos objetivos traçados. Também deve-se considerar Camp (2007) como uma referência consolidada sobre o tema. As cinco fases podem ser assim descritas:

a) fase I – planejamento: nessa etapa é preciso entender o que é o benchmarking, como também suas vantagens e desvantagens. A empresa identifica quais empresas líderes no mercado se prestarão ao processo de comparação. Os métodos de comparação serão definidos, além da fonte de dados que será utilizada para a comparação (publicações, visitas in loco, base de informações compartilhadas dentre outros);

b) fase II – análise: os dados coletados são analisados de modo a propiciar o conhecimento do próprio desempenho da empresa com relação a outras empresas do mercado;

c) fase III – integração: fase importante uma vez que a comparação foi realizada e as decisões a serem tomadas, definidas. Nesse momento é importante a divulgação da nova estratégia da empresa para todos os seus participantes.

Nessa etapa, três pontos são muito importantes: o público alvo e suas necessidades devem ser identificadas; a comunicação deve ser selecionada e adaptada ao público; e o resultado do benchmarking deve ser organizado em uma apresentação para total entendimento de todos os envolvidos no processo;

d) fase IV – ação: baseado nos resultados obtidos com o benchmarking, a empresa estabelece a forma de implementar as novas práticas. A realização de ações destinadas a esse fim depende do entendimento das novas práticas e dos benefícios que serão obtidos. O monitoramento do progresso de tais ações inclui desde o seu acompanhamento até a identificação das causas de possíveis variações entre o que foi previsto e o que está sendo, de fato, realizado. Nesse sentido, ações corretivas sempre devem ser adotadas quando as variações forem significativas;

h) fase V – maturidade: momento que a empresa alcançou seu objetivo de ser/estar entre as empresas líderes no mercado. Nessa etapa, a empresa passa a adotar e incorporar plenamente as novas práticas.

Cabe ressaltar, para efeito de implementação do benchmarking, que as empresas precisam analisar a forma mais adequada de fazer a comparação de modo a atender às suas necessidades e características particulares. Não existe somente um método que seja adequado para todos os tipos de empresas. Stapenhurst (2009) apresenta sete métodos que considera os mais utilizados na prática:

a) domínio público – a comparação é feita com a informação publicada em revistas ou jornais especializados;

b) one-to-one – uma empresa visita outra companhia. É considerado um dos mais utilizados;

c) inspeção “review” – uma equipe de especialistas isentos visita diferentes empresas, identificando pontos fracos e fortes e as melhores práticas, podendo fazer sugestões de melhoria;

d) aferição - é realizado por experimentação e/ou teste de produtos e serviços de outras organizações, comparando-os com a própria empresa;

e) pesquisa – em geral é realizada por uma organização independente, sobre a percepção do consumidor em relação aos seus concorrentes;

f) Business Excellence Models - um avaliador independente classifica aspectos da organização de acordo com um modelo de excelência empresarial (Por exemplo, European Foundation for Quality Management - EFQM).