Implementação e Operação

A fase de implementação e operação do Sistema de Gestão Ambiental demanda mais tempo e cuidado que as demais, por envolver, muitas vezes, mudanças culturais na organização, sendo um dos aspectos mais complexos do processo. Nesta etapa, a empresa deverá desenvolver mecanismos de apoio necessários para a efetiva implementação da sua política ambiental e o cumprimento dos seus objetivos e metas ambientais. Os itens que compõem a fase de implementação e operação serão descritos e detalhados na seqüência:

a) Estrutura e Responsabilidade

A responsabilidade e autoridade de cada um dos membros devem ser definidas, documentadas e comunicadas a todos os envolvidos no processo. Deve-se nomear um indivíduo que terá como atribuição definir papéis, responsabilidades e autoridade para assegurar o cumprimento dos requisitos da norma. Cabe frisar que a norma NBR ISO 14004 (1996), recomenda que a responsabilidade pela eficácia geral do SGA, seja atribuída à pessoa(s) experiente(s), com autoridade, competência e recursos. Por sua vez, estes recursos (humanos, físicos e financeiros) são necessários para a implementação da política ambiental e o alcance das metas e objetivos.

b) Treinamento, Conscientização e Competência

É de fundamental importância criar um clima favorável à implantação do SGA, visando reduzir as resistências internas a níveis aceitáveis. A implantação ou a adequação à ISO 14001 pode implicar em mudanças significativas na gestão e na cultura organizacionais. Alguns dos problemas não aparentes podem vir à tona durante o processo de implantação devendo necessariamente ser resolvidos. A implementação deve ser vivenciada pela empresa como uma oportunidade de mudanças e melhorias, e não como ameaça à manutenção do status quo (MAIMON, 1999)

A NBR ISO 14004 (1996) dispõe que a educação e o treinamento são necessários para assegurar que os empregados tenham informações suficientes e atualizadas dos requisitos legais, normas internas, políticas e objetivos da organização no tocante as ações ambientais. O nível e o detalhamento do treinamento poderá ser diferenciado conforme as tarefas e exigências dos treinandos.

Nesta etapa é preciso conscientizar todos os funcionários: do significado dos impactos ambientais, atuais e potenciais, de suas atividades; da conseqüência proveniente de falha nas operações e procedimentos; da importância de manter conformidade com a política, os procedimentos e os requisitos do SGA; dos benefícios ambientais da implementação de uma melhor performance e do papel e responsabilidade de atuação de cada um em casos de emergência (NBR ISO 14004, 1996).

Além do disposto acima é importante que a organização: determine o nível de experiência, competência e treinamento necessário para assegurar a capacitação do pessoal, especialmente daqueles que desempenham funções especializadas de gestão ambiental, estabeleça e mantenha procedimentos para a identificação das necessidades de treinamento, e requeira que prestadores de serviços que estejam trabalhando em seu nome sejam capazes de demonstrar que seus respectivos empregados tenham o treinamento requerido (NBR ISO 14004, 1996).

O treinamento deve persistir mesmo depois da certificação ou da autodeclaração do SGA. A nova cultura de gestão deve resistir à inércia da antiga, sendo o grande desafio à manutenção da operação continuada, apesar dos eventuais problemas enfrentados durante a implantação do SGA (MAIMON, 1999).

c) Comunicação

A organização deve criar e manter procedimentos para comunicação interna entre todos os níveis, além de receber, documentar e responder a qualquer questionamento relevante realizado por uma das partes interessadas (stakeholders).

O desenvolvimento de processos para informar internamente e, quando se fizer necessário, externamente, sobre as atividades da organização que envolvam a questão ambiental, devem incluir: a promoção do conhecimento sobre políticas, objetivos, metas e programas ambientais da organização; o comprometimento da administração com o meio ambiente; e as preocupações e questões relativas aos aspectos ambientais das atividades, produtos ou serviços da organização.

Leciona Maimon (1999) que a comunicação externa é algo delicado de se lidar, pelo fato de esbarrar algumas vezes nas políticas de sigilo da organização. Contudo, segundo a autora, um novo paradigma informacional deve ser definido, através da criação de uma rede de comunicação constituída pela empresa e pelos seguintes parceiros: clientes, fornecedores, movimentos ambientalistas, comunidade e órgãos de fiscalização.

d) Documentação do Sistema de Gestão Ambiental

O sistema de gestão ambiental estabelece o controle de todos os documentos e informações referentes aos requisitos de qualidade ambiental definidos pela norma e política da organização. O controle permite monitorar todos os documentos requeridos pela norma, assegurando que: possam ser localizados; sejam periodicamente analisados, revisados quando necessário e aprovados, quanto à sua adequação, por pessoal autorizado; documentos obsoletos sejam prontamente removidos de todos os pontos de emissão e uso ou, de outra forma, garantidos contra o uso não intencional; as versões atualizadas dos documentos pertinentes estejam disponíveis em todos os locais onde são executadas operações essenciais ao efetivo funcionamento do sistema de gestão ambiental; e quaisquer documentos obsoletos retidos por motivos legais e/ou para preservação de conhecimento sejam adequadamente identificados (NBR ISO 14004, 1996).

A documentação deve de acordo com Maimon (1999) descrever os elementos essenciais do SGA e suas interações; ser legível, datada (com datas de previsão), identificável e mantida, no papel ou em forma eletrônica, de maneira ordenada e arquivada por um período

específico; conter informações sobre os distintos processos, mapas/diagramas da organização, normas internas e procedimentos operacionais, planos de emergência local, além da legislação; e fornecer à direção os documentos relacionados ao SGA.

Entre os documentos armazenados por uma empresa pode-se citar: leis, normas, padrões; licenças; aspectos e impactos ambientais; programas de gestão específicos; descrição e avaliação dos programas e equipamentos; procedimentos operacionais de processos e sistemas de controle; dados de monitoramento; atividades de manutenção de instalações e equipamentos; descrição de não-conformidades observadas nos programas de gestão; inventários de emissões, efluentes e resíduos; relatórios de auditorias realizadas.

A norma NBR ISO 14004 (1996) recomenda que todos os processos e procedimentos operacionais do sistema de gestão ambiental sejam adequadamente definidos e documentados e, quando necessário, atualizados. Os diversos tipos de documentos que definem e especificam procedimentos e controles operacionais eficazes devem estar claramente definidos. A existência de uma documentação do SGA contribui para conscientizar os empregados sobre o que é necessário para o alcance dos objetivos ambientais da organização, além de possibilitar a avaliação ambiental, tanto do sistema quanto do desempenho.

e) Controle Operacional

O controle operacional do SGA permite segundo Maimon (1999) criar critérios operacionais de procedimentos relacionados a aspectos ambientais significativos e identificáveis nos bens e serviços de terceiros utilizados pela organização; identificar operações e atividades associadas com aspectos ambientais significativos para o atendimento da política, objetivos e metas ambientais da empresa; prevenir a poluição, monitorar e reduzir emissões, investir em melhorias, adotar controle apropriado e incentivar novas pesquisas; e estabelecer e manter procedimentos documentados com o intuito de evitar desvios da política ambiental e dos respectivos objetivos e metas.

f) Preparação e Atendimento a Emergências

A organização deve estabelecer e manter planos e procedimentos para responder a situações de emergência e assim lidar de forma apropriada com incidentes ambientais. De acordo com Maimon (1999), fazem parte destes planos a prevenção e mitigação dos impactos

ambientais, revisão periódica as respostas, preparação e procedimentos relativos a situações de emergência e testes periódicos dos planos de emergência.