Informações sobre a Análise das Prestações de Contas de Convênios e de Contratos de Repasse

QUADRO A.4.4.4–VISÃO GERAL DA ANÁLISE DAS PRESTAÇÕES DE CONTAS DE CONVÊNIOS E CONTRATOS DE REPASSE

Posição 31/12 em R$ 1,00 Unidade Concedente ou Contratante

Nome: Fundação Biblioteca Nacional

CNPJ: 40.176.679/0001-99 UG/GESTÃO: 344042/34209 Exercício da

Prestação das

Contas Quantitativos e Montantes Repassados

Instrumentos

Convênios Contratos de Repasse

2013

Quantidade de Contas Prestadas 7

Com Prazo de Análise ainda não Vencido Contas Analisadas Quantidade Aprovada Quantidade Reprovada Quantidade de TCE Montante Repassado (R$) Contas NÃO Analisadas Quantidade 4 Montante Repassado (R$) 944.505,92 Com Prazo de Análise Vencido Contas Analisadas Quantidade Aprovada Quantidade Reprovada Quantidade de TCE Montante Repassado (R$) Contas NÃO Analisadas Quantidade Montante Repassado (R$) 17.738.000,00 2012

Quantidade de contas prestadas 13

Contas Analisadas Quantidade Aprovada 1 Quantidade Reprovada Quantidade de TCE Montante repassado 36.000,00 Contas NÃO Analisadas Quantidade 12 Montante repassado (R$) 5.376.198,66 2011

Quantidade de Contas Prestadas 8

Contas analisadas Quantidade Aprovada Quantidade Reprovada Quantidade de TCE Montante Repassado Contas NÃO Analisadas Quantidade 8 Montante Repassado 2.154.250,00 Exercício Anterior a 2011 Contas NÃO Analisadas Quantidade Montante Repassado Fonte: SICONV

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4.4.5 Análise Crítica

Durante o período de 2011 e 2012 a FBN ampliou significativamente o número de convênios, conforme apontado no Relatório de Gestão 2012, isto em função da transferência dos convênios da Secretaria de Articulação Institucional do Ministério da Cultura (SAI/MinC) para a Fundação Biblioteca Nacional (FBN), a partir do Decreto 7743 de 31 de maio de 2012, sendo que a transferência da Unidade Gestora (UG) dos convênios ocorreu efetivamente em fevereiro de 2013. Desde então muitas dificuldades vêm sendo enfrentadas por esta Diretoria em consequência da absorção de uma demanda não conhecida em uma estrutura que não estava preparada para recebê-la.

Paralelamente a estes trâmites, ocorreu no mês de março de 2013 a mudança da Presidência da FBN e a nova gestão, preocupada em identificar, organizar, sanar pendências e dar continuidade aos processos, instituiu um Grupo de Trabalho, por meio da Decisão Executiva 46, com intuito de analisar cada um dos convênios transferidos e dar os encaminhamentos necessários para que cada área técnica da Instituição desse continuidade ao seu acompanhamento. O referido GT trabalhou no período de março a abril de 2013. Dentro desse contexto, no mês de maio de 2013, todos os convênios transferidos do MinC, foram encaminhados às áreas fins responsáveis pela ação. Somente a partir dessa época cada uma das áreas passou a acompanhar formal e sistematicamente os seus convênios.

Em abril de 2013, decisões institucionais foram tomadas no âmbito do Ministério da Cultura (Minc) juntamente com Fundação Biblioteca Nacional (FBN) no sentido de readequar a estrutura da FBN onde a Diretoria de Livro, Leitura, Literatura e Bibliotecas (DLLLB) será devolvida a estrutura do MinC. Nesse sentido, a proposta de alteração dos decretos concernentes a aprovação da estrutura regimental da FBN e a transferência da DLLLB para a Secretaria Executiva do MinC já foram aprovadas no âmbito jurídico do Ministério da Cultura e da FBN e encaminhada para o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG). A transferência da DLLLB está prevista ainda para o primeiro semestre de 2014. Essa medida impactará positivamente, considerando que a FBN estará readequada para exercer plenamente a sua missão e a DLLLB contará com maior estrutura de recursos humanos para a execução e acompanhamentos de suas ações.

Visando o gerenciamento das transferências e o acompanhamento e fiscalização dos 121 convênios, 1 contrato de repasse e 2 termos de cooperação ainda vigentes no exercício de 2013, ampliamos os controles internos da documentação e o número de visitas técnicas de acompanhamento. Além disso, em 2013 estabeleceu-se uma redução drástica no número de convênios em relação ao ano anterior, seguindo a orientação da auditoria, neste ano foram firmados apenas 2 (dois) convênios e a DLLLB estabeleceu uma metodologia de trabalho para atender as demandas que envolvem a gestão dos convênios sob sua responsabilidade. Vale ressaltar a dificuldade de controle das despesas no caso do Contrato 09/2011 celebrado com o Banco do Brasil, onde se verificou que os recursos foram transferidos por meio de empenhos globais para o próprio Banco, assim, os pagamentos efetuados diretamente aos beneficiários do Programa Livro Aberto ocorreram sem o correspondente registro no Sistema Integrado de Administração Financeira – SIAFI e desrespeitando as etapas de Empenho, Liquidação e Pagamento.

Apesar de ainda não existir uma área estruturada de convênios na FBN, em cada Coordenação Geral da DLLLB os servidores das áreas se organizam para analisar e acompanhar os convênios de responsabilidade da Diretoria, no entanto, ainda não foi possível reduzir consideravelmente os atrasos nas análises de prestações de contas em função do acúmulo de demandas que esse passivo gerou e o quadro reduzido de pessoal em relação ao número de processos, o que prejudica a conclusão dos procedimentos até a emissão dos pareceres técnico e financeiro. Até recentemente a FBN não possuía em seu quadro servidor especializado para desenvolver a análise financeira e como medida para sanar tal carência foi nomeada servidora, com larga experiência em Prestação de Contas de Convênios na SCDC/MinC, que no momento está com a tarefa de realizar uma análise crítica das situações para indicar uma estratégia de

130 trabalho com prioridades para a análise financeira do passivo, considerando os particularidades de cada convênio. Também como medida saneadora, serão encaminhados ao Comitê Gestor de Análise de Passivo de Prestação de Contas do MinC os convênios que tiveram suas prestações de contas apresentadas até dezembro de 2011, como alternativa para sanar as pendências com maior celeridade.

Vale ressaltar que, para subsidiar a avaliação do cumprimento do objeto nos casos dos convênios que envolvem obras, como construção e reforma de bibliotecas públicas, se concretizou o apoio da Diretoria de Programas Especiais de Infraestrutura Cultural, da Secretaria Executiva, do Ministério da Cultura (DINC/SE/MinC), para a realização de visitas técnicas feitas por profissionais especializados aos convênios que receberam recursos do MinC e atualmente encontram-se na CGSNBP/DLLLB.

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