Estrutura e posicionamento da unidade de auditoria no organograma da FBN:
A Unidade de Auditoria Interna é diretamente ligada à Presidência da Fundação, que tem a prerrogativa de escolha do Auditor-Chefe. A efetivação da nomeação ocorre mediante a concordância da Controladoria-Geral da União, conforme definido em legislação própria e, ainda, constante do Estatuto da Fundação Biblioteca Nacional.
A estrutura administrativa da Auditoria Interna é, atualmente, composta pelo Auditor-Chefe, dois (02) servidores e uma (01) Secretária, sem divisões ou departamentos em sua estrutura. Trabalhos mais relevantes realizados no exercício e principais constatações:
Como trabalho mais relevante podemos citar os Relatórios de Auditoria nº 04/2013 e 05/2013, que avaliaram, respectivamente, a conformidade da contratação da CBL para a “prestação de
serviços de locação de espaço e montagem do estande da FBN na Feira do Livro de Bolonha 2013” e a contratação do Banco do Brasil para a operacionalização do Programa Livro Popular
diante do regramento estabelecido pela Lei nº 8.666/1993.
As constatações mais relevantes dizem respeito à “Não adoção cautelas necessárias para a confirmação da carta de exclusividade apresentada pela Câmara Brasileira do Livro para a organização da Feira Internacional do Livro Infantil de Bolonha.”, no caso do Relatório de
Auditoria nº 04/2013 e à “Realização de pagamentos a bibliotecas sem registro no SIAFI,
mediante a realização de empenho global para o Banco do Brasil”.
Ambos os casos foram discutidos com a direção da casa que adotou medidas corretivas prontamente.
Ressaltamos que no caso do Banco do Brasil a questão repercute na execução do Programa Livro Popular, sendo as medidas necessárias para o termino das atividades absorvidas pela FBN.
Merece menção ainda a atividade de assessoramento à gestão, materializada em informes de auditoria e em participações de reuniões com as áreas gestoras. Tais atividades visam ao alinhamento às melhores práticas administrativas, efetuando, em casos específicos, propostas de alteração das rotinas e de controles internos existentes para torná-los mais eficazes para a gestão e prevenção de desvios.
Por fim, mencionamos o levantamento de todas as recomendações exaradas pela Controladoria- Geral da União e a sua tabulação em uma planilha eletrônica, facilitando o acompanhamento das medidas corretivas adotadas, materializado em edições do Plano de Providências Permanente mais consistentes. Na primeira rodada de discussão, aproximadamente 36% das recomendações pendentes de atendimento foram sanadas.
Relação entre a quantidade de recomendações feitas e a quantidade de recomendações implementadas pela alta gerência:
195 Em 2013 foram expedidas 21 recomendações, considerando apenas aquelas consubstanciadas nos Relatórios da Auditoria Interna. Assim, ficam de fora desta contagem as orientações materializadas em Informes de Auditoria.
Podemos afirmar que todas as recomendações emitidas pela Unidade de Auditoria Interna acatadas e adequadamente tratadas. Podem ser consideradas plenamente atendidas 12 das recomendações, redundando em um percentual de aproximadamente 57% de atendimento. Descrição das rotinas de acompanhamento das ações gerenciais de implementação das
recomendações exaradas pela auditoria interna:
Em 2013, foi efetuado o levantamento de todas as recomendações emitidas pela Controladoria- Geral da União – CGU e pela Unidade de Auditoria Interna que se encontravam pendentes de atendimento pela FBN, pois não existia uma base de dados compilada com as informações de cada medida corretiva adotada pelos gestores.
Após a compilação de informações em uma planilha eletrônica (“excel”), a Unidade de Auditoria Interna passou a efetuar rodadas de reunião com as áreas responsáveis pela adoção de medidas saneadoras, discutindo com os gestores cada uma das recomendações pendentes e respectivas ações necessárias.
As discussões ocorrem em duas rodadas anuais, em conjunto com a agenda de revisão do Plano de Providencias Permanente da FBN junto à CGU.
Paralelamente, quando da realização de atividades de auditoria que envolvam recomendações anteriormente estabelecidas, são realizados testes adicionais para avaliar a suficiência das medidas corretivas até então adotadas.
Informação da existência ou não de sistemática e de sistema para monitoramento dos resultados decorrentes dos trabalhos da auditoria interna:
Conforme informado acima, existe sistemática de acompanhamento da implementação das recomendações expedidas pela Unidade de Auditoria Interna. Contudo não utilizamos um sistema, seja ele disponibilizado pelo mercado ou desenvolvido pela área de Tecnologia da Informação da FBN, sendo utilizado uma planilha eletrônica para a acompanhamento.
Pretende-se, para 2014, desenvolver internamente na Unidade de Auditoria Interna, melhorias nesta planilha para a emissão de relatórios de acompanhamento padronizados.
Como se dá a certificação de que a alta gerência tomou conhecimento das recomendações feitas pela auditoria interna e a aceitação dos riscos pela não implementação de tais recomendações:
Todos os trabalhos da Unidade de Auditoria Interna são encaminhados formalmente à Direção da casa e discutidos internamente para a proposição conjunta de medidas corretivas suficientes e tempestivas. Saliente-se que não há registros de recomendações para os quais a administração não tenha adotado medidas corretivas.
Descrição da sistemática de comunicação à alta gerência, ao conselho de administração e ao comitê de auditoria sobre riscos considerados elevados, mas assumidos pela alta gerência ao decidir não implementar as recomendações da auditoria interna:
196 Não há metodologia estabelecida para a discussão de riscos na Reunião de Diretoria Colegiada. Contudo tais situações são diretamente discutidas com a direção da FBN e as respectivas áreas responsáveis pela adoção de medidas corretivas.
Merece registro que em 2013 foi elaborada uma matriz de risco para a definição das ações de auditoria incluídas no Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna para o exercício de 2014 e que tal matriz foi discutida com a direção da casa.
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