2.1.
Breve enquadramento histórico da instituição de acolhimento
A instituição de acolhimento do estágio foi o Arquivo Nacional Torre do Tombo
(ANTT). O Arquivo Nacional é um arquivo definitivo, ou histórico, que abarca conteúdo
documental de valor histórico ou cultural, que fazem parte do património cultural do país.
São, por isso, preservados, conservados e disponibilizados para consulta os fundos aí
arquivados, de modo a facilitar a investigação e a promover o acesso à informação. A
prioridade do Arquivo histórico é assegurar serviço público, assegurar a disponibilização
da documentação, bem como conservá-la, e garantir a sua integridade para a futuras
gerações (Mundet, 2001: pp. 96), e o ANTT é um dos arquivos históricos de maior valor
histórico e cultural, de Portugal.
O Arquivo Nacional da Torre do Tombo constitui o principal depositário da
documentação que fundamenta a memória coletiva de Portugal e suas colônias
ultramarinas. Nele podemos encontrar documentos do século IX ao século
XX, escritos em línguas que vão do latim ao português atual, passando pelo
árabe, persa, bengalli, chinês e utilizando suportes como pergaminho, o papel
e até folhas de palmeira.
(Neves, 1992, p. 194)
O ANTT tem quase 640 anos, e compreende mais de 1000 fundos documentais. O início
da história do arquivo remete-nos, segundo a maioria dos autores e a informação
disponibilizada no próprio site institucional do ANTT, para 1378. Contudo, existe quem
considere que a sua história começa ainda antes, até quase 100 anos antes, no reinado de
D. Dinis I.
Antes do terramoto de 1755, o arquivo – que na altura era considerado o arquivo
do rei
37– encontrava-se localizado no Castelo de São Jorge, em Lisboa, nomeadamente,
uma das torres mais fortificadas do castelo (Porto, 2013, p. 36). Após o terramoto, o
arquivo teve de se relocalizar, porque a torre onde se encontrava ruiu. Como refere
Ribeiro (2003, p.2), os livros sofreram não só danos exteriores, nas encadernações, como
37
Ver site do Arquivo Nacional da Torre do Tombo (2018). Homepage. Identificação Institucional.
Consultado a 22 de março de 2018. Disponível em: http://antt.dglab.gov.pt/inicio/identificacao-
institucional/6-2/
42
também de organização, porque as folhas se espalharam e separaram, e os documentos
não mantiveram a sua ordem original. E também não foi esta última a preocupação na
época, cujo foco se prendia com classificações não orgânicas.
Foi, no entanto, possível salvar uma parte da documentação e armazená-la no que
seria a casa da Torre do Tombo até 1990, o Mosteiro de São Bento da Saúde. Sabe-se
que, em 1892, foi transferido para a rua ao lado do mosteiro, e que as condições eram
desfavoráveis à conservação do arquivo. Desde 1990 até à atualidade, o ANTT encontra-
se na Alameda da Universidade.
O nome Torre do Tombo deriva do fundo inicialmente guardado pelo arquivo,
nomeadamente, antigo livro de Recabedo Regni, ou Tombos da Coroa, que eram livros
que continham o registo dos bens da coroa, e da sua localização. Torre por referência à
sua localização, na torre do Haver, no castelo de São Jorge, em Lisboa. Tombo por
referência ao Registo da Chancelaria Régia.
38Era um arquivo de funções régias,
sobretudo, de administrações e posses do reino, bem como relações entre reinos.
2.2.
DigitArq
O software de descrição usado pela entidade de acolhimento é o DigitArq. O DigitArq
é um software com uma estrutura que se baseia na ISAD (G), na normalização de
descrição arquivística, e que nos apresenta os campos de descrição segundo a ISAD (G)
e as ODA. No entanto, não é totalmente fiel à normalização, porque campos e divisões
hierárquicas são, em alguns casos, indivisíveis por uma classe menor, o que na ISAD (G)
é possível, por exemplo. Isto condiciona as decisões tomadas no processo de descrição,
nomeadamente, na decisão de que campos de descrição se deve preencher, de modo a que
a descrição seja eficiente e eficaz, mas não exagerada, tendo em conta os recursos de que
se dispõe.
Assenta, maioritariamente, em três normas internacionais
39: ISAD – International
Standard Archival Description; EAD – Encoded Archival Description; e OAI-PMH-
Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting.
38
Silva C. G. (2008). Lisboa Medieval: a organização e a estruturação do espaço urbano.Lisboa:
Edições Colibri.
39
DGLAB (2018) Homepage. Consultado a 15 de Maio de 2018. Disponivel em
43
O DigitArq é constituído por cinco módulos funcionais
40, que permitem optimizar a
descrição arquivística, a gestão de projectos de digitalização, publicação Web e a
navegação e pesquisa:
- Core Sevices – é o módulo responsável pela programação das funcionalidades do
DigitArq, através de uma API, como pesquisa, criação ou modificação de registos de
descrição, acções de conservação e restauro, entre outros.
− Backoffice – é o módulo responsável pelo suporte da descrição arquivística, pela
qualidade, pelo registo, pelas intervenções ligadas à conservação e restauro, pela gestão
de projectos de digitalizações, entre outros.
− Frontoffice – este módulo permite a consulta na Web de todos os documentos e
conteúdos produzidos e publicados pelo arquivista, em Backoffice, pelos utilizadores. É
a ponte entre o trabalho arquivístico e o utilizador.
− Administration – este módulo serve para obter relatórios de produtividade, efectuar
configurações do sistema, gestão de utilizadores, entre outros. É utilizado apenas por
administradores do sistema.
- OAI-PMH – é o módulo que permite a interoperabilidade com outros agregadores de
conteúdos através do protocolo OAI-PMH.
Os campos de descrição que o DigitArq permite são os seguintes:
Quadro 3 - Os campos de descrição do DigitArq
- Nível de descrição
Nível hierárquico a ser descrito
- Código de referência
Para
a
rápida
recuperação
da
informação digital.
- Título
Da unidade de descrição (classe ou
documento).
- Tipo de Título
Se é atribuído pelo serviço ou se é o
original, do produtor.
44
- Datas de produção
Datas de produção da unidade de
descrição.
- Dimensão e Suporte
N.º de caixas/maços/etc, contidos no
nível em questão, e tipo de material –
papel, pergaminho, etc.
-História Administrativa/biográfica/familiar
História administrativa ou dados
biográficos do produtor da unidade de
descrição
que
contextualiza
os
documentos.
- História custodial e arquivística
História da unidade de descrição
significativa para a sua interpretação.
-
Fonte
imediata
de
aquisição
ou
transferência
Identifica a forma de aquisição da
documentação: compra, doação, etc.
- Âmbito e conteúdo
Descrição clara do conteúdo da classe
hierárquica ou documento.
- Avaliação, selecção e eliminação
Quando e se a documentação deve ser
avaliada, seleccionada ou eliminada.
- Cota actual
Cota atribuída pelo arquivo onde se
efectua a descrição.
- Cota original
Cota atribuída pelo produtor.
- Condições de acesso
Restrições
para
o
acesso
à
documentação.
- Condições de reprodução
Restrições como direitos de autor, entre
outros.
- Tradição documental
Identifica se são cópias ou originais.
- Instrumentos de pesquisa
Identifica se existem instrumentos de
45
- Sistema de organização
Como está organizada a classe ou
documento
–
cronologicamente,
tematicamente, etc.
- Idioma e escrita
Línguas presentes na classe ou
documento
- Características físicas e requisitos técnicos
Características que afectem a utilização
da documentação, como suporte ou
material danificado ou frágil .
- Existência e localização de originais
Identifica a existência dos originais
caso existam.
- Existência e localização de cópias
Identifica a existência das cópias caso
existam.
- Unidades de descrição relacionadas
Relação das unidades descritas com
outras unidades dentro e fora do
arquivo.
- Notas
Usada normalmente para dar ao
utilizador informações extra que
ajudam a percepção do conteúdo.
- Nota do arquivista
Identificação
do
arquivista
que
efectuou a descrição.
- Nota de publicação
Notas de publicações sobre a unidade
de descrição.
46
No documento
Conselho de comunicação social : organização e representação da informação
(páginas 44-49)