Instrumentos de descrição documental

Já referimos anteriormente os instrumentos de descrição documental (IDD) ou de

acesso à informação, que são os instrumentos criados no processo de descrição de modo

a facilitar a recuperação da informação, a consulta, e a determinar com exactidão a

localização dos documentos.

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IDD em arquivos consistem em guias, inventários, catálogos e índices, que se

destinam tanto a arquivistas como a utilizadores de arquivos (Lopes, 2002, p. 11).

Consideramos ter o cuidado de não confundirmos os IDD dos instrumentos de auxílio,

como as folhas fantasmas ou tabelas, por exemplo. Estes últimos, de valor técnico apenas,

têm como objectivo ajudar a função do arquivista.

Segundo o Dicionário de terminologia arquivística, instrumentos de descrição

documental são documentos secundários, que descrevem os fundos, de modo a facilitar a

acessibilidade e o controlo, que não difere muito da definição apresentada pela NP

4041:2005. Ambos admitem como IDD os guias, os roteiros, os inventários, os catálogos,

as listas ou os índices. No entanto, segundo Ribeiro (1998, p. 314), listas e livros de

registo são como instrumentos de auxílio, de controlo, porque fazem parte da actividade

do arquivo, e não tanto de acesso à informação. A autora considera que os instrumentos

de controlo permitem a pesquisa da informação, embora esta não seja muito eficaz, e

admite que os guias, os catálogos e os inventários são os verdadeiros instrumentos de

descrição documental., concebidos para a recuperação da informação.

Os IDD constroem a ponte entre a descrição e os utilizadores, e

consequentemente, constroem a ponte entre a informação e os utilizadores.

Assim sendo, distinguimos três instrumentos de descrição:

1) Guia

Um guia é o primeiro instrumento na descrição arquivística, cujo objectivo é orientar

os utilizadores, destacando as informações mais importantes. Lopez (2002, p. 23) afirma

que o guia disponibiliza informações sobre o acervo, sobre as suas colecções, as

condições de consulta e todas as informações necessárias para facilitar o acesso e a

difusão do acervo, e Cruz Mundet (2001, p. 280) acrescenta, ainda, que disponibiliza

também informações sobre a história dos organismos produtores. Podemos dizer que o

guia é o primeiro contacto que o utilizador tem com o acervo. O importante é que a

informação essencial não seja esquecida e seja apresentada de forma clara de modo a

fornecer melhor acessibilidade ao utilizador. O guia fornece ainda informação sobre a

entidade detentora do fundo (ODA, p. 185).

Marques (2016, p. 77) elucida-nos acerca da perspectiva do utilizador, afirmando que

é essencial ter “um instrumento capaz de dar orientações breves, exactas e compreensivas

dos fundos (…) da história dos seus produtores, do horário, condições de consulta e de

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acesso (…)”, sendo o guia um instrumento primário na descrição e organização

documental.

O guia pode ser feito de várias formas, cada arquivo define a sua de maneira a

satisfazer as necessidades dos seus utilizadores. Existe, no entanto, uma base comum em

todos os guias, que são menções obrigatórias, como nos diz Cruz Mundet (2001, p. 281).

No entanto, deve ser visto como apenas um guia e não como fonte absoluta do conteúdo

da documentação. Os Guias, por serem os primeiros instrumentos, não têm detalhes da

documentação, e são criados depois de uma visão geral do fundo, sendo que pode muitas

vezes existir gralhas. No guia do fundo CCS, aconteceu, algumas vezes, identificarmos

erros relativos a alguns documentos, devido a títulos mal atribuídos nas capas dos

documentos, ou até por não ter havido uma observação mais profunda da relação entre os

documentos, e pelo facto de existirem dois documentos separados na guia que,

finalmente, são parte do mesmo.

2) Inventário

Os inventários e índices/registos foram durante muito tempo os únicos instrumentos

de descrição utilizados, sendo que eram insuficientemente desenvolvidos, e meras

enumerações em forma de lista, cujo objectivo era apenas a fácil localização e

identificação da documentação. No entanto, as práticas na arquivística foram evoluindo

e, hoje em dia, os inventários são descrições das unidades das séries, que se organizam

segundo os quadros de classificação, reproduzindo a estrutura orgânico-funcional. Por

isso, um inventário deve indispensavelmente representar a entidade produtora.

Segundo Heredia Herrera (1988, p. 252), o inventário deve partir do quadro de

classificação, e só depois descrever as séries e secções, em concordância com Cruz

Mundet (2001, p. 283) que defende que o inventário “condensa la actividad intelectual

del trabajo sobre el fondo documental: La clasificación y la descripción (…)”. Isto porque,

segundo a literatura, o inventário é o mais completo instrumento de descrição, podendo

apresentar descrições a todos os níveis.

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3) Catálogo

O catálogo é um instrumento de 3.º nível de descrição (Marques, 2016, p. 81), que

consiste em descrever tanto os caracteres internos como os externos, de forma exaustiva

(Mundet, 2005, p. 288). Segundo Cruz Mundet, os catálogos são instrumentos para casos

especiais, para casos com especial interesse histórico, ou alguma necessidade

informacional. O autor distingue catálogos de documentos (documentos individuais), de

expedientes e de documentos especiais. Para o autor, sendo um instrumento deste tipo, é

pouco recomendável, porque além de ser utilizado depois de os inventários e outros

instrumentos, consome meios humanos e materiais de que a maioria dos arquivos não

dispõe. No caso do fundo CCS, o catálogo da descrição de um fundo é criado

automaticamente pelo programa de descrição – o DigitArq – e não necessita de recursos

extra para que este seja produzido.

Para clarificarmos melhor os campos de descrição obrigatórios de Cruz Mundet e

os normalmente usados nas ODA, utilizadas pelo ANTT, local onde se desenvolveu o

estágio curricular, considere-se o seguinte quadro. Nota-se que os “X” assinalados a

negrito são opções dadas por Cruz Mundet, mas que não são obrigatórias.

Quadro 2 - Campos de descrição nos instrumentos de pesquisa – Cruz Mundet versus

ODA

ODA (3.ª versão)

Mundet

Zona 1

Guias

Inventários

Catálogos

Código de referência;

X

X

X

Título;

X

X

X

Data;

X

X

X

Nível de descrição;

X

X

X

Dimensão e suporte

(quantidade, volume ou

extensão).

X

X

X

Dimensão

Suporte

Zona 2

Nome do produtor:

X

X

X

Nome do autor;

Nome do colaborador;

38

Nome do destinatário;

Nome do colecionador

História administrativa /

biográfica / familiar;

X

Lugares

Estatuto legal

Funções, ocupações,

atividades

Mandatos/fontes de

autoridade

Estruturas

internas/genealogia

Contexto geral

História custodial e

arquivística;

Fonte imediata de aquisição

ou transferência

Zona 3

Âmbito e conteúdo;

X

X

Tradição documental;

Tipologia documental;

Marcas;

Selos;

Inscrições;

Assinaturas;

Iconografia.

Avaliação, seleção e

eliminação;

X

Ingressos adicionais;

Sistema de organização.

X

Zona 4

Condições de acesso;

X

X

Condições de reprodução;

Idioma / Escrita;

X

Idioma

Escrita

Características físicas e

requisitos técnicos;

X

Instrumentos de descrição.

X

X

Zona 5

Existência e localização dos

39

Em suma, a descrição permite uma eficaz e eficiente recuperação do contexto e

da informação dos documentos, sendo esta dependente da organização, na medida em que

depende de uma organização prévia. Ambos fazem parte do tratamento arquivístico, e são

actividades paralelas para a difusão da informação

36

.

A descrição, nesse sentido, tem um papel importante na forma como a informação

é representada aos utilizadores, visto que um erro de descrição significa um erro de

informação aos investigadores, informação errada ou falta de informação, o que, por si

só, já vai contra o trabalho de um arquivista, cuja missão se prende na difusão eficiente e

eficaz da informação dos arquivos.

O processo de descrição passa por vários passos de análise, seja ela física ou de

conteúdo, sendo que esta vai sendo feita desde o processo de organização até à descrição,

onde a análise se torna mais profunda e atentada. A análise física para a descrição implica

atenção a aspectos como a dimensão do elemento a descrever, seja ele uma classe

intelectual ou uma unidade de instalação (pasta/capilha/maço), o idioma, características

físicas, etc. A análise de conteúdo é a que necessita de mais cuidado, pois a interpretação

do contexto e conteúdo dos documentos pode levar em erro o utilizador, se não for

devidamente efectuada.

No processo de descrição do fundo CCS, a construção de um plano de descrição

após análise geral da documentação foi importante, ou pelo menos mais eficiente, para a

organização da descrição. Ou seja, foi necessário um plano para organizar o trabalho

descritivo, para quando no decorrer dessa actividade nos depararmos com múltiplos

36

_{Ver António J. R. e Silva C. G. - Organização de Arquivos Definitivos: Manual ARQBASE. Lisboa:}

Edições Colibri, 2006. pp.14.

Existência e localização de

cópias;

X

Unidades de descrição

relacionadas;

X

X

Nota de publicação.

X

Zona 6

Notas

X

40

campos por preencher, só nos focarmos naquele previamente “classificados” como

pertinentes tendo em conta factores como: o tempo disponível para a elaboração dessa

actividade e a quantidade de pessoas igualmente disponíveis, ou seja, recursos humanos

e tempo; o utilizador; a importância histórico-cultural do fundo; entre outros.

A descrição, assim, representa o contexto e o conteúdo da documentação do

fundo, e promove o acesso à informação ao ser disponibilizada para os investigadores e

utilizadores do arquivo.

41

No documento Conselho de comunicação social : organização e representação da informação (páginas 37-44)