As instruções de trabalho (IT) são essenciais para definir, de uma forma ilustrativa e muito específica, como as operações devem ser realizadas.
Para que todos os colaboradores da SOTNOR Lda. tenham acesso a esta informação, e possam laborar segundo os princípios previamente definidos, foi criado o Manual de Procedimentos e Instruções de Trabalho (MPIT).
Reúnem-se aqui as instruções de trabalho que, aliadas aos procedimentos, permitem a todos os colaboradores da SOTNOR Lda. executar o seu trabalho sem quaisquer dúvidas.
O principal objetivo deste documento prende-se com a necessidade que as organizações sentem em regular e sistematizar o seu método de trabalho, para que todos saibam o que devem fazer, quando o devem fazer, e como o devem fazer.
Este documento é constituído por quatro capítulos: Capítulo 1 - Introdução;
Capítulo 2 – Mapa Geral de Procedimentos; Capítulo 3 – Instruções de Trabalho; Capítulo 4 – Observações Gerais.
O MPIT da SOTNOR Lda. pode ser visto, na íntegra, no anexo C.
4.4.1 MPIT - Capítulo 1 - Introdução
No capítulo 1 do MPIT, é apresentado o documento. Este capítulo foi apresentado na secção anterior desta dissertação (secção 4.3 - Procedimentos), tendo em conta que se trata do mesmo documento que contempla os procedimentos da SOTNOR Lda.
4.4.2 MPIT - Capítulo 2 – Mapa Geral de Procedimentos
Neste capítulo são apresentados os procedimentos internos da SOTNOR Lda., os quais já foram abordados na secção anterior desta dissertação.
4.4.3 MPIT - Capítulo 3 – Instruções de Trabalho
As instruções de trabalho são um complemento aos procedimentos internos definidos neste mesmo documento.
Enquanto os procedimentos definem “o caminho” a percorrer para obter sucesso numa atividade específica, as instruções de trabalho definem como executar essa mesma tarefa.
Uma instrução de trabalho deve ser, preferencialmente, elaborada numa única página (formato A4 ou A3) e deve estar ilustrada com imagens.
Trata-se de um documento que deve ser colocado, de uma forma clara e visível, no local de trabalho onde a ação irá ser executada.
As instruções de trabalho da SOTNOR Lda. estão listadas na seguinte tabela.
Tabela 4.13 — Tabela de codificação das Instruções de Trabalho da SOTNOR Lda.
Referência da IT Descrição da IT
IT.DT.001 Instrução de Trabalho nº1 do Dep. Técnico – Ação Preventiva IT.DT.002 Instrução de Trabalho nº2 do Dep. Técnico – Ação Corretiva IT.DT.003 Instrução de Trabalho nº3 do Dep. Técnico – Práticas de Soldadura IT.DC.001 Instrução de Trabalho nº1 do Dep. Comercial – Criar Artigo IT.DC.002 Instrução de Trabalho nº2 do Dep. Comercial – Criar Fornecedor IT.DC.003 Instrução de Trabalho nº3 do Dep. Comercial – Criar Cliente IT.DC.004 Instrução de Trabalho nº4 do Dep. Comercial – Emitir Fatura
IT.DC.005 Instrução de Trabalho nº5 do Dep. Comercial – Emitir Guia de Transporte IT.DC.006 Instrução de Trabalho nº6 do Dep. Comercial – Emitir Recibo de Vencimento IT.DC.007 Instrução de Trabalho nº7 do Dep. Comercial – Atualizar Stock
Instruções de trabalho da empresa 38
De seguida será apresentada a razão da criação destas instruções de trabalho:
IT.DT.001 – Ação Preventiva – IT que permite ao seu executante saber como proceder numa ação preventiva genérica;
IT.DT.002 – Ação Corretiva - IT que permite ao seu executante saber como proceder numa ação corretiva genérica;
IT.DT.003 – Práticas de Soldadura – IT que permite ao seu executante saber como proceder quando pratica soldaduras elétricas;
IT.DC.001 – Criar Artigo - IT que permite ao seu executante saber como proceder quando necessita de criar um novo artigo no software de gestão “Primavera”; IT.DC.002 – Criar Fornecedor - IT que permite ao seu executante saber como
proceder quando necessita de criar um novo fornecedor no software de gestão “Primavera”;
IT.DC.003 – Criar Cliente - IT que permite ao seu executante saber como proceder quando necessita de criar um novo cliente no software de gestão “Primavera”; IT.DC.004 – Emitir Fatura - IT que permite ao seu executante saber como
proceder quando necessita de elaborar uma Fatura no software de gestão “Primavera”;
IT.DC.005 – Emitir Guia de Transporte - IT que permite ao seu executante saber como proceder quando necessita de emitir uma Guia de Transporte no software de gestão “Primavera”;
IT.DC.006 – Emitir Recibo - IT que permite ao seu executante saber como proceder quando necessita de emitir um Recibo no software de gestão “Primavera”;
IT.DC.007 – Atualizar Stock - IT que permite ao seu executante saber como proceder quando necessita de atualizar stock de matéria-prima no software de gestão “Primavera”;
IT.DC.008 – Elaborar Orçamento - IT que permite ao seu executante saber como proceder quando necessita de elaborar um Orçamento no software de gestão “Primavera”.
Apenas os Dep. Técnico e Comercial foram visados na elaboração de instruções de trabalho, por se considerar que são os departamentos que mais necessidades sentem de auxílio para a execução correta das suas ações.
4.4.4 MPIT - Capítulo 4 - Observações Gerais
No capítulo 4 do MPIT, é feita uma breve observação relativa aos destinatários do documento e à forma como se deve proceder quando este sofre alterações.
Assim, informa-se que: “O presente documento pode ser sujeito a atualizações e, nesses casos, todos os colaboradores serão informados das mesmas, pelo que deverão substituir o seu antigo Manual de Procedimentos & Instruções de Trabalho, pela versão mais recente”.