Instrumenta de controlo patrimonial

Entende-se por instrumenta de controlo patrimonial, no âmbito da avaliação de informação, o conjunto de mecanismos para a documentação e reporte dos procedimentos de avaliação de informação arquivística, servindo também como instrumento de recuperação de informação. São estes instrumenta que permitem que todo o processo seja accountable, isto é, que a documentação gerada identifique as decisões tomadas pelos responsáveis do processo de avaliação no cumprimento de políticas, procedimentos normativos ou legais (Marshall J. A., 2006; Cermeno Martorell & Rivas Palá, 2010).

A) Instrumentos de descrição documental ou arquivística (IDD). A NP 4041:2004 define

como documento secundário elaborado para efeitos de controlo e/ou comunicação, que

descreve as unidades arquivísticas (p. 13). No entanto, dada a diversidade destes

instrumentos, estes servem objetivos distintos de recuperação de informação (Núñez Fernández, 1999; Ribeiro, 2003), que importa discriminar:

A.1) Função de prospeção e de (re)constituição de sistema de informação. Inclui nesta

categoria as Folhas de recolhas de dados (FRD), que constituem mecanismos de prospeção do universo documental, para fins de (re)constituição de padrões semânticos, técnicos e processuais e para apoio à tomada de decisão com base nos elementos

justificativos das propostas de conservação/eliminação apresentadas (prazos de conservação e destino final) (Direção-Geral de Arquivos, 2010, p. 13). Este mecanismo

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decorre num contexto de análise bottom-up, uma vez que parte da realidade documental, seja em suporte físico ou eletrónico. O processo de recolha de dados tem dois objetivos: por um lado, para a conceção de planos de classificação e, por outro, para a elaboração de tabelas de seleção (cf. supra 2.2.3.1). Além disso, as FRD para a avaliação visam identificar séries documentais, descrever o seu âmbito e conteúdo, discriminar as entidades produtoras e datas extremas, quantificar a dimensão e tipologia de unidades documentais. Este instrumento é requisito obrigatório para documentar processos de elaboração de PGD, os quais são previamente validados pelo órgão gestor do sistema nacional ou regional de arquivos e transpostos de forma resumida em tabelas de seleção. O modelo de formulário disponibilizado pelo órgão de gestão do sistema nacional de arquivos (atualmente DGLAB) estrutura-se em:

(1) folha de recolha de dados de séries;

(2) folha de recolha de dados de unidades de instalação; (3) tabela de seleção.

PORTARIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO

Código de classificação Classe (Função / Subfunção) Número de Referência Título da Série/Sub-série Âmbito e conteúdo

Diplomas juridico-administrativos Data de aplicação

Tipo Unidade Arquivística Suporte

Metragem média anual (metros lineares) Volume de dados

Série relacionada (número referência) Série relacionada (título)

Série relacionada (tipo de relação) Prazo de conservação administrativa

Justificação

Forma de contagem dos prazos Destino Final Justificação Notas Menção de responsabilidade Entidade Produtora Cod. Classif. Classe/ Subclasse N.o de Ref. Título da Série/Sub-série Âmbito e conteúdo Diplomas juridico-administrativos Série aberta / fechada

Datas extremas Tipo UA Suporte Metragem Localização

Série relacionada (n.o _referência)

Série relacionada (título) Série relacionada (tipo de relação) Prazo de conservação administrativa

Justificação Destino Final Justificação Notas

Menção de responsabilidade

QUADRO 13: Metainformação administrativa para (re)constituição de séries. Fonte: Elaborado a partir de DGARQ (2010).

Em sistemas complexos que configurem big data ou megadados, o processo de extração de dados apenas é possível com a ativação de métodos de mineração de dados (data mining e variantes como text mining e process mining). Ainda que se trate de uma técnica mais utilizada no âmbito da ciência da computação, esta metodologia ainda é incipiente no âmbito da arquivística (Esteva, 2008, p. 126).

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A.2) Função de comunicação e recuperação de informação. Esta categoria de

instrumentos descritivos engloba um conjunto de mecanismos que tem por objetivo (1) congregar informação técnica sobre a organização, estrutura, estado e dimensão dos fundos documentais e (2) recuperar informação nos conjuntos documentais descritos. A NP 4041:2004 (p. 12-13) identifica como “IDD”: o catálogo, o guia, a guia de remessa, o

índice, o inventário, o registo, o roteiro e a tabela de equivalência. Qualquer um destes

instrumentos incorpora normas internacionais de descrição emanadas pelo Conselho Internacional de Arquivos (vulgo, ICA/CIA), adotados pela generalidade dos órgãos gestores do sistema nacional de arquivos, designadamente ISAD(G) – General

International Standard Archival Description (2.ª ed., 2002), ISAAR (CPF) – International Standard Archival Authority Record For Corporate Bodies, Persons and Families (2.ª ed.,

2011), ISDF: International Standard for Describing Functions (2011) e ISDIAH:

International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (2011).

TIPO DE IDD CLASSES DOCUMENTAIS ARQUI VO (S ) FUN DO SECÇ ÃO / SUB SEC Ç ÃO SÉRIE / SUB SÉ R IE UNIDADE DE IN STA LAÇÃO DO C UMENTO C O MP O STO / SI MP LES DADO( S) ROTEIRO X X GUIA X X X INVENTÁRIO X X CATÁLOGO X X REGISTO X X TABELA DE EQUIVALÊNCIAS X SEGA X X X X X X X ÍNDICE(S) X X X GUIA DE REMESSA X X X

QUADRO 14: Tipologia de IDD segundo a NP 4041:2004. Fonte: Elaborado a partir de NP 4041:2004.

B) Instrumentos de controlo de transferências e abate de bens patrimoniais. Este tipo de

mecanismos resulta do cumprimento legal de formalização de atos decorrentes da avaliação de bens patrimoniais, como prova dos atos de transação e abate de bens. Em contexto de auditoria a sistemas de informação, o cumprimento da tabela de seleção encontra-se documentado nestes instrumentos.

B.1) Função de transferência. Esta categoria integra a Guia de Remessa de Documentos

e o Auto de Entrega de Documentos. A NP 4041: 2004 define guia de remessa de

documentos como instrumento de descrição arquivística (...) de controlo e (...) de comunicação (p. 21), que decorre da prova de transferência de unidades arquivísticas

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do sistema arquivístico com função de arquivo definitivo), como horizontalmente (entre serviços produtores). Na guia de remessa de documentos, identificam-se os organismos remetentes e destinatários da documentação a transferir, as séries documentais, datas extremas e quantidade de unidades de informação. Este instrumento é formalizado findos os prazos de retenção em fase ativa ou semiativa/inativa, com a diferença de, nesta última fase, apenas serem transferidas séries documentais de conservação permanente para arquivo definitivo. Por seu turno, o Auto de Entrega de Documentos visa a formalização testimonial do ato de entrega de bens documentais entre os intervenientes do processo, em contexto jurídico de depósito, doação, legado, ingresso ou incorporação (NP 4041: 2004, p. 21-22). Além disso, este instrumento identifica o local onde decorreu a transferência, os responsáveis e a quantificação do volume dos bens documentais transferidos.

B.2) Função de abate. A NP 4041: 2004 define Auto de Eliminação de Documentos como

“documento de arquivo que regista, para efeitos probatórios, os documentos eliminados, assim como a data e condições da sua eliminação” (p. 21-22). Neste instrumento, documentam-se as entidades responsáveis pelo fundo documental e identificam-se as séries/subséries documentais, datas extremas, tipologia e dimensão das unidades documentais e referências à tabela de seleção da portaria de gestão de documentos ou, na ausência desta, com fundamentação legal ou justificação da decisão de eliminação. Note-se que se verificam paralelismos metodológicos entre os procedimentos de avaliação adotados pelo órgão de gestão do sistema nacional de arquivos e a gestão de bens patrimoniais do Estado preconizada pela Portaria n.o 671/2000, de 10 de março.

Em síntese, verifica-se que as diversas posições em torno da terminologia no âmbito da avaliação de informação arquivística revelam distintas tradições entre diversos países, conforme se pode verificar na harmonização terminológica desenvolvida pelo ICA/CIA através do Multilingual

Archival Terminology21_{. Exemplo disto é a ausência de harmonização da terminologia arquivística no}

espaço lusófono. Assiste-se, por último, a uma bipolarização de enfoques entre a perspetiva estática do “documento de arquivo” (perspetiva historicista, muito corrente na legislação portuguesa sobre os arquivos), uersus “informação arquivística” (perspetiva pós-custodial), conceito mais dinâmico e abrangente.

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2.3. Modelos e métodos: principais linhas teóricas no âmbito da