Instrumentos de pesquisa e coleta de dados

Como um dos instrumentos para coleta dos dados, utilizou-se a observação participante que apresenta-se mais como uma observação investigativa do que simplesmente o ver. Neste contexto o pesquisador não é apenas um observador passivo, pelo contrário, ele pode assumir uma variedade de funções e participar, de fato, dos eventos e situações que estão sendo observados (MARTINS; THEÓPHILO, 2007, p. 85).

Na observação participante, de acordo com Flick (2013, p. 122):

[...] a distância do pesquisador da situação observada é reduzida. Sua participação durante um período de tempo estendido no campo que é estudado torna-se um instrumento essencial da coleta de dados. Ao mesmo tempo, a observação é muito menos padronizada. Aqui você fará também uma amostragem das situações observadas, mas não no sentido de uma amostragem do tempo como descrito anteriormente. Em vez disso, você vai selecionar as situações, as pessoas e os eventos segundo até que ponto os fenômenos interessantes se tornam acessíveis nesta seleção.

No entendimento de Marconi e Lakatos (2012, p. 79) a observação participante consiste “na participação real do pesquisador com a comunidade ou grupo. Ele se incorpora ao grupo, confunde-se com ele. Fica tão próximo quanto um membro do grupo que está estudando e participa das atividades normais deste”. Um exemplo da observação participante é quando o pesquisador trabalha como membro de uma equipe em uma organização (YIN, 2005, p. 120).

Assim, a observação se dá pela facilidade da coleta a partir da observação direta e pelo fato de o pesquisador fazer parte do ambiente a ser pesquisado, desenvolvendo ali suas atividades laborais, no caso o Arquivo Geral.

Outro instrumento utilizado para a realização deste estudo foi a entrevista, que tem por objetivo a obtenção de informações que possibilitem a compreensão de determinado fenômeno. Para tanto, optou-se pela entrevista do tipo semiestruturada que, no entendimento de Martins e Theóphilo (2007, p. 86), “é conduzida com uso de um roteiro, mas com liberdade de serem acrescentadas novas questões pelo entrevistador”. Já Marconi e Lakatos (2012, p. 94) afirmam ser nessa modalidade que “o entrevistado tem a liberdade para desenvolver cada situação em qualquer direção que considere adequada”.

Neste tipo de entrevista, deve ser preparado um roteiro de perguntas de forma antecipada, cuja finalidade é de orientar o desenvolvimento da coleta desses dados. Além disso, este instrumento permite que o entrevistado explane melhor suas ideias.

A observação participante para a coleta de dados, no intuito de conhecer de maneira mais aprofundada as características e atividades desenvolvidas na unidade pesquisada, possibilitou a estruturação e aplicação de um instrumento, chamado de Roteiro para Diagnóstico Arquivístico, exposto no APÊNDICE A. O diagnóstico arquivístico foi realizado entre os meses de setembro e novembro do corrente ano.

Para a elaboração deste instrumento, foram consideradas obras de referência que tratam de metodologia para diagnóstico arquivístico.

O roteiro para o diagnóstico foi estruturado em 05 (cinco) grandes blocos, a saber: 1. Identificação da unidade;

2. Estrutura física;

3. Levantamento das atividades de gestão de documentos; 4. Caracterização e composição do acervo; e

5. Recursos tecnológicos e recursos humanos.

No item de identificação da unidade, foram obtidas informações a respeito da unidade, como: nome, subordinação hierárquica, localização, contatos, configuração, atuação (área médica, área administrativa etc.), competências e estrutura administrativa, além de dados sobre a pessoa responsável pela unidade.

Com relação à estrutura física da unidade, verificou-se as características físicas e estruturais que caracterizam o ambiente.

No campo sobre o levantamento das atividades de gestão de documentos, foram verificados os procedimentos de produção, tramitação, uso e destinação dos documentos arquivísticos, recolhimento e eliminação, além de averiguar outros procedimentos e serviços, como os serviços arquivísticos oferecidos e a utilização de manual de procedimentos.

No que se refere à caracterização e composição do acervo, buscou-se evidenciar suas características, mensuração, quantificação e composição, questões sobre a preservação e conservação, assim como os meios de acesso e uso dos documentos na unidade.

Já no item relativo aos recursos tecnológicos e recursos humanos, a proposta foi analisar características sobre a força de trabalho da unidade e dados sobre os equipamentos tecnológicos utilizados.

O procedimento de preenchimento do roteiro demandou, aproximadamente, o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias. Esse período se justifica devido, principalmente, ao grande volume de documentos identificados e quantificados no Arquivo Geral provenientes das mais diversas unidades da UFRN. Destaca-se, também, que o roteiro foi aplicado paralelamente à

rotina de trabalho do pesquisador na unidade pesquisada, sem que atividades do setor fossem substancialmente prejudicadas durante o processo.

A intenção de formulação e confecção deste roteiro é de que o mesmo seja utilizado em outras unidades de arquivamento e gestão de documentos na instituição a fim de que se consiga, futuramente, investigar, mensurar, promover ações e formular orientações e normas arquivísticas internas à UFRN com vistas à implantação de um programa de gestão de documentos em nível institucional. Nesse sentido, atende-se um dos objetivos específicos deste trabalho.

Já com relação a aplicação da entrevista, salienta-se que esta sofreu um ajuste no período de aplicação visto que o procedimento de coleta através da observação e uso do roteiro demandou um tempo superior ao estipulado anteriormente pelo pesquisador. Dito isto, destaca- se que as entrevistas semiestruturadas foram realizadas com a totalidade do público alvo e ocorreram de forma presencial, de acordo com a disponibilidade de cada entrevistado, sendo aplicadas no mês de novembro do corrente ano, sem que nenhuma ocorrência fosse identificada no processo. Para a aplicação da entrevista foram desenvolvidas duas ferramentas: o Termo de Consentimento Livre e Esclarecido (APÊNDICE B) e o Roteiro da Entrevista (APÊNDICE C).

Antes de iniciar cada entrevista, foi entregue, lido e explicado a cada entrevistado o teor do referido Termo, com a finalidade de esclarecer as características da pesquisa e sigilo das informações coletadas.

Em seguida, foi realizada a entrevista através da utilização do roteiro que teve a finalidade de identificar o perfil, percepção e expectativas dos colaboradores no contexto do Arquivo Geral, com o intuito de identificar aspectos e características profissionais bastante particulares de cada um, o que dificilmente seria apresentado através do roteiro supracitado. Salienta-se que a entrevista foi aplicada junto aos membros da equipe do Arquivo Geral, ou seja, 02 (duas) servidoras do quadro permanente da instituição e 01 (um) funcionário terceirizado, totalizando 03 (três) participantes. Evidencia-se, ainda, o consentimento de todos os entrevistados com relação ao exposto no Termo, assim como a permissão da gravação do áudio da entrevista. As entrevistas foram realizadas no mês de novembro do corrente ano, tendo sido gravadas por meio do equipamento smartphone Motorola G5, assim como pelo aplicativo

Smart Record. Após a realização das entrevistas, e com todo o material devidamente coletado,

procedeu-se a transcrição das gravações com maior brevidade, rigor e detalhes possíveis. Foram transcritos um total de 41 minutos e 31 segundos. O conteúdo das entrevistas foi sendo distribuído durante a análise dos dados da pesquisa.

A utilização dos instrumentos de observação participante e da entrevista semiestruturada para coleta de dados, combinados, serviram para que fosse desenvolvido o diagnóstico arquivístico do Arquivo Geral da UFRN, que figura-se como o objetivo geral deste estudo. A metodologia do diagnóstico consiste na coleta e análise dos dados referentes à produção, utilização e arquivamento dos documentos a partir do estudo da estrutura organizacional da instituição.

A seção seguinte será destinada a apresentar e analisar os dados coletados na presente pesquisa, com vistas a evidenciar os resultados obtidos e propor recomendações.