Levantamento das atividades de gestão de documentos

Neste eixo temático buscou-se conhecer os meios e ferramentas adotadas na gestão de documentos na unidade pesquisada. Partiu-se do entendimento que a gestão de documentos compreende os procedimentos produção, utilização, avaliação, arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, com a finalidade de que sejam eliminados ou recolhidos à guarda permanente. A partir disto, constatou-se que este ciclo de procedimentos se inicia, basicamente, nas atividades de protocolo nas diversas unidades institucionais e tem seu encerramento neste arquivo.

Sobre as atividades exercidas na unidade, o entrevistado A resume bem o que foi dito pelos pares, onde afirma que:

As atividades são inerentes ao setor de arquivo. As atribuições que o setor de arquivo exerce, né? A guarda de documentos, separação de documentos, a classificação, atender aos outros setores quando os documentos são solicitados, cópias de documentos e várias atribuições que o setor exerce dentro dessa modalidade (ENTREVISTADO A).

O sistema informatizado utilizado na instituição para atividades de protocolo, gestão e arquivamento de documentos e processos em meio digital é o sistema SIPAC, em seu Módulo de Protocolo. Destaca-se o fato de que a UFRN não dispõe de uma unidade de protocolo geral ou central. Vários dos serviços administrativos de protocolo (recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle de tramitação e expedição) são executados pelas próprias unidades, sendo incontáveis as unidades com o perfil de protocolizadoras43 _{na instituição. Cabe} destacar que esta situação se reflete diretamente nas atividades de gestão de documentos e de arquivamento, tendo em vista que os procedimentos de autuação e classificação são desenvolvidos desde o momento da criação dos documentos da instituição. Por esta razão, cabe

43 _{De acordo com o apresentado no glossário da Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de}

2015, unidade protocolizadora é definida como “unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, bem como responsável pela autuação de documentos avulsos para formação de processos e pela atribuição de Número Único de Protocolo – NUP aos documentos avulsos e processos” (BRASIL, 2015, documento eletrônico não paginado).

alertar que o Arquivo Geral realiza atividades de protocolo, mesmo que em volume menor que as demais unidades da instituição.

Figura 13 – Interface do SIPAC - Módulo Protocolo tradicional

Fonte: SIPAC/UFRN (2019).

Todos os processos institucionais são autuados/cadastrados somente via SIPAC, desde o ano de 2003. Portanto, é importante destacar que os documentos e processos que não possuem cadastro/registro neste sistema, por serem anteriores à implantação ou por não terem sido nele registrados, são encaminhados/movimentados às unidades via protocolo de papel, em formato de livro ou caderno, ou através de guias de movimentação que podem ser impressas pelo próprio sistema. Nos livros de protocolo são registradas informações como número, requisitante (unidade/pessoa), data do registro de saída, assinatura do recebedor, data de retorno e observações.

Figura 14 – Livros de protocolo

Mesmo sendo uma unidade de arquivamento, constatou-se que as atividades de protocolo desenvolvidas na unidade são evidenciadas da seguinte forma:

Recebimento – os documentos são recebidos fisicamente no birô de entrada da unidade, na recepção, onde o material é conferido, através da guia de movimentação ou livro de protocolo, e separado em um local próprio para que sejam arquivados.

Registro – caso os documentos ou processos tenham registro de movimentação no SIPAC, são recebidos neste sistema através do Módulo Protocolo. Os documentos eletrônicos são recebidos diretamente via SIPAC. Há, ainda, um banco de dados em Excel com a finalidade de registrar todas a pastas funcionais recebidas na unidade. Essas pastas são originárias da Setor de Acervo Funcional da Diretoria de Administração de Pessoal – DAP/PROGESP e são encaminhadas ao arquivo nas situações em que o interessado é excluído da folha de pagamento, ou seja, retirado por motivo de vacância em cargo inacumulável, por exoneração ou por morte do aposentado quando não há pensionista. Neste caso, as pastas vêm acompanhadas de uma guia de movimentação que é conferida, assinada e devolvida ao Arquivo da DAP.

Autuação – o procedimento autuação na unidade ocorre de forma bastante esporádica, em pequeno volume e em situações específicas, normalmente no caso de interesse pessoal ou funcional dos servidores. Outra via de autuação se dá através da secretaria da CGI, que a promove a autuação de acordo com o que é demandado pelo Arquivo Geral. A autuação ocorre através do sistema SIPAC – Módulo Protocolo.

Classificação – para atividades de protocolo, a classificação ocorre com a mesma frequência e momento da autuação. O procedimento de classificação deveria ser realizado a amparado dos Códigos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos, relativos tanto às atividades-fim como às atividades-meio adotadas pela instituição. Contudo, verificou-se que o SIPAC ainda não está completamente ajustado a estas ferramentas para classificação. O que o sistema tem possibilitado é a classificação, no campo “tipo de processo”, a partir de termos pré-determinados que geralmente remete aos códigos apresentados pelo CONARQ/AN. Nesse sentido, é importante destacar que a criação/inclusão dos termos, e possíveis códigos atrelados a estes, para a classificação no sistema no momento do cadastro dos documentos e processos ocorre através de 03 (três) situações: pela equipe do Arquivo Geral que tem perfil administrativo para tal, pela secretaria da CGI e pelos administradores do sistema na Superintendência de Informática (SINFO). Assim, por se tratar de uma destas unidades, a equipe do Arquivo Geral recebe a solicitação para criação do assunto no sistema por e-mail. Após o recebimento da solicitação, analisa, discute, ajusta e finalmente o cria, amparada pelos instrumentos nacionais de classificação. Porém, percebeu-se que alguns

assuntos têm sido criados fora do padrão, sem que fosse observada a normativa nacional e desvinculados às discussões arquivísticas. Contudo, concluiu-se, através de um controle interno, que esses casos de criação de assuntos fora dos padrões não está relacionado à equipe do Arquivo Geral.

Distribuição – a distribuição dos documentos é feita através de livros de protocolo ou por meio de guias de movimentação derivadas do próprio sistema.

Controle de tramitação – os procedimentos de controle de tramitação de documentos em suporte físico, ou não, são realizados em duas situações: por livros de protocolo ou guias de movimentação do SIPAC. As guias de movimentação de processos emitidas pelo SIPAC se mostram de fundamental importância para o controle e certificação de entrega dos documentos e processos, tendo em vista fazer parte, de certa forma, da cultura organizacional de não receber os documentos no sistema tão logo recebem o processo físico.

Distribuição – com relação ao procedimento de distribuição, os documentos físicos são remetidos ou movimentados e entregues ao Setor de Malote ou pessoalmente a um representante da unidade interessada.

Quanto a eficiência na utilização destas ferramentas de protocolo na unidade, os entrevistados desta pesquisa não apresentaram consenso. Enquanto os entrevistados A e B acreditam que as ferramentas utilizadas mostram-se eficientes, o entrevistado C, ao discordar, afirma que “esse fluxo atual ele não é muito eficiente. Ele tem brechas, principalmente essa coisa do processo eletrônico e o físico. A questão também de protocolo, né, que não funciona muito bem, mas no geral é bom, só não é perfeito, né?”.

Com relação aos itens apresentados no roteiro para identificação das atividades de arquivo, verificou-se que todos os elementos fazem parte do contexto administrativo e técnico da unidade, em menor ou maior volumes. Para tanto, com a finalidade de apresentar e melhor esclarecer os dados levantados, alguns itens serão tratados especificamente mais a frente neste diagnóstico, adicionadas outras características e práticas a eles relacionadas. Assim, dos itens a serem discutidos neste momento, têm-se:

Classificação – constatou-se que a utilização dos códigos de classificação, assim como das tabelas de temporalidade e destinação, de documentos aprovadas pelo CONARQ/AN, ocorre de forma parcial na unidade, ou seja, uma parte das caixas-arquivo está identificada de acordo com o estabelecido nos referidos instrumentos de gestão e outra parte, em maior volume, ou está com uma identificação atribuída na unidade de origem dos documentos e no próprio Arquivo Geral, ou não apresenta/está visível a identificação nas caixas. É bastante comum a

identificação de processos com falhas de classificação. Neste caso, os documentos são reclassificados.

Geralmente os processos arquivados na unidade, que tenham sido ou não autuados no SIPAC, estão classificados fora dos padrões estabelecidos pelo CONARQ/AN, ou seja, distantes da Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ, que instituiu o Código de Classificação e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da administração pública, e a Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, que aprovou o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior. Um dos gargalos percebidos neste sentido é a pulverização de unidades protocolizadoras com pessoal atuando sem o devido treinamento, onde cada unidade tem autorização de classificar seus documentos produzidos por assunto, de acordo com a percepção administrativa sobre aquelas informações.

Para tanto, no sentido de investigar o conhecimentos dos entrevistados sobre a utilização dos códigos de classificação, o entrevistado C afirmou que não sabe utilizá-lo. Já os entrevistados A e B dizem ter conhecimento sobre estes instrumentos, sendo que o entrevistado B disse saber utilizar “[...] mais ou menos, porque eu tenho muita leitura disso, a partir do meu trabalho [da pós-graduação] [...] eu realmente estou aprendendo, né?”.

Avaliação – o procedimento de avaliação somente pode ser realizado a partir da utilização dos códigos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades meio e fim adotados pela instituição. Para tanto, os documentos devem estar devidamente classificados e identificadas através dos prazos de guarda da TTD para que feita a análise da Comissão Permanente de Avaliação Documental da instituição – CPAD/UFRN. Esta comissão foi instituída na UFRN através da Portaria da Reitoria nº 257, de 15 de fevereiro de 2016, onde foram designados os membros de sua composição. É interessante destacar que nenhum outro ato administrativo sobre as competências da CPAD foi localizado para melhor ilustrar sua importância institucional. Nesse sentido, infere-se que a referida comissão tem a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos com vistas à destinação final, ou seja, para guarda permanente ou eliminação. Compõem oficialmente à CPAD atualmente: arquivistas, bibliotecário, historiadora, restauradora e a equipe de servidores permanentes do Arquivo Geral. O estabelecimento da CPAD torna-se indispensável ao processo de gestão de documentos e informações arquivísticas, tendo em vista que sua função é promover a racionalização dos documentos que já podem ser eliminados dos que serão permanentemente guardados. Contudo, mesmo com a

instituição da CPAD, cabe evidenciar que nenhum processo de avaliação de documentos foi promovido até então.

Seleção – para o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p.152), o procedimento de seleção consiste no processo de “separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade”. De acordo com esta definição, fica claro que seleção só pode ser executada após estabelecidos os procedimentos de classificação e avaliação. Para tanto, o volume de documentos selecionados apresenta-se pequeno levando-se em conta o volume de documentos no acervo da unidade.

Eliminação – de acordo com o levantamento feito no decorrer desta pesquisa, não foi possível constatar a existência ou registro de procedimentos de descarte realizados pela unidade, assim como não foi identificado nenhum registro de eliminação acidental dos documentos. Porém, localizou-se 02 (duas) TTDs impressas e arquivadas, sendo que uma foi aprovada no ano de 199444 _{com a denominação de Tabela de Temporalidade de Documentos e} está acompanhada de Normas para Arquivamento de Documentos, além dos formulários como o Termo de Transferência de Documentos e os Termos de Descarte de Documentos, um utilizado pelo Arquivo Geral e o outro pelos arquivos setoriais. Já a segunda foi elaborada no ano de 2000, porém constatou-se que esta não foi institucionalmente aprovada. A partir desta situação detectada, percebeu-se existir algumas lacunas em períodos determinados, principalmente na documentação referente à PROGESP. Porém, nenhum Termo de Descarte foi localizado para comprovar a eliminação de documentos realizada pelo Arquivo Geral.

Ademais, pode-se constatar a evidência de documentos previamente identificados e selecionados para seguir o ritual de descarte, conforme as determinações da Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 201445, do CONARQ, mas que isto ainda não ocorreu por não ter sido avaliado pela CPAD.

Transferência e recolhimento – considerando que os procedimentos de transferência e recolhimento dos documentos podem ser compreendidos, essencialmente, como a passagem dos documentos do arquivo corrente ao arquivo intermediário e do arquivo intermediário ao arquivo permanente, respectivamente. Neste sentido, constatou-se que, internamente na unidade, estes procedimentos não são realizados, sendo os principais motivos a falta de

44 _{Aprovada através da Portaria n° 117/94 da Reitoria e publicada no Boletim de Serviço da UFRN n°}

016, de 23 de março de 1994.

45 _{Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades}

identificação e separação dos documentos de valor primário dos de valor secundário e a não delimitação de espaço adequado para recebimentos de guarda permanente. Já quando tais procedimentos ocorrem entre outras unidades e o Arquivo, percebeu-se que, geralmente, quando os processos são considerados encerrados pelas unidades administrativas da instituição, estas os encaminham ao Arquivo Geral sem que sejam cumpridos os estabelecidos nas tabelas de temporalidade, assim como o indicado nos CCDs.

Salienta-se que, mesmo não sendo o objetivo desta pesquisa, quanto aos documentos permanentes na unidade, observou-se a existência, através do conhecimento prévio das tabelas de temporalidade e mediante a identificação das caixas-arquivo, que vários documentos são considerados de guarda permanente, porém evidencia-se que estes documentos encontram-se dispersos entre as estantes, sem que tenham sido identificados e avaliados de forma mais criteriosa.

Arquivamento/desarquivamento – por se tratar de uma unidade de arquivo, uma de suas competências basilares é o arquivamento dos documentos. O SIPAC permite o arquivamento de documentos e processos, eletrônicos ou os que estão somente registrados em metadados, dando a possibilidade de indicar o local de arquivamento dos documentos, isto é, estantes, prateleiras físicas ou gavetas eletrônicas. Não foram definidas normas ou orientações institucionais para o arquivamento de documentos e processos eletrônicos. Notou-se que o arquivamento é realizado considerando, principalmente, a unidade de origem, a espécie e tipologia documental. Para identificação dos documentos arquivados em caixas-arquivo, é utilizada uma etiqueta padrão produzida pela própria unidade. Porém, se percebeu a existência de etiquetas variadas provenientes das unidades de origem dos documentos. No caso de desarquivamento, esta atividade é feita mediante solicitação – por e-mail, telefone ou de forma presencial – de unidade administrativa ou pelo interessado do processo e encaminhada à unidade solicitante ou previamente indicada através do SIPAC ou por livro de protocolo.

Os métodos identificados para arquivamento dos documentos foram o numérico, o cronológico, o numérico-cronológico, o alfabético e por assunto (ideográfico). O método numérico simples é utilizado, principalmente, nas pastas funcionais dos servidores e nas fichas financeiras de pessoal – ambas ordenadas por número de matrícula; o método numérico- cronológico compõe principalmente os processos administrativos; o alfabético, quando não se encaixam nos métodos anteriores. Este método se mostra o mais evidente, geralmente para os documentos relativos ao recursos humanos; e o mais difundido na unidade que é o método de arquivamento alfanumérico, onde os documentos estão organizados acordo o assunto, estes em

ordem alfabética, relativo às funções desenvolvidas na instituição e dentro destes assuntos estão organizados pelo número do processos.

Digitalização e reprografia – ocorrem apenas para atender necessidades internas e administrativas de consulta, a exemplo de solicitação de cópia digitalizada ou física de processos e documentos. Não foi identificado plano ou projeto para digitalização do acervo, uma vez que a unidade não dispõe de equipamentos adequados para tal procedimento. Contudo, verificou-se que há a possibilidade de que seja feito um trabalho de digitalização com a finalidade de atender o disposto na Portaria Normativa SEGRT/MP nº 4, de 10 de março de 2016, ora revogada e atualizada, sobre o Assentamento Funcional Digital – AFD46 em parceria com o Setor de Acervo Funcional da DAP, uma vez que boa parte das pastas funcionais dos servidores da instituição encontra-se armazenada no Arquivo Geral, mas não há nada de concreto até o momento devido as orientações gerais virem da PROGESP. Entende que, para que sejam digitalizados, os documentos devem estar devidamente organizados.

Empréstimo – o empréstimo de documentos e processos é uma atividade pouco utilizada, uma vez que é confundida internamente com a movimentação ou desarquivamento. O SIPAC permite, para a documentação nele registrada, que o empréstimo seja realizado, porém o sistema carece de melhorias para atuar corretamente nesse sentido. A exemplo disto foi identificado que o sistema não dispõe de opção para a confecção de uma guia ou protocolo de empréstimo. Esta melhoria do sistema fora solicitada, porém não efetuada.

Atendimento à consulta – pode ser realizado através de contato telefônico, por e-mail, pelo e-SIC ou de forma presencial. O interessado promove a solicitação e aguarda o retorno da unidade que informa o atendimento, ou não, do pedido. Observou-se que o espaço físico reservado para consultas e pesquisas é inapropriado. De maneira geral, a consulta no acervo é aberta ao público, exceto no caso dos documentos que estejam classificados como sigilosos - conforme estabelecido pela LAI, ou ainda na condição de que os documentos não tenham sido identificados e devidamente organizados. Observou-se que as solicitações buscam ser atendidas o mais rápido possível, porém, como os documentos não estão organizados na forma ideal, o tempo de resposta pode ser prejudicado.

Constatou-se, através dos e-mails e anotações, que os usuários do Arquivo Geral têm o perfil é caracterizado para a realização de pesquisas de cunho institucional, geralmente para

46 _{Cria o Assentamento Funcional Digital – AFD para os servidores públicos federais efetivos,}

comissionados ou a estes equiparados, no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal - SIPEC, como forma de agilizar o acesso à informação, subsidiar a tomada de decisão, resguardar os direitos e os deveres dos órgãos, entidades e de seus agentes.

comprovação de alguma informação que consta nos documentos arquivados. As pesquisas acadêmicas apresentam-se em menor número. Mesmo não havendo estatísticas oficiais referentes ao atendimento aos usuários, uma vez que os instrumentos de registros de atendimentos estão sendo elaborados, infere-se que a modalidade de atendimento por telefone é a mais comum. Nesse sentido, pode-se verificar que os documentos mais buscados são os processos referentes às atividades-meio, principalmente relacionadas a área de recursos humanos. Cabe afirmar que esta situação é percebida através dos dados de registro de protocolo, de papel e pelo SIPAC, onde foi possível verificar as solicitações de desarquivamento e trâmite dos processos do Arquivo para as demais unidades da instituição.

Com relação à realização de consultas na unidade, constatou-se, ainda, a existência de uma sala que serve tanto para atendimento à pesquisa quanto para tratamento e higienização de documentos. Este local foi reservado provisoriamente por ser o único ambiente climatizado do prédio, porém, está longe de ser considerado o ambiente ideal, tendo em vista que o pesquisador necessita que o ambiente esteja o mais adequado, silencioso e limpo possível, o que uma sala onde há pessoas higienizando e tratando documentos dificilmente pode oferecer.

O SIPAC e um banco de dados em Excel são os únicos instrumentos para recuperação das informações no acervo. O SIPAC somente recupera as informações que estão nele registradas, geralmente processos. Os processos e documentos cadastrados no referido sistema podem ser recuperados a partir do uso de diversos termos, tais como: número do processo/documento, assunto (tipo de processo), nome do interessado e CPF/matrícula para os usuários sem acesso direto ao sistema; e, além dos termos citados, uma grande variedade termos para o usuário direto do sistema. Esta modalidade de consulta está disponível a qualquer pessoa através do site na página oficial da UFRN na internet, assim como através do sítio www.sipac.ufrn.br. O principal instrumento de registro de controle de consulta na unidade é um documento identificado como Requerimento para Pesquisa no Acervo.