Instrumentos, Modos e Suportes de Comunicação Interna

O objetivo do “conjunto de suportes e meios de comunicação” é o ato de informar os seus colaboradores da realidade da empresa e do que se vive nela. O conjunto de suportes deve, ainda, ser escolhido e criado tendo propósitos orientadores como a “motivação”, a “integração” e, até mesmo, a “formação” dos colaboradores (Santos, 1995:30-31).

A coerência dos suportes e instrumentos reveste-se de grande importância, pois, tal como a comunicação interna deve representar “identidades, culturas e objetivos estratégicos diferenciados”, também os suportes e instrumentos devem estar adaptados a estas realidades (Almeida, 2003:64). Há que existir um conhecimento do público interno a quem são dirigidos pois possibilita a adaptação dos diferentes suportes e instrumentos existentes, isto porque, o público interno padece também de diferenças, quer sejam a nível hierárquico, profissional ou até mesmo territorial, que têm de ser tidas em conta (Almeida, 2003:66). Daqui resulta que uma organização, se optar por adotar os suportes mais recentes ou os instrumentos que estão na moda, não dando relevo a que tipo de colaboradores é que estes se dirigem poderá, posteriormente, inviabilizar a eficiência de certas ações que queira pôr em prática. Assim, Almeida (2003:66-67) dá o exemplo de uma organização que tenha uma forte ligação ao seu passado, e na qual este seja um aspeto fundamental para a compreender. Neste caso, a “comunicação oral”, e todos os suportes que se relacionem com este género de comunicação, serão os mais indicados uma vez que é a melhor forma de transmitir as histórias e os mitos da organização. Esta “oralidade” facilitará a aproximação dos colaboradores desta organização.

Os instrumentos de comunicação interna podem ser caracterizados também de dois modos, os personalizados e os técnicos (Brandão, 2015b). Sendo que, nos técnicos, incluem-se os escritos, os meios audiovisuais e a comunicação oral.

McLuhan e Fiore (1989:26) afirmam que os media nos afetam totalmente, não deixando parte nenhuma do ser vivo indiferente à sua influência, daí os media serem vistos como “extensões do ser humano” que aumentam e melhoram as suas potencialidades naturais, quer a nível físico quer a nível psíquico.

Neste seguimento, as novas tecnologias tem visto o seu papel cada vez mais valorizado, também no que concerne à comunicação nas organizações, isto porque, o seu surgimento potenciou um maior conhecimento que ocorre a todo o tempo. O colaborador viu a sua comunicação no interior da organização tornar-se mais fácil e eficiente no que concerne às suas funções, no seguimento de várias ferramentas tecnológicas. Entre elas (Gibson et al., 2012:441-445):

i. A “Internet/Intranet/Extranet” – a Internet possibilita uma comunicação constante e a todo o momento, bem como o acesso a todo o tipo de plataformas e conteúdos. No entanto, a nível dos colaboradores numa organização, aquela que, à partida terá mais influência e utilidade é a Intranet. Utilizada apenas no seio de uma dada organização, esta ferramenta é utilizada para partilhar atividades, informações e conteúdos, exclusivos do foro interno da organização, junto dos seus colaboradores. Por outro lado, a Extranet deriva também do interior da organização, mas é direcionada para servir como ferramenta entre colaboradores e stakeholders externos;

ii. O “correio eletrónico/mensagens” – o correio eletrónico é rápido e simples, indicado para enviar mensagens que sejam relativamente simples mas que envolvem um certo cuidado, dado que muita gente da organização acaba por aceder a eles. As mensagens também têm as suas particularidades, tendo crescido tanto quanto o correio eletrónico nas últimas décadas, possibilitam que os colaboradores mantenham contacto de forma imediata, ainda que se encontrem geograficamente em sítios diferentes, oferecendo mais vantagens nível de custos do que um telefonema ou uma deslocação física;

iii. Os “Smart Phones” – têm a vantagem de possibilitar o acesso a todas as ferramentas anteriores. Desde o acesso à internet como ao correio eletrónico, os colaboradores estão disponíveis quase de forma permanente através deles, conseguindo armazenar todo o tipo de conteúdos necessários para o desenvolvimento das suas funções de trabalho;

iv. O “Voice-mail” – é considerado pelos autores como o meio primordial pelo qual os colaboradores interagem, quando não conseguem chegar à fala direta com quem desejam, deixando um voice-mail ou uma gravação sua;

v. As “videoconferências” – permitem que os colaboradores se juntem e reúnam, sem terem de se deslocar ou de se reunirem num mesmo sítio fisicamente e cara-a-cara. Isto é particularmente importante para organizações que se situem em pontos dispersos do pais ou do mundo, permitindo que os custos com deslocações seja diminuído.

Não deixa de ser intrigante, e de se dever referir neste âmbito que, ainda que os media construam o ambiente em que vivemos, e que moldem a nossa identidade, eles surgem precisamente porque nós os inventámos (Griffin e Park, 2008:2; Ilharco, 2015). O facto de os media se encontrarem permanentemente na nossa vida, e de os utilizarmos quase inadvertidamente, levam-nos ao ponto em que eles se tornam uma extensão do ser-humano de forma quase inconsciente (Flusser, 1985:13; McLuhan e Fiore, 1989:26-41). As sociedades/pessoas inventam os media sem quererem, utilizam-nos e estes acabam por lhes mudar a vida. Assim, a influência acaba por ser mútua, entre tecnologia e homem sendo que, no entanto, a vida do ser humano acaba por ser usada em função dos media, em função dos aparelhos. Estes, ao “simularem o pensamento humano” (Flusser, 1985:17) e ao implicarem que a nossa utilização de um medium favoreça determinados sentidos, em detrimento de outros, irão determinar a forma da sociedade, ou neste caso da organização, uma vez que esta será moldada consoante o medium que seja “dominante”.