Instrumentos utilizados na Gestão Documental pelo

Além das ferramentas legais já comentadas que embasam a formulação das políticas arquivísticas, apresentaremos, a seguir, as ferramentas práticas de gestão documental, que caracterizam a implementação dessas políticas, vistas como passos para obter a eficácia no tratamento dos documentos:

1) Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade

O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. A classificação de documentos é a operação técnica que visa agrupar os documentos de arquivo, relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação. A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental (SÃO PAULO, 2013). O Plano

de Classificação e Tabela de Temporalidade Atividades Meio do Governo do Estado do Espírito Santo foi elaborado para subsidiar as comissões de avaliação de

documentos no ano de 2007, utilizando o modelo do CONARQ.

2) Manual de Gestão Documental

Objetiva auxiliar os usuários nas atividades básicas de gestão documental. É um guia prático e teórico que informa como podemos utilizar das instruções para padronizar as atividades de produção, tramitação, arquivamento e resgate da informação nas instituições (ESPÍRITO SANTO, 2011). A primeira versão do Manual

de Gestão Documental, do PROGED, foi produzida em 2008 e está na quinta versão

eletrônica. É muito utilizado na orientação dos servidores quanto às atividades de gestão documental nos arquivos correntes e intermediários.

3) Criação das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos

A Portaria Nº 17-R, de 15 de março de 2007, instituiu diretrizes para avaliação dos documentos produzidos no âmbito do Poder Executivo Estadual. A avaliação de documentos é um trabalho que consiste em identificar valores para os documentos, analisando o ciclo de vida e estabelecendo prazos para a guarda ou eliminação de cada um, abrangendo a atividade-meio e a atividades-fim. A portaria instituiu também as Comissões de Avaliação de documentos com o objetivo de coordenar e orientar as atividades de avaliação e seleção de documentos, respeitando às legislações que regem cada documento em análise. Tem o papel multiplicador das ações do PROGED e aplicará o Plano de Classificação e a Tabela de

Temporalidade. Atualmente estão cadastradas, no site do PROGED, 45 Comissões de Avaliação de Documentos, ver APÊNDICE C.

4) Instituição do site do PROGED: http://www.PROGED.es.gov.br/

Esta ferramenta foi instituída para a troca de informações e a participação dos membros do comitê e servidores envolvidos nas ações de forma mais ativa. Nele constam os contatos dos membros do comitê gestor, notícias, download das ferramentas de políticas arquivísticas, o fale conosco, legislação e os membros das comissões de avaliação de documentos.

5) Capacitação dos membros do Comitê Gestor e dos servidores

Segundo informações recuperadas através do artigo publicado no III Congresso Nacional de Arquivologia - 2008, intitulado por “Programa de Gestão Documental do Estado do Espírito Santo – PROGED”, foram capacitados 700 servidores ligados às áreas de protocolo e de arquivo, membros das Comissões de Avaliação de Documentos - CADS e demais interessados. Os treinamentos funcionam através de procedimentos específicos do PROGED e cursos na Escola de Serviço Público –ESESP, conforme quadro abaixo:

Quadro 3 – Cursos ofertados pela ESESP (órgão vinculado à SEGER). Fonte: PROGED, 2012.

6) Convênios com os municípios do Estado e Câmara Municipal

Cabe também sublinhar que, nos últimos anos, foram celebrados convênios com diversas prefeituras e câmaras municipais, utilizando as diretrizes propostas a nível estadual para a implantação da gestão de documentos nos arquivos municipais; a maioria destes convênios está em andamento e ativos conforme quadro abaixo.

Município Data

Publicação Validade

Situação

Apresentação Compor CADS Diagnóstico Treinamento Status Atual

João Neiva 19.04.2011 19.04.2015 Agendar visita

Cariacica 10.07.2007 10.07.2011

Envio OF. Renovação em 19.04.2011

Irupi 14.04.2007 17.04.2011 ENCERRADO

Camara Municipal

VV 12.04.2007 12.04.2011 ENCERRADO

Itaguaçu 18.03.2010 18.03.2014 Agendar treinamento conjunto

Marataízes 18.03.2010 18.03.2014

Agendar visita para apresentação

Muniz Freire 18.03.2010 18.03.2014 Agendar treinamento conjunto

Afonso Cláudio 19.04.2011 19.04.2015 Agenda visita

Vila Velha 19.04.2011 19.04.2015 Agendar treinamento conjunto

Quadro 4 – Status dos convênios com os municípios. Fonte: PROGED, 2012.

7) Modernização do Sistema Eletrônico de Protocolo – SEP

O SEP é um sistema corporativo, que visa o controle operações referente às funções de produção, recebimento, registro e tramitação de processos. A modernização deste sistema visa o controle unificado e responsável do fluxo, para agilizar os procedimentos de gestão documental.

8) Elaboração do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Fim

Em 04/08/12, o APEES aprovou a primeira tabela de temporalidade das atividades-fim da Secretaria de Estado da Saúde (SESA). Seguidamente - conforme informações no site do PROGED e confirmação pelo Entrevistado 3 -, foi aprovada e publicada a tabela de temporalidade de atividade fim do Instituto de Pesos e Medidas do Estado do Espírito Santo (IPEM). Destaca-se, ainda, que as ações para a implantação da tabela do IPEM foram realizadas pelos próprios servidores do órgão dentro da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, seguindo as

normas e recomendações do Conselho Nacional de Arquivos e do Programa de Gestão Documental. Relata-se também que estão em fase de conclusão as tabelas do Instituto de Defesa Agropecuária e Florestal do Espírito Santo (IDAF), Superintendência dos Projetos de Polarização Industrial (SUPPIN) e Instituto Estadual de Proteção e Defesa ao Consumidor (PROCON).

Portanto, em relação às ferramentas utilizadas da gestão documental, ressaltamos a importância instituição das Comissões de Avaliação de Documentos. Depois de instituídas, elas produzem as ferramentas e as análises de metas para solucionar os problemas da gestão documental.

3.3.2 A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no PROGED: