Aline Maciel São Paulo Paixão Angélica Araújo de Menezes Bruno Guimarães de Almeida Cíntia Santos Conceição Elaci Miranda Barbosa Luciano de Paula Moura Suzana Costa Carvalho Neri Talita Castro Garcia Matteoni
Introdução
Um sistema de informação é um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em instituições, sejam elas públicas ou privadas (LAUDON; LAUDON, 2001). E, dessa forma, fornecer condições para que os gestores organizacionais enfrentem mudanças macroeconômicas e se sintam embasados para tomada de decisão, a fim de garantir a resolução de problemas institucionais.
A gestão em saúde é um conjunto de medidas adotadas para planejar, organizar, fazer funcionar e avaliar o grande número de elementos inter-relacionados do sistema de saúde (LUCHESE, 2004). Reflete, ainda, a incorporação do enfoque gerencial no âmbito da administração de sistemas de saúde, especificando-se, em geral, as funções de condução política (tomada de decisões e planejamento estratégico), organização, coordenação, monitoramento, avaliação de programas, serviços, atividades e gestão de recursos humanos na saúde (TEIXEIRA, 2010). Neste sentido, vale destacar que o fazer da gestão em saúde demanda ações de gestão do trabalho.
De maneira mais ampliada, a gestão do trabalho pode ser compreendida a partir do modelo conceitual que considera aspectos relacionados à educação na saúde, formação, processos, regulação, relações, condições, planejamento e avaliação da força de trabalho. (PIERANTONI et. al, 2008). Assim, ao tratar das relações e condições de trabalho, a concepção da gestão do trabalho, inclui a participação do trabalhador no processo de mudanças de suas práticas, contribuindo para a humanização da atenção à saúde (BRASIL, 2011). Este entendimento dialoga com o trabalho em saúde, cuja produção realiza-se por meio do trabalho humano no exato momento em que é executado e que determina a produção do cuidado. O debate em torno do processo de trabalho em saúde é extremamente importante devido a sua potência transformadora, isso porque, ao compreender o trabalho em saúde como “um trabalho vivo em ato”, subentende que a atmosfera micropolítica produzida no encontro entre trabalhador, instrumentos e usuários nos permite questionar, refletir e produzir sentidos e intencionalidades no fazer e gerir processos produtivos do cuidado (MERHY; FRANCO, 2008; CECCIM,2005).
Diante da complexidade do trabalho em saúde e das demandas constantes de solicitação de profissionais pela gestão dos serviços, a discussão da força de trabalho ganha relevância. Um dos obstáculos para efetividade dos serviços de saúde é a formação para o desenvolvimento de habilidades e competências dos profissionais para atuarem de maneira multiprofissional e interdisciplinar, visto que o trabalho em saúde é coletivo, e sustenta-se na integralidade da atenção.
Além disso, o investimento nos processos de educação permanente não apenas em espaços formais, mas também no cotidiano do trabalho em saúde, repercute positivamente nas práticas de saúde, visto que o número adequado de profissionais não se resume apenas a uma questão quantitativa, mas ao número suficiente de pessoas com capacidade de respostas, habilidades e compromissos adequados.
Essas discussões sobre o trabalho em saúde reforçam a importância de se aprimorar a discussão sobre o Planejamento da Força de Trabalho (PFT), que se refere ao processo de reflexão, orientado e dirigido para ação, com o objetivo de auxiliar a definição de estratégias frente alguns problemas como: a superação da sobrecarga de trabalho, o déficit de pessoal, o não cumprimento de carga horária, o absenteísmo, a inadequação da capacidade instalada, os desvios de função, a não sistematização e organização dos processos de trabalho, a insuficiência de parâmetros e a multiplicidade de vínculos (ROVERE, 1993).
Assim, o PFT exige a implementação de políticas e estratégias setoriais de comunicação e informação que se encontrem no eixo central das possibilidades de geração de novos processos, produtos e de mudanças nos modelos institucionais de gestão (OPAS, 2006). Desta forma, conhecer os fenômenos que se apresentam leva a uma melhor tomada de decisão, além de contribuir na criação, ratificação ou modificações na política de gestão do trabalho de uma organização.
Ao utilizar os processos de identificação e análise quantitativa e qualitativa da força de trabalho necessária para o cumprimento dos objetivos institucionais, o dimensionamento constitui-se como uma das etapas do PFT (COELHO; MAEDA, 2006). Sendo, portanto, considerado como um processo de construção de uma ação governamental para um setor que envolve recursos, atores locais, ideais e negociação, ora como uma forma de intervenção do Estado sobre a organização social das práticas de saúde, problemas e necessidades ou como uma alternativa inicial ao provimento do quadro de pessoal de uma instituição (SCHRAIBER, et al 1999).
A necessidade de implementação de ações do PFT, incluindo o dimensionamento, tem feito parte da agenda política e estratégica da gestão do trabalho ao ser incorporado na agenda do Ministério da Saúde, quebrando a lógica fragmentada dos órgãos e conselhos profissionais, a partir 2003, quando institucionalizou a Secretaria de Gestão do Trabalho e Educação em Saúde do Ministério da Saúde (BRASIL, 2011). Com efeito, a construção de ferramentas institucionais que viabilizem a implementação da política de gestão do trabalho passou a assumir um papel central nas ações dos gestores do SUS envolvidos com a pauta. Assim, a Secretaria da Saúde do Estado da Bahia (SESAB) direcionou esforços para a construção do Sistema Integrado de Gestão do Trabalho na Saúde (SIGTS) tendo como base a experiência desenvolvida pela secretaria a partir da elaboração de parâmetros para o dimensionamento da força de trabalho nas unidades assistenciais sob sua gestão. O presente relato de experiência tem o objetivo de descrever o processo de construção do módulo de Dimensionamento da Força de Trabalho (DFT), que integra o SIGTS.
O nascimento do Sistema Integrado de Gestão do Trabalho na Saúde
A SESAB, em 2012, formulou a Política Estadual de Gestão do Trabalho e Educação na Saúde (PEGTES), que representou um significativo avanço para as ações de gestão do trabalho e educação na saúde no estado. Dentre as propostas para implementação da PEGTES, destaca-se o desenvolvimento de um sistema de informação de gestão do trabalho (PEGTES, 2012).
No intuito de atender à demanda de implementação e fortalecimento da PEGTES, a Diretoria de Gestão do Trabalho e Educação na Saúde (DGTES), passou a empenhar-se para a construção e implantação de um sistema de informação capaz de agregar os objetos da gestão do trabalho, visto que na SESAB, a pulverização das informações acerca da força de trabalho associada à ausência de um sistema de informação que agregue a multiplicidade de vínculos e cargas horárias de contratação constituíssem uma barreira que dificulta a efetividade das ações na área.
Nessa perspectiva, nasce o SIGTS, composto por três módulos: Dimensionamento da Força de Trabalho, Programa de Avaliação de Desempenho e Saúde do Trabalhador.
O módulo Dimensionamento da Força de Trabalho no SIGTS atua como uma ferramenta que se propõe a operacionalizar o dimensionamento fundamentado nos processos de trabalho desenvolvidos nas unidades da SESAB considerando o perfil da força de trabalho, os dados de produção, a capacidade instalada, a rede de atenção à saúde do território e o índice de segurança técnico1.
Assim, no seu desenvolvimento, especificamente, o Módulo DFT tem como objetivo geral subsidiar o planejamento da força de trabalho da secretaria no intuito de apoiar a tomada de decisão e qualificar a execução de ações de saúde, reverberando por fim, na eficiência dos serviços de saúde destinados à população. Além disso, o módulo DFT tem os seguintes objetivos específicos:
• Dimensionar a força de trabalho do Grupo Ocupacional Serviços Públicos de Saúde de todas as unidades assistenciais da rede própria da SESAB, sob gestão direta e indireta, através da apresentação do déficit ou superávit da força de trabalho, conforme unidade/setor/categoria e carga horária contratual; • Uniformizar os dados relacionados a força de trabalho;
• Conhecer a capacidade instalada, a produtividade e os indicadores institucionais das unidades; • Definir os indicadores de dimensionamento da força de trabalho;
• Auxiliar no provimento, lotação e movimentação dos trabalhadores;
• Proporcionar confiabilidade e celeridade ao processo de dimensionamento da força de trabalho; • Conhecer as redes de atenção à saúde do território de cada unidade de saúde da SESAB.
Estratégias metodológicas
A concepção do Sistema Integrado de Gestão do Trabalho na Saúde (SIGTS) – Módulo DFT
A concepção do SIGTS utilizou a metodologia ágil e baseou-se nas experiências de dimensionamento desenvolvidas pela equipe técnica da SESAB, desde 2008, que utilizava método de dimensionamento desenvolvido pela própria secretaria, instrumentos de coleta em documento de texto e planilhas de Excel para realização de cálculos e análises do dimensionamento.
A opção pela metodologia ágil, adotada pela equipe de desenvolvimento do SIGTS, na construção de sistemas justifica-se pelo fato de que os métodos ágeis, como o próprio nome revela, envolvem um conjunto de técnicas que servem para acelerar o ritmo dos processos de desenvolvimento de um software. Desta forma, se contrapõem aos modelos tradicionais, considerados lentos e burocráticos, posto que esse tipo de metodologia reduz o tempo de construção do sistema em semanas ou meses (PROJECT BUILDER, 2017).
Baseia-se, portanto, nas boas práticas do Scrum², que emprega uma abordagem interativa entre desenvolvedor e solicitante para aperfeiçoar a previsibilidade e o controle de riscos, a partir da entrega contínua de partes do produto, todas completamente funcionais. Ou seja, cada parte do sistema pode ser utilizada imediatamente após a sua entrega, minimizando erros de execução ao final do projeto, uma vez que os testes são realizados ainda durante o processo de confecção do sistema. Assim, este método permite a evolução do software com base em funcionalidades que agregam valor ao negócio durante a realização das sprints3 (SCHWABER; SUTHERLAND, 2017; PROJECT BUILDER, 2017).
1 O índice de segurança técnico é um valor utilizado ao final do cálculo de dimensionamento para corrigir as lacunas provenientes das ausências regulamentadas ou não dos trabalhadores, como férias, feriados, faltas, folgas e licenças.
² Scrum é um framework dentro do qual se pode empregar vários processos ou técnicas para gerenciar o desenvolvimento de produtos complexos (PROJECT BUILDER, 2017).
3 Sprint é uma reunião formada pelos envolvidos no projeto, em que se estabelece o conjunto de atividades a serem executadas em determinado período de tempo (PROJECT BUILDER, 2017).
Desse modo, cada funcionalidade se torna uma Sprint, que permite uma revisão do sistema quando são identificados itens a serem melhorados (SCHWABER e SUTHERLAND, 2017). Para a construção do SIGTS cada sprint durou 5 dias úteis. O que permitiu que a cada semana de desenvolvimento do sistema a solicitante (SESAB) recebesse uma nova funcionalidade, podendo assim, rever e adicionar melhorias ao seu produto, neste caso o Módulo DFT.
Atores envolvidos na construção do SIGTS – Módulo DFT
A construção do SIGTS contou com a participação de técnicos e gestores da DGTES, da Diretoria de Modernização Administrativa (DMA) e da Companhia de Processamento de Dados da Bahia (PRODEB). Cada ator envolvido desempenhou um papel específico na elaboração desta ferramenta.
À DGTES, enquanto representante da SESAB, coube a ideação do projeto e o fornecimento de informações e dados técnicos sobre o dimensionamento para constituição do sistema. Sendo assim, esteve presente em todas as etapas da experiência (desenvolvimento do SIGTS).
A DMA, também representante da SESAB, participou para viabilizar à PRODEB a “tradução” das necessidades da DGTES, em uma ferramenta tecnológica capaz de responder às demandas da gestão do trabalho na SESAB.
A PRODEB, parceira institucional da SESAB, foi a responsável técnica pelo desenvolvimento do SIGTS, por meio de sua equipe de tecnologia da informação (TI), que teve papel fundamental apresentando soluções capazes de automatizar os processos do dimensionamento, através da utilização da metodologia ágil.
O processo de construção do SIGTS – Módulo DFT
A fase de execução da proposta seguiu um cronograma estabelecido, compreendendo o cenário da gestão e as oportunidades de construção do sistema. Assim, em setembro de 2017 foi assinado pela DGTES, DMA e PRODEB o termo de abertura do Projeto para o Módulo de DFT do SIGTS e foram iniciados os encontros semanais para construção de cada funcionalidade do sistema (sprint), que ocorreram de forma sistemática. Para operacionalização das sprints e, consequentemente, das entregas pela equipe de desenvolvimento do SIGTS (equipe de técnicos de informação da PRODEB), o processo seguiu três etapas: reunião de planejamento (também chamadas de reuniões de alinhamento), sprint e, posteriormente, homologação assistida4.
Nas reuniões de alinhamento, a DGTES apresentava à PRODEB o instrumento utilizado para o dimensionamento em formato de planilha de Excel e realizava explanação verbal do material e necessidades, que subsidiavam a construção de cada funcionalidade do sistema, por parte da equipe de desenvolvimento. Na segunda etapa, momento de apresentação da sprint, a equipe de técnicos da PRODEB exibia a funcionalidade elaborada na semana, que poderia ser validada, não validada ou validada com ressalvas pela DGTES. Em caso de validação com ressalvas, pactuava-se, entre as equipes, um prazo para resolução da situação-problema encontrada.
Posteriormente foram realizadas as homologações assistidas. Esta etapa consistia no manuseio do SIGTS pela equipe de técnicos da DGTES, com o auxílio de representante da PRODEB, em um ambiente de teste, a fim de verificar a efetividade das funcionalidades do sistema e observar se o mesmo estava apto para ser implementado nas unidades. Foram realizadas um total de 40 reuniões de alinhamento, 23 reuniões para apresentação de sprints e 5 reuniões de homologação assistida.
4 Homologação assistida é o momento em que o cliente (SESAB) realiza teste para aprovação ou não das funcionalidades apresentada no sprint. Destaca-se, que a equipe de desenvolvimento sempre está presente para auxiliar o teste das funcionalidades.
O sistema e seus componentes
O módulo DFT, possui três componentes: instrumento de coleta de dados, cálculo de dimensionamento e diagnóstico da força de trabalho.
• Instrumento de Coleta de Dados do SIGTS – Módulo DFT
O primeiro componente corresponde ao instrumento de coleta de dados, o qual inclui: a capacidade instalada (número de leitos, número de salas cirúrgicas, número de aparelhos de imagem, etc.), a produtividade (número de partos, número de cirurgias por porte, número de atendimentos ambulatoriais etc.), a força de trabalho (quantitativo de trabalhadores ativos com e sem readaptação funcional, afastado, em licenças médicas prolongadas, em processo de aposentadoria funcional, além do custo de contratação de trabalhador, todas analisadas por carga horária, categoria profissional e especialidade) e redes de atenção à saúde e regionalização (visualização da unidade de saúde dentro das redes de atenção do seu território).
• Cálculo de Dimensionamento do SIGTS – Módulo DFT
O segundo componente do sistema, corresponde ao desenvolvimento do módulo de parâmetros para o dimensionamento, o que inclui as fórmulas de cálculo, considerando as variáveis previamente definidas, como número de leitos, dias e horários de funcionamento dos setores e jornada semanal de trabalho. A construção dos parâmetros utilizados no SIGTS incluiu a revisão sistemática de estudos e legislações, realização de oficinas com as categorias profissionais e representantes dos conselhos de classe, bem como visitas técnicas aos serviços das unidades, no intuito de aproximação das realidades e especificidades.
Para a realização do dimensionamento, o sistema permite escolher a forma de cálculo desejada (capacidade instalada, sítio funcional ou hora assistencial) e as categorias profissionais que comporão cada setor produtivo da unidade. Outra funcionalidade importante é a possibilidade de extrair, automaticamente, as informações que alimentarão o instrumento de coleta de dados, de outros sistemas informatizados disponíveis, a exemplo do Sistema de Informação de Recursos Humanos da SESAB (SIRH/SESAB) e do Sistema de Censo e Indicadores Hospitalares da Bahia (CIHBA).
• Diagnóstico da Força de Trabalho do SIGTS – Módulo DFT
O último componente, considerado com o responsável por possibilitar a sistematização dos dados, é utilizado para comparar o quantitativo necessário de trabalhadores (utilizando o índice de segurança técnica) com o número existente na unidade. Essa comparação ocorre após a conversão das múltiplas cargas horárias para a jornada de trabalho padrão de contratação da SESAB, permitindo também a utilização de outras que se julguem necessárias, considerando ainda na análise, determinadas situações especiais de trabalhadores em processo de aposentadoria, readaptação funcional e licença médica prolongada. A partir daí será possível o diagnóstico da força de trabalho por meio da identificação de existência ou não de déficit ou superávit. Em ambos os casos será realizado estudo do impacto orçamentário e financeiro da condição apresentada. Todas as informações poderão ser visualizadas e impressas em formato de relatório, que pode extraído por unidade, setor de trabalho, categoria profissional e tipo de vínculo.
Estratégias para implantação do SIGTS – Módulo DFT
O estudo do dimensionamento, sem a presença de um sistema de informação, se configura como uma “fotografia” da situação momentânea do quadro de trabalhadores das unidades, contudo os cenários são mutáveis e a presença de um sistema permite visualizar essa dinamicidade, o que representa um significativo avanço na operacionalização e no acompanhamento das ações de planejamento da força de trabalho na rede SESAB.
Por outro lado, vale ressaltar que a disponibilização dessa ferramenta na SESAB gera um aumento da complexidade na operacionalização do dimensionamento, visto que para o funcionamento pleno do sistema, é necessário que um conjunto de atores, o que inclui pessoas da gestão central e também de todas as unidades da rede própria da SESAB, cumpram com seus papéis no processo de produção da informação para a realização do dimensionamento via SIGTS. O que significa mudança na cultura institucional no âmbito da produção e uso da informação.
O êxito para a implantação de um sistema informatizado, requer o comprometimento de todos os atores envolvidos, pois um dos grandes desafios observados na prática para o funcionamento dos sistemas de informação é a aceitação dos mesmos por parte dos trabalhadores. Essa resistência se dá por diferentes motivos como: a falta de informação, quanto ao verdadeiro objetivo dos sistemas de informação, ausência de qualificação adequada, para a equipe de saúde, falta de motivação etc. (PEREIRA, 2012; BENITO, 2009). Nesse sentido, está prevista a realização de curso para qualificar os trabalhadores das unidades no manuseio do SIGTS – módulo DFT, no intuito de habilitá-los para alimentar o sistema com os dados sobre capacidade instalada, produtividade e força de trabalho.
Também está prevista como estratégia de implantação do sistema a elaboração de um “Manual de Implantação e Funcionamento do SIGTS”, que deverá abranger o conteúdo de todos os módulos do sistema e os respectivos instrutivos para utilização e manuseio do sistema, com o objetivo de instrumentalizar os usuários.
Outra importante estratégia é a utilização das referências dos Núcleos de Gestão do Trabalho e Educação na Saúde (NUGTES)5 como articuladores do SIGTS, o que pode potencializar a utilização do Módulo DFT, visto que assegura a participação dos trabalhadores que lidam com essa pauta, oportunizando a desconcentração das ações da PEGTES para as unidades da rede SESAB.
Considerações finais
O SIGTS é um produto tecnológico e apresenta-se como uma ferramenta promissora, que oferece apoio técnico à gestão para o planejamento da força de trabalho em saúde, incluindo o cálculo do custo referente ao quantitativo de recursos humanos, por categoria profissional, de acordo com a carga horária e tipo de contrato.
A operacionalização do SIGTS permite a realização do dimensionamento da força de trabalho pertencente aos diversos tipos de serviços de saúde que compõem a rede SESAB, como hospitais gerais, especializados e maternidades. Essa possibilidade de dimensionar diversas tipologias de unidades é uma vantagem do produto tecnológico apresentado (SIGTS), uma vez que considera as especificidades de cada serviço e permite conhecer as realidades e necessidades do perfil de cada unidade.
Destaca-se ainda, que o sistema de informação construído permite realizar o dimensionamento de todas as categorias profissionais do Grupo Ocupacional Serviços Públicos de Saúde da SESAB (BAHIA, 1990), assim o SIGTS considera a equipe multiprofissional de saúde, o que representa um significativo avanço, uma vez que o desenvolvimento de processos de trabalho em saúde é interdisciplinar e essencialmente coletivo (MERHY, FRANCO, 2008).
É importante evidenciar que embora se considere como parte integrante da força de trabalho em saúde todos aqueles trabalhadores “que se inserem direta ou indiretamente na prestação de serviços de saúde, no interior dos estabelecimentos de saúde ou em atividades de saúde, podendo deter ou não formação específica para o desempenho de funções atinentes ao setor” (PAIM, 1994, p.4-5), o sistema desenvolvido subsidiará o