4.1. Considerações iniciais
A fase mais importante da automação contabilística de uma empresa é a que antecede sua implantação, não devendo ser desprezado o planeamento das etapas a serem cumpridas. A mudança de um sistema convencional para o informatizado pode ser feita de forma parcial ou integral. Quando a mudança é parcial, somente a Contabilidade é beneficiada com o uso do novo sistema.
4.2. Saída do sistema mecanizado para o informatizado
Na fase de implantação do sistema informatizado, devem ser avaliados os seguintes factores: Estrutura geral da empresa;
Estrutura da contabilidade;
Nível de capacitação dos profissionais da área de Contabilidade; Tendências ou perspectivas de crescimento da empresa;
Software a ser utilizado;
Possibilidade de integração do sistema com os instalados em outras áreas da empresa; Configuração adequada dos equipamentos necessários;
Suporte ou apoio técnico necessário.
Na análise da estrutura geral da empresa, deve ser observado seu funcionamento como um todo, bem como o funcionamento dos sectores, das sessões e das demais áreas com actividades ligadas à Contabilidade, levando-se sempre em consideração a possibilidade de expansão a médio ou longo prazo, para se evitar alterações substanciais na estrutura do elenco de contas, depois que o mesmo estiver implantado.
É importante se fazer uma avaliação da capacitação técnica dos profissionais envolvidos com os trabalhos de Contabilidade e demais áreas envolvidas, a fim de identificar aqueles que não atendem aos requisitos necessários ao bom desempenho das tarefas. Uma formação específica
pode solucionar o problema, visto que todos os aplicativos são de fácil assimilação. Essa formação pode ser feita na empresa fornecedora dos aplicativos e é de curta duração, sendo importante a leitura dos manuais de uso e das instruções contidas no próprio sistema.
O sistema a ser utilizado deve ser superior às necessidades actuais da empresa, devendo ser considerada a expectativa de crescimento e médio ou longo prazo. Além disso, ele deve ser compatível com outros existentes no mercado ou aqueles já instalados em outras áreas da empresa, com possibilidade de integração das informações produzidas naquelas áreas e na Contabilidade.
A configuração correcta dos equipamentos de informática na empresa é um factor determinante para torná-los compatíveis ou adequados com a estrutura de informatização desejada, para se evitar sobrecarga, muito verificada quando se usa plenamente os sistemas e programas instalados em uma máquina. A não observância desse requisito pode comprometer seriamente o desempenho das actividades, principalmente quando acontece aumento substancial das transacções da empresa, não prevista com antecedência. Isso sobrecarrega os arquivos de dados e torna o sistema muito lento, dificultando a geração de determinados relatórios, a exemplo de um balancete ou o diário de um período.
É importante observar também a adequação do ambiente físico onde os equipamentos serão instalados, evitando-se que fiquem expostos ao sol ou à humidade. Em algumas empresas, tem sido difícil promover essa adequação, pois elas possuem instalações antigas, que não foram planeadas pensando-se na instalação de microcomputadores ou de redes.
Para a efectiva implantação do sistema informatizado, é preciso que todos os cadastros já tenham sido informados e as diversas unidades operacionais envolvidas directa e indirectamente devem conhecer o plano de implantação, observando-se ainda os seguintes cuidados:
Conferir os títulos e os níveis das contas, antes de fazer qualquer lançamento; Informar os saldos do balancete ajustado que servirá de base para a implantação; Conferir todos os lançamentos do saldo de abertura ou saldo inicial;
Gerar o balancete implantado no sistema e conferir com o balancete do sistema mecanizado;
Corrigir qualquer distorção verificada nos saldos do balancete implantado, antes de fazer os lançamentos de movimentação das contas;
Fazer cópia de segurança dos trabalhos que tiverem sido concluídos.
Para sair do sistema mecanizado, convém estabelecer um mês apropriado e um cronograma de trabalho. É recomendável que esse mês seja Janeiro ou Fevereiro do ano seguinte, devido aos novos lançamentos de movimentações das contas.
4.3. Da Estrutura dos Lançamentos por Computador
Todo o lançamento contabilístico costuma seguir a tradição instituída das partidas dobradas. Isto quer dizer que o lançamento a débito em uma ou mais contas deve ter o crédito no mesmo valor em uma ou mais contas prevalecendo a igualdade entre valores debitados e creditados.
A estrutura básica de um lançamento por computador contém: data do registo, código das contas, histórico, valor, opção de alteração antes da inclusão definitiva e chave do lançamento.
Segundo Oliveira, “o processamento do lançamento pelo sistema é feito de forma simultânea para os diversos relatórios ou arquivos de dados. No momento em que o utilizador digita a tecla ‘Enter’, o sistema processa as informações, distribuindo-as para vários destinos. Assim, a mesma informação vai para a razão, diário, balancete, fluxo de caixa, relatório de gestão, etc. Isso dispensa a repetição de lançamentos em várias fichas ou formulários, como acontecia nos sistemas manuais”.
Este processamento contabilístico é feito em: lotes, linha (on-line) e tempo real (real-time). No que trata especificamente da operação de controlo este precisa ser acedido por uma senha individualizada. O chefe é quem restringe as operações de segurança ao pessoal dos cargos de confiança na empresa. O chefe é o responsável pela atitude de impedir alterações nos documentos sem sua legítima autorização. O último mês do ano é o que demanda controlo redobrado por causa das despesas extras e planeamento de férias que onera a empresa.
As mais comuns formas de correcção de um lançamento são respectivamente: alteração, complementação, estorno com relançamento, exclusão com reclusão.
Os SI por computador, oferecem opções de ajustes e correcções instantâneos que evitam problemas aos vários sectores integrados de uma empresa facilitando a gestão.
4.4. Organização e Controlo de Informações
A natureza das informações Contabilísticas está dividida em duas fontes (fontes internas e fontes externas). As primeiras se originam dentro da empresa enquanto as segundas estão em bancos, fornecedores, clientes, etc. Cabe ao contabilista examinar previamente, avaliar que espécie de informação contabilística circulará nos sistemas integrados. No que se refere ao controlo de documentos, sabe-se que este constitui um desafio tradicional para os profissionais da área de Contabilidade. Um factor determinante para o controlo é a organização dos documentos.
Os arquivos devem ser separados de documentos fiscais, de seguida as pastas de arquivos dos documentos contabilísticos devem ser organizados por dia, mês e ano. Posto isso, os documentos deverão ser conservados evitando assim o uso excessivo de grampos e clipes, guardando-os longe de humidade, e digitalizar para armazenamento em suportes magnéticos. Quanto à segurança da documentação recomenda-se ao contabilista que este trabalhe com o menor número possível de papéis sobre sua mesa para evitar perdas e também danos.
O sistema de computadores empresariais já tem seus próprios arquivos protectores de documentos e de informações relevantes ou estratégicas, gavetas e ficheiros, hoje são desnecessários porque no arquivo do computador a guarda e a armazenagem são mais controláveis. Isto, no entanto, não dispensa certamente atenção e cuidados.
No caso particular das empresas que operam em rede, há necessidade maior de uma segurança eficaz, evitando desta forma emergências indesejadas e riscos de quebra de sigilo das informações. Sobre o arquivo e a protecção dos relatórios são variáveis as formas de resguardá-los.
Com os recursos da informática, é possível processar todas as informações e emitir novos relatórios a qualquer tempo. Isto facilita a decisão de manter ou não determinados relatórios após a prescrição de prazo exigido pela legislação fiscal.