Levantamento das causas: brainstorming

Para o levantamento mais completo das principais causas que implicam no problema estudado, utilizou-se a técnica brainstorming, além da análise dos dados coletados, que também serviram para a constatação de diversas causas.

O brainstorming utilizado foi do tipo não estruturado, onde participaram, voluntariamente, nove funcionários do setor de manutenção: 4 técnicos de manutenção, 2 supervisores de equipe de manutenção, 1 planejador de manutenção, 1 programador de manutenção e 1 gerente setorial de manutenção.

O processo de levantamento das causas foi realizado na própria oficina de manutenção do terminal marítimo estudado, no dia 21 de junho de 2016 e teve da duração de 40 minutos, onde todos puderam participar, a qualquer momento, fornecendo ideias sobre as causas do problema: não cumprimento das metas estabelecidas.

A técnica foi desenvolvida com bastante dinâmica e foi eficaz, onde os integrantes foram ativos e colaboraram com um quantitativo razoável de possíveis causas. A seguir encontra-se a lista das principais causas levantadas ao final da aplicação desta técnica, com uma breve explicação para cada uma delas:

1. Duplicidade na abertura de notas de serviço

Constantemente duas, ou mesmo mais, notas são abertas para o mesmo equipamento. O sistema SAP muitas vezes identifica a duplicidade da ordem gerada, mas não sempre, dependendo da forma como a ordem é gerada. A abertura de várias notas de serviço para o mesmo problema gera retrabalho, mascara o quantitativo real de falhas existentes, além de impactar nos índices e indicadores da manutenção.

2. Atraso na baixa das ordens de serviço executadas

É bastante comum o atraso no encerramento da Ordem de Serviço no sistema. Além disso, com a OS ainda aberta, a equipe ainda fica dedicada ao planejamento/execução do reparo,

que por sua vez já foi realizado, e muitas vezes só é percebido quando da mobilização da equipe para a realização do serviço. Isso é um problema muito grave, pois impacta diretamente nos indicadores da manutenção.

3. Impossibilidade de aberturas de notas de serviço pela manutenção

Conforme visto neste estudo de caso, o processo de abertura de notas inicia-se com a equipe de operação, que ao identificar o problema, gera uma nota de serviço no sistema. A manutenção não pode abrir nota de serviço ao identificar alguma falha. O profissional de manutenção deve repassar a existência da falha para a operação, para que este proceda com a abertura da nota.

Muitas vezes a operação acaba tardando na abertura da nota, o que por vezes acarreta numa pioria do defeito, que pode trazer prejuízos maiores. Outro ponto é que, a equipe de manutenção muitas vezes, identificando o defeito, já possui material e condições de atuar prontamente, porém, com a burocracia existente, atrasa a atuação da equipe e a solução do problema.

4. Falta de clareza e detalhamento na abertura da nota de serviço

Ao abrir uma nota de serviço para um equipamento/instrumento, o operador deve identificar o equipamento problemático. Cada equipamento possui uma identificação alfanumérica específica que o identifica, chamada TAG. Além disso, é feita uma breve descrição sobre o defeito, de forma discursiva, num campo de observação para que o pessoal de manutenção possa entender o defeito, para assim planejar a execução do reparo.

Frequentemente o operador detalha a ocorrência do defeito com carência de clareza nas informações. Outras vezes as informações são imprecisas ou incompletas. Essa imprecisão nas informações leva a equipe de manutenção não conseguir entender claramente o defeito e, portanto, não conseguindo realizar um planejamento de manutenção para a execução do serviço.

Com esse problema, a equipe de manutenção é forçada a procurar a equipe de operação para pedir esclarecimentos sobre o defeito, o que demanda tempo, que poderia estar sendo empregado em atividades produtivas.

5. Abertura de notas de serviço indevidas

As notas de serviço servem para formalizar um pedido de manutenção para um equipamento defeituoso. Para tanto, há uma programação e planejamento da equipe de manutenção para atuar no reparo do defeito.

Algumas notas são abertas pelos operadores indevidamente. Isso acontece muitas vezes pelo desconhecimento da correta operação e funcionamento do equipamento pelo profissional. Ao identificar o funcionamento correto de um equipamento, o operador muitas vezes julga-o como defeituoso, onde na verdade não existe defeito algum. Outras vezes, por não conseguir operar o equipamento da maneira correta, o operador procede com uma abertura de nota de serviço, onde na verdade há um desconhecimento da operacionalidade.

A equipe de manutenção se programa para a atuação no reparo de um defeito que na verdade não existe, o que é um desperdício de homem-hora, impactando negativamente no respectivo indicador existente no setor. Em algumas circunstâncias, a manutenção solicita a compra de componentes que serão usados num reparo que não ocorre, ocasionando gastos indevidos e a geração de estoques não necessários.

6. Abertura de notas de serviço com TAG do equipamento errado

Ao abrir uma nota de serviço, o operador deve especificar qual o equipamento defeituoso, informando para tanto o TAG do referido equipamento. Muitas vezes a equipe de operação, quando da abertura de nota para um equipamento específico, coloca o TAG de outro equipamento indevidamente, ou até mesmo TAG`s inexistentes.

A informação incorreta leva a equipe de manutenção ao equipamento errado, não observando nenhum defeito e encerrando a nota. Eventualmente a equipe de manutenção procura a operação para encontrar o equipamento correto, o que é um desperdício de tempo.

7. Ausência de cadastro de equipamentos no SAP

Um elevado número de equipamentos/instrumentos não está cadastrado no sistema SAP, o que prejudica a abertura de notas de serviço. Ao abrir a nota para um equipamento não cadastrado, muitos detalhes precisam ser preenchidos, o que demanda um tempo maior neste procedimento. Além disso, não há uma gestão efetiva destes equipamentos, dificultando o controle, registro de histórico e seus respectivos estoques.

8. Desalinhamento entre Planejamento/Execução

Quando é realizado o planejamento para a execução de uma manutenção, são levantados os materiais necessários, bem como um plano de execução. Ao realizar de fato o serviço em campo, muitas vezes a equipe de manutenção se depara com fatores que não foram levados em conta no planejamento.

Por conta de um planejamento ineficiente, a equipe de manutenção tem que interromper o serviço por falta de materiais que não foram levados em conta no planejamento. O tempo necessário para intervenção difere com o planejado, o que interfere no planejamento de outros serviços para a equipe. Além disso, com o reparo não realizado no tempo previsto, há impactos em outros setores, como a operação.

9. Desalinhamento do planejamento entre equipes de manutenção

É comum observar planejamentos para diferentes equipes intervirem num mesmo equipamento em oportunidades distintas e em um espaço de tempo bem curto. Muitas vezes estas intervenções poderiam ser realizadas por várias equipes simultaneamente, sem impactar nos serviços realizados entre elas.

O planejamento dos serviços não tem sido feito de modo eficiente, pois deveria levar em consideração todos os serviços que pudessem sem realizados simultaneamente em um mesmo equipamento, diminuindo retirada de operação da máquina e otimizando o processo.

10. Manutenção inadequada em equipamentos antigos

Todo equipamento possui um plano de manutenção preventiva/preditiva, seja semanal, mensal, semestral, anual, etc. No terminal estudado existem diversos equipamentos industriais que possuem mais de 30 anos de operação. Alguns deles estão na fase final de vida útil: região de envelhecimento/desgaste da “curva da banheira”.

Estes equipamentos recebem o mesmo tratamento desde sua época de instalação, seguindo o recomendado pelo manual do fabricante. Não são levados em conta os desgastes sofridos com o tempo pelo equipamento. Frequentemente, o registro do histórico de falhas de um equipamento não tem utilidade prática e não gera as devidas revisões necessárias do plano de manutenção.

Com o plano de manutenção seguindo as recomendações iniciais, normalmente os equipamentos acabam sofrendo uma intervenção corretiva antes da preventiva planejada. Esses equipamentos poderiam sofrer manutenções preventivas, sem a necessidade de ocasionar a parada do equipamento para uma corretiva, que de modo geral, consome mais tempo, impactam negativamente na produtividade e envolvem gastos mais elevados.

11. Equipamentos não essenciais consomem HH

Como já relatado, todos os equipamentos/instrumentos sofrem um plano de manutenção preventiva/preditiva. Existem muitos instrumentos no terminal que não necessitariam de uma manutenção preventiva, isso porque são equipamentos informativos, apenas para visualização. As informações transmitidas por eles não são efetivamente relevantes, mas sim complementares.

Esses equipamentos poderiam sofrer tranquilamente uma manutenção corretiva, sem maiores consequências. O que vem ocorrendo é um desperdício tremendo de HH aplicados em equipamentos irrelevantes, onde poderiam estar sendo aplicados em equipamentos críticos. Além disso, há um desperdício de recursos financeiros, pois, nestes casos, seria mais viável um reparo do que a prevenção do defeito.

12. Baixa Integração entre Manutenção/Operação

Pelo plano de manutenção preventiva, as equipes de manutenção já sabem previamente em quais equipamentos irão intervir. A operação não possui acesso às planilhas e documentos de planejamento prévio feito pela manutenção.

Em várias ocasiões a operação não permite uma intervenção em determinado equipamento durante certo período, por estar em pleno uso. Isto acaba sendo crítico para as equipes mantenedoras, pois as manutenções preventivas possuem prazos com determinadas tolerâncias. Caso a tolerância seja extrapolada, gera-se um impacto em todo o planejamento até então realizado, além de afetar negativamente os indicadores afins.

13. Ausência de estoque de peças essenciais

Alguns equipamentos, principalmente os considerados críticos, seja por razão operacional ou de segurança, possuem em estoque algumas peças para reparo preventivo e/ou corretivo. O

planejamento de peças em estoque não está sendo eficiente, onde não constam algumas peças essenciais de equipamentos críticos.

Por falta de algumas peças essenciais, mesmo os equipamentos críticos ficam vários dias fora de operação até a chegada da peça. Alguns equipamentos importados necessitam de peças que devem ser importadas, ficando longos dias à espera. Em vários casos, estas peças não possuem um custo tão elevado que justifique a ausência do estoque. Em consequência, gera-se atrasos na entrega dos equipamentos que prejudicam os indicadores e a produtividade.

14. Excesso de controle

Existem procedimentos, como o ADTCP (Autorização de Desvio Temporário de Camada de Proteção), que só podem ser executados com a anuência formal (assinatura) do gerente do terminal. Esse procedimento é responsável por alterações na matriz de proteção da planta industrial e é realizado pela manutenção. Trata-se de um controle da segurança do terminal.

Por vezes, acaba existindo um excesso de proteção que gera impactos na rotina da manutenção e da operação. Em diversas ocasiões, o gerente do terminal está ausente, seja por viagens ou por reuniões externas, e os procedimentos precisam ser realizados para a continuidade operacional do processo. Com o procedimento atual, deve-se aguardar a assinatura do documento pelo gerente para que seja dado andamento aos serviços, o que gera atrasos demasiados no processo mantenedor e operacional.

15. Atraso na liberação da Permissão de Trabalho (PT)

Antes que a equipe de manutenção possa trabalhar na manutenção de algum equipamento, deve solicitar a liberação da PT pela operação. Esse documento só é emitido após a analise de questões relacionadas ao trabalho, impactos em outros serviços e segurança.

Como existem muitos trabalhos a serem executados pelas diversas equipes de manutenção, é comum haver um longo tempo para que a PT de um serviço seja emitida. Ao aguardar a liberação de sua respectiva PT, a equipe que irá executar um serviço específico fica ociosa, onde há um desperdício de HH.

16. Avaliação inadequada sobre a prioridade dos serviços

Ao abrir uma nota de serviço, a equipe de operação deve inserir o nível de prioridade do problema: baixa, média, alta ou urgente. Ordens com prioridades são tratadas de modo especial pela manutenção, onde possuem de fato a prioridade requerida.

Tem havido problemas, pois muitas vezes os equipamentos são tratados como “prioridade alta” sem de fato serem. Existe um número elevado de notas com prioridade alta, onde a equipe de manutenção não consegue efetivamente atender a demanda, por se tratar de muitas prioridades em questão. Essa avaliação inadequada prejudica os equipamentos críticos e essências (no tocante à segurança e operacionalidade), pois outros equipamentos, que não são prioridade, consomem o tempo que poderia ser aplicado inicialmente nos que possuem, de fato, a prioridade.

17. Falta de cumprimento do Padrão de Execução (PE)

Toda a intervenção e execução da equipe de manutenção nos equipamentos industriais deve seguir a um documento denominado Padrão de Execução (PE), que trata-se dos procedimentos que determinam a forma e a maneira de como executar os serviços de manutenção.

Habitualmente a manutenção acaba não cumprindo estritamente o que determina os procedimentos existentes. Isso frequentemente provoca anomalia nas máquinas (gerando uma manutenção corretiva) e/ou compromete questões como a segurança. É comum haver retrabalhos ocasionados pela falta de cumprimento ao procedimento.

18. Indisponibilidade de ampolas de amostragem

Todo navio, após a sua atracação no terminal, deve ser amostrado, ou seja, a operação deve coletar amostras dos produtos presentes nos seus tanques. Essas amostras servem como respaldo, caso haja futuros problemas com a especificação do produto.

Existe um número reduzido de cilindros de amostragem disponibilizados no terminal e a manutenção é responsável pela disponibilidade destes equipamentos. Acontece corriqueiramente de não haver ampolas suficientes para amostrar o navio no momento de sua atracação. Isso ocorre por existir diversas ampolas na oficina de manutenção aguardando simples reparos, como, por exemplo, reaperto.

Quando há uma demora excessiva na coleta da amostra, pode impactar no tempo programado de permanência do navio no terminal (estadia). Caso a estadia do navio seja ultrapassada por culpa do terminal, geram-se custos bem elevados para a empresa, chamados custos com sobrestadia.

19. Baixa interação entre as equipes de manutenção

A relação entre as equipes de manutenção é bem limitada, o que gera um baixo aproveitamento das informações existentes em cada equipe. Como os profissionais de cada equipe geralmente se relacionam pouco com as demais equipes, muitas informações que seriam úteis para todo o corpo de manutenção acabam ficando restritas a apensa alguns funcionários.

Uma relação mais próxima entre as equipes de manutenção, possibilitaria a disseminação de dados relevantes obtidos por uma certa equipe, sobre um determinado equipamento, para todos os funcionários de manutenção. Isto promoveria uma visão geral sobre questões úteis à área de manutenção, permitiria que uma equipe soubesse das necessidades das demais, envidando esforços para a solução de problemas gerais de manutenção, além de melhorar os trabalhos das equipes de planejamento e programação.

20. Liderança deficiente exercida por alguns supervisores

Um bom líder tem papel fundamental no comprometimento dos liderados para atingirem um objetivo comum. Alguns supervisores não têm executado suas funções de maneira adequada. Existe uma carência na capacidade de liderança de certos funcionários, o que seria crucial para a gestão das equipes.

Com a baixa qualificação para liderar, algumas equipes acabam atingindo resultados abaixo do esperado, onde pouco comprometimento acaba sendo percebido, o que impacta no nível de serviço prestado e na produtividade.

21. Baixo comprometimento dos operadores com a manutenção das máquinas

A cultura percebida na empresa X é que há um distanciamento entre a operação e a manutenção. Muitos ainda possuem a ideia de que a operação seria responsável apenas pelo controle dos equipamentos e a manutenção por suas conservações e reparos.

Esta visão existente na empresa faz com que os operadores realizem suas tarefas sem grande preocupação com a preservação das máquinas, onde poucos cuidados com os equipamentos são exercidos pelas equipes de operação.

22. Treinamentos insuficientes

Os treinamentos disponibilizados pela empresa são insuficientes para atender todas as carências existentes no setor de manutenção. Existe um elevado número de profissionais com baixa capacitação para realizar certos serviços. Muitos acabam aprendendo com os funcionários mais experientes, porém muitas vezes acabam pegando seus vícios, que geralmente não corresponde à maneira adequada de realizar as atividades.

23. Treinamentos insatisfatórios

Os treinamentos oferecidos pela organização não estão atingindo as expectativas daqueles que os fazem. Na grande maioria das vezes, o terminal conta com uma parceira do ramo de treinamentos para ministrá-los. Porém, o nível de insatisfação é bem elevado e diversas queixas estão relacionadas à metodologia e tempo dos treinamentos.

Com relação à metodologia, muitos reclamam que os métodos aplicados nos treinamentos não são adequados para o aprendizado prático. Existe um enfoque grande na teoria, mas pouca prática é desenvolvida nos treinamentos. Já o tempo, geralmente é insuficiente para o aprendizado concreto dos assuntos envolvidos nos treinamentos.

24. Organização deficiente

A organização deficiente do setor de manutenção é uma das principais causas de atrasos nos serviços e perdas de produtividade. O setor de manutenção não possui rotinas padronizadas de modo eficaz. Muitas vezes, atividades com menor importância são executadas na frente de outras mais importantes.

Essa baixa organização não se restringe aos serviços de manutenção, mas também às atividades administrativas do setor, onde muitas vezes constatam-se perdas de documentos e realização de atividades fora do prazo.

25. Planejamentos ineficazes

Os planejamentos realizados pelo núcleo de planejamento não têm sido realizados de maneira satisfatória. Muitas vezes não englobam todos os serviços que poderiam ser realizados simultaneamente, não atendendo à eficiência desejada e aumentando o tempo de indisponibilidade dos equipamentos.

26. Excesso de burocracia

A burocracia faz parte da organização dos serviços mantenedores, porém um excesso de burocracia é identificado no setor de manutenção. Para realizar serviços de pouca importância e baixo impacto no processo, um elevado número de premissas deve ser realizado, demandando bastante tempo. Muitas atividades poderiam ser realizadas sem a necessidade de tantas premissas, sem comprometer a segurança e a operação.

27. Baixo conhecimento do Plano Estratégico e das Diretrizes Estratégicas

Foi constatado que muitos profissionais da área de manutenção têm pouco conhecimento sobre o Plano Estratégico da empresa. Esse baixo conhecimento prejudica o alinhamento dos esforços exercidos pelos funcionários na execução de suas atividades. Em alguns casos, podem desempenhar tarefas que não condizem com os direcionamentos exigidos, prejudicando o desempenho do setor em atingir as metas existentes.

28. Baixo conhecimento do Programa de Manutenção

Muitos funcionários, apesar de trabalharem no setor de manutenção, desconhecem o Programa de Manutenção existente, o que implica em resultados aquém do esperado. O conhecimento do Programa de Manutenção é fundamental para que os profissionais desta área executem as tarefas em cumprimento ao mesmo, atendendo aos requisitos e cronogramas estipulados.

29. Baixo domínio do sistema SAP

Grande parte dos profissionais que lidam com o sistema SAP diariamente possuem um conhecimento ruim ou básico da plataforma. Esse baixo conhecimento é devido à ausência de

treinamentos ou treinamentos ineficazes. Muitos não conhecem a maioria das ferramentas disponibilizadas por este sistema.

Este baixo conhecimento produz resultados limitados em relação à gama de funcionalidades do sistema. Muitos procedimentos executados de forma manual poderiam ser facilmente aplicados diretamente no software e vários problemas não existiriam caso existisse um maior domínio deste sistema pelos profissionais de manutenção. Este software é a base de toda a gestão da manutenção e deve ser dominado pelos seus utilizadores para que produzam melhores resultados.

30. Desconhecimento de indicadores e metas

Diversos funcionários não têm conhecimento dos indicadores e metas existentes. Muitos deles também não possuem ideia do desempenho e resultados alcançados pelas equipes. Esta informação muitas vezes é limitada às esferas superiores da manutenção.

Este desconhecimento quanto aos indicadores, metas e resultados atingidos faz com que os profissionais fiquem sem informação sobre seus respectivos desempenhos, sem saber se os serviços têm sido prestados de maneira adequada ou não. Também impede que sejam alinhados esforços para alcançar os resultados que seriam esperados.

31. Comunicação deficiente

A comunicação dentro do setor de manutenção tem apresentado diversos problemas que têm contribuído para o baixo desempenho de certas atividades desenvolvidas. Muitas informações são perdidas ou não são disponibilizadas no instante adequado para que sejam tomadas decisões importantes.

A comunicação entre as equipes e entre os núcleos de planejamento e programação são fundamentais para o cumprimento do Programa de Manutenção. Além disso, a boa comunicação é essencial para que os serviços sejam realizados de acordo com o planejado.

32. Inexistência de programas de recompensa por produtividade

Os funcionários do setor de manutenção não recebem recompensas por produtividade. Receber recompensa pela produtividade não é necessário para o bom desempenho das equipes, porém pode auxiliar para produzir um maior estímulo aos trabalhadores. Ao receberem

recompensas e reconhecimento por um serviço bem executado pode auxiliar no atingimento das