Mapeamento do sistema de medicação – fluxogramas

O subprocesso da prescrição (Figura 4)

Para descrever os subprocessos, foram realizadas observações na sala de prescrições, durante cinco dias, e entrevista com o médico da clínica responsável por elas. A prescrição é realizada de forma digital, com auxílio do computador, e enviada à farmácia hospitalar on- line. Na unidade de clínica médica, este procedimento era feito por dois médicos da SES-DF.

Utilizou-se, nesta etapa, o programa de computador trackcare pelo qual os médicos prescrevem os medicamentos. O sistema é acessado com senha individual e a opção de prescrição só é disponibilizada para os médicos. Ao digitar o nome do medicamento, o sistema informa se o mesmo está disponível e em qual dosagem, geralmente pelo nome genérico ou princípio ativo. O médico consulta a prescrição anterior, verifica possíveis alterações do paciente na prescrição e na evolução médica e inicia o texto da prescrição. Seleciona o nome do medicamento, posteriormente a dose, posologia, via e tem a opção de inserir observações como “em jejum”.

A prescrição não é impressa na unidade. Quando necessário, deve-se consultá-la diretamente no sistema. A prescrição realizada é válida para o período compreendido entre as 14h do dia da prescrição até as 12h do dia subsequente.

No caso da prescrição de psicotrópico, o médico preenche um impresso e entrega à responsável pelo encaminhamento das atividades do processo de medicação. Na prescrição de antimicrobianos, não é necessário preencher formulários diários, mas somente uma previsão de dias, realizada no primeiro dia da prescrição do antibiótico.

Na unidade, rotineiramente o profissional responsável pelo aprazamento das prescrições é o enfermeiro, apesar do sistema disponibilizar horários padronizados, que são modificados se necessário. Nesse caso, para efetivar o aprazamento, o enfermeiro acessa a prescrição no sistema e modifica os horários dos medicamentos. A padronização disponibilizada pelo sistema obedece a intervalos de 6 horas (24h, 06h, 12h e 18h) e de 8 horas (22h, 06h, 14h) e em intervalos de 12 horas (22h e 10h).

A prescrição é transmitida on-line à farmácia, por volta das 12h. A funcionária da clínica médica reúne os medicamentos na farmácia e os profissionais responsáveis por seu preparo e administração transcrevem a prescrição da tela do computador, ou seja, copiam os dados (nome do usuário, nome do medicamento, via, dose, horário) a serem administrados nos usuários sob seus cuidados. Quando a impressora está disponível, a prescrição é impressa

para consulta.

Figura 4: Fluxograma da prescrição do medicamento, hospital regional, 2012.

O subprocesso da dispensação e distribuição (Figura 5)

Para descrição deste subprocesso, foram realizadas observações na farmácia por cinco dias, assim como entrevistas com dois farmacêuticos responsáveis pela dispensação de medicamentos, com a diretora da farmácia hospitalar e dois técnicos administrativos responsáveis pelo atendimento neste local.

O sistema de medicação vigente na instituição é o individual e coletivo. A dispensação do medicamento é realizada pelo farmacêutico, que inicialmente imprime a prescrição e, na sequência, dirige-se aos escaninhos onde estão acondicionados os medicamentos identificados pelo nome do princípio ativo, com a dose e validade, dispostos em ordem alfabética. Inicia então o processo de separação dos medicamentos prescritos, acondicionando-os em caixas individualizadas, por usuário, identificadas com o número do leito e enfermaria. As caixas são colocadas num carrinho semelhante ao usado em supermercados. Caso o medicamento prescrito não esteja disponível, o farmacêutico registra sua ausência no sistema. Os medicamentos de alto custo requerem um relatório médico que é encaminhado à farmácia central para sua liberação.

O processo de dispensação ocorre diariamente, com exceção de sexta-feira, quando a dispensação é feita individualmente para três dias: sexta-feira, sábado e domingo. Caso ocorra alteração na prescrição neste período o medicamento é solicitado e dispensado à parte.

A prescrição impressa para dispensação do medicamento permanece arquivada por 15 dias no setor e, após esse prazo, é descartada.

Os medicamentos psicotrópicos são dispensados separadamente, com a solicitação do médico e requisição impressa pelo sistema trackcare®. Somente são dispensados medicamentos psicotrópicos com a requisição e parecer do médico responsável.

Os medicamentos refrigerados são dispensados juntamente com os demais e acondicionados em uma caixa de isopor para manter a temperatura durante o transporte.

Medicamentos como cremes, pomadas, colírios, aerossóis ou gotas, considerados de uso coletivo, são dispensados semanalmente.

Os medicamentos dispensados pela farmácia são recolhidos diariamente às 12h, por profissional da clínica médica que confere a medicação dentro de cada caixinha “kits” e comunica possível falta. Na clínica médica, os medicamentos são acondicionados em armário, identificados com as respectivas enfermarias e leitos dos usuários internados.

O subprocesso do preparo do medicamento (Figura 6)

Os profissionais, ao receberem o plantão e verificarem as enfermarias para as quais estão escalados, encaminham-se aos terminais de computador e acessam o sistema para copiar as prescrições dos medicamentos dos pacientes sob seus cuidados. Quando a impressora está funcionando, as prescrições médicas são impressas e assim os técnicos de enfermagem podem consultá-las. Quando não é possível a impressão, as prescrições são copiadas da tela do computador em um papel. De posse das informações, os técnicos dirigem- se ao posto de enfermagem para preparo do medicamento. Os horários para início do preparo não obedecem os horários aprazados na prescrição, de modo que cada profissional tem sua rotina. Foram observados preparos de medicação com antecedência superior ao horário estabelecido e também com atrasos.

Os kits com medicamentos encaminhados pela farmácia são retirados das gavetas onde estão acondicionados, iniciando assim o processo de preparo. O subprocesso tem como ponto de partida a transcrição das prescrições para um pedaço de fita adesiva, com cerca de 7 cm, usada como rótulo das doses a serem administradas em diferentes horários no plantão.

Na fita adesiva são registrados os seguintes dados: leito, medicamento, via e horário da administração. No caso dos comprimidos, são retirados da embalagem e dispostos em copinhos descartáveis; se o paciente tiver mais de um comprimido no mesmo horário, todos são colocados juntos e, na sequência, a fita adesiva é fixada ao copo descartável, como etiqueta de rotulagem.

Os medicamentos injetáveis são aspirados em uma seringa e diluídos, se necessário. Fixa-se uma etiqueta (fita adesiva) na seringa. Em algumas situações, foi possível observar que os técnicos juntam o frasco ampola do medicamento à seringa e fixam com fita adesiva como forma de identificação. Não há padronização desta atividade de rotulagem.

Quanto às infusões de grandes volumes, como os soros, às vezes não possuíam rótulo e, quando o apresentavam, o mesmo continha informações do nome do usuário, tipo de soro e assinatura.

Os medicamentos de uso oral (sólidos e líquidos) são colocados em copos descartáveis em uma bandeja e, a seguir, são preparados aqueles de uso injetável. Os refrigerados são retirados da geladeira em momento anterior ao preparo. No horário da administração, o profissional dirige-se à enfermaria com a bandeja contendo os medicamentos de todos os pacientes sob seus cuidados.

O subprocesso da transmissão/transcrição (Figura 7)

O subprocesso de transcrição é o momento em que os técnicos de enfermagem responsáveis pelo preparo e administração do medicamento copiam da tela do computador os medicamentos a serem preparados e administrados durante seu plantão e quando procedem à identificação do medicamento, ou seja, a rotulagem em papel adesivo.

O subprocesso da administração do medicamento (Figura 7)

Este subprocesso inicia-se com o deslocamento dos profissionais com as medicações preparadas para a enfermaria. Eles colocam a bandeja contendo os medicamentos sobre a mesa auxiliar ou de cabeceira do usuário e conferem tomando como referência os rótulos de fita adesiva com as informações do número do leito, nome do medicamento e via. Iniciam então a administração, monitoramento do gotejamento, da ingestão, observação de reações locais, queixas e reações do usuário. Ao final, deslocam-se ao terminal do computador para acessar o sistema e registrar o horário e medicamentos administrados.

Caso o medicamento prescrito esteja em falta na unidade ou na instituição, esta informação é registrada na prescrição médica acessada. No caso da não administração por outra razão, os profissionais registram na folha de enfermagem o motivo. Os medicamentos não administrados são devolvidos ao posto de enfermagem; destaca-se que comprimidos e cápsulas são armazenados em um recipiente, sem identificação. Perdem, portanto, suas etiquetas de identificação e são desprezados, levando ao desperdício e acarretando custos à instituição. Alguns medicamentos, quando identificados, são devolvidos à farmácia.

Este sistema é apresentado detalhadamente na forma de um fluxograma construído com o propósito de reunir informações sobre o processo de medicação e seus subprocessos, com base na descrição das atividades desenvolvidas pelos profissionais e nas rotinas e procedimentos estabelecidos pela unidade de clínica médica e pelo hospital.

A construção do fluxograma auxiliou na análise do sistema de medicação e permitiu identificar fragilidades e propor condutas para prevenção de erros e melhoria da qualidade da assistência.

Figura 7: Fluxograma da administração do medicamento, hospital regional, 2012.

A seguir, apresenta-se o fluxograma do mapeamento do macroprocesso e seus subprocessos (Figura 8).