Para desenvolvimento do roteiro foi utilizada a metodologia de elaboração de Planejamento com enfoque participativo baseada nas técnicas do Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos – ZOPP, considerando também as características do Planejamento Estratégico Situacional de Matus (1991, 1996, 1997, 2005).
A escolha da metodologia ZOPP se deu por alguns motivos que possibilitam o sucesso das organizações no processo de desenvolvimento, implantação e execução do Planejamento Estratégico. Essa metodologia em sua concepção busca evitar erros característicos do Planejamento Estratégico tradicional que possam comprometer o sucesso do plano. Desta forma, para que o Planejamento Estratégico possa ser desenvolvido de forma que atenda às necessidades da instituição e atinja os objetivos nele propostos, os erros na formulação de Planejamento (MINTZBERG, 2004) devem ser evitados e as características da metodologia ZOPP visam em sua elaboração mitigar esses possíveis erros.
O conceito da metodologia ZOPP baseia-se na elaboração de um planejamento transparente e participativo cujo objetivo principal é atender as necessidades de
todos os atores que serão afetados pela execução do plano (BROSE, 2011). Para que o projeto tenha sucesso, é essencial a participação ativa de todos que possam influenciar de alguma forma na execução da estratégia pretendida, tendo contribuição dos envolvidos que são favoráveis ou contra a execução do plano, possibilitando compreender quais são as principais dificuldades que serão enfrentadas e os benefícios gerados. Desta forma, a principal característica dessa metodologia é a participação dos principais envolvidos e interessados na execução e elaboração dos projetos. O planejamento se fundamenta na participação democrática e na democratização do conhecimento tornando os envolvidos solidariamente partícipes da discussão dos temas de gestão pública. Deste modo, o segredo dessa participação decisória está no envolvimento promovido pela alta administração para participação de todos os interessados, discutindo democraticamente suas visões e noções sobre o curso das ações.
Essa característica do ZOPP essencial para o sucesso de implantação do Planejamento Estratégico está de acordo com as práticas de elaboração de planejamento que buscam evitar as falhas descritas por Mintzberg (2004), que são características do fracasso do Planejamento Estratégico tradicional. Para Mintzberg (2004), a separação entre as etapas de formulação e execução do Planejamento cria falhas na elaboração do plano que aumentam as chances de fracasso na sua execução. Matus (1997) defende que a elaboração do plano deve ser desenvolvida pelos atores que tem influência e que executarão o que foi nele estabelecido. Desta forma, a principal característica do ZOPP, que é a participação de todos os envolvidos na elaboração do plano, vai ao encontro dos preceitos definidos por Mintzberg (2004) e Matus (1997), minimizando as possibilidades de fracassos na execução do Plano desenvolvido.
A participação efetiva dos atores envolvidos na elaboração e dos que sofrerão algum impacto na execução do Planejamento também é característica do Planejamento Estratégico Situacional e para o autor do PES (MATUS, 1995, 1997, 2005) essa participação torna-se imprescindível, pois a eficácia do plano depende da eficácia das estratégias definidas pelos aliados e oponentes a execução do plano. Não há uma única explicação para o problema em análise, pois cada ator envolvido no plano, seja ele favorável ou contrário a este, analisa e define o problema de acordo com o seu ponto de vista, de acordo com a sua realidade e seus objetivos. Daí a
importância de se conhecer a visão do maior número possível de envolvidos no problema para compreender qual o impacto gerado pela execução da estratégia definida.
Outra característica do ZOPP e também do PES é a flexibilidade do planejamento desenvolvido. Essa flexibilidade é necessária, pois como característica principal de participação de atores envolvidos no processo e que tem visões diferentes e ainda estão em constante mudança e atuação o Planejamento também está em constante desenvolvimento. De fato a inflexibilidade do planejamento é caracterizada por Mintzberg (2004) como uma das falhas na elaboração do Planejamento tradicional, pois quando imbuído dessa inflexibilidade o planejamento cria uma resistência a mudanças e desencoraja a reordenação das coisas. O Planejamento Estratégico com perspectiva participativa deve possuir a capacidade de lidar com surpresas e imprevistos compreendendo que o futuro é incerto e nebuloso, não existindo a possibilidade de governabilidade absoluta sobre os sistemas sociais (DE TONI, 2003).
A simplicidade de elaboração de planejamento de acordo com a metodologia ZOPP e sua larga utilização por organismos internacionais como o BID e BIRD também influenciou positivamente para sua escolha. Em meados dos anos noventa apenas alguns projetos que tinham financiamento do Banco Mundial ou do Banco Interamericano de Desenvolvimento possuíam uma construção metodológica capaz de permitir um monitoramento e avaliação qualificada do andamento dos projetos que utilizavam recursos desses organismos internacionais. Diante desse cenário, o BIRD e o BID definiram a utilização do Marco Lógico e o consolidaram como fase preliminar para a concessão de empréstimos. Cooperações técnicas entre países, muitas vezes com alocação de recursos sem necessária contrapartida pelo país beneficiado, também utilizam planos de elaboração de projetos que proporcionam o conhecimento do objetivo pretendido e possibilitam o acompanhamento e monitoramento do desenvolvimento do projeto realizado. Uma das metodologias mais difundidas no Brasil para elaboração de projetos é o Planejamento de Projetos Orientado por Objetivos - ZOPP (DE TONI, 2003).
A elaboração do Planejamento Estratégico com características participativas deve ser desenvolvida, dependendo do espaço onde será realizada, de acordo com a
metodologia que melhor se caracteriza para a realidade encontrada. Assim, a estrutura do plano deve ser trabalhada de forma diferenciada nos espaço e níveis encontrados. De acordo com Matus (1991), quanto menor o órgão que elabora o planejamento mais simples são os problemas e menores as capacidades de planejar. As metodologias indicadas pelo autor (MATUS, 1991) para elaboração de Planejamento, além do Planejamento Estratégico Situacional, são o Planejamento de Projetos Orientado por Objetivos (ZOPP) e o Método Altadir de Planificação Popular (MAPP), variando a escolha de acordo com a capacidade de elaboração dos envolvidos e a complexidade do problema encontrado.
Entende-se após avaliação das características da metodologia de Planejamento Estratégico ZOPP que esta metodologia melhor se enquadra na realidade encontrada na secretaria de Engenharia (SECRENG) do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo.