A FIG. 38 demonstra o fluxo de dados e informações entre os módulos FI/CO do SAP R/3 e os sistemas alternativos e softwares complementares utilizados.
O input de dados nos módulos FI/CO do SAP provém dos outros módulos do sistema ERP, bem como de entradas manuais advindas do sistema de controle de táxi (sendo que este último só é utilizado na unidade BMSA). O módulo CO também recebe informação do módulo FI. Os dados de folha de pagamento se originam no antigo sistema SIAP, ainda em uso na empresa.
O output ocorre mediante a transferência de arquivos para os softwares Excel e Access, nos quais é elaborada a maioria dos relatórios gerenciais. O atendimento à legislação fiscal, por sua vez, é propiciado pelo software AspenSat, que recebe dados do módulo FI do R/3.
Sistemas de Informação Financeira na Belgo Mineira Microsoft Office ERP SAP R/3 Módulo FI Módulo CO Excel Access AspenSAT Controle de Táxi* Outros Módulos SIAP (RH)
FIGURA 38 – Diagrama de fluxo de dados dos sistemas de informação financeira da Belgo
FONTE – Elaboração do autor da dissertação.
Pelo método WCA de Alter (1999), foi possível obter-se uma visão sistêmica de todo o processo estudado, contemplando tanto o sistema em si – composto pela tecnologia empregada, participantes responsáveis e informações coletadas –, quanto pelo processo de trabalho na área financeira e pelos clientes atendidos por esta área. A FIG. 39 ilustra todo o processo financeiro modelado segundo os critérios da metodologia WCA.
PARTICIPANTES INFORMAÇÃO TECNOLOGIA
Funcionários da área financeira (fiscal, contabilidade, custos e
orçamentos).
Funcionários de outras áreas da empresa.
Informações para confecção das demonstrações contábeis.
Relatórios gerenciais de custos.
Relatórios orçado x realizado. Relatório de fluxo de caixa.
Redes de computadores Servidores Computadores de Mesa Notebooks Impressoras Modem's Placas de rede Cabeamento por par trançado
Cabeamento por fibra ótica
PROCESSO DE NEGÓCIO
Consiste nos seguintes passos principais
a) Coleta de dados (digitação de notas fiscais, outros lançamentos advindos de outros módulos do R/3) b) Conciliações contábeis e correção das divergências
c) Emissão e análise das demonstrações contábeis d) Fechamento do custo industrial das unidades
e) Elaboração dos relatórios gerenciais realizado x orçado f) Fechamento do resultado consolidado
g) Emissão de relatórios gerenciais consolidados
h) Análise e tomada de ação para resultados insatisfatórios Internos
Executivos da empresa, analistas financeiros, outros funcionários diversos.
Externos
Governo, acionistas, instituições financeiras.
CLIENTES
PRODUTOS
Clientes Internos
Relatórios gerenciais, dados para sistemas alternativos, dados para softwares complementares, demonstrações contábeis.
Clientes Externos
Demonstrações contábeis, declarações de impostos, guias de recolhimento diversas.
FIGURA 39 – Modelagem do Processo financeiro na Belgo-Mineira
5.2 Avaliação do SAP R/3
Dentre as cinco diferentes perspectivas de análise de sistemas de informação propostas por Alter (1999), discutidas no tópico 2.5.3, a perspectiva de performance do sistema engloba justamente as características e atributos da informação, previamente discutidos no tópico 2.5.1. Deste modo, esta perspectiva foi considerada ideal para avaliar o SAP R/3 no aspecto de fornecimento de informações financeiras, pois a mesma possibilita a análise da eficácia do sistema. A FIG. 40 demonstra a avaliação da performance do R/3 segundo a metodologia WCA.
PARTICIPANTES INFORMAÇÃO TECNOLOGIA
Reclamam de treinamento deficiente e insuficiente. Precisam de uma reciclagem
do treinamento efetuado.
Qualidade satisfatória. Acessibilidade comprometida.
A apresentação das informações também é criticada (relatórios). Sem problemas quanto a acesso
não autorizado.
Apresenta-se adequada. A satisfação dos usuários quanto à interface gráfica e
velocidade de acesso ao sistema não se apresentaram
críticas.
PROCESSO DE NEGÓCIO
Processo consistente.
Produtividade baixa devido ao excesso de trabalho manual (transferência e tratamento dos dados em Excel). Baixa flexibilidade do sistema em atender a novas demandas informacionais.
Não se encontram satisfeitos.
Acreditam, no entanto, que suas necessidades informacionais serão atendidas a partir do momento em que foram criados os relatórios
adequados dentro do R/3.
CLIENTES
PRODUTOS
O principal problema relacionado às informações fornecidas pelo R/3 referem-se à
sua completude, e aos relatórios disponibilizados pelo sistema.
FIGURA 40 – Avaliação da performance do SAP R/3 pela metodologia WCA
FONTE – Elaboração do autor da dissertação.
Os usuários, em geral, mostram-se insatisfeitos com o produto, isto é, as informações geradas pelo sistema. Com o auxílio de uma consultoria adequada, eles acreditam que a maioria dos problemas poderia ser sanada (por meio da customização dos relatórios demandados dentro do próprio R/3).
Quanto ao produto do sistema em si, estas informações apresentam problemas de completude (o sistema tem muita informação; o problema é chegar até ela)
e de apresentação (o formato e tipo dos relatórios gerados não atendem aos executivos da empresa e funcionários da área financeira).
O processo de geração destas informações é consistente, e existe controle de cópias para garantir a segurança quanto ao acesso indesejado. Existem problemas, entretanto, quanto à produtividade. Os usuários reclamam que gastam muito tempo transferindo as informações para o Excel e preparando manualmente os relatórios gerenciais. Outro problema detectado é a baixa flexibilidade do sistema em atender a novas necessidades informacionais da organização.
Os componentes do processo são os participantes, as informações e a tecnologia.
Os participantes reclamam do treinamento que tiveram. Consideram-no insuficiente frente à complexidade de operação ERP. Também reivindicam treinamentos em outros módulos do R/3, especificamente aqueles que fornecem input para os módulos FI/CO.
Quanto às informações no sistema, apresentam qualidade satisfatória. Não existe, contudo, um bom sistema de verificação de dados, conforme discutido no tópico 2.5.2 do referencial teórico. Com isto, erros de digitação de dados passam despercebidos, só sendo descobertos após o fechamento dos resultados. Quando isto ocorre, o tempo que se leva para determinar a causa do problema é muito grande, havendo perda de produtividade. A acessibilidade também é frágil, pois, apesar de considerarem que todas as informações estão presentes no R/3, os usuários afirmam ser problemático conseguir acessá-las adequadamente. Muitas vezes apenas após transferi-las para o Excel e efetuar algumas operações é que conseguem a informação desejada. Quanto ao acesso não autorizado, não existem problemas. Cada funcionário tem uma senha para logon no sistema. Cada usuário possui um perfil que lhe dá acesso apenas aos menus com os quais trabalha e com aqueles que precisa acessar. É possível fornecer acesso total ou de apenas leitura a cada opção do sistema.
Quanto à tecnologia empregada, tanto em matéria de hardware, software e estrutura de comunicação, não foram evidenciados problemas. Apresenta-se, pois, adequada.
A análise dos cinco aspectos anteriores – produtos, clientes, processo de negócio, participante, informação e tecnologia –, mostra que a gestão financeira da empresa com o uso do SAP R/3 não é nem eficiente nem eficaz.
A ineficiência foi evidenciada na avaliação do processo do negócio dentro da perspectiva de performance do sistema. A baixa produtividade, decorrente do retrabalho e da necessidade de trabalho manual no tratamento das informações disponibilizadas mostraram a ineficiência do sistema.
A ineficácia foi evidenciada na avaliação dos produtos – isto é, das informações disponibilizadas pelo sistema – e na avaliação do nível de satisfação de seus clientes – que são os usuários destas informações – dentro da perspectiva de performance do sistema. A existência de informações com problemas de completude e de relatórios que não contemplam corretamente as informações demandadas, causam a insatisfação dos usuários do sistema – seus clientes – o que mostra a ineficácia do SAP R/3 em atender à necessidade de informação para a gestão financeira na empresa.
Avaliando-se o SAP R/3 pela perspectiva de riscos ao sistema, obtém-se o resultado ilustrado na FIG. 41.
PARTICIPANTES INFORMAÇÃO TECNOLOGIA
Consideram o treinamento que tiveram inadequado.
Dados entrados manualmente não são
consistidos, tornando erros de digitação de dados críticos para o
sistema.
Grandes riscos não evidenciados. Ocorrências esporádicas de "queda" do sistema, tornando-o inacessível para os usuários. PROCESSO DE NEGÓCIO
Erros de operador não são adequadamente consistidos, só sendo percebidos depois que as informações tornam-se disponíveis.
Inadequação entre as necessidades informacionais dos clientes e as habilidades dos participantes (usuários mal treinados).
CLIENTES
Estão insatisfeitos com o produto do sistema (relatórios com informações
financeiras).
PRODUTOS
São inadequados para atender às necessidades informacionais da
organização.
FIGURA 41 – Avaliação dos riscos do SAP R/3 pela metodologia WCA
FONTE – Elaboração do autor da dissertação.
Estes resultados são coerentes com aqueles obtidos por Zanoteli (2001), o qual mostrou que outros sistemas de informação também apresentam problemas de fornecimento de informações para a área financeira.