MODELAGEM DO PROCESSO PROPOSTO (TO-BE)

A modelagem do processo proposto é resultado da modificação do fluxo de atividades para que sejam aplicadas melhorias aos processos. Tais melhorias são frutos de avaliações realizadas com base em indicadores, como explicado na seção 5.1, de avaliação dos processos atuais e sugestões de melhorias. Os processos com respectivas modificações estão descritos a seguir.

O primeiro processo a ser exposto com a aplicação das sugestões de melhorias é o de preenchimento do plano de navegação. Este que era realizado completamente de modo manual, encontra-se agora modelado com a utilização de um sistema que permita realizar todas as atividades através deste, como pode ser visto na figura 10 na sequência.

Figura 10 - Processo de preenchimento de plano de navegação com melhorias.

60 Ao observar o processo com a aplicação das melhorias sugeridas, nota-se que há a redução da quantidade de ações a serem realizadas até a finalização do processo. Portanto, este é iniciado pelo proprietário ou comandante da embarcação acessando o aplicativo da marina em um smartphone ou site e entra no menu de Plano de Navegação. Neste menu é preenchido o Plano de Navegação com todos os dados obrigatórios solicitados e alguma observação caso deseje inseri-la. O Plano de Navegação é confirmado pelo responsável por seu preenchimento e então salvo na base de dados, onde caso necessitem serem consultados, podem ser acessados de modo rápido e seguro, e por fim, o processo é finalizado.

Outro processo modificado com as sugestões de melhorias é o de liberação de entrada de terceiros solicitados pelos proprietários das embarcações. Conforme apresentado na figura 11, o processo passa a ser executado com o auxílio do sistema, em que o cliente acessa o aplicativo da marina em smartphone ou site, solicita a liberação de entrada inserindo dados do visitante ou do prestador de serviços contratado para realizar manutenções nas embarcações. Estes dados são salvos na base de dados de liberação de entrada de terceiros para serem usados posteriormente.

Figura 11 - Processo de liberação de entrada de terceiros com melhorias.

Fonte: do autor, 2017

Quando um terceiro chega à marina, a portaria verifica a permissão de entrada no sistema, que realiza consulta na base de dados. Caso o terceiro tenha permissão para entrar, é

61 liberada sua entrada. Porém, no caso de não estar liberada sua entrada, o terceiro é encaminhado à recepção da marina, que entra em contato com o cliente para saber se está autorizada a liberar a entrada. Se o cliente autorizar a entrada do terceiro, a recepção anota no sistema o(s) nome(s) da(s) pessoa(s) autorizada(s), libera a entrada e o processo é finalizado, já caso não seja autorizada a entrada do terceiro, a recepção nega a entrada deste e finaliza-se o processo.

Mais um processo melhorado com a utilização de sistema é o de agendamento de movimentação da embarcação. Conforme a modelagem apresentada, a economia do recurso da portaria é essencial para redução de custos e tempo de execução do processo. Portanto este processo inicia-se com o cliente acessando o aplicativo em smartphone ou site onde realiza o agendamento de movimentação da embarcação no sistema, que salva as informações do agendamento na base de dados. Este processo está apresentado na figura 12, a seguir.

Figura 12 - Processo de agendamento de movimentação de embarcação com melhorias.

Fonte: do autor, 2017

No dia do agendamento, o sistema carrega da base de dados os agendamentos do respectivo dia e os apresenta em uma televisão no pátio, esta que é utilizada exclusivamente para apresentar dados dos agendamentos e demais informações pertinentes aos clientes e funcionários. Os funcionários do pátio verificam a ordem de movimentação das embarcações

62 daquele dia e realizam a movimentação de cada embarcação em seu respectivo horário agendado. Após a movimentação de todas as embarcações agendadas, o processo é finalizado. O próximo processo a ser descrito com aplicação de sugestões de melhorias é o de faturamento dos clientes. Na figura 13 pode-se observar o processo modelado.

Figura 13 - Processo de faturamento dos clientes com melhorias.

Fonte: do autor, 2017

Este processo foi simplificado com a utilização de um sistema para gerenciamento de marinas, com otimização na alocação de recursos para execução do processo, redução também no tempo de execução e a chance de falha humana neste processo é reduzido a quase zero, pois a consolidação das informações financeiras agora é realizada totalmente pelo sistema, sem qualquer interferência do setor financeiro na consolidação das informações para geração do faturamento. Esta base de dados financeira é alimentada via sistema sempre quando há algum consumo do cliente e o mesmo não realiza pagamento no momento do consumo.

O processo de faturamento dos clientes com a aplicação de sugestões de melhorias inicia-se no dia 25 de cada mês pelo setor financeiro da marina, onde o funcionário responsável pela iniciação do processo acessa sistema de gerenciamento da marina, no menu financeiro, seleciona a opção faturar e confirma que deseja gerar o faturamento. O sistema então consolida as informações financeiras de cada cliente, gera seu respectivo boleto, disponibiliza o boleto no sistema da marina e envia e-mail a cada um deles, para finalmente o processo ser encerrado. Ainda, o próprio cliente poderá acessar, via aplicativo ou site, suas informações de pagamentos pendentes e gerar sua via do boleto para impressão e pagamento.

A última alteração realizada é no processo de contas a receber, conforme apresentado na figura 14. Neste processo foi amplamente reduzida a quantidade de atividades realizadas para sua execução por completo. Com diversas atividades resumidas a execuções

63 realizadas pelo sistema, o tempo de execução foi reduzido, a alocação de recursos do setor financeiro também foi reduzida, bem como a chance de falha humana reduzida a zero.

Todas estas otimizações só foram possíveis pois todas as baixas são realizadas pelo próprio sistema, a emissão de notas fiscais e o envio das mesmas por e-mail também são executadas pelo sistema de gerenciamento de marinas.

Figura 14 - Processo de contas a receber com melhorias.

Fonte: do autor, 2017

Este processo de contas a receber com melhorias aplicadas, inicia-se no setor financeiro, do primeiro dia útil ao décimo segundo dia útil do mês seguinte ao faturamento dos clientes, onde o sistema é acessado no menu financeiro. A opção de contas a receber é selecionada e na sequência a opção de baixar pagamentos.

Caso os valores foram recebidos, o sistema realiza baixa automática do pagamento, emite a nota fiscal referente ao pagamento e envia esta nota fiscal por e-mail ao cliente, para finalização do processo. Já se o pagamento não foi efetuado e seja o sexto dia útil após o vencimento do boleto, o sistema apresenta ao usuário uma lista com todos os clientes que não realizaram pagamento.

O setor financeiro realiza cobrança de cada cliente da lista de inadimplentes. Se o cliente realizar o pagamento do valor devido, segue-se o fluxo de baixa de pagamentos e emissão de nota fiscal. Porém caso o cliente não realize o pagamento, há outra decisão no fluxo de atividades. Caso o cliente esteja com valores em aberto a mais de três meses, é então realizado o protesto dos boletos em questão e o processo finalizado. Caso contrário o valor é deixado em aberto para cobranças posteriores.

64 Após a verificação e apresentação de melhorias nos processos modelados, será exibida a prototipação de interfaces de um processo na próxima seção.