Na Associação Bonsai de Karate bem como na grande maioria das associações deste esporte que existem, seja a nível municipal, regional, estadual ou federal, os processos relacionados com as atividades inerentes ao dia-a-dia das academias e aos eventuais campeonatos que acontecem são de um modo geral organizados, controlados e gerenciados de forma manual.
A informática auxilia muito pouco neste processo restringindo-se a permitir a divulgação dos eventos, via Home Page ou por e-mail, mantendo listas de atletas inscritos em campeonatos em editores de textos ou planilhas eletrônicas e auxiliando na impressão de chaves de competição desenhadas de forma simples em editores de figuras.
Estas atividades possibilitadas pelos computadores e Internet já auxiliam muito a organização dos eventos, no caso o campeonato. Todavia, vislumbra-se com este projeto e o resultado dele, que a informática possa auxiliar ainda mais tornando quase que nula a interferência manual nas interações entre os processos que envolvem a aquisição, recuperação, tratamento, manutenção e exposição dos dados dos atletas, professores, academias e campeonatos além do relacionamento entre eles.
Atualmente, para treinar karate em alguma academia, usando como base para a explicação que seguirá a experiência do autor deste trabalho no cotidiano da Associação Bonsai.
A figura 5 ilustra um Macro-Fluxograma do processo atual do cadastro em uma academia de karate, tornando-se um associado da Bonsai.
Figura 5 – Macro-fluxograma do processo atual de matrícula em uma academia Fonte: Elaborado pelo autor, 2010
Conforme pode ser visto na figura 5, o aluno, futuro carateca, dirigi-se até uma das academias, fala com o professor, acerta detalhes de horário e taxa de mensalidade, quando é possível caso haja Ficha de Inscrição impressa, fornece alguns dados como nome, idade, endereços e telefone.
Posteriormente, sem data máxima para a apresentação, estes dados são levados à administração da Associação para a confecção de carteirinhas que são uma forma de controle de atletas bem como de pagamentos de mensalidade.
As aulas raramente tem suas informações anotadas, ou seja, não se tem registro de quais atletas participaram, tampouco das atividades que foram desenvolvidas naquele treinamento.
Na figura 6 pode-se ter uma idéia de como é o funcionamento do gerenciamento dos dados dos campeonatos atualmente.
Figura 6 – Macro-fluxograma do processo atual do gerenciamento em campeonatos Fonte: Elaborado pelo autor, 2010
Detalhando o fluxograma da figura 6, descreve-se os passos para participar de um campeonato. O atleta manifesta o desejo de competir preenchendo também uma Ficha de papel impressa, onde ali coloca dados como nome, graduação, peso, altura, e academia que representa, bem como em que modalidade vai competir, Kata ou Kumite.
Depois os dados são digitados e tabulados em planilhas eletrônicas, onde os atletas são separados pelas categorias já previamente definidas pelos órgãos de gestão deste esporte, claro que manualmente.
Durante os campeonatos as chaves vão sendo criadas de forma manual, escritas à mão, muitas vezes ocorrendo dúvidas dos mesários (pessoas responsáveis pelo registro das chaves das competições) de onde na chave em branco colocar o vencedor e o perdedor da disputa, ficando esta atividade à mercê do conhecimento, experiência e concentração do mesário. Outro problema constatado nos campeonatos com relação as chaves manuais é que as eventuais alterações de última hora geralmente provocam o retrabalho, e “gambiarras” nas chaves conforme pode-se observar no Anexo 1, o que torna aquele registro de competição um documento de difícil compreensão e posterior registro, sem falar da letra de alguns mesários.
Outros aspectos que a falta de um sistema informatizado traz é no que concerne a divulgação das informações que surgem durante o campeonato, tais como: atleta vencedor ou perdedor, quem serão os próximos competidores da chave, pontuação atualizada durante as lutas, dentre outras.
Também a dificuldade das informações trafegarem de uma área a outra do campeonato, há pouca interação entre eles, por exemplo, o problema que segue muitas vezes é contatado nos campeonatos, qual seja, os atletas chegam na área de premiação para receber sua medalha, mas o responsável pela entrega dos prêmios não sabe quem é o atleta do 1º, 2º e 3º lugar, pois a ficha preenchida com estas informações saiu da mesa da área de competição e viajou nas mãos de alguém até a área de divulgação sonora dos resultados e não encontrou outras mãos que a trouxessem até à premiação.
Por fim, todo o trabalho de registro manual do dados fica guardado em pastinhas até alguém tenha tempo de digitar e divulgar algumas das informações ali anotadas.
A figura 7 ilustra a Modelagem de Processos de Negócio Atual, demonstrando os processos acima descritos. Lima (2005) define processo de negócio como um conjunto de atividades que entrega um resultado para um cliente. É um conjunto de tarefas iniciado por um evento e dirigido por regras de negócio. Esta modelagem “pretende abstrair a estrutura dinâmica da empresa em um modelo que descreva suas atividades, com passos bem definidos, considerando o tempo de execução e os resultados que criem um valor para os interessados.”
Figura 7 – Modelo de Negócios Atual Fonte: Elaborado pelo autor, 2010
Conforme descrito anteriormente, a figura 7 demonstra os processos atuais do negócio. Para o processo de matrícula em uma academia, o atleta realiza o cadastro quando recebe e preenche a ficha de matrícula com seus dados. Após estar cadastrado em alguma academia
analysis Modelo de Negócio Atual
Atleta (from Atores) Profe ssor (from Atores) Realiza Cadastro Participa de Campeonato Gera Chaves
Gerenciamento das chav es
Pre enc he fi c ha M atrí cul a
Ficha de Dados
Ficha de Inscrição Atendime nto com
qualidade
Participaç ão e integração dos atletas Lista de altletas inscritos no campeonato Organi zação Preenc he chav es com os resultados durante ca mpeonato Cha v e s gerenciadas Cha ve s geradas
Ficha de matrí cula preenchida
Ficha de inscri ção em campeonato preenchida
Chav es definidas
Informações das competições
organizadas Separa atleta por categoria
Lista de atletas por categoria
«m eta»
«m eta» «Input»
«i nput» «m eta»
«m eta» «Input» «output» «output» «output» «output» «Input»
poderá participar de campeonatos. Para participar de campeonatos precisará preencher a ficha de inscrição em campeonato.
Com as inscrições encerradas, o professor realiza a organização dos atletas inscritos nas categorias onde se enquadram. A geração das chaves é de acordo com estas categorias.
Definidas as chaves pode-se iniciar as competições. O gerenciamento das chaves vai ocorrendo durante o campeonato, dependendo dos resultados de cada competição.