Modelos de Custeio Aplicados aos Sistemas de Informação

Esta secção tem como objetivo discutir os modelos e práticas de custeio encontrados na literatura, e que podem ser aplicados aos SI. Existe informação que poderá ser útil mesmo em artigos antigos apesar de abordarem uma realidade diferente, no sentido em que a tecnologia e os sistemas de informação eram menos complexos.

Bourne et al. (1964) tentaram calcular os custos operacionais, pessoal e equipamentos de um SI através de um software que realizasse a simulação de todo o seu ciclo de vida. Apesar de ser algo bastante diferente da implementação de um modelo como o CBADT, a necessidade de realizar uma descrição dos SI, identificando as suas componentes de custo é comum ao seu trabalho e a esta dissertação. Bourne et al. (1964) afirmam que é totalmente necessário descrever detalhadamente os SI utilizando

33 diagramas. Estes autores apresentaram diagramas de fluxo para descrever os SI utilizados no seu software, sendo esta algo semelhante à notação BPMN (“Business Process Model and Notation”). Já no que toca às componentes de custos, estes autores apenas identificaram os salários, o hardware, os materiais associados, a manutenção, a comunicação, o transporte, e o correio.

Algumas décadas mais tarde, Enning et al. (1995) descreveram um método de custeio dos SI realizado em três passos: identificar as componentes de custos, especificação dos custos, e a alocação destes custos.

Assim nota-se que apesar de já existir o CBA, estes autores optaram por uma abordagem mais simples e tradicional, não associando os custos a atividades. Dada a diferença do modelo utilizado, e analisando o trabalho dos autores, a utilidade do seu artigo está nas componentes de custo identificadas. Segundo Enning et al. (1995), o custeio dos SI é realizado tendo em conta as seguintes componentes de custo: custos dos materiais, manutenção, suporte, utilização do SI, espaço, salários, e outros como a segurança social e os planos de pensões.

Algumas destas componentes já tinham sido identificadas por Bourne et al. (1964) mas não todas, demonstrando que esta deverá ser uma listagem mais completa, talvez adaptada a SI de maior dimensão ou mais complexos.

Para além destes, existem outros artigos nos quais são explicitadas as componentes de custo dos SI. Na verdade, este é provavelmente o assunto mais comum na literatura encontrada relativamente ao custeio dos SI. Alguns autores, tais como King et al.(1978), e Rejeb et al. (2017) apresentam outras listagens de componentes de custo relativamente aos SI como um todo, assim como a sua descrição, e por vezes fórmula de cálculo.

A adicionar a estes artigos existem algumas dissertações de mestrado semelhantes com esta, onde o seu foco está em custear SI. No entanto é importante notar que cada caso tem características próprias, quer seja pelos SI ou pela organização em que se inserem. Mais concretamente, estas dissertações são casos de implementação do modelo de CBADT noutras organizações, pelo que podem servir como comparação ou guias das práticas a seguir. Estas dissertações reforçam assim a validade de implementar o CBADT para SI.

Lourenço (2013) apresenta no seu trabalho diversos casos de implementação do CBADT, inclusive numa organização de transportes pública. Em concordância com o referido anteriormente, é realizada uma descrição das empresas e processos através de diagramas BPMN, assim como identificados os diversos recursos e atividades a custear.

34 Tanto este investigador como (Rodrigues de Andrade, 2014) criaram templates que se devem adequar a todos os departamentos de TI, focando-se nos métodos de descrição de processos para calcular custos. Deste modo, estes trabalhos deverão ser úteis na descrição dos SI e dos seus processos através de BPMN, assim como na implementação do CBADT.

Note-se que esta segunda dissertação é ainda importante o enquadramento que realiza com as práticas ITIL (Information Technology Infrastructure Library). O ITIL é uma biblioteca utilizada como guia para a gestão dos serviços de tecnologias de informação, explicando quais os processos a ter em conta, e como realizá-los. Para além desta biblioteca existem outras. O COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies) que tal como o ITIL serve de guia e fonte de boas práticas para a gestão de serviços de TI. E ainda a ISO/IEC 20000 que é a primeira norma criada pela ISO (International Organization for Standardization) no sentido de auxiliar as organizações a realizar a gestão de qualidade dos serviços de TI, incluindo os custos.

Por fim, para completar toda a informação disponibilizada nos documentos referidos anteriormente, existem alguns artigos que apresentam casos de custeio de departamentos de TI, identificando diversos fatores de custo (‘cost drivers’) e chaves de alocação (Mihut et al., 2010; Neumann et al., 2004).

Através dos diferentes documentos, deverá ser possível ultrapassar os desafios encontrados. Estas dificuldades surgem de características da organização em que os SI se inserem, e de alguns componentes dos SI.

O maior desafio em custear SI está em conseguir identificar e alocar todos os custos. Este é um processo complicado dado que existem vários tipos de custos que incorrem dentro e fora do âmbito dos SI (Irani et al., 2006).

Outros dos problemas de custear SI relacionam-se com a computação, em que pode acontecer contabilizar os mesmos custos mais do que uma vez, omitir custos relevantes, não conseguir identificar todos os custos, ou não ter em conta efeitos financeiros secundários não relacionados diretamente com o SI (King et al., 1978).

Por outro lado, pelo facto do IGFEJ ser um instituto público destaca-se um desafio acrescido no custeio quando comparado com o setor privado.

As organizações públicas fornecem muitas vezes serviços que não são disponibilizados pelo setor privado, tornando assim bastante difícil ter pontos de comparação que permitam definir preços e determinar custos (King et al., 1978).

35 Concluindo, ao longo dos anos não tem existido um grande número de publicações sobre casos de implementação de modelos de custos, em especial de CBADT, nas organizações. No entanto, deverá ser possível através de artigos sobre a implementação de outros modelos, e alguns trabalhos de investigação recentes sobre CBADT, aplicar este modelo aos SI da organização em estudo neste trabalho, ultrapassando diversas dificuldades derivadas de características organizacionais e dos SI.

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