Mudança e Implementação

Após a adjudicação do processo logístico ao candidato B, foi altura de começar a preparar a mudança do armazém que, para além da dificuldade física de mudar mais de 10.000 paletes de armazém, teve como objetivos principais:

• Não parar a produção da fábrica (que se encontrava a trabalhar 24h/dia, 7 dias/semana);

• Não parar o envio para os clientes; • Garantir rastreabilidade dos lotes.

Concretizar esta grande operação sem falhar nem com os nossos clientes internos, a produção, nem com os nossos clientes externos, mercado, exigiu uma grande preparação e trabalho em equipa entre as várias áreas envolvidas, em especial as que têm uma ligação direta com os mercados: LOG1, LOG3, LSP e vendas (SPO).

4.3.1 Preparação e planeamento da mudança

Numa fase inicial, proporcionou-se a realização de um workshop inicial entre a equipa de projeto, LOG3, com 3 grandes objetivos: conhecer pontos a melhorar face à transferência anterior, contabilizar material a transferir, brainstorming relativo à estratégia de mudança e como executar a mesma informaticamente.

Na altura deste workshop, em fevereiro de 2018, o cenário do armazém em Gaia era o seguinte:

Tabela 11 - Quantidade paletes a transferir

Produto Nº Paletes Nº caixas Nº caixas/palete TOTAL paletes Nº paletes/camião Nº camiões Exportação 3200 0 20 3200 40 80 Nacional 7000 0 20 7000 40 175 Spare parts 1200 13000 20 1850 40 46 TOTAL 12 050 301

Podemos então concluir que o número de paletes a transferir são 1.2050, o que perfaz 300 camiões entre Gaia e Taboeira, assumindo uma média de 40 paletes por camião.

Dos pontos favoráveis/desfavoráveis na transferência anterior, de Aveiro para Gaia, percebemos que existem pontos bastantes positivos a manter e outros, que pelo contrário, necessitavam de melhorias.

Um dos aspetos positivos encontrados, prende-se com a estratégia de transferência por mercado. Uma vez que dependendo do mercado, o produto, o processo, tanto físico como informático, e os clientes mudam, faz todo o sentido continuar com esta mesma estratégia, sendo que o primeiro mercado a transferir a Exportação, seguido do mercado Nacional e por último, embora não seja um mercado mas sim um tipo diferente e produto, as peças de substituição e acessórios.

Após o alinhamento interno, entre a equipa de projeto da Bosch, reuniu-se então com o LSP para definir em conjunto mais detalhes sobre a transferência, sendo que o ponto de partida era aquilo que já estava decidido internamente. Este workshop com o LSP serviu também para definir outros pontos como as estantes, uma vez que a montagem das mesmas é da responsabilidade do prestador, e tratam-se de um ponto crítico para que seja possível executar a transferência. A ilustração seguinte mostra o cronograma resultante desse workshop com o LSP:

Figura 27 - Cronograma da Transferência

Neste cronograma são então visíveis não só as 3 grandes fases da transferência, bem como questões ligadas às infraestruturas. Estas devem ser realizadas de forma a capacitar o armazém a receber o material, nomeadamente, as infraestruturas IT e as estantes (Plano completo no anexo 4)

Por outro lado, um dos aspetos a melhorar face à transferência anterior, é a falta de conhecimento por parte dos operadores, tanto do sistema como do processo. Com efeito, o processo de transferência tornou-se demasiado longo originando, consequentemente, inúmeros erros que exigiram por parte da Bosch bastante apoio no período de aprendizagem. Para evitar todo este processo de aprendizagem durante a transferência e o arranque da operação no novo armazém, que por si só já é bastante exigente, foi acordado com o LSP que o mesmo iria também transferir as pessoas com conhecimento nos processos que estavam a trabalhar no processo anterior em Gaia, para

o novo armazém até que a operação ficasse estabilizada. Com esta decisão, é então possível fazer a transferência da forma mais smoth possível, enquanto que se vão formando novos colaboradores, que futuramente irão executar todo o processo.

4.3.2 Processo Informático da Transferência

O processo informático para a transferência do material foi outro dos pontos em que se identificaram pontos de melhoria face à transferência anterior, uma vez que este era demorado o que causou bastantes atrasos, uma vez que o LSP tinha que fazer dois movimentos informáticos em SAP para a mesma: Movimento de saída de material e colocação de etiqueta na palete à saída do armazém antigo; Movimento de entrada de material e colocação de etiqueta de localização à entrada no novo armazém. Com este processo era feita no imediato a mudança do depósito de armazenamento antigo para o novo (no caso da transferência anterior, o material foi transferido do depósito 1000 para o depósito 2000). Ao todo, são cerca de 4,7 minutos por palete para fazer todo este processo, sendo cerca de 2,3 minutos no processo de saída de mercadoria, e os restantes no processo de receção de mercadoria.

Para evitar todos estes movimentos informáticos, foi necessário implementar uma solução que eliminasse esses dois passos conjugando-os num só, de preferência à saída do armazém antigo, onde os processos estão mais estáveis. A figura seguinte mostra qual foi o fluxo informático para executar a mudança:

Figura 28 - Processo Informático de Transferência

Através do fluxograma acima representado é possível verificar que o processo de transferência passou a ser apenas uma mudança de local, dentro do mesmo depósito, apesar de fisicamente o material mudar de depósito. Assim, com este processo, era possível que a etiqueta contivesse a informação do local de origem e de destino. Com isto, assim que a palete chegasse ao novo armazém, o operador apenas necessitasse de confirmar a receção da mesma, através da leitura do código de barras, e localizar a palete

no local indicado na etiqueta. A etiqueta tinha a seguinte configuração, que se vê na figura 29:

Figura 29 - Etiqueta de Transferência

Concluída esta fase do processo, teria então que ser feita a correção do depósito onde o material estava localizado, que embora estivesse em locais do novo armazém, os mesmos ainda estavam customizados como sendo o armazém de Gaia, no depósito 2000. Para corrigir isso, foi necessário que a Bosch executasse a “migração” de todos esses locais do depósito 2000 para o depósito 3000 (depósito do novo armazém).

Este processo só foi possível garantindo que as novas localizações não tinham a mesma nomenclatura que as localizações antigas (não era possível movimentar informaticamente uma palete do local A para o local A) e ainda pelo facto desta transferência não representar uma mudança de propriedade do produto, caso contrário não seria legalmente possível este processo.

Com este novo processo, conseguimos que todo o trabalho administrativo ficasse no armazém antigo e também reduzir o tempo de tratamento por palete para cerca de 2.7 minutos, uma vez que só tinha que ser colocada uma etiqueta em cada palete, ao invés das 2 que eram necessárias com o processo anterior, fazendo com que o processo de localização no destino, fosse muito mais lean e rápido.

4.3.3 Seguimento da Transferência

Para cada uma das fases da mudança, foi feito um workshop para definir claramente todos os pormenores a ter em conta, quais os timings, qual a quantidade de material a transferir e quais as equipas que iriam estar de suporte, tanto da parte da Bosch como da parte do LSP. Apesar de ser o LSP a fazer toda a transferência física do material, a responsabilidade da transferência era de AvP, pelo que era extremamente necessário que todos os processos fossem claramente definidos entre ambas as partes de forma a que todo o processo corresse como planeado.

Após este alinhamento de Kick-off antes de cada uma das fases, passou-se a um acompanhamento diário, através de um Point-CIP project, com o LSP. Estas reuniões de aproximadamente 15 minutos tinham como objetivo a análise do dia anterior, o status e progresso da transferência e pontos que estavam em aberto. O point-CIP project abordava os seguintes KPI’s: adesão ao plano, nível de serviço e uma open point List (OPL) com todos os problemas que eram levantados durante as reuniões e que teriam que ser resolvidos. A fotografia seguinte mostra o quadro usado para fazer o point-CIP project, situado no armazém:

Figura 30 - Point CIP Transferência

Estando então definido qual seria o processo, tanto físico como informático, e como iria ser seguido o projeto, passou-se então à transferência física do material, nas seguintes

fases que serão detalhadas nos capítulos seguintes: mercado de exportação, mercado nacional e peças de substituição.

4.3.4 Transferência do Mercado de Exportação

Para o mercado de exportação, seriam cerca de 3.200 paletes a transportar, o que correspondia, sensivelmente. a 80 camiões. Uma vez que no final de cada mês, existem muitas cargas para fora de Portugal, o stock no armazém de produto de exportação fica muito baixo no início de cada mês, o que foi aproveitado para reduzir no custo do transporte de armazém: fazer a transferência no início do mês de junho, em que era previsível que o stock reduzisse cerca de 40%, permitindo fazer a transferência one shot, não sendo preciso dividir os stocks e obrigar a que a expedição se fizesse a partir de 2 armazéns. Assim, foi desenhado um plano já considerando as quantidades espetáveis de material a transferir:

Tabela 12 - Plano Transferência do Mercado de Exportação

A transferência começou então no dia 7 de julho e a primeira venda seria feita no dia 11 de junho. Para testar tanto o processo de transferência, como o processo de expedição, foram realizados 2 testes. Um primeiro concretizado no dia 7, em que fizemos apenas uma viagem de transferência para testar todos os processos físicos e informáticos. No dia 11 de julho foi alinhado com o LOG1 o envio a um cliente, sendo assim possível testar também o processo de expedição.

Efetuado o primeiro teste sem registo de qualquer tipo de incidente, seguiu-se então com a transferência durante 3 dias, contabilizando 47 viagens entre os dois armazéns, cerca de metade das 80 inicialmente previstas. Mesmo assim, e devido a um forte mês de vendas e a um dos clientes querer fazer uma inspeção ao novo armazém antes do material ser transferido, obrigando a manter o material no armazém antigo, apenas 1.274 paletes de exportação foram transferidas.

Estes dois fatores, aliados ao facto deste material ser sobreponível e a otimização das cargas ser elevada, conseguiram transferir-se cerca de 50 paletes/viagens,

Transferência Mercado Exportação

Plano de transferência W23 1 Teste 6 EM 21 EM W24 21 EM W25 1 OG 1 OG 1 OG 1 OG 2 OG Equipamentos Legenda

3 Trator | 6 Motoristas | 7 Galeras Nº viagens

Mercado Exportação

Funcionamento Obsoletos - Mercado Nacional Galeras em Gaia: 3 galeras no dia 07-06-2018 às 18 horas (máx. até às 21 horas)

Galeras em Taboeira: 2 galeras no dia 07-06-2018 às 21 horas

*Restantes 2 galeras são deixadas em Gaia aquando os tratores forem buscar as que estavam do dia anterior já carregadas

Sábado

Domingo Segunda-Feira Terça-Feira Quarta-Feira Quinta-Feira Sexta-Feira

Jun 2018 3 4 5 6 Kick off EM TbW 17 18 19 10 11 12 13 14 20 21 22 23 8 9 15 16 7 Estabilização

contrariamente às 40 expectáveis. Isto fez com que todo o mercado de exportação ficasse transferido um dia antes, no dia 9, aproveitando o dia 10 já para transferir produto mono do mercado Nacional, próximo material a ser transferido. O gráfico seguinte mostra o acompanhamento do material transferido:

Figura 31 - Gráfico de Acompanhamento da Transferência do Mercado de Exportação

Podemos constatar, no gráfico acima apresentado, o número de paletes transferidas (azul) relativamente ao número planeado (laranja), e os totais acumulados, podendo verificar o número de 290 paletes a cima do plano após a primeira fase de transferência.

Detalhando por tipo de mercado, é visível a diferença negativa face ao previsto no mercado de exportação, devido ao cliente que não autorizou a mudança de, aproximadamente 500 paletes, e também pela razão do mercado nacional estar com sensivelmente 800 paletes à frente do plano dando então o balanço positivo de cerca de 300 paletes.

Figura 32 - Transferência Exportação Figura 33 - Transferência Nacional

Após a mudança, seguiu-se então a fase de estabilização e seguimento dos envios, seguindo o nível de serviço. A tabela abaixo mostra que os carros enviados dentro das janelas horárias está abaixo do expectável, mas conseguimos perceber que grande parte

desses atrasos prendem-se com o transportador e não a atrasos operacionais dento do armazém.

Tabela 13 - KPIs após Transferência da Exportação

Terminada esta primeira fase da mudança, começaram também a surgir as primeiras alterações nos shuttles de transporte do produto acabado, e com isso redução de custos. Com o produto destinado a mercados de exportação já no novo armazém, aplicou-se o seguinte cenário, figura 34, apresentando uma poupança de 63% face ao cenário atual:

Figura 34 - Cenário Shuttles após Transferência da Exportação

4.3.5 Transferência do Mercado Nacional

O produto para o mercado Português, é aquele cujo número de stock armazenado é maior, uma vez que é produzido Make to Stock de forma a garantir aos clientes um Lead Time que corresponda às suas necessidades, neste caso, 24 horas desde que a encomenda é feita, até ser entregue. Este stock reflete-se em cerca de 7.000 paletes que estão armazenadas e que têm que ser transferidas, correspondendo a cerca de 175 camiões entre os dois armazéns. Realizar toda esta operação de uma vez só, One Shot, não é fisicamente possível, uma vez que o objetivo principal é não parar de enviar produto aos clientes. Como isto só acontece durante o fim de semana, seriam necessários 80 camiões por dia para transferir tudo. Assim, assistiu-se a uma mudança de estratégia

relativamente ao mercado de exportação e teve que ser feita ao longo de um mês, partindo os stocks, com dois grandes fins de semana de transferência.

Tabela 14 - Plano de Transferência do Mercado Nacional

Começou-se então por transferir 1 a 2 camiões por dia, aproveitando as viagens do shuttle entre Gaia e Aveiro que vem por norma vazio, trazendo material no mover, sem registo de vendas desde 2016. Ao mesmo tempo foi também transferido um tipo de produto específico para ser testada a expedição para a distribuição nacional a partir do novo CDL, neste caso foram os VRF’s, aparelhos de ar condicionado industriais, que começaram a ser vendidos no dia 9 de julho, sem qualquer tipo de problema, tendo o sistema funcionado corretamente. Com este teste, estávamos então seguros para avançar com a transferência em massa.

A grande transferência dividiu-se então em 2 grandes fins de semana, sendo a estratégia de transferência, transferir no primeiro fim de semana todas as referências C’s e B’s e apenas no segundo fim de semana as referências A’s, tentando ao máximo ter que enviar para os clientes a partir de 2 armazém, no entanto foi necessário mesmo expedir a partir de duas plataformas, o que levou a uma análise diária de todas as encomendas que falhavam por o stock já estar no novo armazém, uma vez que até ao final da transferência as encomendas iriam cair sempre no armazém de Gaia, e redirecioná-las para o novo armazém. Todo este processo exigiu uma grande articulação entre a equipa de projeto, o LOG1, LSP e o SPO, para análise das encomendas e o que fazer para não falhar ao mercado, desde separar as encomendas e enviar metade das linhas da encomenda de Gaia e outra metade de Taboeira, dependendo do local onde estivessem os stocks, até adiar um dia a data de entrega, permitindo transferir o stock em falta para o armazém correto e só depois expedir. Gráfico seguinte mostra o acompanhamento da transferência e a sua adesão ao plano:

Transferência Mercado Nacional

Plano de transferência W26 1 OG 1 OG 1 OG 1 OG 1 OG 0 W27 0 2 OG 2 VRF 2 VRF 2 VRF 0 W28 0 2 Kick-off VRF 2 VRF 2 VRF 2 OG 2 OG 34 Nacional W29 34 Nacional 2 OG 2 OG 2 OG 2 OG 10 OG 34 Nacional W30 34 Nacional Equipamentos Legenda

5 Trator | 10 Motoristas | 12 Galeras Nº viagens

Mercado Exportação

Funcionamento Obsoletos - Mercado Nacional

Galeras em Gaia: 5 no dia 13 de Julho até às 21 horas Problemas de partir stocks

Galeras em Taboeira: 3 no dia 13 de Julho até às 21 horas 5 galeras em andamento

Sábado

Domingo Segunda-Feira Terça-Feira Quarta-Feira Quinta-Feira Sexta-Feira

29 30 Jul 2018 1 2 3 4 5 06-07-2018 - Listagem 24 25 26 27 28 Jun 2018 7 8 9 10 11 12-07-2018 - Listagem 13 14 Kick off NM TbW 21 22 23 24 25 26 27 28 15 16 17 18 19 20

Figura 35 - Gráfico Acompanhamento da Transferência do Mercado Nacional

Ao analisar este gráfico, percebemos que a transferência ficou cerca de 1.200 paletes abaixo do plano. Este desvio foi decidido pela equipa de projeto devido à taxa de ocupação no novo armazém que estava já acima dos 90%, devido às poucas vendas de aparelhos de ar condicionado face ao plano de vendas, que fez com que o armazém não escoasse o produto.

Assim, decidiu-se deixar as 1200 paletes no armazém de Gaia, o que acabou por não ter muito impacto uma vez que todas elas são de material bloqueado quer por problemas de qualidade ou por danos, ficando para ser transferido já depois da transferência, quando houver uma decisão final do seu destino (envio para o cliente/retrabalho/sucatar). Mesmo com este contratempo, a transferência decorreu de acordo com o previsto, conseguindo também manter um bom nível de serviço aos clientes durante este período:

Tabela 15 - KPI's após transferência do mercado Nacional

Com este mercado no novo CDL, 90% do que sai da fábrica, particularmente esquentadores, caldeiras e bombas de calor, elimina-se a necessidade de transferência para o antigo armazém em Gaia, apenas as peças de substituição continuaram a ir para o

0 9 /0 7 /2 0 1 8 1 0 /0 7 /2 0 1 8 1 1 /0 7 /2 0 1 8 1 2 /0 7 /2 0 1 8 1 3 /0 7 /2 0 1 8 1 4 /0 7 /2 0 1 8 1 5 /0 7 /2 0 1 8 1 6 /0 7 /2 0 1 8 1 7 /0 7 /2 0 1 8 1 8 /0 7 /2 0 1 8 1 9 /0 7 /2 0 1 8 2 0 /0 7 /2 0 1 8 2 1 /0 7 /2 0 1 8 2 2 /0 7 /2 0 1 8 2 3 /0 7 /2 0 1 8 2 4 /0 7 /2 0 1 8 Distribuição Nacional

KPI's Mercado Nacional - Produto Acabado Objectivo Mensal

OTIF Delivery (order line) 96,00% 94,95% 96,7% 90,3% 94,5% 97,6% 87,3% 98,6% 88,2% 98,9% 98,9% 96,0% 98,9% 97,7%

Ontime Delivery 98,00% 96,38% 98,0% 92,7% 95,9% 95,5% 94,9% 96,7% 95,8% 99,3% 98,2% 98,2% 98,4% 98,9%

Falta de Tempo 71 2 9 5 5 7 3 7 0 3 3 1 2

Viatura Avariada 11 1 1 1 0 1 1 0 1 0 0 0 0

Erro de Carga 8 0 1 0 2 0 0 0 0 0 0 1 0

Total de linhas não entregues 363 13 39 21 10 52 11 54 3 5 21 4 10

Incidentes no armazém (danos) 99,00% 99,72% 99,7% 99,8% 99,7% 100,0% 99,8% 100,0% 99,8% 100,0% 99,8% 100,0% 100,0% 100,0% Total Guias em Distribuição 2485 152 151 147 156 156 121 166 144 171 167 122 187 Total de Linhas em Distribuição 7190 399 400 385 412 408 814 459 281 445 524 369 440

mesmo, tendo o seguinte cenário dos shuttles, (figura 36) com os custos a serem iguais ao cenário anterior (uma vez que o serviço é pago ao turno e não à viagem, e apenas foram reduzidas o número de viagens):

Figura 36 - Cenário dos Shuttles após Transferência do Nacional

4.3.6 Transferência das Peças de Substituição

Enquanto que até esta fase da transferência apenas tinham que se movimentar paletes, nas peças de substituição, é necessário lidar com caixas. Ao todo são 13.000 caixas que são armazenadas em estantes apropriadas para que seja possível fazer a localização e picking desse material a pé, sem que sejam necessárias máquinas de movimentação e elevação. O facto de se tratarem de caixas, que não são caixas fechadas, mas sim caixas de plástico retornáveis sem tampa, obrigou a que todas as caixas tivessem de ser colocadas em paletes para serem transferidas, para depois voltarem a ser localizadas em estante. Todo este processo é por si só é demorado, e exige uma grande capacidade, que veio a ser ainda mais exigente uma vez que as estantes onde o material estava armazenado seriam as mesmas que se iriam usar no novo armazém, ou seja, também as estantes foram transferidas.

Tal como para as outras fases, deu-se um workshop entre a equipa de projeto e o LSP para detalhar todo este processo, que envolve também a empresa que irá mudar as estantes de sítio e que poderia também afetar a transferência. Foi então decidido: 1º transferir peças de substituição no movers, libertar cerca de 40% das estantes e armazenar no chão do novo armazém; 2º transferir estantes que foram libertas e instalar no novo armazém. 3º transferir peças A’s, com grande rotação e localizar nas estantes já instaladas; 3º transferir restantes estantes; 4º localizar peças de substituição no movers que já tinham sido transferidas. O plano foi o seguinte:

Tabela 16 - Plano Transferência Spare Parts

Após identificadas todas as peças A’s, B’s e C’s, começou-se então a preparar o material para que este pudesse ser transferido, tendo sido paletizado, e identificado, uma vez que embora fossem peças sem muita rotação, a qualquer momento podia chegar uma encomenda e esta teria que ser finalizada. A fotografia seguinte mostra a preparação para a transferência no armazém de Gaia:

Figura 37 - Mudança das Caixas e Estantes

Na zona 1, podemos ver o material que já foi retirado nas estantes, colocado em paletes, estas que foram colocadas exatamente na mesma zona, não tendo na realidade sido feito nenhum movimento do local das peças, o que permitia que fosse possível fazer picking ao material a qualquer momento. Essas estantes já tinham sido desmontadas e estavam a ser montadas novamente em Taboeira. Na zona 2 observamos que as estantes se encontram vazias, prontas para ser desmontadas, e que o seu material já foi transferido para paletes e de seguida para Taboeira e ficaram armazenadas no chão. Neste caso já foi necessário fazer o movimento informático do local de origem para o local “Palete”, tendo cada palete uma Packing List com a informação de todas as referências que estão na mesma (Ver anexo 5).

Transferência Spare Parts

Plano de transferência W31 5 SP W32 5 SP ₂ SP ₂ SP ₂ SP ₁₀ SP W33 4 SP Equipamentos Legenda

2 Trator | 2 Motoristas | 4 Galeras Nº viagens

Spare Parts