Núcleo de Aquisições e Gestão de Colecções (aBIB)

Este núcleo dá início à cadeia documental, gerindo a aquisição por compra das unidades de informação constituintes do acervo das Bibliotecas da UA. Compete-lhe igualmente garantir a realização dos procedimentos legais para aquisição de publicações que impliquem concurso público e/ou ajuste directo; apoiar os docentes e investigadores na identificação, selecção e aquisição dos recursos bibliográficos e informativos para o ensino e investigação; identificar, seleccionar e propor a aquisição de recursos bibliográficos e informativos de interesse geral para a comunidade académica e garantir a conservação e preservação das colecções bibliográficas, providenciando o seu restauro, encadernação e conversão de formatos, quando necessário.

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3.3.1.

Comunicação síncrona

Atendimento à comunidade académica

Este núcleo recebe frequentemente pessoas que ali se dirigem para tratar de assuntos vários, de entre os quais se destacam os utilizadores que perdem livros que tinham em empréstimo domiciliário; os docentes da UA que vêm oferecer itens à Biblioteca ou entregar as facturas e os livros comprados de modo a que o núcleo dê início ao seu processamento. É ainda frequente o contacto, maioritariamente por telefone, por parte de docentes e investigadores que pretendem informações sobre uma determinada publicação periódica ou devido a problemas de acesso online a publicações.

Estes contactos não são contabilizados nem existem instrumentos de avaliação da comunicação.

3.3.2.

Comunicação assíncrona

Comunicação para aquisição de documentos

A comunicação assíncrona é feita, por um lado, com os fornecedores e, por outro, com os

pivots departamentais para a Biblioteca81, com os docentes dos próprios departamentos (embora mais ocasionalmente) e com as secretarias departamentais.

No caso da comunicação com os fornecedores, apenas é mantido o registo do número de orçamentos82

(maioritariamente de monografias) pedidos por correio electrónico: em 2009 foram pedidos 88 orçamentos (envolvendo um total de 2.627 obras) e em 2010 foram pedidos 84 orçamentos, (envolvendo 1.909 obras).

Com os pivots, os docentes e as secretarias a comunicação é efectuada, maioritariamente, por correio electrónico (embora frequentemente também seja feita por telefone ou presencialmente) e serve, sobretudo, para trocar informações sobre a aquisição de documentos, para alertar para a disponibilização para empréstimo dos itens pedidos e para apoiar a identificação e selecção dos recursos bibliográficos e informativos.

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Também denominados por ‘Delegados’, são eles os elementos de ligação entre os restantes docentes de cada departamento e os SBIDM, tendo um papel bidireccional: recebem a informação pertinente para a sua área e a respectiva informação financeira de modo a poderem divulgar pelos seus pares e (re)enviam os pedidos dos docentes/investigadores aos SBIDM.

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Desde 2008 que este Serviço passou a efectuar os pedidos de orçamento a três fornecedores diferentes, sendo a posterior selecção determinada pelo menor preço.

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Aos pivots e directores departamentais são igualmente enviadas, trimestralmente, informações financeiras de modo a que possam gerir as verbas atribuídas à compra de itens e, anualmente, para que procedam à escolha dos títulos das publicações periódicas de modo a que o núcleo possa proceder à abertura do concurso público.

Não há, contudo, estatísticas destas interacções, nem é feita a gestão da comunicação. De modo a tornar mais célere e eficiente a aquisição de documentos, o núcleo já estudara a possibilidade de disponibilização de um formulário online a partir do qual os pivots departamentais pudessem efectuar os seus pedidos, sendo que estes seriam imediatamente disponibilizados no sistema de gestão ALEPH. No entanto, a ideia não chegou a ser posta em prática uma vez que implicaria uma maior dispêndio de tempo por parte dos pivots porque cada pedido teria de ser feito individualmente.

Sugestões de aquisição

Na caixa de sugestões colocada na Biblioteca Central surgem, frequentemente, sugestões de aquisição de livros, sendo posteriormente contactados os pivots departamentais, por e-mail, de modo a averiguar a possibilidade de aquisição ou, em casos mais raros, procede-se à sua aquisição com verbas dos SBIDM.

O núcleo já equacionara a possibilidade de as sugestões serem feitas directamente através do catálogo bibliográfico, tendo, no entanto, sido abandonada a ideia uma vez que criaria expectativas erradas nos utilizadores porque a aquisição depende quase exclusivamente de verbas departamentais.

À Biblioteca do ISCA chegam igualmente pedidos/sugestões de aquisição via correio electrónico, sendo posteriormente enviados para serem processados na Biblioteca Central. No entanto, não existem números estatísticos.

Gestão do Fundo de Empréstimo Condicionado

No início de cada semestre os docentes da UA são contactados por correio electrónico para procederem ao envio de bibliografia para que possa ficar em empréstimo condicionado83 naquele semestre. Se da análise da bibliografia é encontrada algum item que não existe nas bibliotecas da UA ou que exista numa edição mais recente, é proposto ao docente a sua aquisição. Também aqui não é feita a contabilização destes contactos nem a avaliação da comunicação.

83 _{Este fundo é criado semestralmente para que os livros mais importantes para as diferentes disciplinas possam estar mais facilmente acessíveis} nos balcões de atendimento, sendo o seu empréstimo apenas facultado 30 minutos antes do fecho da biblioteca e a sua devolução exigida na manhã do dia seguinte.

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Difusão selectiva da informação

É actualmente competência deste núcleo a DSI personalizada, tendo como principal objectivo o envio de catálogos electrónicos de editoras e livreiros aos pivots departamentais, enviados periodicamente por correio electrónico e de acordo com as áreas de interesse.

No entanto, por ser uma tarefa recente deste núcleo não está implantada nenhuma estratégia de comunicação ou de avaliação da comunicação.

Inquérito aos pivots

De modo a entender quais as fontes preferenciais utilizadas para a selecção das referências bibliográficas a adquirir, em 2010 foi enviado um inquérito aos pivots, estando os resultados representados na tabela seguinte:

Fontes de Informação Resultados

Consulta das referências bibliográficas dos documentos que

utiliza para a investigação e /ou preparação das aulas 19%

Conhecimento obtido pela troca de informação entre pares 19%

Catálogos disponíveis na Web 19%

Catálogos enviados pela Biblioteca 15%

Exposições temáticas efectuadas pelos editores/livreiros 8%

Informação e/ou newsletters obtidas através do envio

directo por parte dos editores 7%

Listas temáticas fornecidas pela Biblioteca 5%

E-mails com informações editoriais remetidos pela

Biblioteca 5%

Consulta da página “Novidades editoriais”, no portal Web

das Bibliotecas da UA 3%

Tabela 3: Resposta dos pivots departamentais ao inquérito sobre fontes de informação

Do universo composto por vinte e cinco pivots, obteve-se a resposta de 60%. Tratando-se de docentes e investigadores, facilmente se compreende que as maiores percentagens correspondam à consulta de referências bibliográficas (19%) e à partilha de informações entre pares (10%). O impacto dos catálogos enviados pela Biblioteca é muito reduzido (15%), tal como as

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listas temáticas (5%) e os e-mails (5%). Com o valor mais pequeno temos a “Consulta na página “Novidades editoriais”, no portal Web das Bibliotecas da UA”, com apenas 3%, provavelmente porque na altura do inquérito a página era muito recente (a página apenas foi divulgada em Setembro de 2009, mas em Janeiro de 2010 já contava com 1.013 visitas de página).

Dado os resultados em relação à consulta dos catálogos enviados pela Biblioteca, em 2011 foram novamente contactados os pivots via telefone para averiguar a continuação do serviço de envio de catálogos em formato papel, tendo a informação recolhida evidenciado a pouca pertinência do serviço, pelo que se decidiu a sua anulação.