Kranacher, Riley e Wells (2010) definem as red flags como uma espécie de fios soltos, anomalias, factos, padrões ou quebra de padrões que sugerem que alguma coisa pode não estar certa, sendo usado como sinónimo de sintoma de fraude.
As red flags orientam a aplicação das técnicas de auditoria, métodos de avaliação que permitam obter evidência comprovável e confiável, nas quais o auditor baseará as suas opiniões e respetivas conclusões Flores (2004; 92-93).
4.3.1. CONCEITO
As red flags são indicadores de alerta que visam prevenir e detetar uma possível fraude. Pode dizer-se que estes sinais funcionam como um “termómetro” na prevenção e deteção das fraudes.
As red flags são sinais que levantam suspeição sobre as demonstrações contabilísticas, mas que não se constituem em prova, pois como definiu Múrcia (2007), diversos red flags podem estar presentes dentro de uma organização e não ocorrer fraudes.
Wells (2005) apresenta uma lista de red flags relacionadas com as fraudes nas demonstrações financeiras e embora não tenha validade científica para extrapolar as conclusões para toda a população, sinalizou que a maior parte dos auditores pesquisados considerou muito relevante os red flags relacionados com a área de “relatórios contabilísticos”, que apresentou o maior risco de fraude nas demonstrações financeiras juntamente com a área de “gestores”.
A lista de red flags apresentada por Wells (2005) apresenta um elemento importante de análise que é o baseado na comparação entre empresas via demonstrações financeiras, ou seja, via análise de indicadores financeiros.
Constata-se que uma ferramenta que é utilizada pelos profissionais da área da fraude nas demonstrações financeiras é a técnica de análise de balanços, que é considerada de grande valor para a pesquisa ao fornecer elementos indiciários, como afirmado por Sá e Hoog (2010), que são capazes de direcionar as investigações e análises periciais.
A partir dos indícios identificados, o auditor pode formar a sua opinião sobre a possibilidade de ocorrência de fraude, decidindo sobre a continuidade ou não dos trabalhos, a extensão dos exames realizados, os caminhos a serem percorridos e as hipóteses levantadas, ou seja, partindo das red flags, buscam-se evidências que comprovem as hipóteses levantadas.
Relativamente aos sinais de alerta de apropriação indevida de ativos, existem três métodos principais usados por funcionários para desviar dinheiro da organização - os auditores internos, ou a quem couber a monitorização do CI, devem estar atentos às tendências por mais básicas que sejam, quando determinar o risco de desvio material na empresa - são eles:
furto/roubo - discrepâncias de caixa/dinheiro sem explicação; talões de depósito alterados ou forjados; aumento de depósitos "em trânsito" durante as reconciliações bancárias;
desvio (skimming) - diminuição de dinheiro no total do ativo circulante; diminuição do rácio de caixa para vendas com cartão de crédito; vendas estáveis ou em declínio com o aumento do custo das vendas; atraso no lançamento de contas, a receber; despesas fraudulentas - aumento das despesas de consultoria ou de publicidade;
empregado com morada que corresponde ao endereço do fornecedor; o endereço do fornecedor é uma caixa postal ou correio eletrónico inexistente; o nome do fornecedor é composto por iniciais ou finalidade de negócio confusa/estranha (os funcionários muitas vezes usam as suas próprias iniciais para criar empresas fictícias); excessivas anulações, falta ou destruição de cheques.
A maioria dos infratores exibe traços comportamentais que representam sinais de alerta para as suas ações.
Estas red flags, na sua maior parte, não são identificadas pelo tradicional CI. Gestores, colaboradores e auditores, devem ter em conta estes padrões de comportamento comuns e ser incentivados a tê-los em consideração – especialmente quando observados em conjunto
com outras irregularidades – para ajudar na identificação de padrões que possam indicar atividade fraudulenta.
Para cada área específica existe um número de red flags que se adaptam melhor a cada situação, que nos permitem concluir se existe indícios de fraude, que se enquadram como sinais de alarme, levando-nos posteriormente à necessidade de confirmação da sua existência.
Na área da apropriação indevida de ativos, existem diversas situações possíveis de criar “alarme”, ou seja possíveis red flags.
De seguida apresenta-se um conjunto de red flags que, de acordo com Wells (2005), poderão levar a situações de fraude:
- concentração de poderes em mãos de poucos funcionários; - perdas contínuas ou relevantes de stocks;
- aquisição de bens e materiais desnecessários, excessivos ou extraordinários; - aquisição crescente de bens ou serviços a uma única empresa;
- registos contabilísticos não usuais; - conflito de interesses;
- casos ou suspeita de suborno; - favorecimentos;
- excessiva rotação de pessoal; - falta de controlos e documentação; - falta de segregação adequada de funções; - falta de aprovações e autorizações de compras; - restrição da concorrência;
- pagamento por material e serviços acima do preço de mercado; - aprovação de pessoal de confiança em concursos públicos; - desvios de recursos de caixa, vales e outros bens;
4.3.2. CLASSI FI CAÇÃO E CARATERÍST ICAS
O ambiente organizacional está cada vez mais suscetível a fraudes e a escândalos de ordem financeira. Uma das formas de promover maior transparência e transmitir confiança é com a utilização de red flags.
Atente-se, em seguida, à classificação e respetivas características:
documentais – são as encontradas em contratos, faturas, correspondências, extratos bancários, cauções, ações, títulos de crédito, certificados, relatórios e todos os tipos de documentos externos e internos à organização;
pessoais – são as que dizem respeito às pessoas, que se podem traduzir em atitudes, comportamentos estranhos ou pouco usuais;
de processo – Quando se dão nos procedimentos administrativos das despesas; conceptuais – Necessitam de um elemento racional, ou seja, não derivam de uma
observação direta dos fatos sem que requeiram um processo de raciocínio e análise por parte do auditor.
As red flags podem ser caracterizadas por sinais suspeitos, indícios ou meros alertas. De acordo com Flores (2004:095), a sinalização com red flags desses pontos não estabelece a existência de irregularidades ou fraudes, mas colabora para uma análise mais profunda da situação, em especial, quando a mesma, ou parecida situação, tende a repetir- se e a receber novas red flags, aumentando a probabilidade de existência de fraude.
As red flags fornecem ao auditor um aviso. São indicadoras de que as circunstâncias ou condições, que estão presentes, oferecem a oportunidade de cometer uma fraude.
Uma vez que uma red flag é reconhecida, o auditor tem a responsabilidade de conceber procedimentos de auditoria para determinar se uma fraude foi cometida, e em caso afirmativo, em que medida.
Wells (2009) apresenta algumas sugestões aos auditores para auxiliar na deteção e dissuasão de subornos ou comissões fraudulentas:
- atentar para rumores e queixas de empregados, quanto aqueles aparentam viver além das suas posses (frequentemente existe um grau de verdade);
- verificar, minuciosamente, os controlos utilizados na área de compras, em especial sobre o agente responsável pelas aquisições, pois em geral este é o maior suspeito de corrupção;
- empregar elevado grau de ceticismo quando examinar a razão da aquisição de materiais pela organização, observando a qualidade do material, a entrega dentro dos padrões, os preços acordados, a necessidade do mesmo, o momento (oportunidade) da entrega, pois quando há subornos ou comissões fraudulentas recebidas por funcionários da área de compras, estas situações tendem a fugir do controlo (motivo esses funcionários não efetuam reclamações);
- observar o relacionamento do pessoal de compras com os fornecedores, em especial nos casos de oferta de presentes e brindes, sucesso do fornecedor perante a concorrência, e outras situações de relacionamento estranhas à área de compras que venham a ampliar suspeitas de fraude;
- verificar se as transações de compras são realizadas diretamente com os fornecedores ou através de um intermediário, de um representante, (fornecedores corruptores nomeiam alguém para ser o elo de ligação entre o corruptor ativo e o passivo).