12. Supervisionar as atividades burocráticas do COCTA como elaboração,
controle, registro, encaminhamento e recebimento de documentos, expedientes, ofícios, correspondências, etc;
13. Apresentar ao Presidente, as propostas de novos sócios para aprovação;
14. Guardar e atualizar o cadastro de associados;
15. Controlar e efetuar a emissão dos Convites, dos Cartões de Identificação e das Carteiras de Associados;
16. Diligenciar para a execução dos serviços de atendimento ao associado,
recebimento, protocolo e encaminhamento de documentação;
17. Solicitar ao Agente de Controle Interno do GIA-SJ, a remessa ao COCTA dos
exemplares mensais dos respectivos Boletins Financeiros, para fins de controle e acompanhamento dos Oficiais apresentados e desligados dos efetivos das Unidades do DCTA, tendo em vista a necessidade de manter sempre atualizado o Quadro de Sócios;
18. Fazer gestões junto ao fiscal do Contrato dos prestadores de serviço de
limpeza e conservação do GIA-SJ para que se contrate, demita ou libere pessoal que atuem nas atividades do COCTA, após anuência do Presidente por proposta do setor diretamente interessado;
19. Fazer gestões junto à Divisão de Recursos Humanos do GIA-SJ para dispensa
ou requisição de pessoal, após anuência do Presidente por proposta do setor diretamente interessado;
20. Solicitar ao Agente de Controle Interno do GIA-SJ, a remessa de relação dos
associados que descontam mensalidades ao COCTA;
21. Elaborar, fazer a expedição e manter em ordem e em dia a correspondência de
rotina do COCTA;
22. Ter, sob sua guarda e em ordem, os Livros de Atas, Histórico e demais
documentos do COCTA, mantendo-os atualizados;
23. Manter o controle de reservas do uso do salão social e quiosques em agendas
apropriadas;
24. Manter atualizados murais e outros instrumentos de informação ao associado;
25. Executar todas as atividades relacionadas com a Administração de Pessoal,
necessárias ao perfeito funcionamento dos setores do COCTA;
26. Controlar o livro de ponto, ou registro eletrônico de horário; e
27. Estar pronto a atender qualquer chamado emergencial no que diz respeito a
B) O Diretor Financeiro tem por atribuições:
1. Contabilização, em rubrica própria, da aplicação dos recursos financeiros do
COCTA;
2. Acompanhamento da execução do Programa de Aplicação de Recursos aprovado
pelo presidente;
3. Preparação da documentação exigida e colaboração na fiscalização das operações
financeiras realizadas pelo COCTA;
4. Assessoramento ao CD nos assuntos pertinentes à Administração Financeira;
5. Recebimento e escrituração das importâncias decorrentes de mensalidades, taxas,
festividades e atividades congêneres, providenciando recolhimento imediato à Tesouraria através de documento próprio;
6. Manutenção e conhecimento atualizado da legislação pertinente aos assuntos da
Administração Financeira, necessária ao COCTA;
7. Realização do controle do pagamento das mensalidades dos sócios e demais taxas
administrativas;
8. Administração e controle de todos os contratos e serviços efetuados com
terceiros, firmas ou pessoas físicas, apresentando mapa mensal espelhando nomes, serviços que executam, valor mensal e valor total do mês; (Ex: MOSCA, Salão Social, Professores e etc...);
9. Supervisão dos serviços de guarda e segurança quando contratados com firmas
prestadoras destes serviços; e
10. Estar pronto a atender qualquer chamado emergencial no que diz respeito a
sua área.
C) O Diretor de Patrimônio tem por atribuições:
A coordenação e acompanhamento no zelo pelas instalações e equipamentos existentes na Sede Social;
1. Propor ao Presidente o Plano de Aquisição de Material Permanente e de Consumo, bem como a contratação de obras e serviços de engenharia e demais serviços
necessários ao atendimento das solicitações dos diversos setores do COCTA;
2. Organizar um Programa de Conservação e Limpeza do COCTA, submetendo-o à
aprovação do Presidente;
3. A coordenação e acompanhamento na execução dos serviços de limpeza,
conservação e manutenção de todas as dependências, instalações e áreas do COCTA, inclusive jardinagem em geral, mantendo-as em bom estado de apresentação e segurança;
4. A coordenação e acompanhamento na execução dos serviços de carpintaria,
pintura e outros de pequeno porte, dentro das condições de capacidade do COCTA;
manutenção, conservação e limpeza das máquinas e equipamentos da piscina;
6. O apoio ao setor Social na preparação das dependências do COCTA para as
atividades programadas;
7. Atuar junto ao Diretor Financeiro no que se referir à contratação de Firmas
prestadoras de serviços (Orçamentos, Fiscalização e Confecção de PAM’s);
8. Aprovar e controlar empréstimos de material do COCTA;
9. A responsabilidade pelo almoxarifado, mantendo controle do estoque existente;
10. Acompanhar e manter atualizada a relação de todo material-carga do COCTA;
11. Verificar rotineiramente as instalações do Centro Social e tomar as
providências cabíveis em caso de qualquer anomalia;
12. A compra e distribuição do material necessário para o funcionamento dos
vários setores do COCTA;
13. Solicitação de contratação de serviços por firma ou pessoa especializada, para
manutenção dos equipamentos, instalações e máquinas de todos os setores do COCTA;
14. Encaminhamento das notas das compras efetuadas para o Setor de Finanças, a
fim de que as mesmas sejam contabilizadas;
15. Atuar junto ao Setor Administrativo e Financeiro no que diz respeito à
prestação de contas, Livro-caixa e outros eventos co-relacionados à sua área; e
16. Estar pronto a atender qualquer chamado emergencial no que diz respeito a
sua área.
D) O Diretor Cultural tem por atribuições:
1. Elaborar e providenciar a distribuição, através dos meios competentes, dos
informativos referentes a qualquer evento realizado pelo COCTA;
2. Participar, sempre que possível, das recepções, eventos e reuniões programadas
pelo COCTA;
3. Providenciar, quando for o caso, a confecção de faixas e cartazes;
4. Atuar junto ao Diretor Social nos contatos e divulgação dos eventos
programados;
5. Estabelecimento dos contatos comerciais para a contratação de recursos
específicos a serem utilizados em festas e eventos promovidos pelo COCTA; e
6. Estar pronto a atender qualquer chamado emergencial no que diz respeito a sua
E) O Diretor Social tem por atribuições:
1. Elaborar e providenciar para que ocorram, da melhor maneira possível, os
eventos sociais previstos no calendário anual do COCTA;
2. Contatar, para a devida cotação, as pessoas, firmas, bandas e etc..., quando da
realização dos eventos programados e/ou eventuais;
3. Atuar junto ao Diretor Financeiro, quando da confecção de Contratos, para que
todos os acertos fiquem registrados dentro das conformidades;
4. Atuar junto ao Diretor Cultural, no tocante à confecção e distribuição de
informativos referentes aos eventos a serem realizados; e
5. Estar pronto a atender qualquer chamado emergencial no que diz respeito a sua
área.
F) O Diretor de Esportes tem por atribuições:
1. Elaborar e providenciar para que ocorram, da melhor maneira possível, os
eventos esportivos previstos no calendário anual do COCTA;
2. Atuar junto ao Diretor de Patrimônio no controle de todo material carga referente
ao seu setor;
3. Controlar e acompanhar a agenda das instalações pertinentes ao seu setor;
4. Atuar junto ao Diretor Financeiro, quando da necessidade de aquisição de
material esportivo;
5. Acompanhar, se possível, todos os eventos esportivos programados pelo COCTA
e/ou outras entidades pertencentes ao DCTA;
6. Verificar, sempre que possível, o estado das instalações pertinentes ao seu setor,
registrando qualquer discrepância no Livro de Ocorrências e posteriormente comunicando ao Diretor de Patrimônio, para que providências sejam adotadas; e
7. Estar pronto a atender qualquer chamado emergencial no que diz respeito a sua
área.
3. DISPOSIÇÕES FINAIS
1. Esta Norma de Funcionamento entra em vigor na presente data, revogando disposições em contrário; e