Os objetivos pretendidos com este projecto são a uniformização dos processos que decorrem nas secções de Preparação de cortiça e de fabricação de discos e rolhas naturais, a rastreabilidade dos produtos e o controlo de stocks. As etapas efectuadas para uniformizar os processos foram:
1. Levantamento das atividades realizadas nas secções em estudo; 2. Constituição dos mapas do processo;
3. Análise dos processos e sugestão de melhorias; 4. Validação e implementação das sugestões.
Os dados sobre as operações efectuadas foram recolhidos através da observação no gemba e por intermédio dos funcionários. A informação obtida pelos operadores, sendo a mais real e verídica, foi a principal base para a estruturação dos mapas do fluxo de atividades. Estes fluxos, apresentados nos Anexos A a M foram criados através do software de gestão de processos Aris Express e representam todo o processo produtivo das rolhas e discos naturais. As informações contidas nestes documentos representam o Know-How da empresa e como tal, sofreram algumas alterações para poderem ser expostos na presente dissertação.
A análise dos processos permitiu identificar as atividades que estavam a ser realizadas, mas que não acrescentavam valor ao processo, assim como as atividades que eram necessárias para atingir resultados específicos como o controlo de stock e a rastreabilidade dos produtos. Foram então sugeridas a introdução de novas atividades e a eliminação de atividades já existentes mas não necessárias ao processo. Na tabela 3 é apresentado um exemplo da nomenclatura utilizada nos mapas elaborados do novo sistema e presente nos Anexos G a M:
Tabela 3 - Nomenclatura utilizada na realização dos mapas dos fluxos de atividades
Cheio Cru Produto precedentes e/ou que irá ser consumido produzido por atividades para originar o produto final
Armazenar em
Expedição Atividade necessária do processo
Registar no sistema informático (manter
etiqueta) Atividade introduzida no processo
Pesar palete Atividade eliminada
Desdobramento Atividade opcional
X Eliminação do desconto da percentagem de humidade na quantidade da cortiça pesada
X
Alteração do valor de desconto da percentagem de humidade na quantidade da cortiça pesadax
Desconto da percentagem de humidade realizado na quantidade da cortiça pesadaOs mapas apresentam o fluxo de cada produto consumido e produzido até chegar ao produto final, as rolhas e os discos naturais.
As principais atividades introduzidas no fluxo de atividades têm como objectivo fundamental o registo de todas as operações, sendo deste modo possível ter conhecimento da localização dos produtos, controlar o stock intermédio presente em qualquer fase do processo, facilitar a rastreabilidade dos produtos, identificar as operações que podem estar na origem de não conformidades do produto, controlar ainda a produção efectuada por cada equipamento e pelas bancas existente no traçamento. A
ausência destas atividades de registo contribuía para o aumento do trabalho manual devido à necessidade do cruzamento dos dados sobre a saída de cortiça de cada atividade principal (rendimentos), a realização de inventário todos os meses, a “perda” de paletes não registadas, entre outros.
Para permitir o registo da produção por cada banca do traçamento, foi necessário marcar, com tinta amarela, um número que identificasse cada uma das bancas existentes, como é possível verificar na ilustração 20.
Ilustração 20 - Identificação das bancas do traçamento
Os mapas dos fluxos das operações realizados foram aprovados pela administração e melhorados continuamente até ao final da presente dissertação. A implementação do novo sistema iniciou-se com a realização de acções de formação aos operadores para apresentar o novo método de trabalho e esclarecer algumas dúvidas que pudesse surgir. As acções de formação permitiram uma maior interacção com os operários, apoiando- os, motivando-os e proporcionando-lhes a oportunidade de mostrar que as suas opiniões e ideias são uma mais-valia para a empresa.
4.1.1 Uniformização da Nomenclatura
Numa fase inicial do presente projecto, foi estipulado pela empresa que as designações dos produtos seriam alteradas. Por exemplo, os cheios 14 a 18 6ª eram designados e registados por alguns dos funcionários como 7ª e ainda como Refugo.
A introdução do novo sistema informático proporcionou a oportunidade de alterar os códigos dos artigos de modo a que estes sejam uniformes em toda a fábrica. Os códigos antigos eram formados por doze caracteres, XX YYCCCCQQZZ (por exemplo: CA SC141813CB):
XX: Tipo de cortiça. Podem ser: CA – Cortiça Amadia, CC – Cortiça Cozida, CE – Cortiça Escolhida e CT – Cortiça Traçada;
YY: Origem das pranchas de cortiça. Exemplo: SC – Socori;
CCCC: Calibre das pranchas de cortiça. Exemplo: 1418 – Cheio de 14 a 18;
QQ: Classe (qualidade) das pranchas de cortiça. Exemplo: 13 – 1ª a 3ª; ZZ: Classe das pranchas de cortiça. Exemplo: CB – Cheios com bicho, V – Verdura.
A nova nomenclatura tem dezassete caracteres, CR OFFCCCCCCQQTTAE (por exemplo: CR SCH1401813BC):
CR: Cortiça (reduziram-se as quatro alternativas anteriores para apenas uma opção);
O: Origem das pranchas de cortiça. Exemplo: S – Socori, F – Certificada;
FF: Família das pranchas de cortiça. Exemplo: CH – Cheio, DE – Delgado, AD – Amadia.
CCCCCC: Calibre das pranchas de cortiça. Exemplo: 140185 – 14 a 18,5;
QQ: Classe (qualidade) das pranchas de cortiça. Exemplo: 13 – 1ª a 3ª. TT: Tratamento das pranchas. Exemplo: BC – Bicho (verdura, cozido, cru);
A: Acabamento dos produtos. Exemplo: Chanfrar, ponçar, entre outros; E: Estado. Exemplo: Acabado, Pronto, entre outros;
4.1.2 Sistema à prova de erros
A criação de uma caixa de correio electrónica, email, para as secções analisadas foi uma das propostas encontradas para uma resposta mais eficaz na eliminação de erros. Os trabalhadores ao retirarem as etiquetas para identificação dos produtos podem cometer erros na introdução incorrecta dos dados que irão constar nas etiquetas. Quando este tipo de erros ocorre, os funcionários ficam com as etiquetas que estão erradas para posteriormente entregarem ao encarregado da secção para proceder à sua anulação. Muitas vezes este procedimento é demorado e esquecido, provocando o registo de produções que não aconteceram realmente e consequentemente, afectando todos os processos posteriores. Ao criar este sistema para cada secção, os trabalhadores enviam um email para o departamento informático para proceder à eliminação da informação incorrecta, actuando imediatamente após o erro.
A introdução das novas operações coincidiu com a instalação de um novo sistema informático denominado por shop floor control. Este programa proporcionou a introdução de um sistema à prova de erros que consiste na indicação de imprecisões (falta de dados, informações incorrectas, entre outros) aquando do registo das informações necessárias para a impressão de etiquetas. Quando os operadores realizam os registos, o programa indica com cores diferentes a informação que pode não estar correcta. Por exemplo, se é realizado um registo com uma data anterior ao dia actual, a informação fica a vermelho. No Anexo O é possível visualizar alguns exemplos parametrizados.
Ilustração 21 – Exemplo de um sistema à prova de erros utilizado na implementação do novo sistema informático