Normas de descrição

A norma mencionada anteriormente, a NOBRADE, é uma norma nacional para padronização da descrição arquivística. A construção dessas normas vem sendo objeto de trabalho da comunidade arquivística desde o final da década de 1980. O objetivo dessas normas é

a) assegurar a criação de descrições consistentes, apropriadas e auto- explicativas; b) facilitar a recuperação e a troca de informação sobre documentos arquivísticos; c) possibilitar o compartilhamento de dados de autoridade; e d) tornar possível a integração de descrições de diferentes arquivos num sistema unificado de informação (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2000, p. 11).

A normalização facilita a realização do processo de descrição, e ainda permite que os instrumentos de pesquisa possam ser utilizados/compreendidos universalmente. Para Lopez (2002) a normalização contribui não apenas para o intercâmbio entre diferentes instituições, como também facilita o acesso e a consulta em geral. No entendimento de Fox (2007, p. 27):

A normalização não atenderá completamente às necessidades díspares dos diferentes usuários, mas eles acharão a pesquisa muito mais fácil se os arquivos estiverem todos seguindo os mesmos protocolos, ao invés de terem que se adaptar a uma miríade de variações locais.

Neste sentido, Hagen (1998) também observa que os esforços quanto à padronização da descrição se devem ao impacto das novas tecnologias, que possibilitaram a troca de informações por meio de redes nacionais e internacionais. “Para se beneficiar destes recursos, a comunidade arquivística teve de desenvolver o aspecto de comunicação do conhecimento, até então não especialmente desenvolvido” (p. 4). Lopez (2002) compartilha desta opinião. Segundo o autor, “para que a troca eletrônica de informações entre os acervos seja satisfatória é necessário que, cada vez mais, os arquivistas comecem a falar a mesma língua” (p.16). Souza (et al, 2006) corrobora com este entendimento, afirmando que a aplicação da descrição em documentos eletrônicos se dá por intermédio da aplicação de padrões de metadados, como o MARC (Machine Readable Catalog Format), EAD (Encoded Archival Description), TEI (Text Encoding Initiative), DC (Dublin Core) entre outros.

Ainda quanto a utilização da tecnologia, é importante destacar o software de descrição arquivística ICA-AtoM que permite intercâmbios nos formatos EAD-DTD e Dublin Core. O International Council of Archives – Acess to Memory – ICA-AtoM é um software livre, fundamentado em ambiente web, onde cujo sistema aberto através do navegador de internet do usuário. Foi desenvolvido pelo Conselho Internacional de Arquivos – CIA com apoio da UNESCO. Foi desenvolvido com base nas normas internacionais de descrição arquivística (ISAD(G), ISAAR (CPF) e (ISDIAH)) do Conselho Internacional de Arquivos (ICA). Pode ser usado por uma única instituição para sua própria descrição, ou pode ser definido como uma “lista de união”, aceitando descrições de qualquer número de instituições arquivísticas5_.

Ainda assim, Lopez (2002), destaca que para que o ideal perseguido pela normalização se torne concreto resta um longo caminho. A comunidade arquivística apresenta críticas às normas e/ou ao processo de normalização. Para Souza (SOUZA et al, 2006, p. 43) essas críticas se fazem em relação à representatividade e a relação entre as atividades de descrição e as de classificação arquivística, ou seja, “na representação é necessário que se aprofunde mais a questão da normalização terminológica e na classificação arquivística é necessário uma definição mais precisa das atividades”. Outra crítica as normas é feita por Camargo

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(apud VENÂNCIO, NASCIMENTO, 2012) que acredita que as normas são inspiradas em sistemas biblioteconômicos e por isso desconsidera o contexto de produção, principal objeto da classificação e da descrição arquivística. Leão (2006 apud ANDRADE, 2010) indica cinco pontos que justificam a resistência à criação de normas para o processo de descrição arquivística: o caráter único dos arquivos, que motivaria o discurso da necessária distinção de práticas de representação entre os acervos; a influência do usuário/pesquisador; a existência de diferentes realidades históricas, culturais, de formação, de organização e de funcionamento; o isolamento e a independência dos arquivistas; e a carência de recursos.

Dentre as normas de descrição arquivística pode-se citar a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística - ISAD(G); a Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias – ISAAR (CPF), a Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico – ISDIAH, e a Norma Internacional para Descrição de Funções – ISDF publicadas pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA) e a Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE, publicada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), citada anteriormente.

A primeira norma de descrição criada é a ISAD(G), publicada no Brasil no ano 2000. Esta norma visa estabelecer diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas. Bellotto destaca que o mais importante na ISAD “é justamente o respeito que ela permite aos princípios da proveniência e da organicidade” (BELLOTTO, 2006, p.182). Na ISAD(G) são apresentados princípios de descrição importantes, como o conceito de descrição multinível já conceituado.

A ISAAR (CPF) busca fornecer regras gerais para a descrição de registros de autoridades arquivísticas relacionadas à produção e à manutenção de arquivos (CASTANHO; GARCIA; SILVA, 2006). A primeira edição é de 1996, atualmente se encontra na segunda edição, publicada em 2004. Segundo a própria norma, seu objetivo é garantir a compreensão dos conceitos e uma melhor prática na gestão dos arquivos.

Conforme o site do CONARQ6 a norma ISDIAH e a ISDF determinam o tipo de informação que pode ser incluída em descrições de instituições com acervo arquivístico e fornece orientação sobre como tais descrições podem ser

desenvolvidas em um sistema de descrição arquivística. A ISDF foi publicada no Brasil em 2008, e a ISDIAH em 2009.

A NOBRADE (2006) foi elaborada pela Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística (CTNDA), do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), em conformidade com a ISAD(G) e a ISAAR (CPF). Após discussão pela comunidade profissional, foi aprovada pelo CONARQ pela Resolução nº. 28, de 17 de fevereiro de 2009. Como norma brasileira, contextualiza a descrição arquivística ao cenário nacional. Esta norma estabelece diretrizes para a descrição de documentos arquivísticos no Brasil, e tem em vista facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional. Embora voltada preferencialmente para a descrição de documentos em fase permanente, pode também ser aplicada à descrição em fases corrente e intermediária (CONARQ, 2006).

A NOBRADE possui oito áreas que compreendem um total de 28 elementos de descrição. As oito áreas são: 1) Área de identificação, onde se registra informação essencial para identificar a unidade de descrição; 2) Área de contextualização, onde se registra informação sobre a proveniência e custódia da unidade de descrição; 3) Área de conteúdo e estrutura, onde se registra informação sobre o assunto e a organização da unidade de descrição; 4) Área de condições de acesso e uso, onde se registra informação sobre o acesso à unidade de descrição; 5) Área de fontes relacionadas, onde se registra informação sobre outras fontes que têm importante relação com a unidade de descrição; 6) Área de notas, onde se registra informação sobre o estado de conservação e/ou qualquer outra informação sobre a unidade de descrição que não tenha lugar nas áreas anteriores; 7) Área de controle da descrição, onde se registra informação sobre como, quando e por quem a descrição foi elaborada; 8) Área de pontos de acesso e descrição de assuntos, onde se registra os termos selecionados para localização e recuperação da unidade de descrição.

Dentre os 28 elementos de descrição disponíveis, sete são obrigatórios: código de referência; título; data(s); nível de descrição; dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es); condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1).