Beal (2009, p. 30) comenta que na representação de um fluxo organizacional
[...] a atividade de identificação de necessidades e requisitos de informação age como elemento acionador do processo que pode estabelecer um ciclo contínuo de coleta, tratamento, distribuição/armazenamento e uso para alimentar os processos decisórios e/ou operacionais da organização, e leva também a oferta de informações para o ambiente externo.
Para prover o correto fluxo informacional é necessário integrar alguns elementos, dentre eles:
Identificação de Necessidades e Requisitos;
Obtenção; Tratamento; Distribuição; Uso; Armazenamento; e Descarte. (BEAL, 2009, p. 30-31).
A identificação de necessidades e pré-requisitos, conforme já trabalhado neste capítulo, diz respeito à compreensão do comportamento informacional do usuário. A partir da identificação das necessidades informacionais dos diferentes grupos de usuários institucionais é possível identificar as fontes documentais mais relevantes para cada um dos grupos. A necessidade informacional, como já mencionado, pode ser mapeada a partir do relacionamento que um determinado cargo exerça com o conjunto de funções institucionais.
A etapa de obtenção configura-se a partir da identificação de necessidades. É possível mapear as fontes documentais de informação que possam suprir o comportamento informacional e disponibilizá-las ao usuário.
Uma vez identificadas às fontes informacionais que atendam o comportamento dos usuários, é necessário submetê-las a um tratamento, que se configura em procedimentos de organização da informação, a fim de que sua relevância seja percebida.
Para tanto, são feitas análises, sínteses e apresentação. O tratamento engloba, ainda, procedimentos de classificação quanto à segurança relacionada à natureza do sigilo, bem como quanto à temática referente aos procedimentos que poderão ser referenciados ou representados.
A partir do mapeamento das necessidades informacionais e das fontes documentais relevantes, torna-se possível prover meios à satisfação do comportamento do usuário. A classificação funcional, provida na gestão documental, propicia maior clareza e precisão na inter-relação existente entre o corpo de funções e o comportamento informacional.
Para que o usuário possa apropriar-se da informação, é necessário evoluir para a etapa da distribuição. Esse processo permite o direcionamento dos recursos informacionais para aqueles que deles necessitam. Neste momento, são desenvolvidos instrumentos para a recuperação da informação, tais como instrumentos de pesquisa, tesauros, planos de
classificação e motores de busca. Essas ações permitem desenvolver meios que viabilizem tanto a divulgação de informações inerentes ao comportamento informacional do usuário, como o atendimento das demandas que os mesmos possam solicitar em mecanismos de busca. A Web Semântica, como será demonstrada em capítulos posteriores, parece prover excelentes recursos para que a distribuição de informação seja ampliada nos ambientes corporativos.
Uma vez que haja a ciência por parte do usuário de uma informação concernente ao seu comportamento informacional, o mesmo poderá dela apropriar-se e desenvolver suas atribuições. Embasando-se no uso dos recursos informacionais, o usuário produzirá outros documentos arquivísticos e os inserirá no sistema de informação orgânica.
Depois de produzidos novos registros documentais, os mesmos deverão ser armazenados para que possam ser recuperados no futuro. O armazenamento engloba o desenvolvimento de estratégias para que a documentação possa ser acondicionada corretamente e salvaguardada de riscos de deterioração, obsolescência tecnológica, bem como pela destruição causada por desastres naturais ou ainda por agentes químicos, físicos e biológicos.
Por fim, muitos dos registros informacionais armazenados sofrerão a prescrição de valor primário sem a adição do valor secundário. Nesse contexto, procedimentos de avaliação documental entram em cena para desenvolver tabelas de temporalidade documental que definam os prazos para a prescrição do valor primário e promovam a destinação dos documentos ao descarte ou a guarda permanente. Documentos que estejam desprovidos de ambos os valores serão vistos como irrelevantes aos interesses da instituição e serão descartados. Os demais serão recolhidos à guarda permanente, onde os usuários da fase corrente não exercem mais influência no contexto de produção documental.
Estes são, portanto, os elementos envoltos no fluxo informacional que percorre os sistemas de uma determinada instituição. É importante ressaltar o papel exercido pela informação orgânica na orientação e condução dos usuários no exercício de suas atribuições.
5.4
Considerações
A delineação do presente capítulo demonstrou que o comportamento do usuário consiste nas necessidades de informação que os mesmos apresentam frente a um determinado acervo documental. Neste âmbito, o cargo exercido pelos usuários apresentam vínculos significativos com determinadas funções, atividades e tipos documentais, que representam meios de mapeamento do comportamento informacional. A interação desmembra-se em níveis que definem atuação de nível operacional, tático ou estratégico.
Verifica-se que a informação orgânica deve ser apropriada de forma estratégica para que a instituição produtora possa se desenvolver em seu ambiente de atuação. Isso é alcançado por meio do desenvolvimento de um fluxo informacional que contemple o tratamento, distribuição, uso, armazenamento, eliminação ou guarda permanente dos recursos informacionais envoltos em cada atribuição institucional.
Surge a necessidade da abordagem de programas de tratamento documental que formalizem os procedimentos mencionados neste capítulo, dotando-os de metodologia.
A elaboração de programas de gestão documental, a ser analisada no próximo capítulo, permite a aplicação do tratamento arquivístico junto ao fluxo de informações da instituição visando à salvaguarda dos registros de valor secundário para a guarda permanente, o descarte de documentos desprovidos de qualquer valoração no momento oportuno, e o desenvolvimento de mecanismos que permitam a satisfação do comportamento informacional do usuário trabalhado neste capítulo.
6 A GESTÃO DE DOCUMENTOS E DA INFORMAÇÃO ORGÂNICA
O capítulo anterior trouxe uma compreensão do comportamento informacional do usuário, da relevância da informação orgânica dentro do atual contexto organizacional e apresentou as atividades envoltas no gerenciamento do fluxo informacional, tais como o uso, o armazenamento e a eliminação de documentos e informações.
O presente capítulo abordará a gestão de documentos e sua interação com o fluxo informacional de uma organização.