As organizações operam suas atribuições em uma atmosfera de extrema competitividade em que a sobrevivência está intimamente relacionada às vantagens competitivas que as mesmas venham conseguir no ambiente em que atuam.
O gerenciamento da informação torna-se crucial para o monitoramento do ambiente interno e externo a fim de que a instituição possa desenvolver suas estratégias. A informação orgânica em seu valor primário torna-se um elemento essencial, pois permite aos usuários do nível estratégico conhecer e monitorar o ambiente interno de atuação a fim de conduzir o andamento da organização.
Posteriormente, estes registros permitirão aos administradores a visualização do caminho percorrido pela organização ao longo do tempo, dotando-os de maior capacitação para a tomada de decisão mais segura.
Beal (2009, p. 75) afirma que:
A informação é um elemento essencial para a criação, implementação e avaliação de qualquer estratégia. Sem o acesso a informações adequadas a respeito das variáveis internas e do ambiente onde a informação se insere, os responsáveis pela elaboração da estratégia não têm como identificar os pontos fortes e fracos, as ameaças, as oportunidades, os valores corporativos e toda a variedade de fatores que devem ser considerados na identificação de alternativas e na tomada de decisões estratégicas. Com base nas informações coletadas sobre o ambiente interno e externo, a organização pode identificar alternativas e tomar decisões estratégicas para promover mudanças na estrutura e nos processos organizacionais, de modo a garantir a manutenção da sintonia com o ambiente externo e oferecer respostas adequadas para a sobrevivência e crescimento da organização.
A Informação Orgânica, que representa as variáveis do ambiente interno, é fundamental para que uma instituição possa identificar os problemas inseridos no ambiente institucional.
A informação orgânica exerce papel fundamental durante o planejamento estratégico. Ela representa um fator de apoio à decisão por reduzir a incerteza no processo decisório. Ela dota os usuários de maior capacitação para a execução dos procedimentos institucionais, além de permitir a integração das atividades exercidas em diferentes atividades. Atua, portanto, como fator de produção e sinergia. (BEAL, 2009, p. 21-22).
A autora apresenta alguns conceitos correlatos ao valor da informação no âmbito institucional. Apresenta sete leis que definem a relevância que a informação apresenta para os usuários do arquivo corrente, a saber:
A informação é infinitamente compartilhável;
O valor da informação aumenta com o uso;
A informação é perecível;
O valor da informação aumenta com a precisão;
O valor da informação aumenta quando há combinação de informações;
Mais informação não é necessariamente melhor; e
A informação se multiplica. (BEAL, 2009, p. 22-28).
Antes da explanação de cada uma das leis, é necessário estabelecer algumas ponderações. O valor mencionado pela autora não está relacionado à valoração documental. Na valoração documental, a informação é analisada frente a sua relevância de valor de uso primário, pelos usuários da fase corrente e, posteriormente, pelo valor secundário, voltado aos usuários da fase permanente. Nesse contexto, entende-se que a informação orgânica está sendo abordada em relação ao comportamento informacional dos usuários da fase corrente, ou seja, ao produtor da documentação. Esses usuários geram e recuperam a informação arquivística para atender às demandas geradas por suas atribuições.
É necessário, portanto, elucidar que, ao mencionar o termo “valor”, a autora refere-se à relevância da informação frente aos processos administrativos que se apropriam dos registros informacionais. Este conceito de valor não está diretamente relacionado ao valor primário e secundário da informação orgânica.
Em relação à primeira lei, Beal afirma que a informação pode ser compartilhada e utilizada por infinitas vezes por um grande número de pessoas sem que seja consumida, ou seja, sem que sofra qualquer tipo de desgaste. No âmbito da informação orgânica, os usuários
geram informações arquivísticas em registros documentais e compartilham com usuários de atribuições semelhantes, a fim de executar suas atribuições. O compartilhamento da informação evita a criação de registros em duplicidade, que é custoso à instituição. A definição do fluxo informacional dos tipos documentais pode contribuir para que vários usuários possam usufruir do compartilhamento de informações.
Em relação à segunda, a autora enfatiza a necessidade que o usuário:
tenha ciência da existência da informação que atenda o seu comportamento;
saiba onde está armazenada;
tenha acesso;
saiba se apropriar e direcionar o uso de forma correta.
Consequentemente, o valor, ou seja, a relevância da informação frente às necessidades do usuário será ampliada com o uso. Quanto mais os usuários conhecerem e apropriarem-se deste, maior relevância a informação terá para os mesmos.
É importante frisar a responsabilidade dos profissionais de arquivo no desenvolvimento de mecanismos eficientes na recuperação da informação orgânica. Esse é um dos feitos de onde emana o reconhecimento dos usuários face à importância dos registros documentais, bem como dos benefícios das práticas arquivísticas nas atribuições dos usuários. Em relação à terceira lei, Beal defende a ideia de que a informação é perecível, ou seja, perde o seu valor potencial à medida que o tempo passa. A autora exemplifica a importância da tempestividade da informação, ou seja, a disponibilização da informação necessária no exato momento em que for necessária. Com o passar do tempo, esse valor diminui.
Neste trecho é possível estabelecer uma relação com a prescrição do valor primário. A informação orgânica, registrada em documentos de arquivo, tende a perder a necessidade de uso por parte dos usuários da administração no decorrer do tempo. Na fase de guarda intermediária, os registros prescrevem o valor primário. É importante relembrar que muitos dos registros poderão adquirir valor secundário que é de caráter imprescritível. Esses documentos serão submetidos à guarda permanente. Esses registros não mais serão apropriados pelos usuários da fase corrente nas finalidades em que foram gerados, mas poderá ainda servir aos administradores para identificar os trâmites envolvidos na administração. (ROUSSEAU; COUTURE, 1998).
No que diz respeito à quarta lei, a autora comenta que grau de precisão determina a relevância da informação ao cumprimento das atribuições funcionais. Informações inexatas
atrapalham o andamento dos procedimentos administrativos podendo gerar prejuízos de diversas naturezas.
Ao explanar a quinta lei, Beal afirma que a informação quando devidamente contextualizada e integrada a outras informações passa a ser considerada dentro uma visão sistêmica de um processo. É possível observar que as informações registradas em cada tipologia documental se inter-relacionam, permitindo uma visão integrada de todo o acervo, ao mesmo tempo em que se resguarda a autenticidade dos documentos por meio da visualização do sincronismo das informações. Isso traz, por consequência, maior vinculação entre os procedimentos institucionais e ressalta a indivisibilidade do acervo como um todo, já que os documentos que registram a informação tornam este contexto de produção indivisível.
Em explanação à sexta lei, a autora afirma que o excesso de informação poderá também ser prejudicial aos usuários. Por esse motivo, as informações precisam ser filtradas em relação aos critérios de relevância para o usuário. O filtro informacional, portanto, deverá seguir as especificidades do comportamento informacional inerente às atribuições de cada um dos cargos funcionais exercidos no contexto institucional. Assim, os níveis informacionais operacional, tático e estratégico, já mencionados, podem prover parâmetros para a filtragem da informação.
Em relação à sétima lei, Beal comenta que, enquanto muitos recursos são esgotados com o uso, a informação se multiplica. Conforme já explanado, os usuários de arquivo multiplicam as informações em novos documentos após entrarem em contato com outros registros informacionais. Dessa forma, os novos conjuntos de informação orgânica dão embasamento contextual às informações registradas anteriormente, e vice-versa, solidificando a integridade do acervo.
A informação orgânica transita em um fluxo informacional da organização, atendendo aos procedimentos sistêmicos executados no órgão. Oliveira (2009, p. 31) comenta que “os fluxos de informação podem ser compreendidos como um sistema de canalização pelo qual fluem todas as informações de um sistema”.