O PROCESSO DE EMISSÃO DE HISTÓRICO ESCOLAR

Assim, como toda instituição, a escola necessita de uma estrutura organizacional. E dentro dessa estrutura está a secretaria da escola, setor responsável pela emissão do Histórico Escolar, objeto de estudo desta seção.

A secretaria da escola é responsável por todo o processo de escrituração escolar e gestão de documentos referentes à vida escolar dos alunos e de todos os servidores da escola. Entre as ações da secretaria está a escrituração escolar, sendo entendida como todo o registro sistemático dos fatos relativos ao estabelecimento e a cada aluno.

A LDB nº 4.024/1961, em seu art. 16 considera que para um estabelecimento de ensino ser reconhecido precisa ter escrituração escolar e arquivo que assegurem a verificação da identidade de cada aluno, e da regularidade e autenticidade de sua vida escolar (BRASIL, 1961).

Entre esses serviços de escrituração escolar será abordado Histórico Escolar, documento que contém todos os dados referentes ao percurso escolar do aluno. Este documento, geralmente, é preenchido quando solicitado pelo aluno ou seu responsável, no caso de transferência ou de conclusão de curso. Também é solicitado quando se pretende dar continuidade aos estudos ou quando pretende-se comprovar nível de escolaridade para ascensão no emprego ou mesmo conseguir um trabalho.

As informações contidas no Histórico Escolar são de responsabilidade do Diretor e do Secretário da instituição de ensino, que ao assinarem o documento garantem sua autenticidade. Desta forma, é muito importante que antes da assinatura do documento, ambos verifiquem todos os dados informados a fim de que sejam evitadas incorreções, rasuras, adulterações ou lacunas que venham comprometer o documento escolar (PARANÁ, 2016).

Tanto os Secretários quanto os ATBs não recebem nenhuma capacitação para exercerem a função ou o cargo dentro da secretaria de uma escola. Quanto ao preenchimento do Histórico Escolar, as escolas recebem orientações via e-mail pelo Setor da Divae e pelo Inspetor Escolar nas visitas à escola. Entre essas orientações, das quais a última ocorreu em 2013, está a Instrução SEE/SOE/DFRE nº 1/2013, que cita que o Histórico Escolar deve ser expedido imediatamente (um dia) após a solicitação, para o aluno ou responsável, e em situação excepcional em até 30 dias a partir da solicitação (MINAS GERAIS, 2013a). Nesse último caso, o documento que é emitido pela escola na qual o aluno solicita a transferência é a Declaração de Transferência, que tem validade de 30 dias.

Além de determinar o prazo para a emissão do Histórico Escolar, a Instrução SEE/SOE/DFRE nº 1/2013 orienta ainda o preenchimento de cada campo do documento de forma bem detalhada, como também traz que o preenchimento do documento é de responsabilidade do Secretário. Mas, em meio a tantos problemas relacionados à vida escolar dos alunos é necessário analisar o papel do ATB, do Secretário e do Inspetor Escolar frente a essa demanda. Será que cada um desses responsáveis está cumprindo o seu papel?

Em 2015, a SEE/MG por meio do Ofício Circular SOE/DFRE nº 03/2015 orientou as SREs sobre a instrução de processos de regularização de vida escolar, o documento traz que “é de competência das escolas sob a orientação e acompanhamento do Serviço de Inspeção Escolar a regularização de vida escolar de todos os alunos matriculados” (MINAS GERAIS, 2015c, p. 1). O documento ainda pontua que

O Diretor e o Secretário do estabelecimento de ensino, pelos cargos que ocupam, são, naturalmente, os detentores de todos os poderes administrativos e, consequentemente, são os responsáveis pela escrituração escolar, qualquer que seja o nível de ensino e modalidade, assegurando em

qualquer tempo a verificação da identidade de cada aluno, a regularidade

de seus estudos e autenticidade da sua vida escolar (MINAS GERAIS, 2015c, p. 4, grifo nosso).

Como se pode perceber, o Secretário Escolar assume um papel de grande responsabilidade dentro escola. Já o Inspetor Escolar é considerado como o responsável pelo fluxo correto e regular de informações entre as instituições escolares, entre os órgãos regionais e o órgão central da SEE/MG e pela orientação à escola, especialmente quando demonstrar dificuldades, falhas ou omissões (MINAS GERAIS, 2009). No caso dos ATBs, esses têm entre suas atribuições, a responsabilidade de organizar e manter atualizados os registros relativos à vida escolar dos alunos como: cadastros, arquivos, fichários, livros e outros instrumentos de escrituração da escola (MINAS GERAIS, 2004).

Mas, diante de tantos casos de processos de regularização de vida escolar, objeto deste estudo, além de descobrir as causas que contribuem para esse elevado número de processos, necessário também se faz desenvolver um trabalho de modo que os servidores se sintam parte da unidade escolar, pois, além de trabalharem para a oferta de uma educação de qualidade, a boa ou má oferta de seus serviços também traz implicações diretas na vida dos indivíduos que demandam desses serviços.

Assim, nesse emaranhado de funções, acredita-se que esses servidores, cada um dentro de seu âmbito de atuação, têm as suas contribuições para o grande número de processos de regularização de vida escolar no âmbito da SRE/Diamantina.

Da mesma forma, acredita-se, também, que o modo de gestão da escola pode interferir no desempenho desses servidores, pois, como bem pontuou Freitas (2000), além de competências técnicas e científicas, a autoestima e valores como respeito pelo outro devem ser mais bem trabalhados dentro da escola.

Desse modo, ao perceber e institucionalizar que a realização ou não de seu trabalho pode influenciar a vida de outras pessoas, acredita-se que os ATBs e os Secretários poderão buscar desenvolver suas atribuições de modo a agregar e valorizar a sua contribuição à escola.