O processo de tomada de decisão nas IES privadas

Os debates travados entre economistas e teóricos organizacionais culminaram na origem do termo “tomada de decisão”. Aqueles construíram seus modelos com base no homo economicus e no modelo tomada de decisão do ator racional.

Embora o poder de tomar decisões seja do gestor, as decisões envolvem a participação de todos os indivíduos que integram a organização e os interesses dos diversos grupos participantes do processo, uma vez que há uma perceptível e estreita relação entre aquelas e as organizações, devido à influência nos objetivos administrativos traçados.

A tomada de decisão, segundo Oliveira (2004), consiste na conversão das informações analisadas em ação. Os desafios impostos levam os gestores a buscar informações que retratem fielmente a real situação das organizações, para que o processo decisório seja efetuado eficazmente a fim de se alcançarem os resultados pretendidos.

Todavia, tomar decisões complexas, de modo geral, consiste em uma das mais árduas tarefas enfrentadas individualmente ou por grupos de indivíduos, pois frequentemente tais decisões devem atender a múltiplos objetivos, e seus impactos não podem ser corretamente identificados.

Nesse sentido, entende-se que as decisões precisam ser tomadas ágil e corretamente, pois o desempenho das organizações depende da qualidade de seu gerenciamento. Dessa forma, as tomadas de decisão decorrem da capacidade dos administradores em escolher a alternativa que melhor satisfaça às necessidades organizacionais, em função das circunstâncias temporais para assegurar os resultados desejados.

A tomada de decisão também deve estar baseada em um conjunto de premissas que determinem como uma decisão deve ser tomada e não como a decisão é tomada. Ademais, o processo decisório enfrenta graves limitações como o dispêndio de tempo e energia. Desse modo, as organizações procuram reduzir as necessidades das equipes de se envolverem em processos complexos de tomada de decisão por meio da automatização dos sistemas e pelo estabelecimento de procedimentos padronizados, a fim de se coibirem as possíveis falhas (SANTOS e WAGNER).

Por ser uma atividade que interpreta uma escolha racional, a tomada de decisão, para ser bem-sucedida, deve seguir uma determinada lógica de questionamentos básicos:

identificação do problema; análise do problema, a partir da consolidação das informações sobre o problema, devendo este ser tratado como um sistema; estabelecimento de soluções e alternativas para a resolução do problema; análise e comparação das soluções alternativas através do levantamento das vantagens e desvantagens de cada alternativa; implantação da alternativa selecionada, incluindo o devido treinamento das pessoas envolvidas; avaliação da alternativa selecionada, através dos critérios aceitos pela organização (OLIVEIRA, 2004).

Oliveira (2004) ainda destaca que o sucesso do processo decisório depende da escolha correta durante essas fases. Dessa maneira, evidencia-se a importância da teoria da decisão, que define o modo pelo qual deverá passar o processo decisório na busca da decisão adequada para a resolução do problema, bem como a definição do futuro da organização.

Para se compreender melhor a política de decisão da organização, é fundamental compreender que o resultado das ações tomadas influencia a posição relativa de poder dos participantes e que outras considerações precisam fazer parte do processo de decisão.

Verifica-se, portanto, a necessidade de se analisar um modelo que examine a tomada de decisão quanto à não decisão, ou seja, quanto à ausência de decisão: ignora-se o que foi decidido, dando continuidade ao processo decisório, omitindo-se certos assuntos (TELLES, 2008).

As decisões precisam ser tomadas a todo o momento. Por isso, devem-se verificar possíveis resultados antes de se operacionalizar o processo decisório, que tem de ser objetivo, político, racional, econômico e com participação social, mas também eficaz para a organização (TELLES, 2008).

Segundo Simon (1972), a decisão compreende três fases principais: descobrir as ocasiões em que deve ser tomada; identificar os possíveis cursos de ação; e decidir-se entre um deles. Essas três atividades consomem partes bem diversas do tempo disponível dos executivos, além de variar muito conforme o nível da organização e de um executivo para outro.

As decisões dentro da organização podem ser classificadas quanto à atividade administrativa a que ela pertence, conforme três níveis: operacional (uso eficaz das instalações existentes e todos os recursos para executar as operações); tático (relaciona-se com o controle administrativo e são utilizadas para decidir as operações); e estratégico (definição de objetivos, políticas e critérios gerais para planejar o curso da organização).

Uma decisão consiste em uma escolha para se enfrentar um problema e pode conduzir à outra situação que pode exigir novas decisões. Dessarte, a importância da tomada de decisão na organização é clara e pode ser percebida empiricamente em qualquer análise organizacional. É impossível pensar a organização que desconsidera a ocorrência constante do processo decisório.

As instituições de ensino superior, na busca por seus valores educacionais, almejam conseguir um diferencial competitivo através de decisões estratégicas, muitas vezes, à custa de conflitos entre as estruturas de poder acadêmico e as do poder administrativo. Percebe-se que, por um lado, a estrutura acadêmica dedica-se para manter a qualidade do ensino e, por outro, a estrutura administrativa luta pela otimização de custos, visando sobreviver num mercado competitivo.

Um exemplo claro que revela bem esse conflito ocorre quando da instituição dos valores das mensalidades praticados nas IES privadas. O poder acadêmico prioriza a qualidade do ensino por meio de melhores instalações e contratações de professores qualificados, através da disposição de um amplo acervo bibliográfico aos alunos e cursos bem estruturados.

Contudo, o poder administrativo objetiva tão somente a otimização dos custos, por meio da elaboração de planilhas que retratem fielmente o custo-benefício em se manter determinado curso ou em se investir em determinadas estruturas. Verifica-se um embate entre ambos os poderes, o que pode dificultar, e muito, a vida institucional de uma faculdade.

A falta de visão da gestão da maioria dos profissionais acadêmicos provoca dificuldades em se entender a necessidade de se otimizar os custos e manter o equilíbrio financeiro. E, em contrapartida, a ausência de conhecimento acadêmico leva os profissionais administrativos a impor ações que ferem os princípios educacionais, implicando a perda de credibilidade e de comprometimento com a missão de uma universidade.

No cotidiano da gestão das IES privadas, questionamentos do tipo “Qual a missão?”

“Qual a visão?” e “Como sobreviver num mercado competitivo?” preocupam gestores e mantenedores. Nessa realidade, o processo decisório é percebido de forma departamentalizada, hierarquizada e, muitas vezes, fragmentada, num contexto de lutas internas e de resistências, que envolve interesses, conflitos e poder (TELLES, 2008).

Para sobreviverem num mercado tão competitivo, no qual as pressões externas ou as políticas governamentais determinam as suas prioridades e o seu cotidiano, as organizações universitárias devem corresponder às exigências de mudanças na sua postura e na gestão

durante a tomada de decisões estratégicas. Elas devem assumir a responsabilidade efetiva por sua gestão política, acadêmica e científica.

Para garantir sua sobrevivência, cumprindo com seu compromisso social (missão, objetivos e metas), a IES busca conhecer previamente os fatos, a partir de pesquisas sobre o mercado educacional. Identifica os seus pontos fortes e fracos, acompanha as mudanças ambientais, desejando a vantagem competitiva baseada na qualidade e nos serviços prestados, a fim de compreender qual o rumo a instituição deseja tomar em um mercado competitivo.

As IES são organizações complexas, caracterizadas por objetivos conflitivos. As decisões tomadas têm natureza política, ambígua e apresentam vulnerabilidade a fatores externos, sendo difícil mensurar os serviços por elas prestados. E, para auxiliar instituições com grandes demandas e complexidades, muitas ferramentas e métodos têm sido desenvolvidos.

Considerando a evolução histórica de diferentes abordagens sobre a análise da tomada de decisão, verifica-se a predominância de três modelos de análise, a saber: o modelo racional; o modelo organizacional; e o modelo político.

Em uma instituição de ensino superior, percebem-se os três modelos de análise referidos acima. Contudo, aquele modelo que for praticado com maior veemência ditará o grau de participação do nível gerencial no processo de tomada de decisão.

O modelo racional baseia-se na visão da decisão como produto da escolha consciente e racional, isto é, na busca de ótimos resultados e maximização dos resultados no processo decisório no nível individual. Esse modelo considera que o tomador de decisão conhece todas as soluções possíveis e suas consequências, sendo capaz de classificar as alternativas em função da maximização dos resultados (MACIEL; HOCAYEN-DA-SILVA; CASTRO, 2006).

O processo de tomada de decisão dessa abordagem pode ser descrito por meio dos seguintes processos: definição do problema; geração e avaliação das alternativas; escolha da

“melhor” alternativa; implementação da alternativa escolhida; monitoramento e avaliação dos resultados obtidos; e feedback do processo (HATCH, 1997).

Percebe-se esse modelo quando o conselho acadêmico de uma IES se reúne apenas para cumprimento de mera formalidade. A visão da direção geral terá sempre um peso que anula a opinião dos demais membros desse grupo.

O modelo organizacional preserva alguns entendimentos do modelo racional, porém apresenta uma diferença quanto ao objetivo da decisão. Esse modelo se satisfaz com a decisão mais adequada possível (MACIEL; HOCAYEN-DA-SILVA; CASTRO, 2006). O foco dá-se

na necessidade de se criarem decisões com informações incompletas, sob a pressão do tempo, podendo haver conflito entre as preferências dos decisores em relação aos objetivos organizacionais. A racionalidade é limitada e se vincula à inabilidade do sistema em proporcionar o máximo de informações e à inabilidade do decisor para processar as informações disponíveis.

A participação dos gestores, nesse modelo, dá-se com maior ênfase. A alta direção da IES tem consciência de que um maior número de pessoas pensando juntas sobre um mesmo problema pode fazer com que a racionalidade limitada seja diminuída, e o grau de certeza de que se tomou a decisão correta aumente.

O modelo político assevera que as decisões são vistas como resultado de um jogo político baseado na negociação entre os indivíduos. Quanto maiores as decisões tomadas, maiores também são os níveis de incerteza. Nesse cenário, o modelo político faz com que o processo decisório extrapole a visão da IES que passa a ser mais vulnerável às influências externas a que está sujeita. Nesse modelo, torna-se difícil considerar as informações trazidas inicialmente pelos gestores da IES, pois algo maior vigora o processo decisório e os rumos da organização.

A tomada de decisão é, portanto, uma atividade intrínseca a cada instituição e ao sistema de educação superior como um todo, pois interfere e produz efeitos em seu funcionamento presente e futuro.

AS IES privadas, objeto deste estudo, elaboram seus planejamentos estratégicos semestralmente com a colaboração dos mais diversos setores (acadêmico, financeiro, coordenações de ensino, dentre outros). Os gestores sincronizam as mais diversas opiniões e direcionam as decisões para que a sua execução seja a mais verossímil possível, adequando-as às realidades vivenciadas por cada instituição.

Não consiste em tarefa fácil, pois cada setor possui uma visão e propostas de solução distintas aos problemas identificados nas IES. Ademais, determinados setores, às vezes, nem visualizam seus problemas, tornando-se inflexíveis para aceitar mudanças ou reconhecer a inaplicabilidade de determinada proposta de solução. Os gestores, a fim de evitar abalos quanto ao equilíbrio do grupo de trabalho, reformulam o plano estratégico com o cuidado em se manter determinado núcleo de decisão para que os interesses gerais da IES não sejam prejudicados.

As IES privadas pesquisadas trabalham com um sistema de informação gerencial decorrente do seu planejamento estratégico. Umas apresentam um SIG integrado aos setores

vitais da instituição, o que facilita, e muito, a administração da informação e a obtenção de resultados mais concretos decorrente de tudo aquilo que fora planejado.

As demais que ainda não possuem uma integração plena apresentam problemas que dificultam a administração da instituição, envolvendo diversos setores: financeiro, acadêmico e contábil. Mesmo com a elaboração de um plano estratégico e a utilização de um SIG, o processo de tomada de decisão nessas instituições não se desenvolve em sua plenitude.

Verifica-se desperdício de tempo e força de trabalho, além de prejuízos quanto ao controle financeiro e contábil.

A integração entre o planejamento estratégico e o sistema de informação gerencial é condição necessária para que o processo de tomada de decisão seja eficiente e traga bons resultados às instituições de ensino superior privadas.