Os problemas e a tomada de decisão nas quatro instituições de ensino superior

Considerando as informações apresentadas no capítulo quatro, a tomada de decisão baseia-se em um conjunto de premissas, e o processo decisório enfrenta graves limitações quanto ao dispêndio de tempo e energia.

Por ser uma atividade que interpreta uma escolha racional, para ser bem-sucedido o processo decisório deve seguir uma determinada lógica de questionamentos básicos. Depende, portanto, da escolha correta. A importância da teoria da decisão define o modo pelo qual deverá passar o processo decisório na busca da decisão mais adequada para a resolução do problema, bem como a definição do futuro da instituição.

Para se compreender melhor a política de decisão da organização, segundo Oliveira (2004), é fundamental compreender que o resultado das ações tomadas influencia a posição relativa de poder dos participantes e que outras considerações precisam fazer parte do processo de decisão.

Simon (1972) compreende a decisão em algumas fases principais, e são essas fases que devem ser reconhecidas pelos gestores das IES pesquisadas para que a tomada de decisão seja útil e apropriada à determinada resolução de problemas.

Devem-se descobrir as ocasiões em que a decisão deve ser tomada; identificar os possíveis cursos de ação; e decidir-se entre um deles. Essas três atividades variam conforme o nível da organização e de um gestor para outro.

Durante as entrevistas, não foi difícil verificar alguns problemas vivenciados pelas gestões das IES privadas, objeto deste estudo. Acerca dessas dificuldades, registrou-se de que forma foram administradas por cada instituição e qual a decisão tomada a fim de solucionar os problemas. Percebeu-se que as IES apresentavam dificuldades em três setores, a saber:

financeiro, secretaria/coordenações e acadêmico.

Em resumo, os problemas, as decisões tomadas pelas IES em estudo e as suas consequências podem ser entabulados da seguinte forma (vide Quadro 20):

Quadro 20 - Matriz dos problemas identificados nas IES privadas em estudo aproveitados em várias disciplinas e cursos.

CONSEQUÊNCIAS

Um dos problemas identificados e vivenciados nas IES privadas pesquisadas consiste, em relação ao setor financeiro, no valor das mensalidades referente aos cursos ofertados - como instituí-lo.

O gestor da IES “A” informou que o método utilizado dá-se por meio da comparação entre os valores praticados por outras IES. O setor financeiro da instituição compara o valor da cada faculdade pesquisada em Teresina – PI, praticando valores maiores do que os de mercado para alguns cursos. O administrador informou que, ao se estabelecerem valores abaixo do que já é praticado por outras instituições, implica em uma desvalorização da faculdade. Anualmente ocorrem reajustes nas mensalidades, a fim de manter um valor superior ao praticado, usualmente, no mercado.

A consequência direta dessa tomada de decisão não favorece a instituição, uma vez que os cursos que apresentam maior receita pagam os que possuem maior despesa, ou seja, o custo do curso fica mais caro do que o valor da mensalidade. Essa situação ocorre com maior frequência quando da abertura de novos cursos e pode perdurar por um longo período de tempo. O planejamento em se instituírem novos cursos determina quais os já existentes na IES manterão as despesas daqueles.

Verificado esse problema, identificaram-se os principais fatores de determinado curso pagar a manutenção de outro: o valor da mensalidade não foi calculado de acordo com as despesas relativas ao curso; a exigência do nível de qualificação dos professores; os altos investimentos em laboratórios, pesquisas, eventos, congressos e publicidade; e a pouca aceitação no mercado.

O gestor da IES “A”, inclusive, citou um exemplo relacionado à oferta de um curso que não apresentou procura suficiente pelo público para se manter ou ser mantido pela instituição. Na época, incluiu-se um curso de bacharelado que era uma grande novidade em se tratando de tecnologia e oportunidades quanto ao mercado de trabalho. Houve uma grande mobilização dos setores acadêmico, financeiro e um vultoso investimento quanto às instalações de laboratórios e biblioteca, a fim de adequar o novo curso aos parâmetros do MEC, proporcionando à comunidade grandes oportunidades de ensino e emprego,

futuramente. Realizou-se concurso vestibular com um grande número de inscritos, concurso para admissão de professores qualificados e várias adaptações/reformas quanto à estrutura física da IES.

Contudo, um curso que exige altos investimentos deve ser mantido através de mensalidades condizentes à sua realidade, e, por esse motivo, muitos alunos abandonaram-no, trancando suas matrículas ou simplesmente se tornando inadimplentes. Constatou-se, portanto, que não seria viável sua manutenção, pois sequer os cursos já existentes subsidiavam a existência. Logo, a instituição não mais ofertou o curso por ausência total de procura.

Ainda considerando o setor financeiro em análise, o gestor da IES “B” também informou que os valores das mensalidades utilizados pela instituição decorrem da comparação entre os valores praticados em outras IES. Dessa forma, os valores não pagam os custos para manutenção do curso pelos mesmos motivos já expostos pela IES “A”.

O administrador da IES “C” informou que o cálculo do valor da mensalidade dá-se por meio da elaboração de planilhas de custo que contêm informações sobre os valores relativos aos salários dos professores, investimentos e outras despesas associadas aos cursos. Ao contrário das outras instituições mencionadas, a consequência dessa tomada de decisão favorece, e muito, a manutenção da estrutura docente e acadêmica da instituição, uma vez que há preocupação em se traçar o verdadeiro custo exigido pelo curso a ser ofertado.

Não há comparação em relação a outros valores praticados pelo “mercado”; o que existe é um real planejamento quanto à existência e manutenção do curso. Desse modo, os valores adotados estão muito acima do valor aplicado no “mercado”, pois as mensalidades praticadas pagam as despesas dos cursos, dispensando a compensação realizada nas outras IES.

Questionou-se como a IES não apresenta grande evasão mesmo praticando valores bem acima dos encontrados nas demais instituições. O gestor da IES “C” informou que existem altos investimentos no conceito e nome da faculdade, melhor estrutura, professores exclusivos, destacando como a melhor do Estado do Piauí na área de ciências da saúde. Por meio dos valores diferenciados das mensalidades, mesmo com os programas sociais de ingresso às instituições privadas - ProUni e FIES -, a IES “C” seleciona, sutilmente, os discentes pela classe social.

O gestor da IES “D” informou que também há uma comparação entre os valores das mensalidades aplicados em outras IES. Tal tomada de decisão implica problemas financeiros para manter valores competitivos. A IES “D” trabalha com custos altos, segundo o gestor.

Apesar da comparação, a instituição estabelece um valor maior em relação aos demais praticados pelas outras IES, a fim de “equiparar-se” à IES “C”.

Além dos cursos de graduação, as IES privadas objeto deste estudo oferecem, também, cursos de pós-graduação lato sensu. Segundo os administradores das instituições, o cálculo das mensalidades referente a esses cursos é menos problemático.

Em geral, o cálculo de um curso de pós-graduação é feito baseado na previsão da quantidade de alunos. Por exemplo, a IES “A” oferece à comunidade interessada o curso de pós-graduação lato sensu em Perícia e Auditoria Contábil, com a previsão de oitenta alunos por turma e duração de dois anos, com 390h/aula (trezentas e noventa horas).

Ciente da quantidade máxima de alunos, a instituição, por meio dos setores financeiro e acadêmico, a IES “A” elabora e institui o valor das suas mensalidades. No ato da matrícula, todos os boletos são entregues ao aluno que efetua o pagamento conforme o vencimento estabelecido.

Todas as instituições pesquisadas trabalham dessa maneira e asseguram que não há problemas ou situações emblemáticas entre a IES, os alunos e os docentes. Existe, sim, um controle maior e mais eficaz de cobrança.

Os alunos podem negociar ou antecipar o valor completo do curso de pós-graduação, o que não afeta as contratações dos docentes que já são designados para determinadas disciplinas e determinados cursos.

Seus vencimentos são calculados mediante a hora-aula que é diferenciada conforme o grau de formação do professor: especialista, mestre ou doutor. Verifica-se que, nos cursos de graduação, tal negociação não é permitida, salvo se por semestre, devido ao elevado risco de reprovações quanto às disciplinas estudadas.

Segundo os gestores, o cálculo dos valores das mensalidades é feito por meio de planilhas que estabelecem a seguinte “fórmula”: verifica-se a carga horária de cada curso de pós-graduação – o valor da mensalidade está diretamente relacionado à quantidade de horas de cada curso; verifica-se, também, a disposição dos professores para cada curso – quanto maior a quantidade de mestres e doutores, maior será o valor da mensalidade a fim de melhor remunerar docentes com maior grau de especialidade; e, por fim, verificam-se os custos gerados pela manutenção do curso.

Enfim, a “fórmula” proposta para os cursos de pós-graduação também é a mesma para os cursos de graduação. A tomada de decisão, para esses gestores, consiste em analisar o ambiente, identificando as situações que exigem decisões (cálculo do valor das mensalidades); criar, desenvolver e analisar possíveis ações (definir como se calcular, a fim de

manter a estrutura do curso e do ensino com qualidade); e escolher uma linha determinada de ação entre as disponíveis).

Um frequente problema constatado nas IES pesquisadas, além do setor financeiro, relaciona-se ao setor acadêmico. Após se questionar sobre a ausência de integração quanto ao sistema de informação utilizado, os gestores das instituições citaram dificuldades quanto ao processamento da matrícula e a dispensa das disciplinas já cursadas pelos alunos, as transferências de curso para outra IES, os alunos portadores de curso superior, a reintegração e readmissão de curso.

O gestor da IES “A” informou que o valor da matrícula é cobrado de forma integral, e as mensalidades seguintes são estabelecidas por disciplina a ser cursada, considerando a carga horária de cada uma. Existe uma grade curricular para cada curso, por semestre; no entanto, nem todos os alunos têm a necessidade de cursar todo o currículo proposto, ou seja, todas as disciplinas oferecidas.

Há casos em que os alunos já cursaram determinadas disciplinas em outras IES, recorrendo ao seu aproveitamento. Nessa situação, a coordenação recebe o pedido de dispensa e, caso seja deferido, o setor acadêmico da IES “A” processa o valor das mensalidades conforme a quantidade de disciplinas a serem cursadas, desconsiderando as que já foram dispensadas a pedido do aluno. A consequência imediata, segundo o administrador, consiste no erro no cálculo da disciplina a serem cursadas.

Um exemplo corriqueiro vivenciado pela IES “A” diz respeito ao estudo da disciplina Metodologia do Trabalho Científico, matéria propedêutica e necessária a todos os cursos ministrados na instituição. Os alunos matriculados no curso de Bacharelado em Direito devem cursar a disciplina de Metodologia ministrada por um determinado professor. Ocorre que outro aluno matriculado no curso de Bacharelado em Administração, por exemplo, com mensalidade mais barata que o curso de Direito, também deverá cursar Metodologia do Trabalho Científico.

Como o cálculo do valor da mensalidade considera a quantidade de disciplinas escolhidas e cursadas pelos alunos, estes optam por cursar matérias que são comuns aos demais cursos, com a mesma carga horária, pelo menor valor, isto é, matriculam-se em Metodologia do Trabalho Científico ofertada pelo curso de Administração, com mensalidade e valor individual da disciplina mais barata.

Tal prática é bastante prejudicial à IES “A”, uma vez que o setor financeiro e acadêmico perde o controle do histórico dos alunos, da logística a ser ofertada a eles (excesso de alunos em salas de aula, causando desconforto aos mesmos), afetando o planejamento

financeiro que nunca é feito corretamente.

Para melhor ilustrar a situação descrita pelo gestor da IES “A”, consideraram-se, hipoteticamente, dois valores atribuídos aos cursos de Bacharelado em Administração e Bacharelado em Direito. O semestre, com 360h (trezentas e sessenta horas) referente ao primeiro curso, gera uma mensalidade de R$ 400,00 (quatrocentos reais), sendo que a disciplina de Metodologia do Trabalho Científico, individualmente, é cobrada a R$ 40,00 (quarenta reais) a hora.

Já o semestre, também com as mesmas 360h (trezentas e sessenta horas) referente ao segundo curso, gera uma mensalidade de R$ 700,00 (setecentos reais), tendo a disciplina de Metodologia do Trabalho Científico um valor de R$ 70,00 (setenta reais) a hora. Com essa diferença, os alunos matriculados no curso de Bacharelado em Direito ou qualquer outro que possua mensalidades mais altas matricular-se-ão nas disciplinas comuns a outros cursos mais baratos, como bem descreve o caso acima.

O administrador da IES “A” acredita que tal tomada de decisão para elaboração do cálculo das mensalidades praticadas prejudica o planejamento estratégico e financeiro da instituição. Mesmo já tendo sido vedada tal prática entre os discentes, os mesmos recorrem ao Poder Judiciário, por meio de mandados de segurança, a fim de terem assegurado o direito de frequentar a mesma disciplina em cursos mais baratos. O ideal, segundo o gestor, seria o aluno matricular-se nas disciplinas, mesmo que comuns a outros cursos, oferecidas dentro da sua grade curricular.

Ainda quanto à IES “A”, o gestor informou que para os setores financeiros e acadêmicos existem problemas quando ocorre transferência de alunos de uma instituição para outra e ingresso por meio do uso do diploma em curso superior. Geralmente, os discentes quando solicitam a transferência para a IES “A”, já têm cursado algumas disciplinas em outras faculdades, requerendo o seu aproveitamento.

Quando há compatibilidade entre a carga horária e a ementa da disciplina a ser cursada, a coordenação específica defere o pedido, e o aluno matricula-se, inicialmente, nas disciplinas que restam para completar o semestre. Logo, o valor da mensalidade é calculado por disciplina cursada para, posteriormente, o cálculo ser feito de forma completa, à medida que o aluno cursa as matérias propostas em cada período.

No caso do ingresso por meio de uso do diploma em outro curso superior, o cálculo das mensalidades é feito da mesma forma: as disciplinas que não são aproveitadas devem ser cursadas, e o aluno paga a mensalidade de forma proporcional.

Outra situação citada pelo gestor da IES “A” consiste na reintegração e readmissão de

curso. Nesse caso, o aluno tranca o curso e, ao retornar à faculdade, encontra a grade curricular referente ao seu curso alterada: ou com mais disciplinas, ou com redução de carga horária, dentre outras situações.

A mensalidade também é calculada de forma proporcional às disciplinas a serem cursadas. O gestor ressaltou que tais situações parecem muito justas aos alunos, mas para o planejamento financeiro e acadêmico da faculdade, assim como para os operadores do SI utilizado, quando da elaboração dos preços a serem cobrados, existem dificuldades em se adequar os alunos aos horários desejados e aos valores condizentes às disciplinas que serão cursadas.

Constatou-se, segundo o administrador da IES “B”, situação diversa: o valor da matrícula é cobrado integralmente, e o valor das mensalidades é calculado por disciplina a ser cursada. O sistema de informação gerencial acadêmico da IES “B” calcula o valor da mensalidade conforme as disciplinas a serem cursadas, ao contrário da IES “A” que calcula os valores conforme a quantidade de horas de cada disciplina.

Segundo o gestor da instituição, para cada disciplina é determinado um valor específico, mesmo que seja comum a outros cursos ofertados. Quando o aluno quer cursar uma ou mais disciplinas, existe um valor fixo para cada, assim como para a grade curricular semestral; não há cálculo considerando o valor pela carga horária.

Por exemplo, se um aluno do curso de Bacharelado em Ciências Contábeis que possui 06 (seis) disciplinas por semestre, com o valor de R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês, deseja cursar duas disciplinas, o setor acadêmico informa o valor, considerando somente as disciplinas a serem cursadas.

O gestor da IES “B” informou que o cálculo da matrícula é feito, considerando todas as disciplinas a serem cursadas no semestre. Após o ato da matrícula, o aluno inicia o período letivo e lhe é apresentado o quadro de horário e a disponibilidade de cada disciplina. A coordenação do curso, juntamente com o aluno, estabelece quais as disciplinas a serem cursadas: se todas ou somente algumas. Quando ocorre a opção de serem cursadas duas ou mais disciplinas, o cálculo da mensalidade é feito pelo valor de cada uma.

Por exemplo, os valores das mensalidades dos cursos de Bacharelado em Administração e de Bacharelado em Direito são distintos, mas possuem disciplinas em comum, como é o caso de Metodologia do Trabalho Científico.

Mesmo com valores diferentes, a disciplina comum possui um valor fixo que não considera a carga horária estabelecida. Tanto no curso de Direito como no curso de Administração, o valor da disciplina comum é o mesmo. Dessa forma, o aluno fica impedido

de cursar uma disciplina somente pelo fato de ser mais barata do que em outro curso que não seja o seu.

Segundo o gestor, a instituição, considerando esse problema como recorrente em outras instituições de ensino, optou por realizar o cálculo dessa forma, a fim de melhor organizar/controlar os setores financeiro e acadêmico.

Contudo, alguns outros problemas decorrem da tentativa de resolver o cálculo do valor das mensalidades. Há casos em que o setor financeiro devolve os valores pagos aos discentes.

Essa devolução pode ser feita por meio de dinheiro ou créditos, o que ocasiona problemas no referido setor.

Por exemplo, após o pagamento da matrícula e as eventuais dispensas/aproveitamento de disciplinas, elaboram-se os boletos referentes às mensalidades do semestre completo.

Contudo, considerando o trâmite regular do processo de dispensa das disciplinas (coordenação e aluno; protocolo; secretaria acadêmica; e setor financeiro), que possui uma duração razoável, burocrática e sem contar com um SIG integrado, na maioria dos casos o boleto da mensalidade é emitido, desconsiderando as dispensas. Dessa forma, o aluno é obrigado a pagar a mensalidade integral, pois já recebeu os boletos referentes ao semestre, e, posteriormente, poderá requerer a devolução do valor.

Segundo o administrador da IES “B”, a instituição devolve o valor pago ou em dinheiro ou fornece um crédito ao aluno para que ele possa utilizá-lo em outra mensalidade. O motivo da IES não cancelar o vencimento emitido deve-se à venda de títulos para o banco correspondente na forma de empréstimo, e o possível cancelamento do boleto acarretaria uma cobrança do banco ao aluno.

Exemplificando, a faculdade possui uma previsão de receita mensal em relação aos títulos emitidos no valor de R$ 2.000.000,00 (dois milhões de reais) e vende essa quantia para o banco correspondente com juros, resgatando um valor líquido de R$ 1.800.000,00 (um milhão e oitocentos mil reais). Por conta dessa transação, os boletos emitidos para o aluno não podem ser cancelados. Logo, o discente terá o valor pago restituído ou concedido em forma de crédito a ser cursado.

Do exemplo acima mencionado, situação vivenciada pela IES “B”, verificou-se problemas que ocorrem na contabilidade da instituição. O aluno efetuará os pagamentos relativos às suas mensalidades, considerando a carga horária a ser cursada em determinado semestre.

Ao pagar o valor completo da mensalidade e, posteriormente, ter sua carga horária reduzida, por ter disciplinas dispensadas, a IES restituirá o valor pago a mais por meio de

créditos, a serem usufruídos em outro semestre, ou em dinheiro. Dessa forma, o valor que realmente foi pago ao banco, pela IES, é divergente do valor que foi realmente recebido, uma vez que a instituição devolve a diferença ao aluno.

O valor pago ao banco é maior do que a receita real. A contabilidade registra a receita conforme o valor recebido pelo banco. A instituição declara um valor diferente em relação ao valor que realmente foi recebido, uma vez que ocorre devolução ou concessão de créditos ao aluno.

Quanto à IES “C”, o gestor informou que, diferentemente das outras instituições, o valor estabelecido para a matrícula é integral assim como para as mensalidades, independente do aluno já ter cursado a mesma disciplina em outra faculdade.

Pode aparentar certa “injustiça”, uma vez que o aluno terá de pagar novamente por algo que ele já cursou, mas, para o gestor financeiro, verifica-se uma grande facilidade quando da elaboração da planilha de custos e emissão de boletos para os discentes. Nessa IES, há o uso do SIG integrado. Essa tomada de decisão auxilia financeiramente a instituição em suas estratégias.

Segundo o administrador da IES “C”, há pouca procura por transferências dos alunos provenientes de outras instituições e escassos pedidos de ingresso dos portadores de curso superior, uma vez que não se calcula valor da mensalidade, quer pela carga horária (IES “A”), quer por disciplinas cursadas (IES “B”).

Mesmo assim, o gestor enfatiza que não há perda de alunos devido ao grande investimento em infraestrutura, publicidade, laboratórios, professores qualificados e cursos de excelência. A faculdade concentra seus cursos na área de saúde como referência não somente em Teresina – PI, mas em toda a Norte-Nordeste, ainda segundo o gestor da instituição.

Mesmo assim, o gestor enfatiza que não há perda de alunos devido ao grande investimento em infraestrutura, publicidade, laboratórios, professores qualificados e cursos de excelência. A faculdade concentra seus cursos na área de saúde como referência não somente em Teresina – PI, mas em toda a Norte-Nordeste, ainda segundo o gestor da instituição.