OBJETIVOS DA PESQUISA E RESULTADOS GERAIS

Esta dissertação apresentou um método de modelagem de processos aplicável ao setor responsável pela realização de projetos e obras públicas de Arquitetura e Engenharia existente em uma instituição federal que atua nas áreas de educação, ciência e tecnologia. Para tal, foram adotadas as diretrizes do BPM (Business Process

Management) como estratégia para gestão de processos.

Destaque-se que a obtenção dos subsídios necessários para a consecução deste estudo pressupôs a elaboração de um quadro diagnóstico detalhado da situação de governança da Coordenação Geral de Projetos e Obras de Engenharia (CGPE) do Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes), respectivamente unidade administrativa e instituição pesquisadas. Esse trajeto de reconhecimento, tornou possível: (i) delinear claramente os produtos do setor; (ii) identificar os problemas que enfrenta para entregá-los; e (iii) caracterizar a equipe que atua para o funcionamento do negócio da CGPE. A partir daí, depreende-se a importância da governança e/ou a aplicação de suas práticas mínimas a fim de efetivar a compreensão do objeto em foco, bem como para auxiliar na concepção de encaminhamentos eficientes-eficazes e no alinhamento de interesses que contribuam para a qualidade da gestão do setor, sua longevidade e o bem comum.

Além disso, a ação de BPM na CGPE, iniciada em 2014 e incentivada pela Pró- Reitoria de Desenvolvimento Institucional (PRODI) e pela Diretoria de Planejamento (DIPLAN) da Instituição, permitiu uma revisita e o resgate de iniciativas anteriores do Ifes no âmbito da implantação do gerenciamento de processos, tais como a elaboração do “Manual de Gestão do BPM” e do “Manual de Modelagem de Processos”, documentos publicados em 2009.

O objetivo específico de identificar e categorizar as atividades típicas do setor foi alcançado utilizando-se a abordagem do PCF (Process Classification Framework) da APQC (American Productivity & Quality Center) e a estratégia do grupo de foco. Concluiu-se que nem todas as atividades executadas no âmbito da CGPE podem ser classificadas como processos, pois, dentre elas, há também operações e projetos. Dessa forma, verifica-se que apenas parte das mudanças institucionais necessárias

a determinados propósitos, mas não a todos.

O objetivo específico referente ao planejamento da implantação do gerenciamento de processos foi atingido por meio da aplicação do Ciclo de BPM Unificado proposto por Baldam, Vale e Rozenfeld (2014), que, em sua primeira fase, induziu à adoção de alguns procedimentos fundamentais, como: (i) a atenção constante na manutenção da governança de processos, mantendo o foco nos mapas cognitivos construídos como instrumentos de diagnose (o BMC, a ARA, a SWOT); (ii) a reflexão aprofundada acerca das disfunções que afetavam a unidade administrativa; (iii) a priorização dos processos que exigiam modelagem, isto é, padronização; e (iv) a identificação dos elementos principais dos processos priorizados.

Ressalta-se que a ação de planejar a implantação do BPM, nem sempre vai demandar o cumprimento de todas as fases do ciclo de gestão para todos os processos, visto que cada um pode estar em um determinado estágio de maturidade. Em outras palavras, as etapas apresentadas de maneira encadeada e subsequente funcionaram como uma estrutura de trabalho para nortear a operacionalização, não implicando em uma prescrição rígida e pragmática. Neste estudo, por exemplo, foi importante “criar a estrutura de atividades” da CGPE antes de “planejar a implantação do BPM”, para que pudessem ser identificadas quais atividades seriam categorizadas como processos e, consequentemente, conduzidas para a etapa de priorização.

O objetivo específico de analisar e modelar os processos selecionados foi realizado mediante o emprego da notação gráfica do BPMN (Business Process Model

and Notation), da metodologia do grupo de foco e da comparação com outros modelos

de processos (melhores práticas e benchmarking). Sabe-se que a modelagem é apenas o início do trabalho e que uma implantação de BPM bem-sucedida é o que garante o sucesso de um projeto de BPM.

Para a completude do objetivo específico de otimizar e validar os processos modelados, foi concebido e operacionalizado um workshop, novamente com as premissas de um grupo de foco, contemplando a participação de representantes de todas as áreas técnicas e administrativas envolvidas nos procedimentos. De maneira sinérgica e crítica, a dinâmica aprimorou substancialmente e legitimou coletivamente as minutas dos processos modelados previamente pela equipe da CGPE. Confirmou-se que a participação dos envolvidos com os processos é um aspecto que contribui

estímulo ao desenvolvimento de um trabalho colaborativo fez com que os servidores refletissem sobre os processos em foco e se responsabilizassem por eles, incrementando o sentimento de propriedade e a vontade de realizar um trabalho cada vez melhor.

Esta pesquisa dedicou-se a um tema que tem recebido crescente atenção na literatura e na mídia, considerando que a implantação das infraestruturas físicas de empreendimentos públicos merece cuidado especial e otimização constante de suas práticas, tanto gerenciais, quanto operacionais, visto que, geralmente, envolve uma mobilização relevante de recursos, também públicos. Diante dos resultados obtidos, pode-se concluir que o método proposto pode ser aplicado para se buscar melhorias em ambientes organizacionais no que diz respeito às questões relacionadas a projetos e obras públicas de Arquitetura e Engenharia, mediante o aprimoramento do gerenciamento de seus processos.

Além disso, a combinação de diversas técnicas e estratégias mostrou-se útil e apropriado para com os objetivos almejados. O método apresentado guarda evidências de que a aplicação prática das ferramentas aqui utilizadas possibilitam incremento de produtividade e qualidade no contexto organizacional público. Vale destacar o grau de generalidade do método apresentado, habilitando-o a ser empregado em outras unidades administrativas do Ifes ou de outras instituições. Isso significa que é possível utilizar, estrategicamente, uma base similar como ponto de partida para configurações particulares, isto é, lançar mão de uma referência genérica como parâmetro para a construção de um modelo específico.

Assim, os resultados apresentados demonstram que os objetivos da pesquisa foram alcançados e as lições aprendidas indicam maneiras de mitigar os problemas comuns das unidades administrativas responsáveis pela realização de projetos e obras públicas de Arquitetura e Engenharia.