A metodologia da identificação arquivística consiste em individualizar os documentos de arquivo dentro do seu contexto de produção e acumulação, a partir do estudo de órgão produtor e Tipologia Documental. A relação com o direito e administração se estabelece nos conceitos que norteiam a literatura e em quais níveis se aplicam. Neste contexto, o direito e a administração são a base teórica que norteiam o estudo dos órgãos produtores, sua estrutura administrativa, as competências, funções e atividades atribuídas.
O direito administrativo é um importante auxiliar da Arquivologia, na medida em que ajuda a definir os procedimentos administrativos, as séries, e as tipologias documentais (MARTINHEIRA, 2006, p.132).
Para a identificação do órgão produtor é necessário que recorramos a diferentes fontes de informação. De acordo com José Luis La Torre Merino e Mercedes Martín-Palomino y Benito (2000, p. 16), essas fontes “variam dependendo das características da própria documentação, ou seja, se trabalhamos com documentos administrativos ou históricos ou se realizamos a identificação de um fundo público ou privado”.
Seu objetivo será, portanto, o conhecimento exaustivo do órgão produtor, sua evolução orgânica, competências, funções e tipos documentais nos quais são materializados os procedimentos administrativos e demais atividades que afetam o trâmite, elementos imprescindíveis para a delimitação da série documental. O resultado desta fase será a organização do fundo, com o estabelecimento do plano de classificação e a ordenação de suas séries documentais, preparando as bases para sua posterior avaliação (LA TORRE MERINO; MARTÍN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 14).
Para este estudo considera-se toda informação da legislação vigente relacionada com as competências, funções e atividades atribuídas ao órgão produtor, dados compilados a partir de leis, regulamentos de serviços entre outros atos legais e normativos que dispõem sobre a estrutura e funcionamento do produtor. Os dados obtidos no estudo do órgão produtor serão registrados em instrumentos que hierarquizam as competências, funções e atividades administrativas, constituindo-se como a base para a elaboração do plano de classificação e tabela de temporalidade, conforme veremos adiante.
O quadro 2 sintetiza o contexto de produção e acumulação dos documentos de arquivo. A identificação do órgão produtor permite reconhecer as competências, funções, atividades e tarefas que originaram a tipologia documental, que possui o mesmo nome da série documental e reflete o conjunto dos tipos documentais, que possuem idêntico modo de produção.
Quadro 2 - Identificação de Órgão Produtor
QUADRO DE IDENTIFICAÇÃO DE ÓRGÃO PRODUTOR
COMPETÊNCIAS FUNÇÕES ATIVIDADES TAREFAS TIPO
DOCUMENTAL
Fonte: FABEN; RODRIGUES, 2017b.
A identificação de tipologia documental, processo que se realiza para estudar o documento de arquivo, etapa da metodologia da identificação arquivistica, revela a organicidade dos documentos, resultado da vinculação da natureza probatória do documento de arquivo com a atividade, função e competência do produtor que lhe deu origem.
O estudo de identificação do tipo documental fornece o instrumental para o desenvolvimento das práticas arquivísticas, que deve ter como princípio fundamental o estudo da gênese do documento de arquivo, ou seja, os reais motivos de sua produção. Conforme observamos no quadro 3:
Quadro 3 - Ficha de Identificação de tipologia documental
FICHA DE IDENTIFICAÇÃO DO TIPO DOCUMENTAL Tipo Documental: Espécie Documental: Caracteres externos: Gênero: Suporte: Formato: Forma: Órgão Produtor: Competência: Função: Atividade: Tarefa: Objetivo da Produção:
Conteúdo:
Fundamento Legal: Tramitação:
Prazo de Arquivamento: Destinação:
Classificação e ordenação da série: Fonte: FABEN; RODRIGUES, 2017b.
No tratamento técnico dos documentos de arquivo, a identificação tem se revelado como uma metodologia eficaz para a elaboração de instrumentos de gestão de documentos, proporcionando uma nova perspectiva no campo da Arquivologia (FABEN; RODRIGUES, 2017b).
A aplicabilidade da identificação de tipologia documental para a organização de arquivos possibilita a recuperação da proveniência até mesmo quando não existem as condições materiais para iniciar seu tratamento técnico; permite a reconstrução das circunstâncias de criação de um documento das ações, transações, processos e procedimentos administrativos que se materializam na forma e na substância e que justificaram as relações de organicidade específicas da gestão do órgão produtor (RODRIGUES, 2013, p.119).
A identificação possui estreita relação com as demais funções que sustentam o tratamento técnico dos documentos de arquivo.
No trabalho arquivístico, fundamentado pela Diplomática, em sua perspectiva clássica e contemporânea, a Tipologia Documental, estuda-se as relações entre os documentos de arquivo produzidos em decorrência das funções e atividades do produtor. Essas relações são expressas no tipo documental que evidencia a ação que deu origem ao documento de arquivo. A identificação os tipos documentais, etapa dos estudos de identificação arquivística, possibilita uma base segura para realizar as funções arquivísticas de classificação e avaliação.
A identificação é a primeira fase da metodologia arquivística; fase do tipo intelectual que consiste na investigação do produtor e dos tipos documentais (LA TORRE MERINO; MARTÍN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 14).
A identificação se caracteriza como uma tarefa de pesquisa, que consiste em estudar analiticamente o órgão produtor e os tipos documentais por ele produzida e que antecede e fundamenta as demais funções de produção, avaliação, classificação e descrição de documentos de arquivo, afirma Rodrigues (2008).
Sobre a identificação, Antonia Heredia Herrera (2011, p.123), esclarece:
Trata-se do processo de reconhecer uma entidade arquivística por seus atributos específicos, sendo uma tarefa intelectual de análise para reconhecer algo que exige imediatamente sua materialização e formalização. Identificar é reconhecer, e não representar, porém, seu processo de análise requer representação ou formalização imediata do conhecimento adquirido (HEREDIA HERRERA, 2011, p.23).
A autora adverte que a identificação não é classificação, não é descrição, assim como não é localização, e sem a identificação, as funções arquivísticas de classificação e avaliação não são possíveis. A identificação e a classificação equivocadamente são sobrepostas, tornando-as equivalentes, mas, estando relacionada, a identificação precede a classificação.
Hoje, a considerar a identificação uma fase preliminar e necessária ao tratamento técnico arquivístico, supõe de alguma maneira o testemunho da corrente teórica que volta os olhos para nossas raízes, aos nossos princípios arquivísticos mais genuínos. (HEREDIA HERRERA, 1999, p. 23).
A identificação e a classificação estão intimamente relacionadas, pois para classificar documentos de arquivo é necessário, antes de tudo, reconhecê-los dentro do seu contexto de produção. Desta maneira a identificação é a primeira tarefa que o arquivista precisa realizar (LA TORRE MERINO; MARTÍN-PALOMINO y BENITO, 2000, p. 12).
A fase da identificação tem como resultado imediato o conhecimento dos elementos que constituem o tipo documental, o estudo do órgão produtor e o conhecimento de sua estrutura administrativa e atribuições. “Ao aplicar este método corretamente, temos as diretrizes para a elaboração de um plano de classificação, reflexo das competências, funções e atividades do órgão produtor” (FABEN; RODRIGUES, 2017b, p.7).
Isto posto, pode-se afirmar que a classificação é a função arquivística que consiste em estabelecer o reflexo do contexto onde são produzidos os documentos, uma vez realizado o estudo de identificação do órgão produtor.
Após o reconhecimento do órgão produtor e dos tipos documentais, o plano se classificação representa o contexto de produção e acumulação dos documentos em ralação ao produtor. Conforme é possível observar no Quadro 4, que apresenta o esquema do plano de classificação funcional, que é elaborado de acordo e em consequência da identificação arquivística:
Quadro 4 - Plano de Classificação Funcional
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL Competência: 1
Competência: 2 Função: 2.1
Atividades: Tipologia documental:
2.1.01 2.1.02
2.1.03 2.1.03.001 Espécie + ação = Nome da série documental
2.1.04 2.1.05 2.1.06 2.1.07 2.1.08 Função: 2.2 Função: 2.3
Fonte: FABEN; RODRIGUES, 2017b.
A classificação funcional permite representar o contexto de produção e acumulação dos documentos de arquivo a partir das funções e atividades realizadas pelo produtor que estão registradas nos documentos de arquivo. “Se o documento de arquivo nasce para registrar a ação, a função classificação é realizada para representar essa relação, revelando assim o vínculo arquivístico” (SCHMIDT; SMIT, 2015, p.4).
Quando dizemos que a identificação nos leva ao estabelecimento do plano de classificação de um fundo, a definição e fixação das tipologias documentais que por sua vez facilitarão a avaliação arquivística não estão senão reconhecendo como o princípio da proveniência transcende a todas nossas atuações mais específicas (HEREDIA HERRERA, 1999, p. 23).
Neste sentido, é importante que tenhamos as funções do produtor identificadas para a elaboração do plano de classificação. A escolha por planos de classificação funcionais demonstra rigor metodológico na pesquisa, levando em consideração que as funções são muito mais estáveis ao longo do tempo.
A identificação, antes e agora, está vinculada ao princípio da proveniência, na medida em que envolve investigar as origens da documentação com base
em seu duplo vínculo com a proveniência institucional e o sujeito ou unidade produtora, através das funções dos órgãos, dentro da instituição. Determina, então, a estrutura geral do fundo e cada uma de suas divisões e partes hierárquicas. Em suma, nos ajudará a configurar o plano de classificação de cada fundo e facilita a avaliação, a partir da fixação da série documental tipológica (HEREDIA HERRERA, 1999, p. 21).
Ademais, o plano de classificação é elaborado a partir da organização do conhecimento das características que apresentam o produtor e das competências funções e atividades a ele atribuídas, permitindo que se posicione a totalidade da tipologia documental produzida e acumulada pelo produtor. A classificação consiste em estabelecer o reflexo deste contexto, uma vez realizado o estudo de identificação do órgão produtor e dos conjuntos dos tipos documentais
A identificação e a avaliação representam um discurso lógico nos quais a identificação corresponde ao papel da premissa e a avaliação de conclusão (HEREDIA HERRERA, 1999, p. 23).
A tabela de temporalidade documental é elaborada a partir da avaliação, função arquivística que consiste em determinar os valores primários e secundários das séries documentais para estabelecer os prazos de transferência e acesso e conservação ou eliminação total ou parcial.
Sendo uma extensão do plano de classificação, a tabela de temporalidade apresenta o prazo de guarda, de acordo com o ciclo de vida, e sua destinação final, conforme os fundamentos legais e atribuição de valores. Conforme é possível observar no Quadro 5.
Quadro 5 - Tabela de Temporalidade de Documentos
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS (PARCIAL) Competência: 2
Função: 2.1
Atividade Tipologia Documental
Prazo de guarda Destinação Fundamentos
Legais Eliminação Permanente 2.1.03 Nome 2.1.03.001 Nome Corrente Intermed iário Fonte: FABEN; RODRIGUES, 2017b.
A identificação permite a avaliação dos tipos documentais de diferentes perspectivas: em relação com sua vigência e prescrição, prazos de guarda e destinação final, interesse para a
investigação, classificação do acesso, e permite o também o estabelecimento da transferência, eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
Ana Célia Rodrigues (2013) afirma que, no tratamento técnico dos documentos de arquivo, a identificação arquivística tem se revelado uma metodologia eficaz para recuperar a proveniência e a organicidade perdidas nos processos de acumulação de documentos, bem como a identificação de tipos documentais, tomada como ponto de partida metodológico para a elaboração de plano de classificação, tabela de temporalidade e instrumentos de pesquisa, abre uma nova perspectiva no campo da Arquivologia.
Os instrumentos de pesquisa são planejados, refletindo o nível de classificação dos documentos. Por definição, “são obras de referência, publicadas ou não, que identificam, localizam, resumem ou transcrevem em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, séries e peças documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso ao acervo”. São, portanto, as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo (BELLOTTO; CAMARGO, 1996, p. 33).
A identificação permite a padronização do conteúdo destes instrumentos, pois na análise tipológica são apresentados os elementos formais e de conteúdo que caracterizam a tipologia documental e que fundamentam a referida tarefa (MENDO CARMONA, 2004, p.45-46).
O inventário descreve as séries documentais que compõe o fundo, com o objetivo de recuperar as informações e facilitar o acesso. O quadro 5 explicita um modelo de inventário, elaborado a partir da metodologia da identificação arquivística.
Quadro 6 - Inventário Parcial do Fundo
INVENTÁRIO (PARCIAL) Competência: 2
Função: 2.1 Atividade: 2.1.03
Nº Tipologia Documental Data – Limite Quantidade Notação Obs.
2.1.03.01
Fonte: FABEN; RODRIGUES, 2017b.
Estes aspectos evidenciam a pertinência do estudo de identificação de tipologia documental aplicada ao tratamento técnico de documento de arquivo.
A relação da identificação com as funções que sustentam o tratamento técnico arquivístico pode ser abordada, de maneira didática, a partir da finalidade atribuída a cada
uma delas: a identificação reconhece os documentos, o contexto de produção e acumulação expresso pelos vínculos de proveniência e organicidade existentes na ação que deu origem ao documento de arquivo; a classificação representa o contexto de produção e acumulação dos documentos de arquivo, e, além disso, exprime a organicidade do conjunto no plano de classificação; a avaliação é a função que atribui a sentença ao documento de arquivo, ao determinar os prazos de vigência e prescrição, destinando o documento de arquivo para eliminação ou guarda permanente; a descrição representa os fundos e suas subdivisões, até as séries e peças documentais, a partir da elaboração de instrumentos de pesquisa que podem ser abrangentes ou mais específicos.
Perspectivas difundidas por Rodrigues (2008) discutem a identificação como uma nova possível função arquivistica, apesar de ainda não ter sido assim considerada. Alguns autores enfatizam a sua imprescindibilidade para o tratamento técnico dos documentos de arquivo, seja na fase da gestão de documentos ou da acumulação.
Como função arquivística, a identificação, ainda necessita de teorização, aspecto que vem sendo tratado em pesquisas da autora. Contudo, a identificação está sistematizada na literatura da área assim como nos estudos de caso sendo uma metodologia de pesquisa para a Arquivologia.
Depois de algumas décadas de esforços para sistematização dos procedimentos e debates sobre a identificação na arquivistica, parece agora ter assegurado seu lugar nas práticas profissionais, como uma metodologia de pesquisa sobre os elementos que caracterizam o documento de arquivo e a sua relação com os vínculos de proveniência e organicidade.
Compreender o seu objeto de trabalho, antes de realizar qualquer tarefa arquivística, deve ser a principal preocupação do profissional arquivista. Para que ele possa realizar seu trabalho com rigor, deve adquirir uma bagagem de conhecimentos, de princípios e métodos que partam do pressuposto que o documento é parte de um todo e que só faz sentindo dentro do seu próprio contexto.
Através da pesquisa é possível desenhar um perfil profissional com competência para compreender a gêneses do documento de arquivo, seja no momento da produção ou da acumulação, e deliberar com autonomia e segurança sobre suas práticas, tornando-as objetivas; de modo que seus instrumentos metodológicos sejam perfeitos para introduzir as inovações necessárias, próprias do ambiente científico (RODRIGUES, 2009, p. 22).
Significa dizer que o arquivista, para atuar profissionalmente, necessita conhecer os documentos e o órgão que os produziu, mas, sobretudo, as estreitas relações estabelecidas entre eles.
A identificação é uma metodologia de pesquisa sobre os elementos que caracterizam o documento de arquivo e a sua relação com os vínculos de proveniência e organicidade estabelecidos em determinado contexto de produção, bem como entre os documentos de arquivo produzidos e acumulados no exercício das funções e atividades do produtor.
A identificação da série documental é feita através de um processo que requer uma análise das funções da organização e não pela opinião subjetiva ou prática fora do estudo da instituição. É um processo lógico que está em conformidade com o princípio de proveniência: as séries documentais são resultados das atividades realizadas pelas unidades administrativas para cumprir as funções e competências gerais da organização. As séries documentais como uma categoria conceitual, representa o núcleo da classificação, porque elas ligam o produtor a seus produtos: documentos e processos (AGUILERA MURGUÍA, 2011, p. 131, tradução nossa).
Nesta perspectiva, podemos afirmar que a identificação de tipologia documental é uma metodologia que fornece os parâmetros teóricos e rigor científico para reconhecer o documento de arquivo, com o objetivo de realizar seu tratamento técnico, especificamente no âmbito da gestão de documentos, nosso objeto de reflexão.
Isto significa reconhecer que cada documento tem uma estreita relação com sua origem de produção que o situa no lugar preciso da estrutura do conjunto ao qual pertence e permite a partir desta vinculação revelada, ser identificado e denominado como tipo documental, conceito que sintetiza essa perspectiva. O tipo documental é a base da constituição das séries documentais e, portanto, elemento norteador dos planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos.
Ao analisar o documento de arquivo, a Diplomática e a Tipologia Documental fundamentam os estudos de identificação, pois estudam suas características e os vínculos que mantém com o produtor, identificando assim o seu contexto de produção e acumulação. “É um trabalho de pesquisa e de crítica sobre a gênese documental”, conforme acentua Rodrigues (2008, p. 22).
Estudos desenvolvidos por Rodrigues (2003, 2008 e 2013) permitiram sistematizar os aspectos teóricos e metodológicos que caracterizam a identificação arquivística e sua
pertinência como metodologia de pesquisa para a gestão de documentos. No âmbito do Programa de Gestão de Documentos do Arquivo do Estado do Rio de Janeiro, RJ, Brasil,7 é possível observar a pertinência da aplicabilidade da metodologia da identificação arquivística como requisito da gestão de documentos e acesso à informação dos documentos públicos.