Organização interna relevante

Como foi mencionado anteriormente, a Inforlandia – Sistemas e Serviços de Informática, SA é uma empresa nacional que opera no setor de informática, possuindo o CAE 46510 – “Comércio por grosso de computadores, equipamentos periféricos e programas informáticos” como CAE principal, e os CAEs 82990 – “Outras atividades de serviços de apoio prestados à empresas”, 62090 – “Outras atividades relacionadas com as tecnologias da informação e informática” e 95110 – “Reparação de computadores e equipamento periférico” como CAEs secundários. Com a sua sede situada em Aveiro, a Inforlandia possui ainda duas lojas localizadas em Aveiro e Lisboa.

Relativamente à sua organização interna, a Inforlandia encontra-se segmentada em departamentos, sendo que cada departamento possui um responsável (diretor de departamento). Cada departamento poderá, ainda, encontrar-se subdivido por funções – sendo que a essas funções também se encontram atribuídos responsáveis. Pode-se observar na Figura 3 o organograma atual da Inforlandia, onde estão representados os atuais departamentos da organização: Qualidade e Ambiente, Administrativo/Financeiro, Compras e Logística, Marketing, Distribuição, Soluções Empresariais, Serviço Técnico e Grande Público. Este organograma é revisto a intervalos planeados e atualizado conforme seja necessário.

Figura 3 - Organograma da Inforlandia [Fonte: Inforlandia].

De forma a melhor se compreender todas as atividades da Inforlandia (quer as primárias, quer as de apoio/suporte), uma descrição pormenorizada de cada um dos departamentos e respetivas funções designadas encontra-se apresentada na Tabela 3. Podem-se considerar como atividades primárias as

desenvolvidas pelos departamentos de Serviço Técnico, Marketing, Distribuição, Soluções Empresariais, Venda ao Grande Público e a Função Logística do departamento de Compras e Logística. Como atividades de apoio ou suporte podem ser consideradas as desenvolvidas pelo departamento de Qualidade e Ambiente, Administrativo/Financeiro e a Função Compras do departamento de Compras e Logística.

Administrativo / Financeiro

O departamento Administrativo e Financeiro é responsável pela organização administrativa da empresa, pela contabilidade, pelo controlo dos

financiamentos da organização, pelos recursos humanos e pelo contacto com os interessados na empresa, atendendo chamadas e recebendo os visitantes.

Compras e Logística

O departamento de Compras e Logística tem duas funções predominantes:  Função Logística - controlo das entradas e saídas do armazém,

incluindo a arrumação, identificação, manutenção, controlo e correto armazenamento de todo o stock.

 Função Compras - Avaliação, seleção e contacto direto com os

fornecedores, negociações com os mesmos e realização de encomendas (consoante as necessidades expressas pelos outros departamentos e com as necessidades de inventário).

Serviço Técnico O departamento Serviço Técnico tem duas funções predominantes:

 Função Produção - Relativamente às suas atividades de produção, a

Inforlandia organiza-as em duas maneiras distintas, dependendo da quantidade de equipamentos a produzir: produção em linha – quando se trata da produção de 10 ou mais equipamentos – ou produção de célula – quase trata da produção de menos de 10 equipamentos. É realizado, também, o planeamento e controlo da produção de linha e de célula, gestão de stocks da montagem, montagem/assemblagem dos equipamentos, realização de testes de hardware e de software e toda a personalização (quer de hardware quer de software).

 Função Assistência Técnica – Esta função inclui todo o

planeamento, controlo e execução da assistência técnica,

nomeadamente as reparações de avarias dos equipamentos que tenham tido qualquer tipo de problema após serem vendidos ao cliente final.

Marketing O departamento de Marketing tem como principais funções a criação e elaboração de ações relacionadas com a divulgação da Inforlandia, da sua imagem e dos seus produtos e serviços - nomeadamente a criação de campanhas publicitárias, organização de eventos, participação em feiras do sector tecnológico e informático, desenvolvimento de catálogos do produto, entre outros.

Distribuição O departamento de Distribuição é responsável pelo contacto, formulação de propostas e venda de equipamentos a empresas que irão agir como

intermediário, uma vez que irão, posteriormente, vender esses mesmos equipamentos a clientes finais.

Soluções Empresariais

O departamento de Soluções Empresariais é responsável pelo contacto, formulação de propostas e venda de equipamentos a clientes finais empresariais e institucionais. São, também, os profissionais deste departamento que se encontram encarregues da elaboração de propostas destinadas a concursos públicos e privados.

Venda ao Grande Público

O departamento de Venda ao Grande Público tem como função a gestão de todo o contacto direto entre a Inforlandia e os clientes finais particulares (nomeadamente, clientes que não representem empresas ou outro tipo de organização). Podem ser considerados como os maiores pontos de contacto da Inforlandia as suas lojas próprias em Aveiro e Lisboa, o site da Inforlandia e a

linha telefónica para o qual os clientes poderão ligar para adquirir equipamentos.

Qualidade e Ambiente

Como foi mencionado anteriormente, o Departamento da Qualidade e Ambiente (DQA) tem como principais funções a definição, implementação, manutenção e avaliação do Sistema de Gestão da Qualidade e Ambiente (SGQA), algo que envolve a elaboração, verificação e controlo dos variados documentos que o constituem, o planeamento e coordenação de reuniões de revisão e a gestão do desempenho. Abrange, também, a elaboração e monitorização do planeamento da qualidade, dos programas de gestão

ambiental, do plano anual de auditorias da qualidade e ambiente e do processo de certificação do SGQA relativamente às normas ISO 9001:2015 e

14001:2015.

Para conseguir atingir uma correta gestão do SGQA, o DQA é responsável pela gestão das comunicações das várias partes interessadas, do tratamento das não conformidades (estando responsável pela rejeição de produtos não

conformes e consequente suspensão da sua comercialização), das ações de melhorias e identificação e avaliação periódica dos aspetos e impactes

ambientais. Efetua, ainda, a avaliação da satisfação do cliente e a avaliação de fornecedores externos (em conjunto com o departamento de Compras e Logística).

Este departamento é, ainda, responsável pelo planeamento e acompanhamento do controlo dos equipamentos de medição e monitorização (EMM), gere o circuito interno de resíduos e os equipamentos de refrigeração e monitoriza o controlo operacional da gestão ambiental e procedimentos de resposta a emergências.

Todas estas funções “alimentam” o planeamento e implementação de ações de melhoria, uma vez que permitem identificar problemas existentes ou

potenciais.

Tabela 3 - Descrição dos diferentes departamentos da Inforlandia [Elaboração própria]

A adaptação do Sistema de Gestão da Qualidade e Ambiente (SGQA) da Inforlandia aos novos requisitos presentes na revisão das normas ISO 9001 e 14001 encontra-se inserida no âmbito do departamento de Qualidade e Ambiente (DQA), como pode ser observado na Tabela 3.