No módulo "Dia de Atendimento aos Pais" do WebUntis 2018 existem novos procedimentos que lhe dão a possibilidade de escolher a "Otimização automática" das reuniões ou a "Seleção de Datas". A
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primeira permite-lhe um trabalho mais automático em contrapartida com a segunda.
O Dia de Atendimento aos Pais pode ser bastante complexo, por ex. no caso de os professores enviarem várias convocatórias, mas nem todos tenham conseguido fazer a sua inscrição a tempo. Seria útil se estes Pais/EEs que receberam convocatórias se pudessem inscrever primeiro que os outros. A Otimização automática, ou seja, geração automática de reuniões é feita com base em alguns critérios e resolve alguns desses problemas. Reuniões obrigatórias (convocatórias) são marcadas primeiro, depois então reuniões com professores livres, etc...
1.6.3.1 Administrador
1.6.3.1.1 Fases do Procedimento com a Otimização 1.6.3.1.1.1 Novo Dia de Atendimento aos Pais
Como Administrador tem duas opções à sua escolha quando cria um novo "Dia de Atendimento aos Pais". Em <Configurações> | <Dia de Atendimento aos Pais> | <Novo>. se quer utilizar a opção automática para a geração das reuniões, escolha então a opção "Otimização:
Além disso, mais em baixo, pode definir se os alunos/pais podem escolher as horas da sua reunião (por ex. em segmentos de 5 minutos) ou se por ventura escolhem apenas uma mancha horária (por ex. uma manhã ou uma tarde)
1.6.3.1.1.2 Editar Professores- Inativos
Depois de criar um novo "Dia de Atendimento aos Pais" pode Editar os professores como habitual em <Configurações> | <Dias de Atendimento aos Pais> | 'Marcações'. Pode importar as Salas, introduzir as faltas aos professores e verificar se alguns dos professores precisam de ser desativados..
1.6.3.1.1.3 Ativar o Dia de Atendimento aos Pais
Tpor fim, precisa de ativar o "Dia de Atendimento aos Pais" clicando em "Ativar" em <Configurações> | <Dia de Atendimento aos Pais>:
1.6.3.1.1.4 Enviar Convocatórias
Após ativar o Dia de Atendimento aos Pais, fica também visível para os professores. Assim, pode já começar a enviar convocatórias de reuniões para os alunos/pais que entenderem ser mais necessários. Mais pormenores já em seguida.
1.6.3.1.1.5 Selecionar professores
Logo que a data termine do 'Prazo para os Pais/EEs se increverem', os alunos/pais podem escolher uma determinada hora de reunião e selecionar o professor. Nesta fase, os alunos/pais já veem que professor lhes enviou uma convocatória de reunião.
O administrador do "Dia de Atendimento aos Pais" pode introduzir manualmente marcações de reuniões a pedido dos alunos/pais, através da Gestão manual de marcações:
Através do filtro, pode selecionar os alunos. Se existirem vários utilizadores para esse aluno, podem também selecioná-los individualmente, através da lista de seleção.
Após esse procedimento pode editar os pedidos de marcação de reunião.
1.6.3.1.1.6 Marcação automática
Após a fase de inscrição para Pais/EEs terminar, o "Dia de Atendimento aos Pais" entra na fase "Marcação automática de reuniões".
O Administrador do "Dia de Atendimento aos Pais" pode utilizar a Gestão central de marcações, também ainda nesta fase, a única diferença, é que não pode criar marcações de pedidos, mas apenas fazer as marcações de reuniões diretamente.
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Em seguida o Administrador pode iniciar a marcação automática de reuniões: vá para o respetivo botão na última coluna:
Antes de iniciar a marcação automática, o administrador deve verificar as Ponderações da otimização e atribuir algumas prioridades a geração automática:
Aqui, define a importância que as reuniões devem ter em ficar consecutivas sem furos, no caso do mesmo aluno/pai ter várias reuniões com vários professores.
Genericamente, tem a possibilidade de ajustar as opções que escolheu quando criou o "Dia de Atendimento aos Pais" para geração automática.
As duas últimas opções são configurações úteis para "Dias de Atendimento aos Pais" com várias secções, ou seja, vários dias, ou várias tardes. Aqui, define a importância de os alunos/pais terem as suas reuniões no mesmo dia, ou na mesma tarde, para não terem de ir mais de uma vez à escola:
Após definir as suas prioridades, pode iniciar a marcação clicando em 'Marcação automática'. Irá ver de imediato o resultado. Um simples exemplo:
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O laranja significa ou que as reuniões não foram marcadas, ou que foram marcadas, mas ha regras que foram violadas, por ex. entre duas reuniões era preciso um tempo livre.
Como Administrador agora pode escolher:
'Re-marcar' : após confirmar, o processo de marcação começa novamente 'Download das marcações' : download em pdf dos detalhes das marcações
'Ver Marcações' : Ver um relatório em PDF com todas as marcações por professor e/ou ver a tabela
de reuniões por utilizador (= Gestão manual de marcações).
'Públicar marcações' : Escolha este botão para publicar as marcações para professores e alunos/
pais. Antes de publicar pode definir e configurar o seguinte como Administrador:
A Gestão manual permite aos alunos/pais ajustar as marcações feitas automaticamente pela otimização.
Se a reorganização manual das marcações não for autorizado, contudo o Administrador pode ele próprio ajustar manualmente algumas marcações através da opção "Gestão manual de marcações".
Nota: Data final para ajustamentos
Escolha uma data final para os ajustamentos manuais, não demasiado em cima do "Dia de Atendimento aos Pais" para ter tempo de imprimir a lista de reuniões e afixá-las na receção da escola com as
respetivas salas.
1.6.3.1.1.7 Ajustamento manual
Se ativou o ajustamento manual após a otimização, então, o "Dia de Atendimento aos Pais" permanece nesta fase até que o prazo de ajustamentos termine.
Após terminar o prazo de ajustamentos manuais, as reuniões só podem ser alteradas ou criadas através da opção "Gestão Manual de marcações".
Após o fim da fase de ajustamento, como Administrador pode continuar o seu trabalho da forma habitual (ou seja fazendo download dos relatórios e imprimi-los).
1.6.3.2 Professor
Para os professores, nada muda no novo procedimento de marcação por geração automática. Como já referido anteriormente, agora pode enviar convocatórias de reuniões para alguns alunos, textos e diferenciar entre as reuniões obrigatórias por convocatória e as reuniões por disponibilidade e rotina:
1.6.3.3 Alunos/pais
Alunos/Pais têm as seguintes opções durante a fase de inscrição dos Pais/EEs:
Alunos/Pais podem introduzir as suas marcações. Contrariamente ao procedimento das versões anterioreiores do WebUntis que isto não era possível, agora nãomarca a reunião, mas seleciona as
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horas e a otimização depois é que marca as reuniões.
Como descrito no capítulo anterior, a partir do WebUntis 2018 pode ler as convocatórias de reuniões e o motivo informativo sobre as mesmas e se é uma reunião obrigatória ou não.
Após a otimização, na fase de ajustamento manual os alunos/pais podem alterar as suas reuniões já marcadas. Esta é talvez a já conhecida tabela de reuniões: