4 REIVINDICAÇÕES X MUDANÇAS NA CONSTRUÇÃO CIVIL
6.3 ESTUDO DE CASO DA EMPRESA 3
6.3.5 Panorama e estrutura do CIM - Empresa 3
A Empresa 3 de estudo de caso não possui um processo formal de controle integrado de mudanças (CIM). Existe um procedimento informal adotado conforme percepção do engenheiro da obra, e também depende do tipo e nível de exigência do cliente.
Assim como para a Empresa 2, o fluxograma do Sistema de Controle Integrado de Mudanças (SCIM) da Empresa 3 foi proposto pela pesquisadora com uma forma de facilitar o entendimento do processo de controle de mudanças.
A Figura 36 apresenta o fluxograma proposto, e observa-se que ele é bem mais simplificado que nos estudos de caso anteriores, e a etapa de Lições
Aprendidas não aparece. A etapa de Gerenciamento do Controle de Mudanças foi mantida, pois a Empresa 3 estabelece para cada projeto, as regras de contrato, linhas de base e as funções e responsabilidades dos membros da equipe do projeto.
Na etapa de Reconhecimento da Mudança é realizada a identificação, descrição e justificativa das mudanças. A grande maioria das mudanças ocorridas nas obras da Empresa 3 ocorre devido a solicitações dos clientes. Mesmo que a solicitação seja tardia para o andamento da obra ou pode de alguma maneira alterar o seu prazo é feito todo o possível para atendê-la. Outra fonte de origem de mudança é em função da realização do plano de controle de qualidade onde, a partir de check-list podem surgir, ações corretivas, ações preventivas e reparos de defeitos.
2.0 RECONHECIMENTO DA MUDANÇA2.0 RECONHECIMENTO DA MUDANÇA1.0 GERENCIAMENTO DO CONTROLE DE MUDANÇAS
1.0 GERENCIAMENTO DO CONTROLE DE MUDANÇAS ESTABELECER/COMUNICAR Contratos, Linhas de Base ESTABELECER/COMUNICAR
Contratos, Linhas de Base
PRODUTOS
ESTABELECER/COMUNICAR Responsabilidades e Funções ESTABELECER/COMUNICAR Responsabilidades e Funções
¾ Linhas de Base: cronogramas, orçamentos
¾ Matriz de envolvidos dos membros da equipe do projeto, com definição de responsabilidades e funções
IDENTIFICAÇÃO DA ORIGEM DA MUDANÇA
Solicitação de mudança pelo cliente (formal ou informal) ¾ Email ou Carta solicitando a mudança
¾ Planilha específica de mudança
Identificação de mudança em função do Sistema de Controle de Qualidade:
* Ações Corretivas * Ações Preventivas * Reparo de Defeitos
¾ Planilha de não-conformidade, com identificação de ações corretivas, preventivas e reparos em defeitos
¾ Check-list de verificação de serviços
¾Formulário próprio de mudança
¾Carta ou email informal
¾ Planilha SACP (Solicitação de Ação Corretiva ou Preventiva) com
* descrição / identificação da mudança * justificativa da mudança
3.0 AVALIAÇÃO DA MUDANÇA3.0 AVALIAÇÃO DA MUDANÇA
PRODUTOS
¾ Documentação de Aprovação da Mudança pelo Cliente
AVALIAÇÃO DOS CUSTOS E CRONOGRAMA AVALIAÇÃO DOS CUSTOS E CRONOGRAMA
Comunicação ao Engenheiro da Obra Comunicação ao Engenheiro da Obra APROVAÇÃO D0 CLIENTE
APROVAÇÃO D0 CLIENTE
SIMSIM NÃONÃO
Documentos a serem anexados a planilha de descrição/justificativa de mudanças:
¾ Orçamentos
¾ Alteração de Cronograma
¾ Alteração de Projeto
¾ Outros requisitos
4.0 IMPLEMENTAÇÃO DA MUDANÇA 4.0 IMPLEMENTAÇÃO DA MUDANÇA
AUTORIZAÇÃO DA MUDANÇA
AUTORIZAÇÃO DA MUDANÇA PRODUTOS
IMPLEMENTAÇÃO DA MUDANÇA IMPLEMENTAÇÃO DA MUDANÇA
ALTERAÇÃO DO ORÇAMENTO E CRONOGRAMA
ALTERAÇÃO DO ORÇAMENTO E CRONOGRAMA
¾ Documento de autorização de mudança ou Ordem de Serviço
¾ Diário de obra
¾ Ordem de Serviço ou SACP
¾ Atualizações de ORÇAMENTOS E CRONOGRAMAS
FIGURA 36 - FLUXOGRAMA DO SCIM – EMPRESA 3 FONTE: Elaborado pela Autora
As formas de documentação de solicitação de mudança podem ser através de formulário específico de alteração de obra ou o formulário SAPC (Solicitação de Ação Corretiva ou Preventiva) apresentados respectivamente nas figuras: Figura 37 e Figura 38. As solicitações dos clientes podem ser via carta ou email, ou até mesmo verbal, sendo necessário o preenchimento de um formulário de alteração.
OBRA: Data:
Alteração de projeto alteração de definição Alteração proposta por (nome/departamento):
Descrição da alteração:
Croqui da alteração ( ou anexo):
Justificativa da alteração:
Consequências da alteração:
Aprovação da alteração: _______________________________ ____/____/______
alterar projetos - quais:
Repassar alterações para:
Suprimentos Comercial
Administrativo Orçamento e planejamento Recursos Humanos Departamento técnico
data assinatura
FIGURA 37 - FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO OBRA.
FONTE: Fornecido pela Empresa 3
SACP Nº SOLICITAÇÃO DE AÇÃO
Corretiva ( ) Preventiva ( )
Data
1 - SOLICITANTE
EMITENTE : AUDITORIA ( ) SIM ( ) NÃO
SETOR : RESPONSÁVEL :
DESCRIÇÃO DA NÃO CONFORMIDADE:
Assinatura emitente:
2 - RESPONSÁVEL DA ÁREA Nome:
CAUSA DA NÃO CONFORMIDADE:
Assinatura responsável:
AÇÃO PROPOSTA : Responsável pela Ação Prazo
3 - QUALIDADE
VERIFICAÇÃO DA EFICÁCIA
A ação foi tomada ? Ocorreu novamente ? Foi eficaz ? VISTO QUALIDADE : SIM NÃO SIM NÃO SIM NÃO
OBS.:
Data: / / FIGURA 38 - FORMULÁRIO SACP – SOLICITAÇÃO DE AÇÃO CORRETIVA OU PREVENTIVA.
FONTE: Fornecido pela Empresa 3
A avaliação dos impactos no custo e no cronograma da obra em função da mudança é realizada na maioria das vezes pelo engenheiro da obra, que apresenta os dados ao gerente administrativo para posterior aprovação. Para tanto utiliza o formulário de alteração de orçamento apresentado na Figura 39. Caso seja inviável a execução da solicitação de mudança o gerente administrativo faz a comunicação verbal ao cliente. Quando as mudanças identificadas não impactam custo e prazo o próprio engenheiro da obra pode realizar a aprovação.
OBRA: Data:
Alteração de projeto alteração de definição
Alteração proposta pelo:
Departamento:
Nome:
Descrição da alteração:
Justificativa da alteração:
Consequências da alteração:
Aprovação da alteração:
Nome do orçamento: Rev.
Valor Inicial do Orçamento Valor das inclusões Valor das exclusões Valor alterado da obra
Data da alteração do orçamento _____/_____/_____
Responsável
Exportado para o Strato em: _____/_____/_____
Aprovação do orçamento:
FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO DE ORÇAMENTO
assinatura data data assinatura
FIGURA 39 - FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO DE ORÇAMENTO.
FONTE: Fornecido pela Empresa 3
Quando a mudança é aprovada pelo cliente, o gerente administrativo comunica o engenheiro da obra e este é responsável pela implementação da mudança, alteração de orçamento e cronograma. Todas as ações são registradas no Diário da Obra.
No Quadro 26 é apresentado o resumo de todas as ações e respectivos produtos do fluxograma do SCIM da Empresa 3, assim como os responsáveis por cada etapa.
QUADRO 26 - RESUMO DE AÇÕES, RESPONSÁVEIS E PRODUTOS DO SCIM – EMPRESA 3
AÇÕES RESPONSÁVEIS PRODUTOS
ESTABELECER / COMUNICAR (contratos e linhas de base)
Gerente administrativo e técnico e Engenheiro de obra
Contrato, orçamento, cronograma ESTABELECER / COMUNICAR
(responsabilidades e funções) Gerente Técnico Matriz dos envolvidos no processo com definição de responsabilidades e funções
IDENTIFICAÇÃO DA ORIGEM DA MUDANÇA
Engenheiro da obra e Gerente administrativo
Email, Carta solicitando a mudança ou planilha de solicitação específica para mudança.
Planilha de não-conformidade do controle de qualidade com ações corretivas e preventivas e reparo de defeitos Check-list de verificação de serviços
DESCRIÇÃO E JUSTIFICATIVA
DA MUDANÇA Engenheiro da obra
Planilha de solicitação específica para mudança com descrição e justificativa
Carta ou email informal
Planilha SACP (Solicitação de Ação Corretiva ou Preventiva) com descrição / identificação da mudança e justificativa da mudança
AVALIAÇÃO/IDENTIFICAÇÃO DOS CUSTOS E DO
CRONOGRAMA
Gerente técnico, Engenheiro da Obra e Gerente administrativo
Documentos a serem anexados a planilha de descrição/justificativa de mudanças: Orçamentos / Alteração de Cronograma / Alteração de Projeto / Outros requisitos
Planilha de solicitação específica para mudança com aprovação
EXPOSIÇÃO DOS IMPACTOS
DA MUDANÇA AO CLIENTE Gerente administrativo Comunicação verbal APROVAÇÃO DO CLIENTE Cliente
Planilha de solicitação específica para mudança com aprovação
Aditivo Contratual AUTORIZAÇÃO DA MUDANÇA Engenheiro da obra
Planilha de solicitação específica para mudança com autorização
Ordem de serviço ou autorização verbal ATUALIZAÇÃO DO
ORÇAMENTO E CRONOGRAMA
Engenheiro de obra Planilha de alteração de custo anexada ao orçamento original e atualização do cronograma inicial
IMPLEMENTAÇÃO DA
MUDANÇA Engenheiro da obra Diário de obra e OK no SACP
FONTE: Elaborado pela Autora