PATRIMÓNIO E ECONOMATO - Plano de Actividades 2004

OBJECTIVOS

Controlar a qualidade dos serviços prestados pelas empresas de limpeza, vigilância, e manutenção dos arranjos florais, tendo em conta a verificação do cumprimento dos contratos;

Zelar pelo estado de conservação dos bens, equipamentos e edifícios afectos à IGE (Serviços Centrais e Delegações);

Inventariar e controlar os bens móveis e veículos afectos à IGE, permitindo assim conhecer a estrutura do património;

Proceder ao abate dos bens por razões de incapacidade decorrente do seu uso ou por terem deixado de ser necessários ao serviço;

Promover a aquisição de bens necessários ao desenvolvimento das actividades da IGE e assegurar o controlo da sua utilização procedendo à afectação das despesas dela decorrente aos diferentes serviços e utilizadores;

Assegurar e verificar o cumprimento dos contratos de manutenção de equipamentos, de assistência técnica e de aluguer de equipamentos.

PRODUTOS/RESULTADOS ESPERADOS

Melhoria das condições de trabalho do pessoal da IGE; Manutenção do regular funcionamento dos serviços;

Cadastro e Inventário dos Bens do Estado no período de Dezembro de 2003 a Dezembro de 2004.

METODOLOGIA

Diagnóstico das necessidades em equipamento, mobiliário e bens não duradouros;

Prospecção do mercado, realização de consultas e análise das propostas dos fornecedores, visando a aquisição nas condições mais favoráveis;

Utilização da plataforma de marketplace disponibilizada pelo iwaytrade.com no âmbito do projecto piloto das compras electrónicas, no que se refere a material de escritório;

Utilização de um sistema informático de controlo e gestão de stocks; Inventariação periódica dos bens afectos à IGE através do CIBE.

COLABORAÇÃO E ARTICULAÇÃO COM OUTROS SERVIÇOS

Empresa GEDI — Apoio informático ao CIBE.

RECURSOS HUMANOS

Intervenientes

162 Interlocutores regionais: DRN — Henrique de Magalhães DRC — Fernanda Costa DRL — Gabriela Campos DRA — Celina Almeirim DRAlg — Olinda Farinha

Volume

Dias úteis de trabalho inspectivo (valor absoluto) — n.º 96 Dias úteis de trabalho inspectivo (valor relativo) — 0,19%

RECURSOS FINANCEIROS

Despesas com pessoal (valor absoluto) — 23.911 € Despesas com pessoal (valor relativo) — 0,17%

CRONOGRAMA

Meses Acções

Jan. Fev. Mar. Abr. Mai. Jun. Jul. Ago. Set. Out. Nov. Dez. Responsável

Inventário

_z

Prospecção do mercado

z

Aquisição de bens

z

Pedro Henriques

INSTRUMENTOS DE TRABALHO

Aplicação CIBE.

A C T I V I D A D E X . 3

PESSOAL

OBJECTIVOS

Assegurar a gestão e a administração do pessoal dirigente e inspectivo do quadro de pessoal próprio da IGE;

Assegurar o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal do quadro da IGE, bem como do pessoal avençado, do pessoal do Programa Ocupacional e dos funcionários do quadro único do ME afectos à IGE;

Proceder à abertura de concursos de ingresso e de acesso às categorias de inspector principal, inspector superior e inspector superior principal;

Promover a elaboração e posterior integração no quadro privativo da IGE — a criar na sequência da extinção do quadro único do pessoal do Ministério da Educação — do pessoal técnico superior, técnico profissional, administrativo e auxiliar que lhe ficará adstrito;

Proceder à elaboração do balanço social, bem como das listas de antiguidade do pessoal da IGE;

Assegurar a plena exploração e sistemática actualização do Sistema de Recursos Humanos (SRH);

Introdução de dados no SRH, para pagamento de ajudas de custo; Elaborar a estatística de pessoal;

Assegurar o apoio técnico e logístico necessário à realização de concursos de pessoal e de dirigentes;

Proceder à introdução dos dados necessários à organização e actualização da Base de Dados dos Recursos Humanos da Administração Pública (BDAP)

PRODUTOS/RESULTADOS ESPERADOS

Garantia do bom e regular funcionamento dos Serviços;

Emissão de pareceres para resolução de problemas e reclamações.

METODOLOGIA

Actualização permanente dos processos individuais de pessoal em suporte papel e informá- tico (SRH);

Desenvolvimento da tramitação administrativa necessária à integração do pessoal oriundo do quadro único do Ministério da Educação, a extinguir;

Desenvolvimento da tramitação administrativa necessária à realização de concursos; Processamento de salários do pessoal da IGE.

COLABORAÇÃO E ARTICULAÇÃO COM OUTROS SERVIÇOS

Secretaria-Geral do Ministério da Educação, Direcção-Geral de Protecção Social aos Funcionários e Agentes da Administração Pública, Direcção-Geral da Administração Pública, Caixa Geral de Aposentações, Instituto de Informática, Cofre de Previdência dos Funcionários e Agentes do Estado.

164

RECURSOS HUMANOS

Intervenientes

Coordenador: Fernanda Lopes

Equipa de Trabalho: Gil Morais, Margarida Serrão, Águeda Polónio, Inocência Pésinho, Augusta Ventura.

Interlocutores regionais:

DRN — Henrique de Magalhães DRC — Fernanda Costa

DRL — Gabriela Campos DRA — Celina Almeirim DRAlg — Manuela Almeida

Volume

Dias úteis de trabalho inspectivo (valor absoluto) — n.º 124 Dias úteis de trabalho inspectivo (valor relativo) — 0,24%

RECURSOS FINANCEIROS

Despesas com pessoal (valor absoluto) — 30.884 € Despesas com pessoal (valor relativo) — 0,22%

CRONOGRAMA

Meses Acções

Jan. Fev. Mar. Abr. Mai. Jun. Jul. Ago. Set. Out. Nov. Dez. Responsável

Gestão de pessoal

_z

Fernanda

Lopes Exploração e actualização do SRH

z

Gil Morais Introdução de dados no SRH para proc. de Ajudas de custo

z

Gil Morais Elaboração da estatística de pessoal

z

Fernanda Lopes e Luísa Araújo Introdução de dados BDAP

z

Fernanda Lopes Conc. De acesso a Inspector Sup. Principal

z

Fernanda Lopes Conc de acesso a Inspector Superior

z

Fernanda Lopes

Balanço Social

z

Luísa Araújo

Lista de antiguidade

_z

Margarida

Serrão Concurso de acesso

para Insp. Principal Data a definir

Fernanda Lopes Concurso de

ingresso Data a definir

Fernanda Lopes Classificação de serviço

z

Margarida Serrão Projecto de quadro privativo

z

Fernanda Lopes e Luísa Araújo

INSTRUMENTOS DE TRABALHO

A C T I V I D A D E X . 4

EXPEDIENTE

OBJECTIVOS

Assegurar a recepção, a classificação e o encaminhamento da correspondência recebida pela IGE;

Assegurar o registo informático da correspondência recebida e expedida pela IGE;

Assegurar a expedição da correspondência produzida pela IGE, através de fax, por via postal e enviada em mão (protocolo);

Assegurar, em articulação com o Sector de Arquivo, a permanente actualização do Plano de Classificação de Documentos da IGE;

Propor, em articulação com o Sector de Arquivo, medidas de racionalização de circuitos e procedimentos documentais.

PRODUTOS/RESULTADOS ESPERADOS

Recepção, registo, classificação, encaminhamento e expedição da correspondência da IGE.

METODOLOGIA

Aplicação do Plano de Classificação de Documentos;

Aplicação das regras inerentes ao programa de gestão de expediente.

COLABORAÇÃO E ARTICULAÇÃO COM OUTROS SERVIÇOS

Serviços Centrais do ME, Tribunais, CTT, empresas transportadoras, entre outros.

RECURSOS HUMANOS

Intervenientes

Coordenação — Maria de Jesus Henriques

Equipa de trabalho — Maria Fernanda Sousa; Maria Júlia Silvestre e Maria Fernanda Frias. Interlocutores regionais:

DRN — Henrique de Magalhães DRC — Fernanda Costa

DRL — Gabriela Campos DRA — Celina Almeirim DRAlg — Manuela Almeida

Volume

Dias úteis de trabalho inspectivo (valor absoluto) — n.º 15 Dias úteis de trabalho inspectivo (valor relativo) — 0,03%

168

RECURSOS FINANCEIROS

Despesas com pessoal (valor absoluto) — 3.736 € Despesas com pessoal (valor relativo) — 0,03%

CRONOGRAMA

Actividade realizada em contínuo ao longo do ano.

INSTRUMENTOS DE TRABALHO

Plano de classificação de arquivo, programa de gestão de expediente (Teemtalk e futuramente GestIGE).

A C T I V I D A D E X . 5

No documento Plano de Actividades 2004 (páginas 161-169)