Pessoal envolvido em cada etapa

Para cada etapa há sempre um conjunto de funções específicas envolvidas para tomar decisões ou atuar em uma das 4 etapas que englobam o processo de gestão de contratos de serviços terceirizados:

a ) As Etapas 1 e 2 envolvem as funções de gerente e fiscal de contratos no processo de elaboração do contrato e seleção das empresas licitantes, porém, a aprovação da minuta final do contrato e da seleção de empresas é feita pela gerência cujo valor está no seu limite de competência;

b ) A Etapa 3 é onde a atuação do fiscal de contrato é mais significativa, porém, com assessoria direta do gerente de contrato;

c ) A Etapa 4 envolve a ação do gerente de contrato, que avaliará se o fiscal do vem atuando eficientemente, acompanhando o desempenho da contratada com base nas obrigações constantes no contrato.

4.2.1.2. Fluxograma das etapas

Os fluxogramas abaixo servirão de referências para a consulta de cada etapa e seus respectivos procedimentos constantes nas tabelas que fazem parte do presente capítulo:

Desta forma, verifica-se que os resultados vantajosos, provenientes da terceirização, não estão sendo alcançados. Tais ocorrências são originadas pela falta de conhecimento, por parte dos gestores de contratos, do processo de terceirização na sua forma integral. Com base nessa premissa é que justifica-se o desenvolvimento do presente trabalho, cujas contribuições mais relevantes estão contidas em uma proposta metodológica que visa implantar na PETROBRAS-UN-ES procedimentos com ações gerenciais que atendam aos requisitos dos conceitos de terceirização.

Além do disposto acima, ao desenvolver e implementar o presente trabalho, simultaneamente, estar-se-á proporcionando, também, mudança estruturais, culturais e de procedimentos nas empresas contratadas, que serão obrigadas a seguir este novo conceito implantado. Desta forma, o trabalho permite a PETROBRAS-UN-ES conduzir as empresas de menor porte para as referidas mudança, desenvolvendo, assim, um dos seus papéis como empresa de grande porte, considerando o impacto que suas atividades provocam no meio ambiente, no consumidor, na comunidade onde está instalada e na saúde e segurança dos empregados envolvidos em suas operações.

4.2. Descrição geral da proposta metodológica

A seguir serão apresentadas as etapas da proposta metodológica, assim como suas características mais relevantes.

4.2.1. Etapas da proposta metodológica

Considerando as observações apresentadas anteriormente, o presente trabalho formula propostas de soluções para as seguintes questões:

Etapa 1: Como elaborar um processo ideal de licitação, envolvendo o Convite e seus anexos, que atenda os princípios esperados com a terceirização?

Etapa 2: Como selecionar empresas licitantes visando futuras parcerias?

Etapa 3: Como executar o acompanhamento eficiente dos serviços contratados?

Capítulo 4

PROCESSOS DE TERCEIRIZAÇÃO – UMA PROPOSTA

METODOLÓGICA PARA A PETROBRAS-UN-ES

Após análise das abordagens conceituais verificadas no Capítulo 2 - PROCESSOS DE TERCEIRIZAÇÃO e comparadas com o estágio atual que se encontra as contratações de serviços no âmbito da PETROBRAS-UN-ES, conforme apresentado no Capítulo 3 - ESTUDO SOBRE O PROCESSO DE TERCEIRIZAÇÃO NA PETROBRAS-UN-ES, no presente capítulo será apresentada uma proposta metodológica, que foi desenvolvida buscando efetivar as ações gerenciais, visando implementar a terceirização na PETROBRAS-UN-ES, em conformidade com as bases conceituais.

4.1. Justificativa

Apanhando-se como base os conceitos que foram estudados no Capítulo 2 – PROCESSOS DE TERCEIRIIZAÇÃO, pode-se concluir que a terceirização, apesar de ser considerada uma técnica de gerenciamento de empresas, amplamente desenvolvida, que proporciona melhores resultados, no Brasil e na PETROBRAS-UN- ES ela esteve focada no caminho dos interesses econômicos, buscando resultados de curto prazo.

Essa postura equivocada, contrária aos conceitos de terceirização, tem levado as empresas a elaborarem contratos leoninos, sem clareza e quesitos de qualidade, selecionarem as empresas contratadas sem os devidos cuidados, independentemente de sua qualificação, competência ou capacidade, dando ênfase ao menor preço de proposta. Aliados a esta postura verifica-se a falta de controle no desempenho da contratada, por falta de um acompanhamento do seu desempenho, tanto na parte técnica como administrativa, visando verificar se as exigências contratuais (técnica- operacionais, trabalhistas, segurança, meio ambiente e saúde ocupacional, etc) estão, de fato, sendo cumpridas.

Tabela 3.1 – Síntese sobre a terceirização na PETROBRAS-UN-ES

SÍNTESE COM PONTOS RELEVANTES SOBRE TERCEIRIZAÇÃO 4/4

Não existe no âmbito da PETROBRA-UN-ES parceria de serviços terceirizados e nem há uma cultura ou política que a estimule

PARCERIA

Atualmente o relacionamento entre PETROBRAS e contratada é de curto prazo, o que dificulta a formação de parceria

Não existe na PETROBRAS-UN-ES uma atividade de orçamentação onde seria centralizada as avaliações equalizadas das propostas comerciais, comparando-as com os custos de substituição de uma atividade própria

AVALIAÇÃO DA PROPOSTA DO PRESTADOR DE

SERVIÇOS

Visando fundamentar as decisões de preços propostos inexeqüíveis, que costumam gerar processos referentes a recursos de empresas inabilitadas, seria necessário uma estrutura de orçamentação que elaborasse critérios bem definidos na avaliação das propostas de preços

Não existe um procedimento de controle do acompanhamento dos serviços contratados visando manter o padrão de qualidade dos serviços prestados e atendimento às outras obrigações contratuais

A avaliação do desempenho das contratadas é feita trimestralmente através do Boletim de Avaliação de Desempenho (BAD), porém, o processo é subjetivo e não existe o procedimento de discussão da avaliação com as contratadas

ACOMPANHA- MENTO DE CONTRATOS

Não existe um procedimento de ajuste dos pontos considerados problemáticos, provenientes da avaliação do desempenho verificadas no BAD

Tabela 3.1 – Síntese sobre a terceirização na PETROBRAS-UN-ES

SÍNTESE COM PONTOS RELEVANTES SOBRE TERCEIRIZAÇÃO 3/4

Em muitos contratos existem a descrição detalhada da operação. Em poucos casos é dada autonomia de operação para a contratante

Na preparação do contrato existe a predominância de uma unilateralidade da PETROBRAS com a existência de vantagem sobre a contratada

A qualidade implantada por iniciativa da contratada ainda não existe. A maior parte utilizam padrões de serviços já elaborados pela PETROBRAS

Não existe caso de Inclusão de necessidade de certificação da ISO 9000, visando não restringir o mercado, já que são poucas que possuem esta certificação

A questão ambiental e de segurança estão sendo bem infocados nos contratos, através do Anexo III, porém, a atuação gerencial no sentido do cumprimento do referido anexo é pequena

Apesar da PETROBRAS-UN-ES possuir ser certificada na ISO 14000, ainda não exigiu esta certificação para as suas contratadas

O acompanhamento das obrigações das contratadas no cumprimento das responsabilidades legais (férias, 13º salário, Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, recolhimento da Previdência Social, etc) vem sendo feito de forma muito tímida por alguns gerentes

Existe casos de interferência do judiciário, principalmente em ações trabalhistas, movidas pelos empregados contratados, tendo a PETROBRAS como subsidiária nas ações

ELABORAÇÃO DE CONTRATOS

Sem o acompanhamento eficiente do contrato vem aumentando os riscos legais na terceirização, abrangendo, principalmente, as seguintes áreas do direito: trabalhista, previdenciária, civil e penal

Apesar de existir um cadastro de empresas, existe forte possibilidade da escolha de empresas que não possuem os requisitos necessários para executar os serviços terceirizados, principalmente quando as empresas escolhidas não estão no cadastro (caso de convite), já que não existe um padrão para esta seleção

As contratantes ainda não têm medidas eficazes para aferir valores antes da contratação Predominância de constante troca de contratadas, rotatividade das prestadoras, ganhando e perdendo contratos, contratando e demitindo empregados

Não existe um procedimento que selecione a prestadora de serviços que garanta um nível de confiança na sua capacidade operacional, administrativa e na equalização da cultura da contratada com a PETROBRAS (aspecto de qualidade dos serviços, situação jurídica, capacidade instalada, tecnologia empregada, conceito no mercado, relacionamento com clientes, situação econômica-financeira, preços praticados, equipamentos disponíveis) Não existe um processo de auditoria prévia nas empresas proponentes

SELEÇÃO DE EMPRESAS

A maioria das empresas disponíveis não está profissionalizadas para atender os requisitos exigidos conforme preceitua a terceirização. Existe a necessidade de desenvolvê-las na referida cultura

Tabela 3.1 – Síntese sobre a terceirização na PETROBRAS-UN-ES

SÍNTESE COM PONTOS RELEVANTES SOBRE TERCEIRIZAÇÃO 2/4

Existe uma leve expectativa de mudança na cultura das contratadas em função das imposições feitas pela PETROBRAS

Existe uma leve expectativa de mudança na cultura das contratadas em função das imposições feitas pela PETROBRAS

Gestão ineficiente de contratos: necessidade de mudança na cultura gerencial na forma de enfocar a terceirização, encarando-a como forma de obter-se ganho de qualidade, produtividade e competitividade

Cultura a implantar: terceirizar é fazer parceria

Modelo de contratação tradicional existente: perde-ganha

Necessidade de encarar a terceirização como uma relação de ganha-ganha, mantendo-se as empresas contratantes lado a lado com a PETROBRAS

Em função do pouco envolvimento dos gestores de contratos aumenta o risco provenientes da terceirização

GESTÃO DE CONTRATOS

Ocorrência de casos de administração ruim de contrato que causaram sérias conseqüências, principalmente trabalhistas, para a PETROBRAS

Contratos elaborados com pouca visão de parceria, pouca transparência que aumentam as incertezas para as contratantes

Contratos com forte ênfase na parte jurídica e pouca preocupação na parte operacional (especificações dos serviços)

Contratos sem direcionamento para formação de futuras parcerias

Contratos com forte dependência da contratante em relação a PETROBRAS, causando pouca flexibilidade para a contratada

Os planos de contingência existentes nos contratos estão mais voltados para acidentes envolvendo pessoas ou meio ambiente. Necessidade de se estabelecer um plano de contingência para situações inesperadas de operação

Tímida existência de reuniões periódicas de trabalho visando revisar os erros e facilitar a implantação das melhorias

Não existe estudo detalhado sobre o impacto dos prazos nos aspectos contratuais

Existência tímida de elementos que garantam certo padrão de qualidade e segurança. Os investimentos sobre a manutenção da qualidade e segurança, ainda são pequenos

Existe, em muitos casos, a subordinação da contratante em relação a PETROBRAS Na maioria dos contratos é estabelecido o que, onde, porque, quando fazer e como fazer Poucos contratos exigem da contratada estabelecimento dos procedimentos (padrões) e sistema a serem utilizados na prestação de serviços. A maior parte dos padrões são especificados pela PETROBRAS

Nos contratos não são previstos check-list de cumprimento de aspectos legais e operacionais de modo que todos itens de controle sejam contemplados, visando garantir a qualidade da prestação dos serviços

ELABORAÇÃO DE CONTRATOS

A definição dos indicadores de desempenho e de procedimentos e métodos está numa fase inicial

Tabela 3.1 – Síntese sobre a terceirização na PETROBRAS-UN-ES

SÍNTESE COM PONTOS RELEVANTES SOBRE TERCEIRIZAÇÃO 1/4

Introduziu-se tendo como pano de fundo a recessão. Em decorrência à constante crise político-econômica em função da falta de investimento do capital estrangeiro no Brasil. Pouco difundida no meio gerencial. O conhecimento existente, na maior parte é somente com referência a prestação de serviços tradicional

Não existe uma contratação onde a especialidade é comprada da contratada, já que na maioria das contratações a PETROBRAS informa o que e como fazer

Não existe relação de parceria. Existe uma relação de contratação de mão de obra, sendo as exigências impostas unilateralmente pela PETROBRAS, independente da especialidade da prestadora de serviços

Na aprovação do Decreto nº 2.745/98 houve um avanço significativo em relação a Lei 8.666/93

Apesar da edição da Lei nº 9.478 que estabeleceu que a PETROBRAS atuaria num novo cenário de livre competição (quebra do monopólio do petróleo) com outras empresas, e a aprovação do Decreto nº 2.745/98, que regulamenta os processos licitatórios para o referido cenário, constata-se que existe algumas restrições quanto a liberdade de contratar, deixando, desta forma, a PETROBRAS afastada do universo da livre concorrência e, em conseqüência, com algumas dificuldades de implementar a terceirização de forma plena. As contratadas não são totalmente especializadas, detentoras de tecnologia própria e moderna. A maior parte da tecnologia, operacional e administrativa, são adquiridas após a contratada tornar-se vencedora da licitação ou é repassada pela PETROBRAS

As contratações não estão sendo acompanhadas na íntegra, havendo somente uma preocupação maior na fiscalização da parte operacional

Necessidade de implantar a terceirização de fato - não existe a parceria;

- qualidade ainda é imposta pela PETROBRAS, não fazendo parte da cultura das empresas;

- Enfoque no custo, onde ocorre a maior preocupação de ambas as partes; - necessária a implementação de mudanças (estruturais, de cultura, de

procedimentos, de sistemas e controles na empresa)

Predominância da resistência e conservadorismo, de inexperiência em coordenação dos contratos, falta de parâmetros de custos internos e de encontrar parceiro ideal

Apesar de atualmente estar em menor escala, houve por muito tempo a predominância da cultura do imediatismo . Falta de visão de ganho a longo prazo. Cultura impregnada em função da imposição da legislação de contratação e pela modismo que predominava na época e por falta de conhecimento da base conceitual sobre terceirização.

Existência de inexperiência gerencial com referência a terceirização

TERCEIRIZAÇÃO NA PETROBRAS-

UN-ES

Em função de pouca perspectiva e de uma cultura implantada, que perdura há muito tempo, as empresas prestadoras de serviços não se preocupam em melhorar os serviços que prestam. As empresas ainda mantêm seus empregados nas instalações dos contratantes, sem nenhum incremento profissional (equipamentos rudimentares, sem bom conceito de idoneidade, sem especialização e competitividade)

b ) As empresas contratadas, em sua maioria, não estão especializadas nos serviços prestados, dependem muito do apoio técnico e administrativo da PETROBRAS para alavancarem seus processos;

c ) A cultura de contratação predominante existente é a de prestação de serviços tradicional (contratação de mão de obra);

d ) A relação existente entre a PETROBRAS-UN-ES e contratada é de curto prazo, em média os prazos contratuais são de 02 (dois) anos, e, em sua maioria, é difícil a permanência da empresa após este término.

e ) Para efetivar um aditivo duplicando prazo e valor contratual, o gerente, por imposição de norma e atender as obrigações de isonomia da licitação (impessoalidade, moralidade e igualdade previstos no Decreto nº 2.745/98), tem que justificar o desempenho satisfatório da contratada durante a vigência original do contrato, aliado a uma avaliação criteriosa dos preços vigentes no contrato. A falta, no âmbito da PETROBRAS-UN-ES, de um acompanhamento contínuo de avaliação de desempenho da contratada e de uma estrutura de orçamentação, que analise criteriosamente os preços da contratada em relação ao mercado, contribuem para dificultar a formação de parcerias, que estabelece relacionamento de longo prazo.

Na tabela 3.1- Síntese sobre a terceirização na PETROBRAS-UN-ES, a seguir, será apresentado uma síntese dos pontos mais importantes constantes no Capítulo 3 – ESTUDO SOBRE O PROCESSO DE TERCEIRIZAÇÃO NA PETROBRAS-UN-ES, que serão comparados e integrados com a base conceitual verificada no Capítulo 2 – PROCESSOS DE TERCEIRIZAÇÃO e com as conclusões do II Encontro de Gerentes e Fiscais de Contratos de Serviços (1997), para o desenvolvimento da proposta metodológica do presente trabalho.

3.17.10. Considerações gerais

Comparando-se as informações constantes dos Capítulos 2 e 3, constata-se que a terceirização foi iniciada na PETROBRAS, com bastante antecedência em relação às outras empresas no Brasil.

Através do Capítulo 3 permite-se ter uma visão mais abrangente desse processo na PETROBRAS-UN-ES, definindo-se como ela evoluiu ao longo da existência da unidade operacional, bem como apresenta as limitações que ela esteve sujeita, face às normas e legislação que foi obrigada a seguir.

Em conseqüência ao disposto acima, verifica-se que não há uma cultura de parceria com empresa prestadoras de serviços, ou seja, há predominância de comportamento gerencial que não permite a integralização do processo da contratada com o da PETROBRAS, caracterizando-se como processos independentes, em função de falta de conscientização das vantagens que existe numa relação ganha-ganha.

Esta análise prática demonstra que ainda existe uma maneira equivocada por parte de alguns gerentes de contrato na gestão de serviços contratados, principalmente quanto se considera a terceirização como uma forma de reduzir custos ou, simplesmente, considerando como contratação de mão de obra.

Verifica-se que no âmbito da PETROBRAS-UN-ES, como nas grandes organizações de países desenvolvidos, que a terceirização é um processo que veio para ficar, pois nas empresas em que está implantada, a maioria delas, ainda pretende estendê-la a outros serviços.

Outro ponto de destaque é que o processo de terceirização não basta apenas entregar os serviços a outra empresa, ele envolve uma ação bem mais ampla do que se imagina, é necessário que atente-se para uma gestão completa do processo abrangendo todas as fases necessárias para contratação e acompanhamento do desempenho de uma empresa.

Em resumo, identifica-se que, atualmente, as maiores barreiras para a implantação do processo de terceirização na PETROBRAS-UN-ES, são as seguintes:

a ) Falta de conscientização dos gestores de contratos para os benefícios da terceirização. Necessidade de disseminar os conceitos reais de terceirização;

Considerando que para desenvolvimento de parceria não basta somente fazer uma boa escolha do prestador de serviços, sendo necessária, também, uma relação de longo prazo, o Manual de Procedimentos Contratuais (MPC) permite a prorrogação do prazo de vigência do contrato, exigindo como requisitos mínimos:

§ celebração anteriormente ao encerramento do prazo original do contrato; § necessidade de prosseguimento da contratação;

§ existência ou previsão de recursos orçamentários alocados ou a alocar no contrato.

Da mesma forma, além da prorrogação do prazo, o Decreto 2.745/98 permite, também, a celebração de aditivos que envolvem acréscimos, substituição ou decréscimos de serviços. Assim, possibilita que a PETROBRAS tenha maior dinamismo na gestão de contratos, o que facilita consideravelmente o estabelecimento de parcerias, em relação às legislações anteriores.

3.17.9. Qualidade

O mercado globalizado, uma realidade da economia atual, trouxe novas formas de negociar. Para garantir a aceitação dos produtos de acordo com os padrões internacionais, surgiu a necessidade de estabelecer normas que regulem a qualidade em seus diversos aspectos. Estas normas são firmadas, em consenso mundial, por meio de certificações, como a ISO 9000, que trata dos projetos e processos de uma empresa. Conforme dados da SUSEMA (Superintendência de Meio Ambiente, Qualidade e Segurança Industrial) da PETROBRAS, a empresa é a que detém maior número de certificados de ISO 9000 no país.

A PETROBRAS-UN-ES ainda não possui a certificação da ISO 9000, porém, possui um programa de gestão da qualidade que a direciona para este fim. Desta forma, é necessário que se elabore os contratos com as exigências focadas nesta direção e que haja um acompanhamento dos requisitos de qualidade constante no contrato.

§ expandir as atividades internacionais para diversificar riscos, reduzir custo de capital e assegurar o crescimento.

Estas estratégias visam consolidar a liderança no mercado brasileiro de petróleo, dentro das novas regras de concorrência do setor, e expandir a atuação internacional da PETROBRAS.

Liderança e competitividade exigem uma empresa enxuta e focada no seu negócio. O Planejamento Estratégico já indicou para a necessidade da referida mudança cultural, através das metas já estipuladas e desdobradas para as unidades operacionais, dentre elas a PETROBRAS-UN-ES. A Missão, a Visão 2010 e os Valores apresentados no subitem 3.13.1.1 deste trabalho indicam o caminho para a referida diretriz.

Desta forma, a terceirização tem uma grande contribuição neste novo cenário que vive a PETROBRAS, pois passando para terceiros as atividades não relacionadas com o negócio da empresa, a companhia estará mais ágil e em condições de conseguir alcançar o objetivo almejado no Planejamento Estratégico.

3.17.8. Parceria

Analisando os dados da apostila do Curso de Contratação e comparando-os com as abordagens dos autores, contidas no Capítulo 2 do presente trabalho, verifica- se que a terceirização na PETROBRAS-UN-ES seguiu o mesmo caminho da maioria das empresas no Brasil, ou seja, visando, principalmente, a redução de custo. Não foi possível estabelecer ou desenvolver parcerias, já que não havia uma relação de ganha-ganha. Aliado a esta cultura destaca-se, também, as condições limitantes das normas implantadas e leis que a PETROBRAS obrigatoriamente teve que seguir. A Lei nº 8.666/93, principalmente, contribuiu, de forma significativa, para que não houvesse qualquer desenvolvimento de ação neste sentido.

Com a aprovação do Decreto nº 2.745/98, e a possibilidade de efetuar-se licitação através da modalidade por Convite, sem limitação de valor, facilitou, significativamente, a possibilidade de desenvolver parcerias, se comparado com a Lei nº 8.666/93. Conforme subitem 3.6.3 deste capitulo, a modalidade de licitação por Convite permite, a PETROBRAS-UN-ES, escolher as empresas que participarão do processo licitatório, desde que definidos, previamente, os critérios para a referida