Planejamento

O início do projeto de implantação se dá com a etapa de Planejamento, a qual tem como principais objetivos:

- desenvolver estratégias que possibilitem alcançar os objetivos do negócio com a implantação do ERP;

- desenvolver um plano detalhado para execução do projeto; - obter os recursos humanos e materiais necessários para o projeto; - definir quais serão os mecanismos de acompanhamento do projeto;

- assegurar que exista um entendimento comum do escopo do projeto, uma equipe preparada e planos para a execução.

4.5.1.1 Frente de Gerenciamento do Projeto a) Definição de escopo

Definição daquilo que está ou não incluído no projeto. b) Definição da estratégia de implantação

Definição de qual tipo de estratégia de início de operação (big-bang, small-

bang ou em fases) será utilizada.

c) Desenvolvimento do plano do projeto

Plano de projeto é o documento que define as atividades a serem executadas na implantação do ERP, os prazos aos quais elas devem obedecer e os recursos necessários.

d) Equipe do projeto

As características essenciais da equipe que executará a implantação do pacote ERP são:

- deve ser concebida de tal forma que cubra eficientemente os trabalhos de todas as frentes com processos, tecnologia e pessoas;

- deve incluir membros da direção da empresa que forneçam orientação e assegurem os recursos necessários para o projeto.

Colangelo Filho (2001) enfatiza que é ideal que os integrantes das equipes sejam os melhores funcionários da empresa e que eles devem dedicar-se ao projeto em

tempo integral. “Envolvimentos parciais trazem o risco de desconcentração, ou seja, dedicação a outras tarefas do dia-a-dia que parecem ser mais importantes, o que acabam por prejudicar o projeto” (COLANGELO FILHO, 2001, p.83).

e) Procedimentos do projeto

Os mecanismos operacionais necessitarão ser definidos ainda no início do projeto. Normalmente, os principais são os seguintes:

- acompanhamento do progresso: os procedimentos para acompanhamento do projeto devem estar direcionados pelo plano do projeto;

- controle do escopo: o procedimento deve prever mecanismos para avaliação dos impactos de mudanças e para aprovação das mudanças sobre o projeto;

- controle de pendências.

f) Infra-estrutura e ferramentas para o projeto

A elaboração de uma infra-estrutura para o projeto de implantação do ERP deve cobrir ao menos, três fatores: recursos físicos; ferramentas e gestão do conhecimento.

Recursos físicos para implantação:

- centralizar as atividades em um único local; - espaço físico adequado;

- recursos de informática e de comunicações. Ferramentas para o projeto

A utilização de ferramentas tem por objetivo acelerar o processo e reduzir os custos. Além disso, as ferramentas auxiliam na comunicação entre os integrantes da equipe de projeto.

Infra-estrutura para gestão do conhecimento

Refere-se a manter e a tornar disponível, sob a forma de documentação, grande parte do conhecimento gerado durante a realização do projeto para os membros da equipe e para toda a organização.

g) Gerenciamento de riscos

O gerenciamento de riscos torna-se sensivelmente importante no processo de implantação de sistemas ERP, pois há inúmeros pontos de falha que podem comprometer o andamento do processo. Como exemplos, têm-se as tecnologias que não foram suficientemente testadas, barreiras de natureza política, problemas com membros da equipe.

Algumas responsabilidades inerentes à avaliação de riscos, são: - identificação dos pontos de risco;

- avaliação das conseqüências associadas a cada ponto de risco identificado e cálculo da probabilidade de sua ocorrência;

- priorização dos riscos.

4.5.1.2 Frente de Tecnologia de Informação

Neste modelo, as principais atividades da Frente de Tecnologia de Informação, na etapa de Planejamento, envolvem o planejamento da solução e o estabelecimento do ambiente tecnológico para construção da solução baseada no ERP.

a) Planejamento do ambiente tecnológico

Abrange a definição das características fundamentais dos programas que compõem o sistema e dos equipamentos necessários à sua implantação.

Acrescenta-se, ainda, a definição das características das redes de comunicação LAN4 (Local Area Network) e WAN5 (Wide Area Network), para todas as unidades que utilizarão o sistema. Além disso, eventualmente, pode ser necessário planejar uma conexão ao fornecedor do ERP, para que esta seja utilizada para suporte técnico, abertura de chamadas técnicas e acesso a banco de dados de problemas e soluções.

b) Ambiente de desenvolvimento

O ambiente de desenvolvimento do projeto deve ser munido de todos os elementos que serão utilizados no sistema de produção. Alguns desses elementos são estações de trabalho, impressoras, leitoras.

c) Infra-estrutura para documentação

Normalmente, a infra-estrutura para documentação abrange os seguintes elementos:

- rede de computadores as quais todos os membros da equipe têm acesso; - todas as ferramentas que serão empregadas no projeto;

- e-mail (correio eletrônico) para comunicação eficaz entre os integrantes da equipe do projeto e o ambiente externo.

4 _{LAN Æ “Redes de áreas locais são redes formadas por equipamentos conectados entre si operando em}

distâncias curtas e am altas velocidades” (CYCLADES, 1999, p.134).

5 _{WAN Æ “Redes de áreas remotas que permitem a interconexão de LANs através de linhas dedicadas ou}

4.5.1.3 Frente de Gerenciamento de Mudanças

Na etapa de Planejamento da Implantação, as atividades da Frente de Gerenciamento de Mudanças englobam três áreas:

- alinhamento de lideranças;

- desenvolvimento de um plano de comunicação para o projeto; - team building.

a) Alinhamento de lideranças

Nessa etapa, a Frente de Gerenciamento de Mudanças tem por objetivo maior alinhar todas as lideranças envolvidas no processo de mudanças que será desenvolvido pela implantação do Sistema de Informações Gerenciais.

Esse alinhamento é conseqüência de pleno entendimento da posição atual e de uma visão do futuro da organização entre suas lideranças. O processo de transformação se dá justamente quando se conduz a empresa da situação atual à posição idealizada para o futuro.

A atividade de alinhamento de lideranças pode ser feita executando as seguintes atividades:

- identificação dos líderes;

- determinação do grau de alinhamento;

- reuniões e seminários para alinhamento dos líderes; - treinamento dos líderes.

b) Plano de comunicação do projeto

Os principais objetivos do plano de comunicação do projeto são assegurar que as pessoas:

- criem confiança na capacidade da equipe para implantar o sistema;

- compreendam que a implantação do sistema irá resultar em benefícios diretos para a organização e que esses benefícios não serão conquistados em detrimento dos funcionários;

- dêem tratamento positivo ao projeto do sistema quando o discutirem dentro ou fora da empresa;

- estarão dispostas a incorporar as mudanças que se fizerem necessárias em seu trabalho ou relacionamentos organizacionais.

c) Team building

A constituição de team building tem por objetivo desenvolver um ambiente agradável e descontraído entre os membros da equipe de projeto. Usualmente é um evento fora das atividades normais do processo, tal como uma reunião ou seminário em uma chácara ou hotel.

4.5.1.4 Frente de Treinamento

A Frente de Treinamento, nesta etapa inicial do projeto, dedica-se a duas atividades: planejar o treinamento da equipe do projeto e dimensionar as necessidades de treinamento dos usuários finais do ERP.