Conceitos Iniciais
Muitas das funcionalidades apresentadas no Microsoft Word são as mesmas no Microsoft Excel e PowerPoint, portanto vamos analisar somente as situações que ainda não foram apresentadas.
A seguir podemos observar a janela do Microsoft Excel. Observe:
Dica: Podemos observar na barra de planilhas o botão que permite a
inserção de uma nova planilha na pasta de trabalho. Conceitos Iniciais
Agora que conhecemos o ambiente do Excel é importante conhecermos a nomenclatura utilizada. Quando criamos um novo arquivo do Excel, este arquivo é denominado Pasta de Trabalho, por isso do nome automático Pasta1.xls, cada pasta de trabalho aberta traz consigo três planilhas denominadas sucessivamente Plan1, Plan2 e Plan3, porém podemos ter arquivos do Excel com apenas uma planilha ou ainda com várias.
Podemos definir o nome de cada planilha, uma das formas para esta ação é aplicar botão direito do mouse escolhendo a opção Renomear.
Para a interseção de uma coluna com uma linha damos o nome de célula, e nomeamos esta célula de acordo com a relação letra da coluna e, em seguida, número da linha, observe na imagem a seguir:
Caixa de nome
Ao lado da barra de fórmulas encontramos a Caixa de nome que Indica a célula ativa, é possível alterar a referencia da célula para um nome, para isso basta clicar na caixa de nome digitar o novo nome para a célula e teclar ENTER.
Editando a planilha
Seleção e intervalos
Para selecionar células podemos utilizar recursos já estudados anteriormente nos capítulos de Windows e Word, entre eles podemos citar:
A utilização da tecla CTRL para seleção aleatória de células e a tecla SHIFT para seleção do intervalo entre cliques do mouse.
A movimentação pelas células da planilha pode ser realizada utilizando as setas cursoras do teclado, caso o usuário pressione a tecla SHIFT durante este procedimento as células serão selecionadas, procedimentos semelhantes aos utilizados para selecionar textos no Word.
Quando precisamos realizar cálculos é normal a necessidade de nos referenciarmos a intervalos de células podemos utilizar a seguinte relação.
Assim podemos definir que o intervalo de células, por exemplo, de A2 até B4 é representado por A2:B4
E no caso da seleção ser apenas da célula A2 e B4, representamos por A2;B4.
Atenção: esta relação é fundamental para provas de concursos.
:
;
INTERVALO (até) ALEATÓRIO (e)
Caso o usuário clique no cabeçalho da coluna ou no cabeçalho da linha, toda a coluna ou linha serão selecionadas, para representar esta seleção podemos utilizar conforme o exemplo a seguir:
Situação Representação
Todas as células da coluna A A:A
Todas as células da linha 2 2:2
Todas as células da coluna B até a E B:E Todas as células da linha 3 até a 8 3:8
Inserindo dados
Para inserir dados em uma planilha do Excel basta selecionar a célula desejada e digitar os dados, para realiza qualquer alteração é possível utilizar a barra de fórmulas ou simplesmente selecionar a célula desejada e aplicar duplo clique ou ainda pressionar F2.
Atenção: pelo padrão do Excel, quando inserimos dados em uma célula, caso as células à direita estejam vazias o conteúdo será apresentado sobre elas, mas cuidado para alterar o conteúdo da célula é necessário editar o local correto, observe a imagem a seguir, pode parecer que os termos “de Excel” estejam nas células B1 e C1, porém não estão, todo conteúdo está na célula A1.
Copiando Dados
Os procedimentos para cópia são muito parecidos com os já analisados em outros capítulos, uma das diferenças básicas é que a seleção para a cópia ou recorte,
apresentará um tracejado em movimento indicando que a área será copiada ou movida para outro local.
Dica: observaremos na sequência deste capítulo que a função copiar é fundamental para replicarmos a aplicação de fórmulas em nossa planilha.
Se observarmos uma célula selecionada, caso o usuário posicionar o mouse no canto direito inferior da célula será apresentado o sinal de +, este local é denominado alça de preenchimento e equivale a função copiar
Por exemplo, se a célula possui a palavra “Casa” e o usuário clicar e arrastar a alça de preenchimento para qualquer posição a palavra será copiada, observe:
O interessante é que a alça de preenchimento pode trabalhar com listas ou com sequências, no caso do usuário digitar em uma células a palavra “Fevereiro” e utilizar a alça de preenchimento, as células que forem arrastadas apresentarão os meses subsequentes desta relação, a isto damos o nome de Listas.
Se a alça for arrastada para cima ou para a esquerda serão apresentados os meses anteriores e se a alça for arrastada para a direita ou para baixo serão apresentados os próximos meses.
Formatando células
Podemos definir qual tipo de dado será apresentado na célula como também de que forma, para isso utilizaremos a opção Célula encontrada através do menu Formatar e será apresentada a janela Formatar Células.
Calculando no Excel
Para informarmos para o Excel que queremos que ele execute um cálculo é necessário digitar “=” (igual) antes de realizar os cálculos.
Conhecendo este detalhe de informar o “=” antes do cálculo, basta informar os valores ou células que deverão ser calculadas.
Operadores
Mas para realizarmos algum tipo de cálculo matemático é necessário conhecer alguns operadores lógicos e matemáticos e, além disso, conhecer o seu nível de prioridade, observe:
Não basta conhecer os operadores, é fundamental conhecer a ordem de prioridade, observe.
Por exemplo, no caso =2*2^2 o resultado é igual a 8, pois antes de resolver a multiplicação é necessário calcular a potência em virtude da prioridade, a maneira de forçar o cálculo da multiplicação antes é a aplicação de parênteses, observe =(2*2)^2, neste caso o valor seria 16.
Operador Função < Menor que > Maior que <= Menor ou igual >= Maior ou igual Item ( ) ^ * e / + e - Maior prioridade Menor prioridade
<> Diferente
= Igual
Atenção: é importante ficarmos atentos ao sinal de diferente (<>) é muito cobrado em provas de concursos.
Referências
Existem alguns tipos de referencias e, quando o elaborador que complicar uma questão do Excel, normalmente, são cobradas as situações de referências, portanto fique atento.
o Referencias Relativas
As referencias relativas são representadas pelo próprio endereço da célula, por exemplo, A3 é uma referencia relativa. O grande detalhe está na maneira com que esta referencia se comporta no momento em que a copiamos para outro local na planilha, pois neste caso a indicação de colunas e linhas vai variar conforme o número de colunas e linhas distante do ponto original observe.
Na imagem anterior suponha que o conteúdo de B2 seja copiado para C4, desta forma de B2 até C4 vamos variar 2 linhas e 1 coluna, estes valores precisam ser agregados na função original, ou seja, a fórmula ficaria algo como =B3+B5.
Estas situações são muito cobradas em provas de concursos.
Atenção: quando o destino da cópia está à direita ou abaixo do ponto de origem são somadas as linhas e colunas, no caso do destino da cópia ser uma célula mais acima ou mais à esquerda da origem, o número de colunas ou linhas que variaram deve ser subtraído.
Dica: A alça de preenchimento observada antes neste capítulo, é de suma importância na elaboração de planilhas, tendo em vista que em uma planilha onde seja necessário repetir a mesma fórmula em células vizinhas na mesma coluna, basta aplicar duplo clique na alça de preenchimento.
No caso apresentado anteriormente a fórmula será copiada até que não encontre valor na célula imediatamente a sua esquerda.
o Referencias Absolutas
Agora imagine a situação onde o usuário deseja copiar a fórmula porém não deseja que suas referencias sejam alteradas, para estas situações utilizamos as referencias absolutas. Esta referencia consiste em marcar os endereços de células com o sinal de “$” antes da linha e da coluna bloqueando a alteração durante a cópia, um exemplo de referência absoluta poderia ser $B$3.
o Referencias Mistas
No caso do usuário desejar travar apenas uma linha ou apenas a coluna utilizando referencias absolutas, pode utilizar a marcação “$” apenas no local desejado, por exemplo, A$5 a coluna possui uma referencia relativa, ou seja, vai variar no momento da cópia e a linha não vai variar pois recebeu uma referencia absoluta, com isso temos as duas referencias na mesma célula, uma referencia mista.
Imagine se fosse necessário acessar uma célula em outra planilha, a esta situação denominamos referencia 3D, por exemplo a célula C4 da planilha Plan3, realizamos esta referencia informando ao Excel =Plan3!C4, ou seja o sinal “!” separa a planilha da célula que será consultada.
o Referencias externas
Na referencia anterior realizávamos uma indicação de célula em outra planilha, porém no mesmo arquivo, para realizar referencias a células em outros arquivos basta informar o nome do arquivo entre colchetes, observe: =[Contas.xls]Jan!$C$5, neste caso a célula “C5”, com referencias absolutas, localizada na planilha denominada “Jan” e localizada no arquivo denominado “Contas”.
Para realizar referencias a arquivos localizados na rede, Internet ou em outra pasta do próprio computador, devemos informar o caminho entre apóstrofos, observe, ='C:\[Receita.xls]Mar'!A2, célula A2, planilha Mar, do arquivo Receita.xls, observe que o apóstrofo final é colocado antes do sinal de “!”.
Funções
São fórmulas predefinidas para auxiliar o usuário, existem muitas funções, abaixo podemos observar algumas delas.
Através da barra de fórmulas encontramos o botão que nos dá acesso a janela de Inserir função.
Função Sintaxe Aplicação
SOMA SOMA(valor1;valor2...)
Ex: SOMA(A1:D4)
Soma os valores do intervalo de A1 até D4.
Retorna a soma dos valores, pode conter intervalos de dados.
MÉDIA MÉDIA(valor1;valor2...) Ex: MÉDIA(A1:D4)
Calcula a média aritmética dos valores do intervalo de A1 até D4.
Retorna a média aritmética dos valores, pode conter intervalos de dados.
SE SE(condição; verdadeira; falsa) Ex: SE(A1>A2;0;1)
Apresenta 0 caso o valor de A1 for maior do que o valor de A2 e apresenta 1 se o valor de A1 não for maior do que o valor de A2.
Consiste em uma estrutura condicional onde se a condição for verdadeira realiza apenas as funções compreendidas no item “verdadeira” descartando os itens em “falsa” e vice- versa.
MÁXIMO MÁXIMO(valor1;valor2...) Ex: MÁXIMO(A1:D4)
Retorna o maior valor do intervalo de A1 até D4.
Retorna o maior valor encontrado entre os valores, pode conter intervalos de dados.
MÍMINO MÍNIMO(valor1;valor2...) Ex: MÍNIMO(A1:D4)
Retorna o menor valor do intervalo de A1 até D4.
Retorna o menor valor encontrado entre os valores, pode conter intervalos de dados.
Função Sintaxe Aplicação
AGORA AGORA( ) Retorna a data e hora
atuais, formatadas como data.
HOJE HOJE( ) Retorna da data atual,
formatada como data. MAIÚSCULA MAIÚSCULA(texto)
Ex: MAIÚSCULA(A3)
Transforma o texto localizado em A3 em maiúsculo. Transforma o texto ou conteúdo de célula em maiúsculas. MINÚSCULA MINÚSCULA(texto) Ex: MINÚSCULA(A3)
Transforma o texto localizado em A3 em minúscula.
Transforma o texto ou conteúdo de célula em minúsculas.
CONT. VALORES CONT.VALORES (valor1;valor2...)
Ex: CONT.VALORES(A1:D4) Retorna o número de células que possuem algum tipo de valor.
Conta o número de células que não estão vazias, pode conter intervalos de dados.
CONT. NUM CONT.NUM (valor1;valor2...) Ex: CONT.NUM(A1:D4)
Retorna o número de células que possuem valores numéricos.
Conta o número de células que possuem apenas valores numéricos, pode conter intervalos de dados.
CONT. SE CONT.SE(intervalo;critérios) Conta de determinado intervalo apenas os valores
Função Sintaxe Aplicação Ex: CONT.SE(A1:D4;”>3”)
Apresenta o número de células do intervalo de A1 até D4 que satisfazem a condição maior do que 3.
que satisfizerem os critérios informados.
E E(valorlógico1;valorlógico2...) Ex: E(A1=2;A2=3)
Apresenta VERDADEIRO se o conteúdo de A1 for igual a 2 e o conteúdo de A2 for igual a 3, caso contrário apresentará FALSO.
Verifica as comparações e retorna VERDADEIRO se todas as condições forem verdadeiras ou FALSO caso apenas uma seja falsa, pode ser utilizado com outras funções como SE.
OU OU(valorlógico1;valorlógico2...) Ex: OU(A1=2;A2=3)
Apresenta VERDADEIRO se o conteúdo de A1 for igual a 2 ou o conteúdo de A2 for igual a 3, no caso dos dois serem diferentes apresentará FALSO.
Verifica as comparações e retorna VERDADEIRO caso apenas uma condição for verdadeira ou FALSO caso todas sejam falsas, pode ser utilizado com outras funções como SE.
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Avisos de erro
Eventualmente quando realizamos operações que por algum motivo não podem ser realizadas pelo Excel, ele apresenta na células as seguintes indicações:
Indicação Descrição
#VALOR! Este erro é apresentado quando um argumento ou componente da fórmula não condiz com o contexto do cálculo, por exemplo, na célula A2 encontramos o valor “a” e na célula A3 o valor “2”, caso em A4 o usuário digite a fórmula =A2+A3 o resultado será #VALOR!, pois o Excel não consegue, desta maneira, somar a+2.
#DIV/0! Apresenta uma divisão por 0, imagine em A2 o valor “0” e em A3 o valor “4”, caso em A4 o usuário digite a fórmula =A3/A2 o resultado de uma divisão por zero seria, neste caso, #DIV/0!
#REF! Observamos nas referencias relativas que as referencias variam de acordo com o destino onde foram coladas, afora imagine na célula B3 a fórmula =A1, caso o usuário copie esta fórmula para B2, o resulta deveria ser =A0, porém não existem a referencia A0, neste caso o Excel informa #REF!
#NOME? Na sequência deste capítulo conheceremos as funções, uma função muito conhecida é a SOMA, caso o usuário digite seu nome errado, por exemplo, SOME, o Excel retornará #NOME? pois o nome da função está com erros de sintaxe.
Atenção: quando na célula é apresentado um conjunto de #, exemplo, #######, isso indica que a largura da coluna não comporta a apresentação dos dados de acordo com a formatação da célula, porém se observarmos a barra de fórmulas apresentará a fórmula ou valor encontrado na célula.
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Microsoft Excel 2010
A área possui funcionalidades semelhantes às encontradas no Microsoft Word.
A seguir poderemos observar algumas faixas de opções.
Faixa de opções Área de Transferência
Fonte
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Gráficos
Minigráficos
Filtros
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Cálculo
Faixa de opções Obter Dados Externos
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Classificar e Filtrar
Ferramentas de Dados
Estrutura de Tópicos
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Modos de Exibição de Pasta de Trabalho
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Zoom
Janela
Macros
Menus no Excel 2003
Ao analisar a versão anterior do Excel fique atento aos seguintes itens de menus. A indicação apresentará os pontos mais importantes de cada menu.
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Menu Editar
o Limpar
A opção limpar permite excluir dados ou formatos de uma célula, eventualmente precisamos apagar o conteúdo sem remoer a formatação e vice-versa. No caso de remover apenas a formatação podemos utilizar a opção Formatos, observe as opções.
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Menu Inserir
o Gráfico...
Através desta opção é iniciado o assiste de gráfico que permite a criação de uma gráfico dos dados selecionados da planilha.
É muito comum encontrarmos questões sobre gráficos, portanto fique atento a este item.
Quando iniciamos o assistente podemos definir o tipo do gráfico, observe na imagem alguns tipos.
Caso o usuário clique no botão e o mantenha
pressionado será apresentada uma prévia do gráfico com os dados selecionados na planilha.
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Utilizando o botão é possível passar para o próximo passo da criação de gráficos.
Dica: a tecla F11 cria, automaticamente, um gráfico de colunas com os dados selecionados na planilha como uma nova planilha no arquivo.
Em seguida o usuário pode informar se o gráfico será em função das linhas ou das colunas, será possível ver a diferença nos dados que serão apresentados na legenda.
Na terceira etapa é possível realizar diversas configurações, como: qual o título do gráfico, quais linhas de grade será apresentadas entre outras.
Atenção: cada guia leva a um grupo de configurações diferentes.
Na quarta e última etapa o usuário precisa definir se o gráfico será apresentado como uma nova planilha no arquivo do Excel, ou como um objeto em uma planilha.
Atenção: para editar o gráfico após sua criação basta que o usuário aplique duplo clique sobre o item desejado, para abrir a janela de configuração daquela área.
Dica: em gráficos em que é possível a apresentação de dados percentuais o próprio assistente disponibiliza esta opção nos passos de criação de gráficos.
Dica: o tipo de gráfico de dispersão pode ser utilizado para a representação de funções do primeiro e do segundo graus.
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o Nome
Entre as opções disponibilizadas através desta opção é possível dar nome a um endereço ou intervalo da planilha, por exemplo, caso o usuário deseje somar o valor de A4:D5 ao invés de digitar este intervalo ele pode atribuir um nome a esta referencia como “contas”, desta forma para executar a soma basta utilizar, por exemplo, a função =soma(contas) e o Excel retornará o valor da soma dos valores contidos em A4:D5. Para isso basta selecionar o intervalo de dados e utilizar a opção Nome sub-opção Definir..., observe a figura a seguir.
o Comentário
Como no Word, o Excel também permite a criação de comentários, porém com o detalhe que o comentário será representado por um sinal no canto superior direito da célula.
Menu Formatar
o Formatação condicional
Como o próprio nome diz, através desta opção é possível aplicar uma formatação com base em uma condição, podemos ter três condições por célula, observe a janela da formatação condicional.
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Um exemplo prático, se o valor da célula for menor que zero deixe o texto na cor vermelha, caso contrários deixe na cor azul. Para isso podemos escolher as opções diretamente nos itens disponibilizados na janela Formatação Condicional.
Menu Ferramentas
o Proteger
É possível proteger, através de uma senha, a planilha selecionada ou a pasta de trabalho inteira.
Atenção: no guia Proteção da opção Formatar células, acessada por meio do menu Formatar, encontramos a opção para bloquear ou ocultar células, estas opções só funcionarão com a planilha protegida.
o Atingir meta...
Como o nome diz através desta função podemos definir uma meta a ser atingida,