Plano

Com base na Teoria Apreciativa, o plano de comunicação interna será estruturado e contemplará os seguintes públicos: funcionários e prestadores de

serviços. O fato de incluirmos prestadores de serviços no mapeamento do público interno se dá ao fato de que a corporação em questão terceiriza a produção dos bens comercializados, terceiriza serviços de limpeza, segurança e recepção, possui diversos fornecedores e alguns departamentos contam com a consultoria de empresas especializadas.

Para dar início à implementação do plano, a idéia é organizar um evento que reunisse todos os funcionários, todos os prestadores de serviço que trabalham no escritório e, ao menos, dois representantes de cada consultoria parceira da corporação.

Ao aplicar esta metodologia, deve se levado em conta que é um processo e que deve ser realizado de uma maneira que vai sendo assimilada com o público envolvido.

O primeiro dia seria voltado à fase da descoberta e reuniria todos os funcionários e representantes dos prestadores de serviço e consultorias. Nos três dias subseqüentes, as reuniões contariam com um grupo menor de pessoas, que representariam todas as áreas da empresa. Esse grupo se concentraria nas outras três fases da Teoria Apreciativa: o sonho, em que são identificados os anseios comuns a todos; o desenho das estratégias para se chegar ao futuro ideal; e o destino, que consiste na formação de times de voluntários para implementar as primeiras mudanças.

3.3.2.1 Descobrir e valorar

O primeiro dia seria dedicado à descoberta. Seria apresentada a estrutura da empresa, seria explicada a função e principais atividades de cada departamento e, em seguida, explicaria a correlação entre os departamentos e as empresas terceiras que prestam serviço ou consultoria. Neste momento, a cada departamento apresentados, seria pedido para que todos do departamento citado, bem como todos os terceiros se levantassem conforme fossem nomeados. Ressalto a importância de chamar pelo nome cada integrante do grupo para que cada um se sinta reconhecido como parte

integrante do grupo, bem como da corporação. E, para que este link seja feito na cabeça de cada participante do evento, é importante que, ao final da explicação dos departamentos, no discurso o diretor geral conclua explicando sobre a importância de cada um para a corporação e peça para que todos se levantem juntos.

Feito isso, seria feita uma investigação positiva em que o facilitador pediria para que todos fossem para um intervalo e respondessem a questões positivas como "qual foi seu momento de maior sucesso trabalhando com a empresa em questão?". As histórias mais significativas seriam contadas para todo o auditório por cada grupo. A seguir, eles voltam aos grupos de origem para conversar sobre o que ouviram nas apresentações. O objetivo destas atividades seria de fazer com que os presentes se conhecessem e se reconhecessem como parte integrante do todo ao notarem questões ligadas a boas práticas e valores comuns da corporação.

Outro objetivo, nessa etapa, seria de identificar valores comuns a todas as histórias: integridade, respeito, etc. Cada grupo leva suas conclusões a todos os funcionários que, juntos, definem os valores mais importantes.

Uma atividade a ser sugerida neste primeiro dia de evento seria contar com a presença do vendedor de maior destaque para que ele participe da reunião e de seu depoimento sobre a importância dos funcionários para os revendedores. Esta sugestão pode ser avaliada junto ao grupo de gerentes e diretores para que eles opinem a respeito de ampliarmos esta atividade agregando um representante do público ‘revendedores’ para ter o entendimento de quanto a presença dele pode influenciar positivamente ou negativamente no cenário e na percepção dos funcionários sobre a real intenção da corporação na iniciativa.

3.3.2.2 Sonhar e Imaginar

O segundo dia do evento seria realizado um mês após o primeiro, para que as pessoas amadurecessem melhor a idéia e absorvessem melhor o conceito apresentado.

Este dia contaria com um número menor de participantes que fosse formado por 20% de cada departamento e que fosse composto por, ao menos uma pessoa de cada cargo. O foco deste dia e etapa seria imaginar o potencial da organização. Os funcionários são incentivados a imaginar qual seria o futuro ideal para a empresa, tendo como base os valores escolhidos. Para isso, os participantes seriam encorajados a compartilhar os sonhos recolhidos que fossem relacionados ou não à companhia em questão.

Para isso, o facilitador utilizaria técnicas que os incentivasse a falar, tais como: exemplos factíveis e comuns e também inusitados. Assim, os participantes poderiam se sentir mais a vontade para compartilhar seus sonhos de forma mais aberta.

Nesta fase, também os motivaríamos a falar sobre como seria o ambiente ideal dentro da empresa, quais assunto têm curiosidade de saber, quais não interessam, como eles imaginariam um cenário ideal sobre como gostariam de ser informados a respeito de assuntos correlacionados à mesma.

Definido o melhor cenário, planeja-se como é possível alcançar os objetivos a serem traçados.

3.3.2.3 Desenhar e Construir

No dia seguinte, coletivamente, são definidas as áreas da empresa que devem ser transformadas. Para cada uma delas é escolhida uma equipe mista de funcionários, responsável pela implementação gradual das transformações.

Na ocasião, é discutido qual seria o ideário de comunicação, quais seriam as melhorias para se ter um clima melhor de trabalho relacionados a comunicação interna. De forma didática e exemplificativa, o facilitador conduziria o processo e os participantes seriam incentivados a trazer metas do que gostariam que fosse feito ao apresentar possíveis mudanças positivas para o processo comunicacional.

3.3.2.4 Executar e Manter

Os participantes seriam convidados a fazer parte de um comitê que colocaria em prática o novo canal de comunicação entre a empresa e os funcionários e entre os próprios funcionários. Seriam provocados a participar do grupo que seria chamado de ‘Os Informantes’. O nome se justificaria pois eles seriam informantes dos funcionários e poderiam compartilhar informações pertinentes da companhia uma vez que seriam sempre informados com antecedência e também fariam o caminho inverso e poderiam ser uma espécie de ombudsman.

Feito esse comitê, seria montado o plano de comunicação interna que seria divulgado numa próxima reunião semestral. Esta que já seria reformulada a partir de sugestões feitas pelo comitê e validada por meio de pesquisas de opinião e entrevistas.

Por fim, a realização deste evento marcaria o início de um ciclo de eventos semelhantes que aconteceria uma vez por ano, mas de forma mais condensada.

Para manter o diálogo, uma equipe de cerca de 30 funcionários se reuniria a cada dois ou três meses, formando uma espécie de conselho da empresa. Fornecedores, clientes, prestadores de serviço, vendedores e consumidores também seriam chamados periodicamente.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Planejar e construir processos de comunicação interna tem sido uma busca constante das organizações que zelam por sua imagem organizacional. Independentemente do tipo de organização, a comunicação é um elemento vital no processo de funções administrativas.

Hoje, a política de relacionamento de uma organização não deve se restringir mais à percepção que alguns poucos públicos específicos façam. Tendo em vista que a singularidade atribuída às organizações por meio de sua cultura determina o tipo de relação que esta mantém com seus diversos públicos, é indispensável a necessidade de se interagir, de maneira estratégica, com toda rede de relacionamentos entre os diversos atores sociais ou stakeholders.

Uma vez que os resultados a serem obtidos em um plano de comunicação, principalmente quando se trata de comunicação interna, estejam diretamente relacionados à alta direção e, consequentemente, ao estilo de gestão da empresa, deve-se levar em consideração este fator para traçar um plano de comunicação. No trabalho aqui formulado, analisou-se a influência de uma organização que tenha uma gestão participativa ocasiona na comunicação interna, tais como: a redução de absenteísmo, rotatividade de pessoal, aumento de produtividade, desempenho e satisfação no trabalho, facilidade na comunicação e maior coesão de equipe, além de proporcionar o surgimento de talentos e de idéias.

Uma estruturação de plano de comunicação interna baseado na Teoria Apreciativa requer primeiramente paciência vontade política dos dirigentes e, segundo, paciência dos envolvidos no processo. Embora a aplicação da teoria em outras empresas possa ter demonstrado que alguns dos resultados sejam rápidos, como a queda no absenteísmo ao abrir o diálogo e aproximar os funcionários da liderança depende-se da aceitação dos públicos internos para que esta tentativa de aplicação tenha possibilidade de ser bem sucedida..

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