O PLANO DE AÇÃO EDUCACIONAL (PAE)

Esta seção tem por objetivo apresentar uma proposta direcionada para aperfeiçoar os procedimentos que integram os processos deflagrados com a finalidade de formalização de contratos na UFJF, visando o atendimento de suas demandas.

Vale destacar, que a análise realizada foi embasada em 2 eixos: gestão de processos desdobrado em planejamento e execução e gestão de pessoas.

No quadro 5, apresentamos os eixos de análise, os problemas encontrados e as soluções propostas para em seguida, apresentarmos as etapas nas quais o PAE será desenvolvido.

Quadro 5: Problemas detectados a partir da análise e soluções propostas

Eixo de Análise Problema detectado Solução Proposta

Gestão de Processos

Planejamento Elaboração de documento oficial que

defina as atribuições dos setores e crie um mecanismo de triagem para o correto direcionamento das

providências a serem adotadas para sanear os processos e viabilizar seu prosseguimento

Ausência de definição das atribuições dos setores

Execução Estabelecimento de roteiro de

procedimentos

Correção das falhas recorrentes, pelo mecanismo de triagem, visando minimizar os incidentes

Implementação de um sistema informatizado para o trâmite processual, com base em um

fluxograma representativo da realidade institucional

Ausência de Padronização de rotinas e procedimentos

Gestão de

Pessoas Quantitativo de pessoal

Criação de mecanismo para correto direcionamento de atribuições Criação de mecanismo de triagem para verificação dos pareceres e correto direcionamento das providências a serem adotadas

Ausência de capacitação para o desenvolvimento das atividades

Implementação de programas de capacitação direcionados, especificamente, para o

desenvolvimento das atividades do setor e conhecimentos gerais sobre licitações e contratos

A realidade institucional, descortinada pela análise levada a efeito a partir dos instrumentos de pesquisa, revelou a necessidade de padronização de documentos e rotinas na condução dos processos destinados à formalização contratual.

Assim, propomos um Plano de Ação consistente em 4 etapas, com o objetivo de melhorar as fragilidades encontradas, conferindo condições para que os processos de trabalho sejam desenvolvidos com a eficiência necessária para atender as demandas institucionais. As etapas tratam de: remodelagem institucional, padronização de procedimentos e implantação de um sistema informatizado de trâmite processual atrelado à fluxogramação própria, implementação de programas de capacitação de pessoal e monitoramento de rotinas.

Insta destacar, que as etapas e ações constantes da presente proposta são direcionadas, especificamente, para os processos deflagrados para a formalização de contratos no âmbito da UFJF e aos setores envolvidos em tal espécie processual. Esta proposta de intervenção é direcionada à administração pública federal, mais especificamente, à Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças da Universidade Federal e será desenvolvida conforme descrito no Quadro 6.

Quadro 6: Síntese das Etapas que integram o PAE

ETAPA 1 Remodelagem institucional para otimização dos processos direcionados à formalização de contratos administrativos

Ação 1: Encaminhamento de ofício da PROPLAN a cada coordenação solicitando a apresentação do mapeamento de todas as atividades desenvolvidas no setor

Ação 2: Cada coordenação encaminha um ofício à PROPLAN informando as atividades que o setor desenvolve

Ação 3: Avaliação da adequação ou não das atividades desenvolvidas nos setores, a partir de estudos e reuniões com as coordenações, presididas pela PROPLAN

Ação 4: Criação de um mecanismo de triagem no âmbito da PROPLAN responsável por orientar a direção dos processos

Ação 5: Elaboração de documento oficial destinado a distribuir as atribuições relativas aos processos entre as coordenações e o mecanismo de triagem Ação 6: Publicação e ampla divulgação do documento oficial elaborado

ETAPA 2 Padronização de rotinas de trabalho e a implementação de um sistema informatizado para a formalização de contratos na UFJF

Ação1: Elaboração de um roteiro padronizado de procedimentos alinhado à da definição de atribuições das coordenações. Com base nas atividades atualmente desenvolvidas e considerando a execução das etapas anteriores, sugerimos no item 3.2.1 um modelo de roteiro

Ação 2: Publicação e divulgação do roteiro padronizado de procedimentos Ação 3: Encaminhamento de circular às coordenações determinando a execução das atividades em estrito atendimento ao que consta do modelo padronizado de procedimentos

Ação 4: Desenvolvimento de um sistema informatizado para a tramitação dos processos, com base no roteiro de procedimentos

Ação 5: Implantação do sistema

Ação 6: Capacitação do pessoal para utilização do sistema informatizado ETAPA 3 Programas de Capacitação para aprimoramento e reciclagem de conhecimentos

Ação 1: Reuniões setoriais organizadas por cada coordenação com os integrantes da equipe, para a partir das atribuições especificadas em documento oficial, definir o conteúdo do qual os servidores e gestores contratuais precisam se apropriar ou reciclar e, então selecionar os cursos de capacitação dos quais participarão

Ação 2: Reunião entre as coordenações e a PROPLAN para informação sobre os cursos que se farão necessários

Ação 3: Participação dos servidores e gestores contratuais nos cursos selecionados, reciclagem e atualização permanente

ETAPA 4

Monitoramento dos Processos e procedimentos

Ação1: Apresentação de Relatório trimestral por cada coordenação pontuando as fragilidades dos processos

Ação 2: Reunião das Coordenações e PROPLAN para análise das fragilidades e afinamento das rotinas

Fonte: Elaborado pela autora

A ideia da proposta é criar uma política de planejamento institucional para reformular o trâmite processual em análise, assim, passamos a discutir cada uma das etapas do PAE, a partir dos eixos de análise estabelecidos. Acreditamos que somente a partir da Etapa 1 será possível avaliar o quantitativo necessário de servidores em cada setor, bem como, verificar se a atual modelagem das coordenações está apta a atender as demandas institucionais.