“O que sua empresa quer é sua inteligência, criatividade, capacidade inovadora, motivação, comprometimento e não o seu sangue.”
(Autor desconhecido)
O Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, é uma realidade entre a rotina das empresas e que a cada momento está gerando mudanças que devem ser adequadas nas organizações. Em 2009, muitas empresas tiveram que estruturar uma nova rotina contábil / fiscal, tendo que realizar diversas alterações em suas rotinas de trabalho. Porém, essas organizações superaram essas barreiras e lançaram com sucesso esses primeiros projetos.
Nesse mesmo pensamento, os profissionais envolvidos nesses projetos do SPED, sejam das áreas fiscais, tributárias, contábeis e de TI, precisam acompanhar de perto todas as tarefas que forem homologadas.
3.1 – POSSÍVEIS SOLUÇÕES
Acompanhando todo esse cenário tributário brasileiro, o Confeb – Conselho Fiscal Empresarial Brasileiro, criou um fórum com exclusividade aos assuntos que tratam de Escrituração Digital e NF-e.
Composto por palestras de grandes empresas que apresentam de forma clara e objetiva todas as etapas do projeto, o evento partiu para a sua 4º edição e eu tive o prazer de estar presente nessas palestras que aconteceram nos dias 22 e 23 de junho de 2010 na cidade de São Paulo.
O Confeb por ser a voz dos profissionais das áreas fiscais, tributárias e contábeis, apresenta nesse fórum os casos de sucesso e com isso proporciona
trocas de experiências entre os gestores das áreas envolvidas das maiores empresas do Brasil, além de permitir aos profissionais a reciclar e atualizar idéias, principalmente com relação à modernização dos projetos ligados a Escrituração Fiscal e Contábil e NF-e.
No 4º fórum do SPED as empresas que tiveram realizando as palestras, apresentaram diversas formas de soluções em que destacarei as que mais buscam relevâncias para os problemas que foram relatados no Capítulo II, são elas:
Ø Estruturação de uma equipe fiscal / contábil para atendimento aos novos requisitos fiscais;
Ø Gestão e treinamento para essa equipe que estará envolvida nos projetos; Ø Implantar formas de motivações e valorizações aos profissionais;
Ø Suporte aos usuários em suas novas responsabilidades;
Ø Levantamento de recursos necessários para montar o orçamento incluindo parceiro de TI que é o responsável pelo software gerador das informações presentes no arquivo, para que o orçamento planejado não tenha um custo muito ultrapassado do que foi apresentado para os administradores;
Ø Contratar ou implantar um sistema PR com retornos de consulta que valide as informações do cadastro interno (clientes e fornecedores) com as informações da Receita Federal, Secretarias de Fazenda Estaduais e etc. Esse sistema irá proporcionar o preenchimento e atualização da base cadastral possibilitando a não ocorrência de erros que são acusados pelo PVA (Programa Validador e Assinador) no momento da validação do arquivo;
Ø Levantamento de todos os benefícios (financeiros) e os problemas que acarretam se não ocorrer essa implementação principalmente no faturamento da empresa devido a todos os seus impactos e complexidades, para obter então o apoio da administração da empresa;
Ø Definição completa do projeto por meio do organograma;
Ø Criação de um comitê para acompanhamento e desenvolvimento do projeto com alguns representantes das áreas envolvidas;
Ø Definição antes mesmo de iniciar o projeto se será necessário a contratação de consultores ou usuários.
3.2 – VANTAGENS E DESVANTAGENS
O SPED proporciona diversas vantagens para todas as partes, seja ao fisco, as empresas e até mesmo a sociedade. As principais vantagens do SPED são:
Fisco
ü Maior integração entre os fiscos e melhor controle administrativo; ü Menor envolvimento involuntário em práticas fraudulentas;
ü Melhoria na qualidade da informação com o conseqüente aperfeiçoamento dos processos de controle fiscal;
ü Aperfeiçoamento do combate à sonegação.
Empresa
ü Possibilita a melhoria e o aperfeiçoamento dos processos internos de faturamento e logística operacional;
ü Descarta erros de escrituração no registro de NF-e e de entradas e saídas de mercadorias;
ü Redução de custo com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias;
ü Minimiza os custos administrativos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel.
Sociedade
ü Preservação do meio ambiente com redução de consumo de papel; ü Redução do Custo Brasil;
ü Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos entre empresas (B2B); ü Utilização de padrões abertos (Web Services, Internet).
Para muitas empresas (contribuintes) o SPED é encarado como uma ameaça, visto pelo aumento da exposição das informações extraídas para o fisco. A Receita Federal está cruzando todos os dados do arquivo do SPED Fiscal e
SPED Contábil com algumas obrigações acessórias como a DIPJ, DCTF, DIRF, etc.
3.3 – FUTURO DO SPED
A entrega da EFD e ECD marca apenas o início do SPED.
Para o início do ano de 2011, estão previstos mais cinco projetos do SPED, vejamos a seguir:
3.3.1 – SPED e-CIAP
O Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP), nos modelos C ou D, destina-se à apuração do valor de ICMS a ser mensalmente apropriado relativo a bens do ativo permanente, cuja entrada no estabelecimento tenha a partir de 1º de agosto de 2000.
As implicações pela falta de registros das operações, envolvendo ativo imobilizado, bem como o não atendimento do CIAP, poderá representar penalidades para as organizações de 1% (um por cento) do valor das operações envolvendo o ativo imobilizado e possibilidade de interpretação dos créditos de ICMS apropriados.
O Ato Cotepe nº 38 de 19/09/2009 instituiu na Escrituração Fiscal Digital os registros pertinentes ao Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP), no Bloco G da EFD.
O respectivo bloco será obrigatório a partir de janeiro de 2011 para as empresas que se apropriam de ICMS relativos às aquisições de ativo imobilizado.
Nesse sentido, o CIAP, antes em papel com pequena possibilidade de cruzamento de dados e identificação de divergências, passa a ser parte integrante da estrutura do SPED, ocasionando:
Maior rastreabilidade com as notas fiscais escrituradas (entrada e créditos de ICMS sobre o Ativo Imobilizado);
Possibilidade de revisão automática de cálculo das parcelas; Evidência do imposto apropriado com a apuração de ICMS.
3.3.2 – SPED e-Lalur
A escrituração e entrega do e-Lalur é obrigatória para as pessoas jurídicas sujeitas à apuração do Imposto sobre a Renda pelo Regime do Lucro Real. Devem ser informadas todas as operações que influenciem, direta ou indiretamente, imediata ou futuramente, a composição da base de cálculo e o valor devido dos tributos (IRPJ e CSLL).
3.3.3 – SPED e-Fopag
Este é um projeto bem amplo, pois além da criação da folha de pagamento digital o projeto permitirá eliminar a impressão da folha de pagamento e os arquivos de algumas obrigações acessórias.
A equipe que participa do desenvolvimento deste projeto deve trabalhar todo ano de 2010 e tem previsto as seguintes situações:
Até novembro de 2010: realização de testes de homologação pelas empresas piloto do SPED;
Em janeiro de 2011: início da obrigatoriedade para as empresas com acompanhamento diferenciado, normal e especial;
A partir de junho de 2011: a obrigatoriedade passará a vigorar para as demais empresas de lucro real e presumido.
3.3.4 – SPED PIS / COFINS
O EFD-PIS/Cofins (Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/Pasep e da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), instituído pela Instrução Normativa 1052/ 2010 e com o leiaute publicado no Ato Declaratório Cofis 31/2010.
As empresas devem revisar tanto os critérios de apuração quanto os créditos dos impostos, os quais, segundo a Receita Federal, são lançados, muitas vezes, de forma incorreta.
O novo livro também inclui mais de 150 tipos de registros, ultrapassando a casa de 1.000 campos, os quais estão sendo ajustados pelo grupo piloto do SPED.
A partir de janeiro do próximo ano, serão obrigadas a entregar o livro EFD- PIS/Cofins todas as pessoas jurídicas sujeitas a acompanhamento econômico- tributário diferenciado e sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com
base no Lucro Real.
Em julho será a vez das demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação baseada no Lucro Real. E janeiro de 2012 serão incluídas as pessoas jurídicas cuja tributação do Imposto sobre a Renda se baseia no Lucro Presumido ou Arbitrado.
As demais empresas podem optar por também entregar este livro, que será mensal e feita a até o quinto dia útil do segundo mês subseqüente. Então, a primeira remessa deste arquivo ao SPED com informações de janeiro de 2011 será no dia 7 de março.
Quem não entregar o livro será penalizado com multa de R$ 5 mil por mês- calendário ou fração.
O arquivo da EFD-PIS/Cofins deverá ser elaborado por sistema do contribuinte no formato publicado pela Receita Federal e submetido ao PVA a ser disponibilizado pelo órgão, que deve verificar a correção das informações. O arquivo deve ser assinado pelo representante legal da empresa, ou procurador constituído na Receita Federal, com certificado de segurança mínima tipo A3. O PVA permitirá o envio do arquivo para o site do SPED. Para quem está obrigado a entregar a EFD-PIS/Cofins, a Receita Federal já dispensou a entrega da Instrução Normativa 86 (IN 86) no que se refere aos dados apresentados neste novo livro. Com o tempo a Receita Federal deve
reduzir a apresentação das demais demonstrações entregues e que tem informações redundantes com o livro EFD-PIS/Cofins.
3.3.5 – SPED P3
O projeto P/3 (Livro de Controle da Produção e do Estoque) está acompanhado de outra leva pesada de obrigações fiscais que serão postas em prática em menos de seis meses. Muitas empresas ainda estão presas a antigos vícios no processo e encontram grandes dificuldades para atender plenamente o P/3.
O principal problema na condução deste projeto é a cultura para gerar estas informações, seja no entendimento do tipo de informação que o fisco pede, seja na importância dele como documento de lastro e custeio das empresas. Há também dificuldades no entendimento da área de TI sobre o conteúdo informado neste leiaute e principalmente, no engajamento da área de produção para passar informações da produção, muitas vezes tratadas como sigilosas.
O SPED P/3 foi instituído pelo SEFAZ mineiro através da resolução n. 3.884/07 e foi alterada recentemente pela resolução n. 4.232, de 30 de junho de 2010, exige as seguintes informações no arquivo:
• Apresentação de todas as ordens de produção;
• Apresentação do todas as fases do processo produtivo, inclusive aquelas realizadas em terceiros (beneficiamento/subcontratação);
• Perdas do processo produtivo (eventuais, naturais) entre outras informações.
Neste momento, a exigência já faz parte da legislação mineira e até o final do ano entra na legislação do SPED Fiscal. Portanto, é necessária uma grande mudança interna tanto no que diz respeito à de determinadas culturas que são inacessíveis a este novo cenário, como também buscar o
apoio da Produção, bem como de fornecedores de soluções de produção (MRP). Também é preciso garantir o apoio das áreas de TI, Contabilidade, Fiscal, Financeiro, Controladoria, Auditoria interna, etc.
CONCLUSÃO
Concluiu-se que o problema lançado no início deste trabalho poderá ser solucionado com a participação em fóruns onde ocorrem trocas de experiências entre os gestores das áreas envolvidas das maiores empresas do Brasil, além de permitir aos profissionais a reciclar e atualizar idéias, principalmente com relação à modernização dos projetos ligados a Escrituração Fiscal e Contábil e NF-e.
É inegável que o SPED proporciona diversas vantagens para todas as partes, seja ao fisco, as empresas e até mesmo a sociedade. Redução de custos com a dispensa de emissão e armazenamento de papéis, racionalização e simplificação do relacionamento com os diversos entes da administração tributária e órgãos reguladores, diminuição de custos administrativos, melhoria, ainda que compulsória em algumas empresas, dos processos contábeis, otimização dos recursos empregados nas áreas contábeis, tributária, controles internos e etc.
Para muitas empresas (contribuintes) o SPED é encarado como uma ameaça vista pelo aumento da exposição das informações extraídas para o fisco. A Receita Federal está cruzando todos os dados do arquivo do SPED Fiscal e SPED Contábil com algumas obrigações acessórias como a DIPJ, DCTF, DIRF, etc.
Para o início do ano de 2011, o SPED forçará as empresas a realizarem uma grande mudança interna tanto no que diz respeito à de determinadas culturas que são inacessíveis a este novo cenário, como também de buscar o apoio nas áreas envolvidas seja de TI, Contabilidade, Fiscal, Financeiro, Controladoria e etc, para as novas implantações (SPED e-CIAP, SPED e-Lalur, SPED e-Fopag, SPED PIS / COFINS e SPED P3). Portanto será preciso que todos os departamentos da organização se reúnam e se estruturem para montarem uma equipe que concretizem todos esses novos projetos com sucesso.