Preparação de auditoria

Neste caso de estudo procedeu-se numa fase inicial ao plano da auditoria, definindo uma data acordada entre as várias identidades, tendo como âmbito da auditoria a verificação dos processos implementados pela entidade executante do empreendimento “EN 101-Ponte da Barca sobre o Rio Lima ao KM 56+737 - Reabilitação da Obra de Arte” segundo a segurança e a saúde no trabalho. Os objetivos desta auditoria é avaliar, por amostragem aleatória, o comprimento das obrigações no que diz respeito às atividades exercidas na empreitada segundo os documentos de referência, estes documentos são o Plano de Segurança e Saúde, Caderno de Encargos e a Legislação Aplicável. É também referido no plano da auditoria a equipa a auditada, bem como o programa a realizar com os vários intervenientes nas várias fazes da auditoria. Este Plano é enviado antecipadamente às equipas intervenientes (O plano de auditoria encontra-se presente em Anexo A).

Depois de efetuar-se o plano e acordado entre as equipas todos os pontos, realiza- se de seguida uma “checklist”, uma lista de verificação que podemos anotar todas as informações obtidas na execução da auditoria, para no final ter algo para concluir segundo a lista realizada. Esta “checklist” é um documento desenvolvido pelo auditor coordenador, em formato “word” com uma variedade de questões em que se obtém como resposta “sim”, “não” e “não aplicável”, e em certas questões a necessidade de introduzir informação numérica tal como números ou datas, existe

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também um campo de observações que destina à colocação de um acréscimo de informação na pergunta efetuada como se verifica no quadro 1.

Quadro 2 - Exemplo da lista de verificação da auditoria.

Tendo esta situação é necessário inovar, fazendo com que traga benefícios na execução da auditoria em vários sentidos, pois esta “checklist” em formato “Word”, tem de ser impressa, de seguida efetuar as suas questões quer a nível documental, quer em visita à empreitada tudo preenchido a caneta pelo coordenador da auditoria, de seguinte deve ser feita uma revisão à listagem para descobrir onde existem não conformidades para poder tirar as conclusões. Finalmente tem de se digitalizar todas as páginas da lista de verificações e mandar juntamente com o relatório. Com esta pequena visão dos procedimentos a ter na execução da auditoria, tem de se melhorar e inovar pois o mundo anda à volta das tecnologias e hoje em dia tem-se uma variedade de instrumentos que podem auxiliar numa execução facilitada desta listagem de verificação, por isso inicialmente ponderei a realização de um programa aplicável para “android“ visto que todos temos acesso a este tipo de aplicações ou através do telemóvel ou do “tablet”, tudo a instrumentos de fácil utilização e transporte, em que estaria presente um questionário relativo à auditoria e que fosse de fácil compreensão e execução, tendo como uma mais valia poder no final obter através da verificação sozinha da aplicação a não conformidade da auditoria, se existir. No meu ponto de vista é uma visão futurista para este tipo de trabalhos a realizar, obtendo assim benefícios, tais como o auditor

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coordenador não necessita de imprimir, de digitalizar e tem uma avaliação automática da não conformidade, tirando assim trabalho e tempo para ambas as equipas interveniente na auditoria.

Mas como a aplicação “android”, necessitara de auxílio de um técnico e de muito desenvolvimento, optei por uma solução com as mesmas características, realizar a “checklist” no formato “excel” no qual se tem a possibilidade de se ter uma lista organizada e com uma variedade de funções que ajudam a facilitar o trabalho de preenchimento e conclusão das não conformidades da lista a preencher numa auditoria. Este novo formato de uma lista de verificações permite efetuar hiperligações de dados que são preenchidos inicialmente e serão solicitados posteriormente, outra grande vantagem, é que no decorrer da auditoria existe uma variedade de questões que são necessárias preencher e torna-se num documento extenso, e a verificação da não conformidade em alguma situação podia não ser identificada com o preenchimento em papel, na “checklist” em formato “excel” consegue - se criar um campo que automaticamente identifica onde se encontra a não conformidade (Figura 99), retirando assim o trabalho de rever todas as resposta a procura de um “não”.

Figura 99 - Exemplo da folha "não conformidade".

Assim tem se um problema resolvido, não se necessita de pesquisar onde se tem a “não conformidade” esta folha identifica automaticamente onde se tem um “não” na lista preenchida no decorrer da auditoria. Assim no final da auditoria este rápido processo de identificar, o que se encontra mal facilita às equipas tempo trabalho e podem acertar um prazo em conjunto para a resolução da anomalia.

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Para além destes pormenores efetuados com o formato “excel”, tem se também um incómodo que era a necessidade de impressão desta “checklist” e no final do preenchimento tem de se realizar a digitalização podendo juntar ao relatório da auditoria e enviar todo o questionário realizado, com este novo formato pode se descartar essa necessidade preenchendo a “checklist” num tablet, porque a opção de um tablet, em vez de um computador, devido à evolução das tecnologias que são o futuro e este equipamento pode ser transportado facilmente para qualquer lugar e consegue ler o formato desejado, enquanto o computador só poderia realizar o preenchimento da documentação em escritório, mas na fase da visita a obra não ia ser um instrumento de fácil utilização. Em suma o tablet reúne todas as características para o objetivo que pretendemos (Figura 100), o preenchimento da lista de verificações da auditoria de uma forma fácil e retirando o trabalho de impressão e digitalização.

Figura 100 - Preenchimento da “ckeck list” no tablet.

Para realizar a auditoria no tablet em vez de usar um papel e uma caneta, teve - se de otimizar alguns campos, como ter bem visível as perguntas e de uma forma organizada por cores, tendo em cor branca o que necessita de preencher, quanto a restante informação que não deve ser alterada tem uma cor diferente, facilitando o seu

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preenchimento e o campo visual se torna mais atrativo e legível. Em suma tem - se assim uma visão de facilidade ao preencher como ilustra as figuras 101 e 102.

Figura 101 - Exemplo de organização das questões.

Figura 102 - Organização das questões no tablet.

Assim obtém-se uma visão do campo das perguntas e respostas que facilita o preenchimento, para além desta alteração procedeu se a uma melhoria em relação a “checklist” no formato “Word” pois no campo da questão de “sim”, “não” e “não aplicável” era efetuada uma cruz a caneta no devido campo a preencher, no tablet tem de se facilitar o preenchimento da resposta economizando tempo para prosseguir para as

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restantes questões, para isto criou-se no “excel” uma validação de dados nos campos de resposta numérica e de resposta fácil, tendo assim facilidade no preenchimento nesse tipo de questões.

Tendo nas questões em que a resposta é “sim”, “não” ou “não aplicável”, somente um campo de preenchimento, no campo de informação se necessitar de um preenchimento numérico obtém-se também uma fácil execução, como verifica- se na figura 103 e 104.

Figura 103- Modulo facilitado no preenchimento da conformidade.

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4.3.2.Execução da auditoria

Iniciou-se com a reunião de abertura onde são apresentados todos os membros presentes na auditoria e informada da natureza e dos processos da auditoria, posteriormente procedeu-se a uma visita à obra, efetuado o preenchimento estabelecido na “checklist” da auditoria, obtendo informações como, por exemplo:

- Quais as frentes de trabalho no momento da auditoria;

- Verificar anomalias a nível da segurança e saúde nas várias frentes de obra; - Entrevistar de modo aleatório trabalhadores presentes em obra, para uma verificação da documentação dos trabalhadores numa fase posterior;

- Identificar equipamentos presentes em obra de uma forma aleatória, para uma posterior verificação da documentação.

Depois da visita à obra e retirada toda a informação necessária procedesse a uma visita ao estaleiro retirando toda a informação necessária para o preenchimento da lista da auditoria, numa fase posterior efetua-se a verificação da documentação e a comparação da documentação existente em relação aos trabalhadores e equipamentos identificados na visita à obra.

Depois de ter toda a informação inserida no tablet, vai se verificar numa pequena reunião entre os elementos da equipa auditora as não conformidades e os vários aspetos a melhorar, na auditoria realizada verificou-se um ponto de anomalia os vários aspetos que tem de ser melhorados, mas também observou uma boa organização a nível documental tendo que se realçar, pois numa auditoria não se deve só realçar os erros mas também os bons comportamentos. Para finalizar a auditoria reúnem - se todos os elementos das equipas participantes e o auditor coordenador relata as conclusões verificadas (Anexo C), referindo todos os aspetos os positivos e negativos que foram mencionados anteriormente depois de relatar todas as informações às equipas dá-se como encerrada a reunião e consequentemente o final da auditoria. A “checklist” da auditoria realizada no dia 10 de Outubro de 2013 no empreendimento “EN 101-Ponte da

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Barca sobre o Rio Lima ao KM 56+737 - Reabilitação da Obra de Arte” encontra-se detalhada no Anexo B.

4.3.3.Execução do relatório da auditoria

O auditor coordenador depois da realização da auditoria processa a execução de um relatório de fecho da auditoria (Anexo D), no qual esta presente uma vasta informação. Numa primeira parte do relatório é mencionado alguma informação sobre os objetivos da auditoria bem como as equipas intervenientes, a equipa auditora e a equipa auditada, e referido também as datas e o pograma dos vários procedimentos realizados ao longo da auditoria. Numa fase final do relatório mencionam-se “sugestões/ Comentários”, nesta parte do relatório fala-se dos vários procedimentos realizados ao longo da auditoria como a identificação dos trabalhadores e de equipamentos na visita à obra e na fase de verificação e comparação documental destes trabalhadores e equipamentos, se encontrava em conformidade. O relatório da auditoria menciona também os aspetos que devem ser melhorados/ corrigidos (Anexo D), estas situações foram corrigidas no decorrer da auditoria. Para terminar o relatório fala da não conformidade existente no estaleiro de apoio, mencionando falta de limpeza das instalações/escritórios da Fiscalização e da Entidade Executante, por esta situação foi emitido um registo de Não – Conformidade (Anexo C).

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