4 ACTIVIDADES DESENVOLVIDAS NO ESTÁGIO
4.9 Prestação de Contas
A prestação de contas tem como possíveis destinatários os Sócios/Accionistas, o Público em geral, a Administração Fiscal, entre outros utentes da informação financeira.
Aos Sócios (Assembleia – Geral)
A obrigatoriedade de prestar contas surge, desde logo, no artigo 18º do Código Comercial (SITOC, 2008a) ao impor como obrigações especiais dos comerciantes:
“1.º A adoptar uma firma; 2.º A ter escrituração mercantil;
3.º A fazer inscrever no registo comercial os actos a ele sujeitos; 4.º A dar balanço, e a prestar contas”.
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Nos termos do artigo 62º do mesmo Código, determina-se que:
“ todo o comerciante é obrigado a dar balanço anual ao seu activo e passivo nos
três primeiros meses do ano imediato”.
Em relação às sociedades comerciais, esta obrigação está concretizada no do artigo 65º do CSC (SITOC, 2008e), que determina que os membros da Administração devem elaborar e submeter aos órgãos competentes da sociedade:
• O relatório de Gestão;
• As contas do exercício e demais documentos legais de prestação de contas.
Em concreto, o artigo 65º do CSC (SITOC, 2008) especifica que têm o dever de relatar a gestão e apresentar contas:
“1. Os membros da administração devem elaborar e submeter aos órgãos competentes da sociedade o relatório da gestão, as contas do exercício e os demais documentos de prestação de contas previstos na lei, relativos a cada exercício anual.
2. A elaboração do relatório de gestão, das contas do exercício e dos demais documentos de prestação de contas deve obedecer ao disposto na lei; o contrato de sociedade pode complementar, mas não derrogar, essas disposições legais.
3. O relatório de gestão e as contas do exercício devem ser assinados por todos os membros da administração; a recusa de assinatura por qualquer deles ser justificada no documento a que respeita e explica pelo próprio perante o órgão competente para aprovação, ainda que já tenha cessado as suas funções. (1) 4. O relatório de gestão e as contas do exercício são elaborados e assinados pelos gerentes, administradores ou directores que estiverem em funções ao tempo da apresentação, mas os antigos membros da administração devem prestar todas as informações que para esse efeito lhes forem solicitadas, relativamente ao período em que exerceram aquelas funções.
5. O relatório de gestão, as contas do exercício e os demais documentos de prestação de contas devem ser apresentados ao órgão competente e por este apreciados, salvo casos particulares previstos na lei, no prazo de três meses a contar da data do encerramento de cada exercício anual, ou no prazo de cinco meses a contar da mesma data quando se trate de sociedades que devam apresentar contas consolidadas ou que apliquem o método de equivalência patrimonial” (SITOC, 2008e).
Antes de especificar que elementos constituem as “ contas do exercício” e demais documentos de prestação de contas previstos na lei, faço uma breve referência ao conteúdo do relatório de gestão.
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De acordo com o n.º 1 do artigo 66º do CSC:
“o relatório da gestão deve conter, pelo menos, uma exposição fiel e clara da
evolução dos negócios, do desempenho e da posição da sociedade, bem como uma descrição dos principais riscos e incertezas com que a mesma se defronta”
(SITOC, 2008e).
E em especial conforme o n.º 5 do mesmo normativo, deve indicar em especial:
a) A evolução da gestão nos diferentes sectores em que a sociedade exerceu actividade, designadamente no que respeita a condições do mercado, investimentos, custos, proveitos e actividades de investigação e desenvolvimento;
b) Os factos relevantes ocorridos após o termo do exercício; c) A evolução previsível da sociedade;
d) O número e o valor nominal de quotas ou acções próprias adquiridas ou alienadas durante o exercício, os motivos desses actos e o respectivo preço, bem como o número e valor nominal de todas as quotas e acções próprias detidas no fim do exercício;
e) As autorizações concedidas a negócios entre a sociedade e os seus administradores, nos termos do artigo 397.º;
f) Uma proposta de aplicação de resultados devidamente fundamentada; g) A existência de sucursais da sociedade.
h) Os objectivos e as políticas da sociedade em matéria de gestão dos riscos financeiros, incluindo as políticas de cobertura de cada uma das principais categorias de transacções previstas para as quais seja utilizada a contabilização de cobertura, e a exposição por parte da sociedade aos riscos de preço, de crédito, de liquidez e de fluxos de caixa, quando materialmente relevantes para a avaliação dos elementos do activo e do passivo, da posição financeira e dos resultados, em relação com a utilização dos instrumentos financeiros” (SITOC, 2008e).
Assim de acordo com o POC “as contas de exercício” reflectem-se nas seguintes demonstrações financeiras:
- Balanço;
- Demonstração dos Resultados por natureza;
- Anexo ao Balanço e à Demonstração de Resultados (ABDR); - Demonstração dos Resultados por funções;
- Demonstração dos Fluxos de Caixa;
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A este respeito, importa salientar que a Demonstração dos Resultados por funções, a Demonstração dos Fluxos de Caixa e o Anexo a essa Demonstração não são de aplicação obrigatória para as entidades que não ultrapassem, no período de um exercício, dois dos limites indicados no n.º 2 do artigo 262º do CSC (SITOC, 2008e), deixando essa dispensa de produzir efeitos no segundo exercício seguinte, inclusive, àquele em que os limites sejam ultrapassados, conforme prevê o n.º 2 do artigo 1º do Decreto-Lei n.º 44/99, de 12 de Fevereiro (MF, 1999a), na redacção que lhe foi dada pelo Decreto-Lei n.º 79/2003, de 23 de Abril (MF, 2003a).
Em relação aos “demais documentos de prestação de contas” resulta do Código das Sociedades Comerciais:
Artigos
Certificação legal de contas;
Sociedades por
Quotas Artigo 263º Relatório do revisor oficial de contas, nas sociedades sujeitas a revisão legal nos termos do Artigo 262º. Certificação legal de contas;
Parecer do conselho fiscal, da comissão de auditoria, do conselho geral de supervisão ou da comissão para as matérias financeiras, conforme ocaso;
Sociedades
Anónimas Artigo 289º
Relatório anual do conselho fiscal, da comissão de auditoria, do conselho geral e de supervisão e da comissão para as matérias financeiras.
Fonte: SITOC (2008e).
O relatório de gestão, as contas do exercício e demais documentos de prestação de contas devem ser apresentados ao órgão competente e por este apreciados, no prazo de:
• Três meses a contarem da data do encerramento de cada exercício anual;
• Cinco meses a contar da mesma data quando se trate de sociedades que devam apresentar contas consolidadas ou que apliquem o método da equivalência patrimonial.
No que respeita às sociedades em que o exercício económico coincide com o ano civil, a apreciação das contas pelo órgão competente assembleia-geral deve realizar-se até:
• 31 de Março, para a generalidade das sociedades;
• 31 de Maio, para as sociedades que devam apresentar contas consolidadas ou que apliquem o método da equivalência patrimonial.
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Ao Público em Geral (Registo Comercial)
Por imposição do Código do Registo Comercial, estão sujeitas a registo as contas das seguintes entidades:
• Sociedades por Quotas, Anónimas e em comandita por acções, segundo o n.º 1 do artigo 3º do CSC (SITOC, 2008e);
• Sociedades em nome colectivo e em comandita simples, quando ultrapassem dois dos três limites fixados nos termos do artigo 262º, n.º1, do CSC e do artigo 3º do CRC e artigo 70º, n.º2, do CSC (SITOC, 2008d);
• Estabelecimentos Individuais de Responsabilidade Limitada, segundo o artigo 8º do CRC (SITOC, 2008e);
• Sociedades com sede no estrangeiro e Representação Permanente em Portugal, segundo o artigo 10º do CRC (SITOC, 2008e).
O artigo 15º do CRC, legisla que a divulgação pública da prestação de contas é feita através da Conservatória do Registo Comercial com o depósito dos documentos de prestação de contas, o qual consiste no arquivamento dos respectivos documentos e realização da correspondente menção na ficha de registo.
Por seu lado, o artigo 42º do CSC (SITOC, 2008e) define que os documentos a apresentar são:
- Acta da assembleia-geral que aprova as contas do exercício, e a aplicação de resultados;
- Relatório de Gestão; - Balanço;
- Demonstração de Resultados;
- Anexo ao Balanço e à Demonstração de Resultados; - Certificação legal de contas, quando exista;
- Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.
O registo dos documentos de prestação de contas pode ser pedido nos termos do artigo 30º do CRC por:
a) Aqueles que tenham poderes de representação para intervir no respectivo título;
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b) Mandatário com procuração bastante; c) Advogados e solicitadores;
d) Revisores Oficiais de Contas e Técnicos Oficiais de Contas.
O artigo 17º do CRC (SITOC, 2008e) estipula que o incumprimento da obrigação de registar o depósito dos documentos de prestação de contas está sujeita a coima.
Contudo, a Portaria nº 208/2007, de 16 de Fevereiro (MJ, 2007) veio obrigar as empresas a que a prestação da informação sobre as suas contas anuais se realize por via electrónica, como posteriormente se analisará no presente relatório.
À Administração Fiscal (Declarações)
A informação a enviar à Administração Fiscal e relativa a cada exercício económico processa-se através de declarações fiscais como:
Descrição Data Limite Código Artigo
Modelo 22 Anexo A Anexo B Anexo C Declaração de rendimentos Derrama
-matéria colectável superior a 50000,00
-estabelecimento em mais de um município (artº14 da Lei n.º 2/2007- Lei das Finanças
Regime Simplificado Regiões Autónomas
31 Maio IRC 112º
Declaração
Anual Declaração Anual de Informação Contabilística e Fiscal 30 Junho IRC IRS 113º 113º
Fonte: CTOC (2008).
Além das Declarações anteriores, importa salientar que as empresas têm ainda uma vasta uma série de modelos a entregar anualmente com informações acessórias, destinadas a um controlo da Administração Tributária, sendo elas:
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Modelo Descrição Data Limite Código Artigo
10 Rendimentos e retenções 28 de Fevereiro IRS/IRC 119º/120º
18 Vales de refeição 31 de Maio IRS 126º
19 Planos de opção, de subscrição, de atribuição ou outros
equivalentes
31 de Julho IRS 119º
30 Entidades devedoras de
rendimentos a sujeitos passivos não residentes
31 de Julho IRS 119º
31 Rendimentos pagos a entidades que beneficiem de isenção, dispensa de retenção ou redução de taxa
31 de Julho IRS 119º
35 Rendimentos de poupança, sob a forma de juros pagos
28 de Fevereiro DL 62/2005 8º e 9º